Kadrovski rad u preduzeću. Organizacija aktivnosti kadrovske službe

Organiziranje i vođenje kadrovske evidencije je direktna odgovornost zaposlenih u kadrovskoj službi. U situacijama stvaranja nove organizacije, transformacije stare ili drugih opcija reorganizacije, menadžment i kadrovska služba moraju poznavati glavne aspekte rada: obuku i traženje zaposlenih, zapošljavanje, premeštanje i otpuštanje kadrova, kao i pravila za arhivsko i operativno skladištenje dokumenata.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije kao osnova stabilnosti kompanije

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva, ima osoblje. Razlikuje se po veličini i sastavu, funkcijama koje se obavljaju i nivou kvalifikacija. Zadatak Odeljenja za ljudske resurse je da obezbedi da se sva pitanja i problemi u vezi sa zaposlenima preduzeća rešavaju što je brže i kompetentnije.

Stabilno poslovanje organizacije direktno zavisi od njenih zaposlenih. Primarni zadatak kadrovske službe je kompetentan i blagovremen odabir zaposlenih, vođenje kadrovske evidencije u skladu sa zakonom i blagovremeno dostavljanje dokumentacije u arhiv. Ovo je osnova za stabilan rad svakog preduzeća.

Osposobljavanje kadrova za rad sa ljudskim resursima

Uputstvo za vođenje kadrovske evidencije jasno ukazuje na potrebu stručnog usavršavanja kadrovskih specijalista. Međutim, u praksi se često javlja problem sa obukom radnika potrebnog profila.

Visoke i srednje specijalizovane obrazovne ustanove ne diplomiraju specijaliste sa tako uskom kvalifikacijom kao što je „upravljanje kadrovskom evidencijom“. Obuka se obično odvija na licu mjesta ili na specijalizovanim kursevima. Takođe je moguće obučiti zaposlenog direktno na poslu kroz mentorstvo.

Upravljanje kadrovskom evidencijom uključuje obuku stručnjaka na sljedeće načine:

• prekvalifikacija na osnovu drugog visokog obrazovanja;
• sticanje visokog obrazovanja u srodnoj oblasti, na primjer, “upravljanje dokumentima”, “pravo”, “upravljanje kadrovima”, “informaciona sigurnost”;
• obuka na specijalizovanim dugoročnim kursevima (najmanje tri mjeseca), nakon čega slijedi polaganje ispita;
• praktičan rad praćen redovnim stručnim usavršavanjem.

Regulatorni dokumenti koji regulišu rad kadrovskih službi

Aktivnosti kadrovske službe i opšta organizacija vođenja kadrovskih evidencija u velikoj mjeri zavise od važećeg zakonodavstva i internih regulatornih dokumenata. Ova karakteristika je povezana s nijansama rada s velikim brojem ličnih dokumenata, koji su često povjerljivi.

Vođenje evidencije u kadrovskoj službi uređeno je sljedećim aktima:

• Ustav, Građanski zakonik i Zakon o radu, kao i djelimično Krivični i Porodični zakoni;
• zakonodavni akti o profilu organizacije u pitanjima vezanim za rad sa kadrovima;
• lokalni propisi;
• razni klasifikatori, pravila i uputstva na saveznom nivou;
• interni regulatorni dokumenti, na primjer, uputstva o vođenju kadrovske evidencije;
• naredbe i uputstva rukovodstva.

Zaposleni u kadrovskoj službi dužni su da se striktno pridržavaju zahtjeva propisa i prije svega Zakona o radu.

Pretraga i dokumentacija zaposlenih

Vođenje kadrovske evidencije počinje pretragom i registracijom kadrova. Prije svega, morate odlučiti o opcijama za pronalaženje novih zaposlenika. Među njima se ističu:

• agencije i biroi za zapošljavanje;
• zapošljavanje;
• sajmovi poslova;
• obrazovne ustanove;
• oglasne ploče i biografije na raznim izvorima;
• druge organizacije;
• poznanicima i prijateljima.

Sve opcije traženja zaposlenika imaju svoje prednosti i mane; zaposlenik u ljudskim resursima mora maksimalno iskoristiti sve mogućnosti za popunjavanje upražnjenog radnog mjesta.

Kada se pronađe aplikant, on se intervjuiše. Preporučljivo je da se njegov napredak dokumentuje: to olakšava donošenje informisane odluke o zapošljavanju ili odbijanju. U potonjem slučaju, lice se pismeno obavještava o razlogu u roku od pet radnih dana. Ukoliko je kandidat pogodan za upražnjeno radno mjesto, treba ga upisati. Ovdje počinje registracija za određenog zaposlenika.

• zaključivanje ugovora o radu;
• izdavanje naloga za prijem;
• novi zaposlenik ili njeno osnivanje;
• registracija lične karte;
• ako je prihvaćeno u organizaciji - otvaranje ličnog dosijea;
• upoznavanje i potpisivanje od strane službenika internih pravilnika i uputstava.

Kadrovska evidencija (lične karte, tabela osoblja)

Vođenje kadrovske evidencije zahtijeva obaveznu pripremu računovodstvene dokumentacije, posebno rasporeda osoblja i ličnih kartica. Ovi dokumenti su obavezni za organizacije svih oblika svojine.

Osoblje i broj moraju biti aktuelni i zadovoljavati potrebe organizacije. Sadrži nazive svih pozicija, broj stopa, sa naznakom slobodnih radnih mjesta za određeni period.

Lične karte su objedinjeni dokumenti koji sadrže kratke informacije o radna aktivnost zaposlenika i lične podatke. Podležu strogim računovodstvenim i posebnim uslovima skladištenja, na mestima koja sprečavaju njihovo oštećenje i krađu.

Narudžbe za osoblje, razlike i karakteristike dizajna

Opšti kancelarijski rad u kadrovskom radu uglavnom se izražava u naredbama i uputstvima rukovodstva. Ovi dokumenti se mogu odnositi i na pojedinačne zaposlene i na cijelo osoblje u cjelini. Razlikuju se po karakteristikama dizajna i implementacije.

Većina naredbi i uputstava koja se odnose na konkretne radnje sa zaposlenim imaju jedinstvenu formu. Oni su podložni obaveznom dogovoru sa svim zainteresovanim licima i upoznavanju od strane zaposlenog uz potpis. Kopije personalnih naredbi čuvaju se u ličnom dosijeu, a originali u posebnim fasciklama.

Dnevnici kadrovske evidencije, pravila za registraciju i čuvanje

Za evidentiranje kretanja u kadrovskoj službi potrebno je vođenje specijalizovanih dnevnika. To su tabelarni dokumenti višestranog formata, najčešće objedinjeni. Obično se čuvaju ili u velikim bilježnicama ili kupuju gotove u specijaliziranim trgovinama.

Vrste kadrovskih dnevnika:

• registracija ulazne i odlazne dokumentacije, uključujući pisma;
• registracija naloga;
• prijava dolaska i odlaska zaposlenih na službena putovanja;
• registracija izjava, podnesaka, obavještenja, službenih i službenih zabilješki;
• registracija obrazaca radnih knjižica i njihovih priloga;
• knjige za evidentiranje kretanja raznih kadrovskih dokumenata itd.

Svi časopisi moraju biti uvezani i zapečaćeni, a listovi moraju biti numerisani. Treba ih čuvati odvojeno od svih dokumenata. Po mogućnosti u sefu ili posebnom ormariću.

Karakteristike održavanja i čuvanja ličnih fajlova

Čuvanje ličnih dosijea nije obavezno. Međutim, većina organizacija prikuplja evidenciju zaposlenih u ovom ili onom obliku. Naravno, zgodnije je to učiniti u jednom folderu.

Lični dosije je skup dokumentovanih ličnih podataka o zaposlenom, koji se prikupljaju i sastavljaju određenim redosledom. Može uključivati ​​različite dokumente i kopije:

• kopije naloga zaposlenih;
• kopije izjava;
• kopije ličnih dokumenata koji potvrđuju kvalifikacije, obrazovanje, beneficije i bračno stanje;
• upitnik;
• karakteristike i recenzije;
• sertifikati itd.

Lični fajlovi uključuju lične podatke i treba ih držati podalje od drugih dokumenata. Pristup im je dozvoljen samo strogo ograničenom krugu službenika. Kada se osoblje otpusti, lični dosijei se predaju u arhivu.

Pravila za upis, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, kao i uložaka

Sve organizacije su obavezne da vode radne knjižice za svoje osoblje, sa izuzetkom zaposlenih sa skraćenim radnim vremenom. Prilikom prvog zakazivanja, poslodavac samostalno kupuje prazne formulare i na njima vrši prvi upis. Na naslovnoj strani se upisuju relevantni podaci o zaposlenom. Nakon toga, potrebno je pratiti njihovu relevantnost i pravovremeno izvršiti izmjene.

Na širenju glavnog dijela vrše se upisi o radnim i društvenim djelatnostima zaposlenika, njegovom radnom odnosu kod zaposlenih na neodređeno vrijeme.Svi upisi se numerišu na opći način i vrše se na osnovu naloga. Uz obavještenje o otkazu prilaže se otisak pečata organizacije i potpis rukovodioca.

Urađeno ručno, plavom hemijskom olovkom, jasnim i razumljivim rukopisom. Pažljivo pratite relevantnost i tačnost unesenih podataka. Ako je potrebno ispraviti podatke, onda se moraju pažljivo precrtati jednom linijom i unijeti relevantne informacije. Ova radnja mora biti potvrđena potpisom i pečatom menadžera.

Evidencija o radu se čuva odvojeno od ostalih dokumenata, u sefu. Zabranjeno ih je predati zaposlenima ili trećim licima bez posebnog rješenja nadležnih organa.

Karakteristike operativnog i arhivskog skladištenja kadrovskih dokumenata

Čuvanje kadrovskih dokumenata određuje njihov poseban značaj. Sadrže lične podatke i povjerljivi su. Takvi podaci ne podliježu neovlaštenom otkrivanju. U suprotnom, novčana kazna će biti izrečena zaposlenima kadrovske službe i šefu organizacije.

Za pravilno skladištenje kadrovske dokumentacije u kadrovskoj službi, preporučljivo je imati zasebnu prostoriju. Mora postojati jedan ulaz i mora biti opremljen metalnim vratima sa alarmom.

Sami dokumenti moraju biti pohranjeni u metalnim ormarićima ili sefovima. Izbjegavajte izlaganje sunčevoj svjetlosti i prašini, kao i promjene temperature i prekomjernu vlažnost. Ovi jednostavni koraci će vam pomoći da sačuvate svoje lične podatke.

Kadrovska evidencija je neophodna u svakom preduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, delatnost i broj zaposlenih. Da biste ga sproveli kompetentno i profesionalno, potrebno je da ste dobro upućeni u radno pravo, da pratite promjene u zakonodavstvu i posjedujete vještine u oblasti vođenja kadrovskih evidencija.

Šta je kadrovsko računovodstvo i zašto je potrebno?

Sastavni dio aktivnosti svake kompanije je kadrovska evidencija. Predstavlja rad regulisan zakonom o registraciji, računovodstvu i praćenju kretanja zaposlenih u organizaciji.

Kadrovske aktivnosti uključuju registraciju:

• prijem zaposlenih;
• otpuštanja;
• horizontalna (transfer između odjela) i vertikalna (na primjer, razvoj karijere) kretanja;
• poslovna putovanja;
• bolovanje;
• satnica;
• odsustva (bilo koje vrste - godišnja, besplatna, za trudnoću itd.);
• lične karte za svakog zaposlenog itd.

Kadrovsko računovodstvo takođe uključuje:

• vođenje vojne evidencije;
• regulisanje radnih odnosa;
• kreiranje i registracija raznih naredbi i uputstava (na primjer, o zapošljavanju, nagrađivanju zaposlenika itd.);
• organizacija rada i druga pitanja.

Sva dokumentacija je pripremljena samo u skladu sa potrebnim normama i pravilima. Neki obrasci su unificirani, drugi se instaliraju u samom preduzeću.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke kompanije. Naravno, postoje hiljade nijansi, ali postoje osnovne tačke koje važe za svako preduzeće.

Kako organizovati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?

Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Sve zavisi samo od karakteristika preduzeća i od izbora menadžera. Najčešće opcije:

Napravite čitav HR odjel ako kompanija zapošljava mnogo ljudi

A kada je osoblje malo, možete zaposliti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što menadžer organizuje rad onako kako on voli i što ga reguliše i kontroliše po sopstvenim principima.

Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost stručnjaka koji se angažuje, pa postoji rizik da se zaposli ne sasvim kompetentan kadrovski službenik.

Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.

Prednosti ove opcije za organizaciju računovodstva su da ako se neko preporuči, onda (možda) zaista radi posao, odnosno testiran je u slučaju. Naravno, sa takvim kadrovikom morate razgovarati o uslovima rada tako da odgovaraju objema stranama.

Povjerite kadrovske poslove računovođi ili dobroj sekretarici

Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovskog službenika, a nema ni troškova za vođenje evidencije.

Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je to što zaposlenici rade dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do grešaka, promašaja, praznina i osnovnog izostanka neophodna dokumenta. I tu je, naravno, važno stručno znanje na temu kadrovske evidencije. A ako ih ima ista tajnica, onda je rizik od komplikacija u ovom slučaju minimiziran. I obrnuto.

Povjerite HR evidenciju nekoj outsourcing organizaciji

Dobro: sve kadrovske aktivnosti padaju na ramena outsourcing kompanije, koja tu odgovornost preuzima na osnovu ugovora. Pored činjenice da se pruža stalna, kontinuirana pomoć oko kadrovskih pitanja, izbor ove metode značajno smanjuje troškove.

Nedostaci: potrebno je izabrati dobro uspostavljenu, ozbiljnu kompaniju, a potrebno je i uspostaviti interakciju, kreirati koncept rada sa stručnjacima koji će raditi van kancelarije.
Menadžer samo mora odabrati najprikladniji i najprikladniji način za vođenje kadrovske evidencije, vagajući prednosti i nedostatke svake metode.

Radne funkcije kadrovskog radnika

Službenik za ljudske resurse ima sljedeće dužnosti u skladu sa uputstvom i ugovorom o radu:

Ovo je nepotpuna lista odgovornosti kadrovskog radnika, zahtjevi su okvirni. Može ih biti više od gore navedenog (ili manje), ali sveukupno to su vještine i sposobnosti koje stručnjak za ljudske resurse mora imati.

Kadrovska evidencija: koji dokumenti su potrebni?

Obično svako preduzeće mora imati sljedeće vrste dokumenata koji se odnose na osoblje:

• administrativni (lični i proizvodni nalozi);
• potvrđivanje radne aktivnosti;
• informacije i proračun;
• interna korespondencija;
• evidencije kontrole i registracije.

Neka kadrovska dokumenta moraju biti prisutna u preduzeću. To uključuje:
PVTR (interni radni propisi);

Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Regulirano:

• član ili odeljak Zakona o radu;
• Rezolucija Državnog odbora za statistiku;
• Savezni zakon i drugi propisi.

Ako nešto (uputstva, narudžbe itd.) nije dostupno, onda će vam trebati ovu činjenicu ispraviti. Generalno, jedan od principa rada HR menadžera je pravovremenost. To znatno olakšava svakodnevni rad, a nekim aktima čak daje i pravnu snagu. U stvari, veoma je važno ne zanemariti aktuelnosti. U suprotnom, imaju tendenciju rasta kao snježna gruda.

Organizacija kadrovske evidencije: kako je čuvati, odakle početi?

Nakon što ste se smjestili na novu poziciju kadrovskog službenika, prvo morate izvršiti reviziju obavezne dokumentacije. Ako se pokaže (a to se dogodi) da neki važni papiri sa liste nedostaju, onda ih treba vratiti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.

Stoga bi trebali istaknuti najvažnije pozicije i početi s njima. Provjerite prisutnost i ispravnost dizajna (i ako trebate ispraviti ili izraditi novi dokument): raspored osoblja, raspored odmora, ugovori o radu, nalozi, evidencije u radnoj evidenciji.

Vodite dnevnike ugovori o radu, personalni nalozi. Napravite radnu knjižicu. Razumjeti lične karte (T-2). Radite u skladu sa lokalnim propisima.
Najvažnije je da sve tekuće dokumente popunite na vrijeme. Rad po Zakonu o radu i pravilima kancelarijskog rada. I nemojte uništavati kadrovske papire. Njihovo vrijeme skladištenja je odobreno od strane Saveznog arhiva (“Spisak…” od 10.06.2000.).

Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sistem uspostavlja norme i principe koji obezbjeđuju stabilnost zaposlenima u organizaciji, a administracije stvaraju pogodne uslove za upravljanje osobljem.

Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom

Vođenje kadrovske evidencije, posebno u velikoj kompaniji, je nevjerovatno odgovoran i ogroman posao. Ali greške ovdje nisu dozvoljene! Ali danas postoji način da se automatizuju aktivnosti kadrovskih službenika, što može značajno olakšati i pojednostaviti rad odjela, pojednostaviti aktivnosti, značajno smanjiti rizik od grešaka.

Koristeći program 1C, možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka osigurava pouzdano skladištenje potrebnih informacija o zaposlenima. Kako se akumulira, postaje moguće graditi različite izvještaje koji mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih pravaca. Na primjer, izvještaji mogu biti ovakvi:

• stopa fluktuacije osoblja;
• statistika osoblja;
• kretanje radnika itd.

Program pomaže u rješavanju gotovo svih problema i zadataka kadrovskog računovodstva. Rukovodilac preduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku da dobije informacije o stanju stvari u datom odjelu, izvrši analizu i donese ispravne odluke. upravljačke odluke. Automatizacija vam takođe omogućava da sinhronizujete aktivnosti nekoliko službi kompanije (računovodstvo, kadrovi, služba za obračun plaća), čime se poboljšava efikasnost rada i stvaraju svi uslovi za blagovremenu isplatu zarada.

Koje psihološke usluge mogu biti potrebne? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.

Da biste obavili poreznu reviziju, pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.

Zaključak

Dakle, da rezimiramo, možemo primijetiti sljedeće:

• Kadrovska evidencija je najvažniji dio svakog preduzeća.
• Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Izbor je na vođi.
• Obaveze kadrovskog radnika utvrđuju se uputstvom i ugovorom o radu.
• Postoji spisak dokumenata vezanih za kadrovski rad koji moraju biti prisutni u svakoj kompaniji. A svoju karijeru u HR odjelu trebali biste započeti provjerom ovih dokumenata.
• Vođenje evidencije je mnogo lakše ako je automatizovano.

Kadrovsko računovodstvo je srž normalnog i efikasan rad bilo koje preduzeće. Stoga se njenom upravljanju mora pristupiti s punom odgovornošću.

U kontaktu sa

Kadrovska služba (HS) organizacije je strukturna asocijacija koja obavlja poslove kontrole nad osobljem. Početni zadatak CS je da osigura optimizaciju procesa rada. Pogledajmo kako je ova usluga organizovana.

Nivo kompetentnosti menadžmenta CS i granice ovlašćenja u procesu upravljanja preduzećem mogu se podeliti na:

• Potpuna podređenost CS menadžeru administracije (sve šeme koordinacije su sadržane u jednom podsistemu).
• Direktna podređenost KS direktoru preduzeća.
• Odjeljenje za ljudske resurse ima status drugog nivoa upravljanja nakon rukovodioca organizacije.
• KS je uključen u upravljanje preduzećem.

Organizaciona šema HR službe zavisi od mnogo faktora, na primer:

• Vrsta djelatnosti preduzeća.
• Broj zaposlenih u kompaniji.
• Nivo upravljačkog potencijala CS, itd.

Organizaciona struktura kadrovske službe

Organizaciona struktura kadrovske službe mora ispunjavati utvrđene uslove i sposobnosti:

• Sposobnost brzog reagovanja na promjene i dopune vezane za kadrovsku evidenciju.
• Optimizacija funkcija zaposlenih uz naknadni prenos direktne kontrole na niži menadžment.
• Distribucija i konsolidacija funkcionalne svrhe unutar organizacije.
• Regulisanje i osiguranje racionalnog broja zaposlenih podređenih određenom rukovodiocu.
• Poštovanje prava i obaveza (odgovornost za nepoštovanje) zaposlenih u preduzeću.
• Jasna raspodjela organizacijskih ovlasti.
• Minimiziranje troškova u cilju stvaranja i rada upravljačke strukture.

Ovo nije potpuna lista onoga što HR radi. Na razvoj sheme organizacionog strukturiranja utiče nekoliko grupa faktora:

• Osobine strukture i aktivnosti organizacije.
• Upotreba tehnologija rada i vrste proizvodnje.
• Stil korporativne etike i lične nijanse.
• Razvijanje ili praćenje efektivnih postojećih strukturnih organizacionih šema.

Na dizajn organizacione strukture kadrovske službe organizacije može uticati jedan ili više faktora odjednom. Kao početni podaci uzimaju se sljedeći pokazatelji:

• Broj nivoa rukovodstva.
• Broj osoblja.
• Vrsta upravljačke strukture.

Struktura HR odjela kombinuje dva nivoa upravljanja – funkcionalni i linearni. Upravo funkcionalni tip menadžment vam omogućava da prikažete funkcionalnu podelu između menadžmenta preduzeća i njegovih divizija. Za izgradnju funkcionalnog upravljanja i dodjelu tehnološkog slijeda proizvodnje svakom rukovodiocu (ili ovlaštenom licu) koristi se matrični princip.

Šta radi HR odjel?

Obaveze službe za ljudske resurse su formulisane Zakonom o radu Ruske Federacije.

Glavni fokus HR službe je na implementaciji efektivnog upravljanja kadrovskim resursima preduzeća. Ovo uključuje:

• Poboljšanje odnosa u procesu rada.
• Procjena profesionalne podobnosti prilikom odabira kandidata za radno mjesto.
• Razvoj i implementacija programa obuke i socijalnih projekata za zaposlene u kompaniji.
• itd.

Radnje CS-a su pretežno analitičke prirode pri organizaciji radnog procesa. Ovakve aktivnosti zahtevaju redovne interne inovacije, obuku novih stručnjaka za kasniji rad u CS organizacije i razvoj programa obuke za sticanje profesionalnih veština u skladu sa savremenim trendovima.

Takve radnje su zbog potrebe da se kvalitativno obavljaju niz funkcionalnih zadataka kadrovske službe:

• Uspostavljanje nivoa kvalifikacije u skladu sa aktuelnim ekonomskim zahtjevima.
• Kontrolisanje povećanja troškova za osiguranje procesa rada.
• Formacija korporativna politika uzimajući u obzir uspostavljenu multinacionalnu kombinaciju zaposlenih angažovanih na domaćem tržištu rada i privučenih stranih stručnjaka.
• Odjeljenje za odabir osoblja odgovorno je za regulisanje radnih odnosa u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije.
• Razvoj i implementacija sposobnosti osiguranja rada zaposlenih korištenjem daljinskog pristupa organizacijskim resursima.

Konvencionalno se mogu razlikovati dva funkcionalna pravca CS-a:

1. Upravljačka kontrola radnih odnosa.
2. Dokumentaciono evidentiranje uslova ugovora o radu.

Kontrola radnih odnosa podrazumeva:

• Planiranje osoblja.
• Osoblje preduzeća.
• poziciju.
• Obuka i pružanje mogućnosti za profesionalni razvoj zaposlenih u organizaciji.
• Korištenje sistema nagrađivanja i rasta u društvenoj sferi.
• Sprovođenje i usklađenost sigurnim uslovima rad.

Uslovi ugovora o radu moraju biti dokumentovani. Dokumenti odjela za ljudske resurse:

• Naređenja, naređenja.
• Popunjavanje uspostavljenih obrazaca za računovodstvene informacije.
• Registracija i naknadno vođenje radne dokumentacije zaposlenih.
• Formacija.
• Konsultantske usluge.
• Obračun radnog vremena.
• Izdavanje dokumenata potrebnih da bi zaposleni primio različite vrste isplata (naknade, naknade i sl.).

Široka funkcionalna ponuda CS-a zahtijeva kvalitetan odabir zaposlenih za pozicije u HR odjelu.

Organizacija HR odjela

Broj stručnjaka za CS opravdan je racionalnim razgraničenjem i stabilizacijom procesa rada svakog pojedinačnog preduzeća. Da biste to učinili, koristite “Kvalifikacijski imenik”, koji identificira sljedeće pozicije:

• Osoblje menadžmenta;
• specijalisti;
• tehnički izvođači.

Svaka određena pozicija ima odgovarajuću karakteristiku, uključujući obavezne zahtjeve:

• opseg odgovornosti dodijeljenih u vezi sa pozicijom;
• posebna znanja;
• kvalifikacioni zahtevi.

Rad je organizovan u skladu sa stepenom složenosti i obimom postavljenih zadataka službe. Svaki zaposleni mora imati specijalizirana znanja i vještine:

• Potpuno posedovanje informacija o oblasti i specifičnostima delatnosti preduzeća.
• Menadžment i liderske kvalitete.
• Sposobnost učenja.
• Poznavanje osnova finansijske formacije.
• Diplomatske vještine itd.

Većina službi za ljudske resurse organizacija pruža sljedeća slobodna radna mjesta:

1. Šef službe za ljudske resurse.
2. Menadžer:
   • o kadrovskom radu;
   • socijalna davanja;
   • kompenzacija;
3. specijalista:
   • o radu sa aplikantima;
   • o obuci;
   • o zapošljavanju;
   • vođenje kadrovske dokumentacije.

Dostupnost radnih mjesta određena je specifičnostima poduzeća i funkcionalnim zadacima kadrovske službe.

Uvod

Organizacija kadrovskih službi, struktura pravilnika o kadrovskoj službi.

1.1 Osnove HR službe

2 Opisi poslova zaposlenih u HR odjelu

3 Kadrovska struktura preduzeća

4 Funkcije kadrovske službe preduzeća

2. Kadrovska služba u savremenim uslovima

2.1 Uloga i znanje HR-a u savremenim uslovima

3. Načini unapređenja rada kadrovskih službi u savremenim uslovima

Zaključak

Uvod

Kadrovska služba je tradicionalno bila samostalna strukturna jedinica preduzeća, podređena ili rukovodiocu preduzeća ili njegovom zamjeniku za kadrovske poslove. U zavisnosti od vrste i delatnosti preduzeća, količine i strukture ljudskih resursa, menjala se struktura i brojčani sastav same kadrovske službe.

U uslovima brzog napretka, tržišnih odnosa i konkurentne privrede, pravovremeno i ispravno rešavanje strateških i taktičkih zadataka određuje održivost preduzeća ili organizacije.

Osoblje je skup radnika različitih stručno kvalifikovanih grupa zaposlenih u preduzeću i uključenih u njegov platni spisak.

Ova tema je, po mom mišljenju, relevantna, jer... Glavni faktori proizvodnje u preduzeću su: sredstva rada, predmeti rada i osoblje. Glavna uloga pripada ljudskim resursima u preduzeću. Osoblje je ono koje ima glavnu ulogu u proizvodnom procesu, od njega zavisi koliko se efektivno koriste sredstva za proizvodnju u preduzeću i koliko uspešno preduzeće kao celina posluje. Od ukupnih resursa preduzeća, radni resursi zauzimaju posebno mjesto. Transformacija materijalnih resursa nastaje kao rezultat interakcije sredstava za proizvodnju i rada ljudi koji učestvuju u proizvodnim aktivnostima. Međutim, radni resursi se značajno razlikuju od drugih vrsta resursa. Ova razlika se manifestuje u sledećem:

osoba unosi vitalni smisao u proces proizvodnje i ne može služiti samo kao sredstvo za postizanje ciljeva organizacije. Ima svoju cijenu i postavlja svoje zahtjeve svojoj okolini; opis posla kadrovsko odjeljenje

osoba se samo djelimično realizuje u proizvodnji. Njegovo nepostojanje nije ograničeno na proizvodne aktivnosti, on pronalazi samoizražavanje u raznim društvenim kontaktima;

osoba ima sposobnosti, inicijativu, volju i stoga nije samo pasivni objekt kontrole, već i dirigent samostalne linije ponašanja;

osoba nije samo član formalne strukture organizacije, već istovremeno može biti i član malih grupa, unutar kojih ljudi značajno utiču na ponašanje jedni drugih;

lice ne može u potpunosti pripadati preduzeću. Organizaciji se uz određenu naknadu stavlja na raspolaganje samo njena radna snaga. Zaposleni samostalno gradi svoju ličnu politiku i odlučuje da li će raditi u datom preduzeću ili će dati otkaz.

Na nivou pojedinačnog preduzeća, umjesto pojma „radni resursi“, najčešće se koriste termini personal ili personal.

Svrha rada je da se pokaže šta uopšte znači pojam „kadrovskih službi“, kakva je njihova struktura i koje funkcije obavljaju kadrovske službe.

Da bi se postigao ovaj cilj, potrebno je razmotriti i riješiti niz zadataka:

) Razmotriti organizaciju kadrovske službe, njenu strukturu i opis poslova.

) Opišite kadrovsku službu u savremenim uslovima.

) Razmotriti načine za poboljšanje kadrovske službe.

1. Organizacija kadrovske službe, struktura pravilnika o kadrovskoj službi

.1 Osnove HR službe

Organizacija aktivnosti bilo koje jedinice treba da počne izradom pravilnika o ovoj jedinici. Pravilnik o kadrovskim službama treba da se sastoji od sljedećih odjeljaka: opšte odredbe; zadaci; struktura; funkcije; odnosi sa drugim odeljenjima; prava; odgovornosti; odgovornost.

Brojčani sastav i struktura kadrovskih službi zavise uglavnom od veličine organizacije. U zavisnosti od veličine određene organizacije, razlikuju se sledeći organizacioni oblici kadrovskog rada:

nezavisna strukturna jedinica koja je direktno podređena rukovodiocu organizacije ili njegovom zamjeniku;

obavljanje HR funkcija od strane pojedinog zaposlenika organizacije;

Obavljanje HR funkcija u kombinaciji sa drugim poslovima.

Funkcionalne odgovornosti odjela za ljudske resurse su sljedeće:

izradu kadrovskih planova u skladu sa razvojnim programom određene organizacije;

registraciju prijema, premeštaja i otpuštanja zaposlenih u skladu sa radnim zakonodavstvom Ruska Federacija;

računovodstvo osoblja;

praćenje izvršenja od strane šefova odjeljenja naredbi i uputstava za rad sa kadrovima;

analiza sastava stručnjaka organizacije, poslovnih kvaliteta zaposlenih u cilju njihove racionalne upotrebe;

priprema prijedloga za poboljšanje smještaja i korištenja radnika;

priprema materijala za predstavljanje zaposlenih za unapređenje i nagrade;

organizovanje kontrole stanja radne discipline i pravilnika o radu;

Održavanje svih izvještavanja o kadrovskim pitanjima

U interakciji s drugim odjelima organizacije, kadrovska služba od njih prima prijave za zapošljavanje radnika i stručnjaka, prijedloge poticaja, rasporede odmora itd.

Iz kadrovske službe odjeljenjima se šalju:

informacije o prekršiteljima radne discipline;

kopije naloga o prijemu novih radnika, kretanju unutar organizacije, otpuštanju zaposlenih;

kopije naloga za donošenje (izmjenu) pravilnika o radu;

informacije vezane za pitanja poštivanja radne discipline.

Od računovodstva, kadrovska služba dobija kadrovske rasporede, obračune radne snage, potvrde o platama za upis starosnih, invalidskih, porodičnih i dr.

Zauzvrat, kadrovska služba dostavlja računovodstvu podatke o broju zaposlenih, izostancima, fluktuaciji osoblja, satnicama, nalozima za prijem, premještanje i otpuštanje, listovima privremene nesposobnosti za plaćanje, informacije o redovnim odmorima zaposlenih itd.

Kadrovska služba, po pravilu, ima sljedeća ovlaštenja:

zahtijevaju od svih odjela organizacije da dostave materijale potrebne za njen rad;

prihvata zaposlene i organizacije po pitanju preseljenja i otpuštanja;

komunicirati sa drugim organizacijama po pitanju selekcije kadrova;

zahtijevaju od drugih službi obavezno sprovođenje onih uputstava koja su predviđena propisima o kadrovskoj službi.

Pravilnikom o kadrovskoj službi utvrđena je odgovornost rukovodioca kadrovske službe za obavljanje poslova poverenih službi i odgovornost službenika u službi, što je utvrđeno opisom poslova.

Što se tiče opisa posla zaposlenog kadrovskog odjela, on, kao i svaki drugi opis posla, prema stavu 5 rezolucije Ministarstva rada Rusije od 9. februara 2004. br. 9 „O odobravanju Procedure za primjena Jedinstvenog kvalifikacijskog imenika pozicija rukovodilaca, specijalista i zaposlenih” treba da se sastoji od tri odjeljka: „Poslovne odgovornosti”, „Zahtjevi znanja” i „Kvalifikacioni zahtjevi”.

Main poslovne obavezeŠef odjela za ljudske resurse su:

upravljanje radom odjela;

obezbjeđivanje izvođenja radova;

osiguranje racionalne upotrebe materijalnih, finansijskih i tehničkih sredstava;

obavljanje poslova zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu;

osiguranje racionalne raspodjele posla između službenika odjeljenja;

stvaranje uslova za usavršavanje kadrova;

praćenje usklađenosti zaposlenih sa internim propisima o radu, sigurnosnim pravilima i propisima, proizvodnom i radnom disciplinom;

davanje prijedloga za nagrađivanje istaknutih radnika i izricanje kazni za prekršioce proizvodne i radne discipline;

osiguravanje pripreme zakonskog izvještavanja.

Šef odjela ljudskih resursa mora znati:

rješenja, naredbe, naredbe, druga upravna i podzakonska akta viših i drugih organa u vezi sa radom odjeljenja;

osnove ekonomije, organizacije rada i upravljanja;

interni propisi o radu;

pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara.

U budžetskim organizacijama postoje određeni kvalifikacijski uslovi za platne razrede. Opšti uslov je visoko stručno obrazovanje i najmanje 5 godina radnog iskustva u relevantnoj oblasti. Za komercijalne organizacije takvi zahtjevi mogu poslužiti samo kao smjernica prilikom postavljanja veličine plate.

U punopravnom kadrovskom odjelu organizacije srednje veličine, tabela osoblja može uključivati ​​sljedeće pozicije: šef službe za zapošljavanje i upravljanje osobljem (odjel za kadrove); HR inspektor; psiholog; HR specijalista; mjerilac vremena i drugi.

.2 Opisi poslova zaposlenih u HR odjelu

šef osoblja kadrovske službe

Klasičan oblik organizovanja kadrovske službe u preduzeću je stvaranje kadrovske službe. Njegov brojčani sastav i struktura umnogome zavise od obima preduzeća i načina postizanja njegovih ciljeva. Organizacija svakog preduzeća počinje izradom pravilnika koji navodi zadatke, funkcije, prava i odgovornosti jedinice.

Pravilnik o odjeljenju za ljudske resurse sastoji se od sljedećih odjeljaka: opšte odredbe; zadaci; struktura; funkcije; odnosi sa drugim odeljenjima preduzeća; prava; odgovornost.

Odjeljak „Opšte odredbe“ utvrđuje podređenost odjela za ljudske resurse direktoru preduzeća.

Odjeljak „Zadaci“ sadrži jasno formulisana područja djelovanja odjela za ljudske resurse, od kojih su najvažnije organizacija rada kako bi se osigurao odabir, raspoređivanje i korištenje radnika i stručnjaka; formiranje stabilnog radnog tima; stvaranje kadrovske rezerve; organizacija sistema kadrovskog računovodstva.

U odeljku „Struktura“ navodi se postupak za izradu i odobravanje strukture odeljenja, njegov brojčani sastav, posebna područja rada i odeljenja odeljenja koja su im dodeljena.

U odjeljku "Funkcije" razmatramo funkcionalne odgovornosti u oblasti kadrovskog rada, posebno:

izradu kadrovskih planova u skladu sa programom razvoja preduzeća;

registraciju prijema, premeštaja i otpuštanja zaposlenih u skladu sa radnim zakonodavstvom;

računovodstvo osoblja preduzeća;

čuvanje i popunjavanje radnih knjižica, vođenje kancelarijske radne dokumentacije;

kontrolu izvršenja od strane šefova odjeljenja naredbi i uputstava za rad sa kadrovima;

proučavanje kretanja osoblja, analiziranje fluktuacije osoblja, razvijanje mjera za njegovo otklanjanje;

analiza sastava i poslovnih kvaliteta stručnjaka preduzeća u svrhu njihove racionalne upotrebe;

stvaranje uslova za unapređenje obrazovnog i kvalifikacionog nivoa specijalista;

rad na stvaranju rezerve za nominacije;

priprema prijedloga za poboljšanje smještaja i korištenja radnika;

priprema i sistematizacija materijala za sertifikacionu komisiju;

priprema materijala za obezbjeđivanje radnika, specijalista i namještenika za poticaje i nagrade;

preduzimanje mjera za zapošljavanje otpuštenih radnika;

praćenje i upućivanje zaposlenih u kadrovskoj službi;

organizovanje kontrole stanja radne discipline i pravilnika o radu;

Održavanje svih izvještavanja o kadrovskim pitanjima.

Odeljak „Odnosi sa drugim odeljenjima preduzeća“ sadrži spisak dokumenata koje prima kadrovska služba, i dokumenata koja se šalju iz kadrovske službe drugim odeljenjima.

Od proizvodnih odjela, kadrovska služba prima prijave za prijem radnika i namještenika, prijedloge poticaja i rasporede godišnjih odmora.

Iz kadrovske službe dostavljaju se proizvodnim jedinicama informacije o prekršiteljima radne discipline, kopije naloga za prijem, kretanje unutar preduzeća, otpuštanje radnika i namještenika, izmjene pravilnika o radu, te informacije koje se odnose na pitanja radne discipline.

Od računovodstvenog odjela, odjel za ljudske resurse dobija kadrovske rasporede, obračune radne snage i potvrde o platama za obradu starosnih i invalidskih penzija.

Službi za računovodstvo, Služba ljudskih resursa daje podatke o platnom spisku zaposlenih, izostancima, fluktuaciji osoblja, satnicama, nacrtima naloga za prijem, premeštaj i otpuštanje materijalno odgovornih lica, listovima privremene nesposobnosti za isplatu, podatke o prijemu, premeštaja, otpuštanja i redovnih odmora zaposlenih u preduzećima.

Odeljak „Prava“ ukazuje na glavne ovlasti dodeljene Odeljenju za ljudske resurse, posebno: pravo da od svih odeljenja preduzeća zahtevaju materijale neophodne za potpun rad Odeljenja za ljudske resurse; pravo na prijem zaposlenih u preduzeću po pitanju prijema, preseljenja i otpuštanja; pravo na komunikaciju sa drugim organizacijama o pitanjima odabira osoblja; pravo da od drugih službi zahtevaju obavezno sprovođenje onih uputstava koja su predviđena propisima o kadrovskoj službi.

Odeljak „Odgovornost“ utvrđuje odgovornost rukovodioca kadrovske službe za obavljanje poslova dodeljenih odeljenju i odgovornost službenika odeljenja, što je utvrđeno opisom poslova.

Svaki opis posla za zaposlenog u preduzeću ima tri odeljka: odgovornosti posla, zahtevi za znanjem i zahtevi za kvalifikacije prema platnom razredu.

Glavne dužnosti šefa kadrovske službe su: rukovođenje radom odjela; obezbjeđivanje izvođenja radova; izrada potrebne dokumentacije, predloga, preporuka, uputstava; osiguranje racionalne upotrebe materijalnih, finansijskih i tehničkih sredstava; obavljanje poslova zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu; osiguranje racionalne raspodjele posla između službenika odjeljenja; stvaranje uslova za rast i usavršavanje kadrova; praćenje usklađenosti zaposlenih sa internim propisima o radu, pravilima i propisima o zaštiti na radu i Sigurnost od požara, proizvodna i radna disciplina; davanje prijedloga za nagrađivanje istaknutih radnika i izricanje kazni za prekršioce proizvodne i radne discipline; osiguravanje pripreme zakonskog izvještavanja.

Rukovodilac kadrovske službe mora poznavati: rješenja, uputstva, naredbe, druga upravna i podzakonska akta viših i drugih organa u vezi sa radom odjeljenja; propise i smjernice, definisanje redosleda rada u odeljenju; osnove ekonomije, organizacije rada i upravljanja; interni propisi o radu; pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara.

Veličina kadrovskog odjela i lista vrsta glavnih poslova određuju se brojem zaposlenih u organizaciji.

Za utvrđivanje potrebnog broja zaposlenih u kadrovskoj službi preporučuje se korištenje standardnih vremenskih standarda za rad na kadrovskom i računovodstvenom poslovanju, koji su namijenjeni utvrđivanju troškova radnog vremena na poslovima kadrovskog i računovodstvenog rada, kao i normiranih poslova.

Glavne vrste poslova kadrovske službe su priprema dokumentacije za prijem i otpuštanje radnika i namještenika, upis i knjigovodstvo radnih knjižica, sastavljanje statističkih izvještaja o kadrovskoj evidenciji, izrada uvjerenja, izrada planova i obračun broja zaposlenih, satnice.

.3 Kadrovska struktura preduzeća

Strukturu osoblja karakterišu sastav i kvantitativni odnosi pojedinih kategorija i grupa zaposlenih u preduzeću. Osoblje preduzeća direktno povezano sa procesom proizvodnje proizvoda (usluga), odnosno angažovano u glavnim proizvodnim delatnostima, je osoblje industrijske proizvodnje. Uključuje sve zaposlene u glavnom, pomoćnom, pomoćnom i uslužnom odjeljenju; istraživačke, projektantske, tehnološke organizacije i laboratorije u bilansu stanja preduzeća; menadžment pogona sa svim odeljenjima i službama, kao i službe uključene u glavne i tekuće popravke opreme i vozila preduzeća.

Neindustrijskim osobljem preduzeća smatraju se radnici u trgovini i javnom ugostiteljstvu, stambenim, medicinskim i zdravstvenim ustanovama, obrazovnim ustanovama i kursevima, kao i ustanovama predškolskog obrazovanja i kulture na bilansu stanja preduzeća.

Zaposleni u industrijskoj proizvodnji podijeljeni su u dvije glavne grupe - plavi ovratnici i bijeli ovratnici. Radnici se dijele na glavne i pomoćne. U grupi zaposlenih izdvajaju se sledeće kategorije radnika:

menadžeri su osobe ovlaštene da donose upravljačke odluke i organiziraju njihovu implementaciju. Podijeljeni su na linearne, koje rukovode relativno odvojenim ekonomskim sistemima, i funkcionalne, koje vode funkcionalne odjele ili službe;

specijalisti - radnici koji se bave inženjerskim, tehničkim, ekonomskim, računovodstvenim, pravnim i drugim sličnim poslovima;

sami zaposleni su radnici uključeni u pripremu i izvođenje dokumenata, računovodstvo i kontrolu, poslovne usluge i kancelarijski rad (agenti, blagajnici, kontrolori, službenici, računovođe, crtači itd.).

Osoblje kompanije je podijeljeno na zanimanja, specijalnosti i nivoe vještina. Profesija je posebna vrsta radne aktivnosti koja zahtijeva određena teorijska znanja i praktične vještine, a specijalnost je vrsta djelatnosti u okviru profesije koja ima specifične karakteristike i zahtijeva od radnika dodatna posebna znanja i vještine. Na primjer, ekonomisti (profesija) se dijele na planere, trgovce, finansijere, Trudovike itd. Profesija tokara podijeljena je na specijalnosti - tokar na vrtuljci, tokar za bušilice itd.

Kvalifikacija karakteriše stepen do kojeg su radnici ovladali određenom profesijom ili specijalnošću i ogleda se u kvalifikacionim (tarifnim) kategorijama i kategorijama koje im se dodeljuju u zavisnosti od njihove teorijske i praktične obuke. Tarifne kategorije i kategorije su istovremeno pokazatelji koji karakterišu stepen složenosti posla. Detaljan opis radna mjesta svake kategorije i uslovi za njih sadržani su u Tarifnom i kvalifikacionom imeniku radnih mjesta za rukovodioce, specijaliste i zaposlenike, koji obuhvata samo zaposlene. Sveruski klasifikator zanimanja sadrži podatke o svim zaposlenima na tržištu rada.

.4 Funkcije kadrovske službe preduzeća

Jedna od najvažnijih funkcija kadrovske službe preduzeća (ili službenika odgovornog za rad sa osobljem) je dokumentovanje radnih odnosa. Najbrojnija je dokumentacija koja prati procese kretanja kadrova u preduzeću. Kretanje kadrova se konvencionalno shvata kao: zapošljavanje, premeštanje i otpuštanje zaposlenih; odobravanje odmora; poslovno putovanje. Pri prijemu u radni odnos evidentiraju se osnovni biografski podaci zaposlenog, uslovi njegovog zaposlenja i primanja. Svi ovi podaci se mogu promijeniti u budućnosti, stoga dokumentacija koja dokumentuje procese kretanja osoblja uključuje dokumente o promjenama biografskih podataka i o promjenama uslova i naknada.

Razmotrimo odvojeno postupke koje kadrovska služba sprovodi prilikom registracije kretanja osoblja preduzeća i dokumente koji se kreiraju u ovom slučaju.

Zapošljavanje nije dozvoljeno bez predočenja radne knjižice i pasoša. Vojni obveznici su takođe dužni da pokažu vojnu iskaznicu. Ako je potrebno, uprava preduzeća ima pravo da traži od kandidata za radno mjesto ili radno mjesto dokument o obrazovanju ili stečenoj profesiji sa naznakom zvanja (kvalifikacije).

Osnov za zasnivanje radnog odnosa je pismeni ugovor o radu (ugovor). Podnosilac prijave piše ličnu izjavu kojom traži zaposlenje. Ako je potrebno, ispunite ličnu kadrovsku evidenciju (ili upitnik) i sastavite autobiografiju.

Zapošljavanje je formalizovano kadrovskim nalogom. Nakon toga se popunjava lični karton T-2 i vrši odgovarajući upis u radnu knjižicu zaposlenog.

Premještanje na drugo radno mjesto se po pravilu vrši uz saglasnost zaposlenog. Osnova za transfer može biti lična izjava ili prijedlog za transfer. U slučajevima dozvoljenim zakonom, na primjer, u slučaju proizvodne potrebe, pristanak radnika nije potreban. U ovom slučaju, osnov za premještanje su: dopisi rukovodilaca, strukturnih odjela, nalozi za osnovne djelatnosti, akti ili drugi dokumenti u kojima se evidentiraju razlozi za privremenu reorganizaciju kadrova u vezi sa trenutnom situacijom u proizvodnji.

Prelazak na drugo radno mjesto se formalizira kadrovskim nalogom.

Otpuštanje radnika preduzeća vrši se iz razloga navedenih u članovima Zakona o radu iz 2002. godine, na osnovu lične izjave zaposlenog, ili u vezi sa istekom ugovora zaključenog na određeno vreme, ili u prisustvu radnje povrede radne discipline i sl. Otpuštanje zaposlenih formalizovano je kadrovskim nalogom.

Upućivanje radnika kompanije, po pravilu, opravdava se memorandumom direktora strukturna jedinica(vodeći specijalista) i izdaje se po nalogu za osoblje.

Prilikom promjene uslova i nagrađivanja zaposlenih u preduzeću, nalozi o glavnim aktivnostima mogu se izdati unaprijed (na primjer, o reorganizaciji strukture preduzeća) ili dopise mogu sastaviti rukovodioci strukturnih odjela (vodeći specijalisti), a zatim se izdaju naredbe o osoblju.

Prilikom promjene biografskih podataka (prezime, ime, patronim itd.), Zaposlenik je dužan dostaviti kadrovskoj službi dokumente - razloge primljene u drugim organizacijama (na primjer, vjenčani list sa upisanom promjenom prezimena, izdaje matična služba).

Dakle, postupci koje kadrovska služba sprovodi prilikom registracije kretanja kadrova dokumentuju se izradom sledećih osnovnih dokumenata: nalozi za osoblje, lične izjave zaposlenih u preduzeću, ugovori, predlozi za premeštaj, rasporedi odmora, dopisi, akti.

Nalozi za osoblje se sastavljaju i održavaju strogo odvojeno od naloga za glavne aktivnosti. Istovremeno, obje vrste naloga se izdaju na istim obrascima. Tekstovi većine naređenja za osoblje nemaju navodni dio i glagol „naređujem“, kao što je uobičajeno u naredbama za glavne aktivnosti. Stoga kadrovski nalozi odmah počinju administrativnom radnjom: prihvatiti, imenovati, premjestiti, razriješiti, promijeniti ime, odobriti dopust, poslati itd.

Postoje jednostavni (individualni) i složeni (konsolidovani) nalozi za osoblje. Pojedinačni sadrže podatke samo o jednom zaposlenom, dok konsolidovani sadrže podatke o više zaposlenih, bez obzira pod koje radnje upravljanja spadaju (zapošljavanje, premeštaj, otpuštanje, promena imena i sl.). Prilikom sastavljanja objedinjene narudžbe treba voditi računa da jedan dokument ne bi trebao sadržavati podatke s različitim rokovima skladištenja. Stoga je preporučljivo istaknuti naloge za obezbjeđivanje odsustva i upućivanja radnika koji imaju kratak (3 godine) rok trajanja, za razliku od ostalih kadrovskih naloga koji se čuvaju 75 godina. Po pravilu, nalozi za nagrade i kazne se sastavljaju pojedinačno, uzimajući u obzir njihovu specifičnu vaspitnu ulogu.

Svaki paragraf naredbe za osoblje mora biti formulisan u strogom skladu sa zahtjevima Zakona o radu. Trajne informacije za bilo koji kadrovski nalog su naznaka administrativne radnje (otpuštanje, premještanje), prezime i inicijali zaposlenika (ime i prezime u cijelosti - prilikom prijema), položaj i strukturna jedinica (ako preduzeće ima strukturne jedinice) , datum stupanja na snagu ovog stava naredbe (ako se ne poklapa sa datumom registracije naloga).

Prisustvo drugih podataka u stavovima naredbe za osoblje determinisano je specifičnostima upravne radnje.

Prilikom zapošljavanja obavezno navesti utvrđeni iznos naknade (plata, bonus, indeksacija, tarifni stav) i po potrebi uslove zapošljavanja: na određeno (od... do...), sa probnim radom (njegov trajanje), itd. P.

Prilikom prelaska na drugi posao - nova pozicija i odjeljenje, vrsta transfera (za privremene transfere - sa naznakom trajanja), razlog premještaja (u potpunosti u skladu sa zahtjevima Zakona o radu), promjena plata (ako do nje dođe).

U slučaju otkaza - razlog za otkaz, prema članovima Zakona o radu.

Prilikom odobravanja odsustva - njegovu vrstu, trajanje, datum početka i završetka.

Kada putujete na službeno putovanje - datum i trajanje službenog putovanja, odredište, naziv preduzeća.

Svaki paragraf naredbe za osoblje mora se završiti upućivanjem na pisanu osnovu za ovu administrativnu radnju.

Nalozi koji se odnose na osoblje, prema Zakonu o radu, dostavljaju se zaposlenima uz prijem. Radničke vize za upoznavanje mogu se nalaziti ili neposredno iza teksta svakog stava naredbe, ili nakon potpisa rukovodioca preduzeća.

Nacrt naredbe o kadru obično se dogovara sa sljedećim zainteresovanim službenicima: glavnim računovođom, pravnim savjetnikom i rukovodiocima strukturnih odjela čiji su zaposlenici navedeni u nalogu. Obavezno odobravanje naloga za osoblje vrši rukovodilac kadrovske službe (u malim organizacijama - službenik zadužen za vođenje kadrovske dokumentacije).

Nalozi za osoblje moraju se registrovati (odvojeno od naloga za glavne aktivnosti). Upisna knjiga (časopis) se koristi kao obrazac za registraciju (za relativno mali broj kadrovskih naloga izdatih u toku kalendarske godine) ili upisne kartice (za velike nizove naloga radi lakšeg referisanja i pretraživanja).

U obrascu za registraciju se navodi: datum i broj naloga, sadržaj i ko je potpisao nalog.

Uzimajući u obzir razlike u rokovima trajanja narudžbi za osoblje, preporučuje se njihovo indeksiranje (numerisanje) prema sljedećem pravilu. Slovna oznaka dodaje se serijskom broju kadrovskog naloga da se razlikuje po broju od naloga za glavnu djelatnost. Preporučljivo je uvesti različite slovne oznake za kadrovske naredbe različitog sadržaja, na primjer: br. 28-k - naredba o kretanju osoblja (prijem, premještanje, otpuštanje, promjena kadrovskih podataka), br. 12-km - na službena putovanja, br. 45-o - na odmoru, br. 32-p - o poticaju.

Podaci sadržani u kadrovskim nalozima (podaci o radu i podsticajima) evidentiraju se u radnim knjižicama.

Lična izjava zaposlenog o prijemu, premještaju ili otpuštanju piše se, po pravilu, rukom, u slobodnom obliku ili na šablonu izrađenom u preduzeću. U prijavi se navodi: naziv strukturne jedinice, naziv vrste dokumenta, datum, primalac (pozicija, prezime, inicijali rukovodioca preduzeća), tekst, lični potpis, prepis potpisa. Nakon toga, uz prijavu se stavlja rješenje upravitelja i napomena da je dokument izvršen i poslan u spis.

Ugovor o radu, kao pisani oblik ugovora o radu između zaposlenog i uprave koju predstavlja rukovodilac preduzeća, mora da sadrži sledeće obavezne podatke: naziv vrste dokumenta, datum, indeks, mesto izrade, tekst, potpisi, pečat. Ugovor je sastavljen u dva originalna primjerka, od kojih jedan ostaje u preduzeću, a drugi kod zaposlenog.

Podneska za prevod je jedinstvene forme i sadrži detalje: naziv strukturne jedinice, naziv vrste dokumenta, datum, indeks, mesto izrade, adresat, rezoluciju, naslov teksta, tekst, potpis, vize. Predlog prenosa priprema rukovodilac strukturne jedinice, upućuje se rukovodiocu preduzeća i usaglašava sa zainteresovanim licima. Nakon razmatranja podneska, rukovodilac preduzeća donosi rešenje, na osnovu kojeg se naknadno priprema nalog za prenos. Tekst podneska mora odražavati ocjenu proizvodnih aktivnosti zaposlenika i obrazložiti razloge za premještaj.

Redoslijed godišnjih odmora za zaposlene kompanije ogleda se u rasporedu godišnjih odmora - dokumentu kojim se utvrđuje raspodjela redovnih odmora za predstojeće kalendarske godine. U velikim preduzećima, rasporedi odmora se izrađuju u svakoj strukturnoj jedinici, a zatim odjel za kadrove priprema konsolidovani raspored za cijelo preduzeće.

Prilikom sastavljanja rasporeda odmora uzimaju se u obzir: važeće zakonodavstvo, specifičnosti preduzeća, lične želje zaposlenih itd. Ako u preduzeću postoji sindikalna organizacija, raspored godišnjih odmora se dogovara sa sindikalnim odborom. Objedinjeni raspored odmora potpisuje rukovodilac kadrovske službe, a odobrava ga rukovodilac preduzeća.

Obrazac rasporeda odmora je unificiran i sadrži sljedeće detalje: naziv preduzeća, naziv vrste dokumenta, datum, indeks, mjesto izrade, pečat odobrenja, naslov teksta, tekst, potpis, vize za odobrenje, pečat odobrenja sa oznakom sindikalne organizacije.

Ako je potrebno odgoditi period godišnjeg odmora na drugo vrijeme, rukovodilac kadrovske službe, uz saglasnost zaposlenog i rukovodioca strukturne jedinice u kojoj radi, vrši izmjene u rasporedu godišnjih odmora.

Kako bi se smanjio broj internih dokumenata, preporučuje se razjasniti vrijeme godišnjeg odmora u ekspeditivno, bez podnošenja prijave. U toku godine u raspored se unosi stvarno trajanje narednog odmora svakog zaposlenog i razlozi koji su doveli do promjene ranije utvrđenih perioda godišnjeg odmora.

2. Kadrovska služba u savremenim uslovima

.1 Uloga i znanje kadrovskih službi u savremenim uslovima

Sada u našoj zemlji sve veću ulogu kadrovskih službi diktiraju sljedeće objektivne okolnosti:

Danas su se uslovi u kojima se kadrovska služba razvija značajno promijenili. Ove promjene su povezane sa prelaskom stalnog nedostatka radnih resursa u njihov višak. Glavne rezerve su najbolje korištenje kadrova, njihova optimalna distribucija po poslovima i povećanje obima posla svakog člana tima. Smanjenje broja zaposlenih je najvažnija poluga za povećanje efikasnosti proizvodnje u prvoj fazi tranzicije ka tržišnoj ekonomiji.

Smanjenje broja zaposlenih mora se nadoknaditi većim intenzitetom rada, a samim tim i višom kvalifikacijom zaposlenog. S tim u vezi, povećava se odgovornost kadrovskih službi u izboru oblasti za kvalifikacioni rast radnika, u povećanju efektivnosti oblika obuke i stimulisanju njihovog rada.

Provođenje restrukturiranja kadrovske politike podrazumijeva proširenje funkcionalnih odgovornosti zaposlenih u kadrovskoj službi i povećanje njihove samostalnosti u rješavanju kadrovskih problema.

Kadrovske službe danas više ne ispunjavaju nove zahtjeve kadrovske politike. Njihove aktivnosti svode se uglavnom na rješavanje pitanja zapošljavanja i otpuštanja radnika i obradu kadrovske dokumentacije. Preduzećima takođe nedostaje jedinstven sistem rada sa kadrovima, pre svega sistem naučno zasnovanog proučavanja sposobnosti i sklonosti, profesionalnog i radnog napredovanja zaposlenih u skladu sa njihovim poslovnim i ličnim kvalitetima. Struktura kadrovskih službi, kvalitativni sastav i nivo nagrađivanja zaposlenih ne odgovaraju ciljevima sprovođenja aktivne kadrovske politike. U zemlji praktično ne postoji obuka specijalista za rad u kadrovskim službama.

U savremenim uslovima, kadrovska služba treba da bude organizator i koordinator celokupnog rada sa kadrovima u preduzeću. Osmišljen je za obavljanje funkcije praćenja sprovođenja kadrovske politike u strukturnim odjeljenjima, nadzora nad platama, zdravstvene zaštite zaposlenih, socio-psihološke klime u timu i socijalne zaštite zaposlenih.

Priroda funkcija koje se obavljaju i zadataka koje treba rješavati također određuju zahtjeve kadrovske službe, a posebno potrebu za sprovođenjem istraživanja (na primjer, ankete za utvrđivanje faktora, uzroka, posljedica u vezi sa radnim odnosima), uspostavljanje kontakata sa teritorijalni organi upravljanja radom, sa službom za zapošljavanje i karijerno vođenje, univerzitetima i tehničkim školama (fakultetima), sa privatnim strukturama specijalizovanim za selekciju kadrova, zbog potrebe proučavanja stanja na tržištu rada, selekcije kadrova, njihove obuke i usavršavanja , itd.

Efikasnost HR službe u preduzeću zavisi od:

njeno strukturiranje i specifikaciju funkcija svake strukturne jedinice;

međusobno povezan rad strukturnih jedinica unutar same službe;

organska veza između rada kadrovske službe i rada tehničko-ekonomske službe preduzeća;

kadrovsko popunjavanje službe.

Svrha običnog kadrovskog odjela se obično svodi na vođenje kadrovske evidencije i zapošljavanje osoblja. HR službe u velikim kompanijama razvijaju sistem kadrovske politike, obučavaju, prilagođavaju, raspoređuju kadrove, sprovode obuke, evidentiraju kretanje kadrova unutar kompanije, formiraju tim i korporativne kulture, razvoj motivacionih šema. Funkcije HR odjela uključuju: planiranje kadrova u kompaniji u budućnosti, istraživanje kadrovskog potencijala postojećih zaposlenika, planiranje promocije perspektivnih stručnjaka unutar kompanije. HR menadžeri ocjenjuju profesionalne i lični kvaliteti specijalisti u rezervnom sastavu organizuju procese obuke i usavršavanja, kao i sertifikaciju zaposlenih. HR menadžeri su također uključeni u izradu opisa poslova, traženje kandidata, vođenje intervjua i odabir osoblja za tražena radna mjesta. Psiholozi HR odjela analiziraju uzroke fluktuacije kadrova, prate i prate stanje radnog okruženja i poštovanje discipline u odjelima kompanije, te pomažu u pronalaženju optimalnog rješenja u konfliktnim situacijama koje nastaju među zaposlenima. Inspektori kadrovske službe sastavljaju dokumente u vezi sa prijemom, premještajem i otpuštanjem radnika u skladu sa kadrovskim zakonodavstvom, a bave se i sastavljanjem i vođenjem radnih knjižica, te računovodstvom osoblja preduzeća. Inspektori odjela za ljudske resurse također su uključeni u pripremu dokumenata za podnošenje Penzionom fondu i Poreskoj upravi.

Uopšteno govoreći, možemo reći da je uloga kadrovske službe velika, posebno za preduzeća koja se bave organizaciono-privrednim aktivnostima u današnjoj ekonomskoj situaciji.

Važno je naglasiti da u savremeni svet Kadrovska služba u preduzeću igra veoma važnu ulogu važnu ulogu. Ona mora biti koordinator i organizator svih poslova sa kadrovima, kadrovske politike i svih drugih aktivnosti vezanih za rad sa kadrovima.

HR odjeli modernih preduzeća mogu se podijeliti u tri grupe.

Konzervativci. Oni rade na starinski način, obavljajući tehničke HR funkcije.

Umjereni inovatori. Uz vođenje kadrovske evidencije obavljaju i određene funkcije upravljanja ljudskim resursima: odabir kadrova, certificiranje zaposlenih i formiranje njihovog programa obuke. Ponekad je u HR odjel uključen i psiholog, a onda se ova jedinica bavi socio-psihološkom mikroklimom u timu.

Inovatori. Aktivno implementiraju napredne HR tehnologije. U poslednje vreme Velike kompanije čak stvaraju nezavisnu strukturu, „Centar za procjenu, razvoj i obuku kadrova“, koji ne radi samo sa svojim zaposlenima, već provodi otvorenu i korporativnu obuku za druge kompanije. To omogućava da podjela bude ne samo samoodrživa, već i profitabilna. Uz veliki broj zaposlenih, svaku funkciju upravljanja kadrovima može obavljati posebna jedinica unutar kadrovske službe. Ali u realnoj situaciji, u trenutku njenog organizovanja, nisu sve funkcije implementirane.

Svaka organizacija koja je odlučila da "dobije" zaposlene treba da zna da u skladu sa radnim zakonodavstvom Ruske Federacije ovaj proces mora biti pravilno dokumentovan.

Štaviše dokumentaciju zahtijeva ne samo zapošljavanje radnika, već i njihovo premještanje, promjenu postojećih uslova rada, raskid ugovora o radu i mnoge druge stvari koje se dešavaju u procesu rada. Organizaciji su potrebni i interni pravilnik o radu, pravilnik o bonusima, kao i niz drugih dokumenata koji regulišu rad zaposlenih. Nedostatak kadrovske dokumentacije u preduzeću može dovesti do strašnih posljedica po poslodavca, što će rezultirati kako novčanim kaznama od strane inspekcije rada, tako i problemima sa zaposlenima. Kadrovska služba je tradicionalno bila samostalna strukturna jedinica preduzeća, podređena ili rukovodiocu preduzeća ili njegovom zamjeniku za kadrovske poslove. U zavisnosti od vrste i delatnosti preduzeća, količine i strukture ljudskih resursa, menjala se struktura i brojčani sastav kadrovske službe samog preduzeća.

3. Načini unapređenja rada kadrovskih službi u savremenim uslovima

Kadrovske službe danas više ne ispunjavaju nove zahtjeve kadrovske politike. Njihove aktivnosti su uglavnom ograničene na:

rješavanje pitanja zapošljavanja i otpuštanja radnika,

Izrada kadrovske dokumentacije.

Preduzećima takođe nedostaje jedinstven sistem rada sa kadrovima, pre svega sistem naučno zasnovanog proučavanja sposobnosti i sklonosti, profesionalnog i radnog napredovanja zaposlenih u skladu sa njihovim poslovnim i ličnim kvalitetima.

Struktura kadrovskih službi, kvalitativni sastav i nivo nagrađivanja zaposlenih ne odgovaraju ciljevima sprovođenja aktivne kadrovske politike.

U zemlji praktično ne postoji obuka specijalista za rad u kadrovskim službama.

Ali da bi HR služba djelovala efikasnije, potrebno je poboljšati. Uvođenjem pametnih promjena u rad HR odjela unaprijed osuđujemo našu organizaciju na uspjeh, jer polovina uspjeha zavisi od rada HR odjela.

Restrukturiranje delatnosti kadrovskih službi treba da se sprovodi u sledećim pravcima:

) pružanje sveobuhvatnog rješenja problema kvalitetnog formiranja i efektivnog korištenja ljudskih resursa zasnovanog na upravljanju svim komponentama ljudski faktor: od radne obuke i karijernog vođenja mladih do brige o veteranima rada;

) široko uvođenje aktivnih metoda traženja i ciljane obuke radnika potrebnih preduzeću i industriji.

Glavni oblik privlačenja potrebnih stručnjaka i kvalifikovanih radnika za preduzeća treba da budu ugovori sa obrazovnim institucijama. Napredna obuka radnika i specijalista za savladavanje nova tehnologija i tehnologija u sektorima nacionalne ekonomije, što zahtijeva kadrovske službe za poboljšanje planiranja obuke kadrova;

) sistematski rad sa rukovodećim kadrom, sa rezervom za nominaciju, koji treba da se zasniva na takvim organizacionim oblicima kao što su planiranje poslovne karijere, priprema kandidata za nominaciju individualni planovi, rotacija menadžera i specijalista, obuka na specijalnim kursevima i stažiranje na relevantnim pozicijama;

) intenziviranje aktivnosti kadrovskih službi za stabilizaciju radnih kolektiva, povećanje radne snage i društvena aktivnost radnici zasnovani na unapređenju socio-kulturnih i moralno-psiholoških podsticaja;

) obezbjeđivanje socijalnih garancija za radnike u oblasti zapošljavanja, koje zahtijevaju od kadrovskih radnika da poštuju proceduru zapošljavanja i prekvalifikacije otpuštenih radnika, obezbjeđujući im utvrđene beneficije i naknade;

) prelazak sa pretežno administrativno-komandnih metoda upravljanja kadrovima na demokratske oblike ocjenjivanja, selekcije i raspoređivanja, te široku javnost u kadrovskom radu.

Kadrovske službe preduzeća u savremenim uslovima postaju organi za organizaciono-metodološku podršku izbora i konkurentnosti, periodično izveštavanje funkcionera u radnim kolektivima, što će zahtevati od kadrovskih radnika da budu u stanju da primenjuju metode psihološkog testiranja, sociološke metode proučavanja javnog mnjenja, procene. kandidata koji se proučava za nominaciju od strane njegovih kolega, podređenih, itd.;

) jačanje kadrovskih službi kvalifikovanim stručnjacima, povećanje njihovog autoriteta, u vezi s tim postaje relevantno stvaranje sistema za obuku stručnjaka za kadrovske službe, njihovu prekvalifikaciju i usavršavanje;

U tom smislu, preporučljivo je identificirati u industrijama i regijama one naučne organizacije i konsultantske kuće koje će razvijati kadrovske probleme i pružati praktičnu pomoć kadrovskim službama.

) jačanje materijalne, tehničke, naučne i metodološke podrške kadrovskom radu je hitan zadatak većine preduzeća.

U uslovima nastanka tržišne ekonomije, ona se iz temelja otvara nova faza u razvoju kadrovskih službi sa kvalitativno različitim funkcijama i zadacima.

Takođe je potrebno imati na umu da je pored uspeha same organizacije, rad svakog njihovog odeljenja neraskidivo povezan sa kadrovskom službom, a poboljšanjem uslova rada kadrovske službe i njenih internih struktura unapređujemo i rad organizacije u cjelini.

Zaključak

Osoblje preduzeća se shvata kao celina zaposlenima razne stručne i kvalifikacione grupe zaposlene u preduzeću u skladu sa kadrovskim rasporedom, kao i radni vlasnici organizacije koji primaju plate u preduzeću (preduzeću).

S obzirom na to da osoblje igra glavnu ulogu u proizvodnom procesu, svako preduzeće mora razviti i implementirati kadrovsku politiku, koja uključuje: odabir i unapređenje kadrova; obuka kadrova i kontinuirana edukacija; zapošljavanje radnika sa skraćenim radnim vremenom; raspoređivanje radnika u skladu sa postojećim proizvodnim sistemom; stimulacija rada; unapređenje organizacije rada; stvaranje povoljnih uslova za rad zaposlenih u kompaniji.

Kadrovska politika treba da bude usmjerena na postizanje sljedećih ciljeva: stvaranje zdravog i efikasnog tima; povećanje nivoa kvalifikacija zaposlenih u preduzeću; stvaranje radne snage koja je optimalna u pogledu polne i starosne strukture, kao i nivoa kvalifikacija; stvaranje visokoprofesionalnog menadžerskog tima sposobnog da fleksibilno odgovori na promjenjive okolnosti, osjeti i implementira sve novo i napredno, te da gleda daleko naprijed.

Efikasnost korišćenja radne snage u preduzeću zavisi od strukture osoblja preduzeća – sastava osoblja po kategorijama i njihovog udela u ukupnom broju, kao i od funkcija koje ti kadrovi obavljaju.

Spisak korištenih izvora

1.Anisov, L. M. Organizacija rada kadrovskih službi / L. M. Anisov, I. I. Terekhov. - Minsk: Časta, inst. i predpr., 2009. - 55 str.

.Armstrong, M. Praksa upravljanja ljudskim resursima / M. Armstrong. - Sankt Peterburg: Peter, 2007. - 831 str.

.Beljacki, N. P. Menadžment osoblja: Udžbenik / N. P. Beljacki, S. N. Velesko, P. Reusch. - Minsk: Ekoperspektiva, 2007. - 352 str.

.Zaitsev, G. G. Menadžment osoblja: Udžbenik / G. G. Zaitsev. - Sankt Peterburg: North-West, 2008. - 346 str.

.Kulapov, M. N. Menadžment personala: za pomoć menadžeru početniku: Udžbenik / M. N. Kulapov. - Moskva: Daškov i K, 2008. - 190 str.

.Odegov, Yu. G. Menadžment osoblja / Yu. G. Odegov, P. V. Zhuravlev. - Moskva: Delo, 2007. - 290 str.

.Popov, S. G. Menadžment personala / S. G. Popov. - Moskva: Os-89, 2008. - 450 s

.Travin, V.V. Osnove upravljanja osobljem / V.V. Travin, V.A. Dyatlov. - Moskva: Infra-M, 2008. - 358 str.

.Fedorova, N.V. Menadžment osoblja organizacije / N.V. Fedorova, O. Yu. Minchenkova. - Moskva: KnoRus, 2007. - 415 str.

.Alekseenko, L. Struktura i osoblje kadrovskog odjela: individualni pristup / L. Alekseenko, L. Yanovskaya // Personalni službenik. Menadžment osoblja. - 2007. - br. 7. - Str. 104.

.Gutgarts, R. D. Metode dizajna osoblja / R. D. Gutgarts // Priručnik za upravljanje kadrovima. - 2007. - br. 12. - str. 9-10.

.Kilyakova, D. A. Kako organizovati rad kadrovske službe? / D. A. Kilyakova // Priručnik za upravljanje osobljem. - 2007. - br. 8. - Str. 80.

.Uspenskaya, E. A. Personalna služba / E. A. Uspenskaya // Imenik osoblja. - 2003. - br. 2. - Str. 12.

.Chikilevsky, V. O broju zaposlenih u kadrovskim službama / V. Chikilevsky, L. Kondratenko // Kadrovska služba. - 2008. - br. 4. - str. 25.

.Yanovskaya, L. Pravilnik o kadrovskom odjelu / L. Yanovskaya // Kadrovska služba. - 2009. - br. 3. - str. 32.

.Yanovskaya, Yu. M. Izgledi za razvoj kadrovskih usluga / Yu. M. Yanovskaya // Priručnik za upravljanje osobljem. - 2009. - br. 8. - Str. 79.

Uvod

1. Pojam, zadaci i funkcije kadrovske službe

2. Osnove HR službe

2.1 Pravilnik o odjelu za ljudske resurse

2.2 Opisi poslova zaposlenih u HR odjelu

2.3. Struktura i oblici kadrovske službe

2.4 Standardi rada za zaposlene u ljudskim resursima

3. Propisi koji uređuju pitanja HR administracija u Rusiji

4. HR dokumenti

4.1 Ugovor o radu

4.2 Nalozi za osoblje

4.3 Lična kartica zaposlenika

4.4 Historija zapošljavanja

4.5 Računovodstveni i kontrolni dnevnici i interna službena prepiska

Zaključak

Spisak korištenih izvora

Uvod

Tema nastavnog rada je “Organizacija rada kadrovske službe”.

HR usluga je vizit karta preduzeća. Prvi korak čoveka u preduzeću je kadrovska služba. I u ljudskoj je prirodi da pamti početak i kraj raznih događaja. Ovo su utvrdili psiholozi. Za svaku osobu samo trebate pronaći svoje mjesto. Na jednom mjestu je zaposlenik neefikasan, a na drugom je genije. U svakom se mogu pronaći sposobnosti koje će omogućiti osobi da maksimalno efikasno radi u određenoj oblasti.

Relevantnost teme opravdava se činjenicom da će neophodno zapošljavanje kadrova, racionalnost selekcije i plan kadrovske strategije, potreban broj kadrova zavisiti od pravilne organizacije aktivnosti kadrovskih službi, tako da će u budućnosti bilo bi u stanju da sprovodi kadrovsku politiku bez dopuštanja smanjenja broja zaposlenih ili otpuštanja.

Svrha ovog kursa je analiza organizacije HR službe u preduzeću.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

identifikovati zadatke i funkcije kadrovske službe preduzeća;

proučavanje i analiziranje regulatornih dokumenata kojima se reguliše rad Odeljenja za ljudske resurse;

istražiti karakteristike kadrovske dokumentacije.

Predmet proučavanja je kadrovska služba organizacije.

Predmet rada su dokumenti koji regulišu rad kadrovske službe organizacije.

Rad na kursu sastoji se od uvoda, četiri poglavlja, zaključka, popisa korištenih izvora i dodatka.

1. Pojam, zadaci i funkcije kadrovske službe

Kadrovska služba (služba za upravljanje kadrovima) je strukturna jedinica ovlaštena za obavljanje kadrovskog upravljanja i organizaciono-metodološkog upravljanja poslovima upravljanja kadrovima koji se sprovode u preduzeću.

Trenutno HR službe mogu obavljati sljedeće funkcije:

· planiranje radne snage - utvrđivanje kadrovskih potreba u zavisnosti od strategije organizacije, traženje stručnjaka, stvaranje kadrovske rezerve;

· obezbjeđivanje kadrova - izbor kandidata i izbor kadrova iz rezervnog sastava;

· organizacija kancelarijskog rada - priprema i izvođenje kadrovske dokumentacije (ugovori, nalozi, radne knjižice i sl.), organizacija rada sa njima (registracija, kontrola, tekuće čuvanje, nomenklatura predmeta, ispitivanje vrednosti, priprema i prenošenje u skladište u arhiva);

· sprovođenje sertifikacije zaposlenih u organizaciji;

· obuka, prekvalifikacija i usavršavanje kadrova;

· analiza kretanja i fluktuacije osoblja;

· prepoznavanje društvenih tenzija u timu i njihovo ublažavanje;

· koordinaciju rada na stabilizaciji uslova rada i poštivanje sigurnosnih mjera;

· upravljanje disciplinom.

Posljednjih godina predloženo je da funkcije kadrovske službe uključuju organizaciju nagrađivanja, što podrazumijeva certificiranje radnih mjesta, utvrđivanje strukture nagrađivanja i strukture naknada, sistem indikatora rada i analizu tržište rada.

Glavni zadaci kadrovskog rada u preduzeću mogu se podijeliti u sljedeća područja:

.Računovodstveni i kontrolni pravac kadrovskog rada uključuje rješavanje sljedećih glavnih zadataka:

· zapošljavanje radnika u preduzeću;

· računovodstvo zaposlenih;

· otpuštanje zaposlenih;

· rad sa privremeno odsutnim radnicima preduzeća (oni na godišnjem odmoru, odsutni zbog bolesti, otišli na službena putovanja i sl.).

2. Planski i regulatorni pravac:

· izbor (traženje i odabir) radnika za preduzeće;

· zapošljavanje zaposlenih u preduzeću;

· preseljenje zaposlenih u preduzeću;

· ulazak na poziciju i prilagođavanje zaposlenih.

3. Izvještajno-analitički smjer kadrovskog rada:

· studija zaposlenih;

· procjena učinka zaposlenih;

· analitički rad;

· priprema izveštaja.

4. Usmjeravanje koordinacije i informisanja:

· stručno osposobljavanje (osposobljavanje i prekvalifikacija) radnika;

· organizovanje prijema zaposlenih u preduzeću (o službenim i ličnim stvarima);

· rad sa pisanim zahtevima zaposlenih u preduzeću;

· arhivski i referentni rad.

5. Organizaciono-metodološki smjer:

· dokumentovanje aktivnosti zaposlenih u preduzeću;

· kadrovski rad u odjeljenjima preduzeća;

· HR planiranje;

· upravljanje kadrovskim radom.

Svi zadaci HR odjela određeni su specifičnostima rada organizacije, uzimajući u obzir:

· veličina organizacije;

· usmjeravanje poslovanja (proizvodnja, trgovina, pružanje usluga stanovništvu);

· strateški ciljevi organizacije;

· faza razvoja organizacije;

· broj osoblja;

· prioritetni zadaci rad sa osobljem.

Principi konstrukcije savremeni sistem upravljanje osobljem smatraju se:

· efikasnost odabira i raspoređivanja zaposlenih;

· pravičnost nagrađivanja i motivacije, nagrada ne samo za pojedinačna već i kolektivna postignuća;

· unapređenje zaposlenih u skladu sa rezultatima rada, kvalifikacijama, sposobnostima, ličnim interesima i potrebama organizacije;

· brzo i efikasno rešenje lične probleme.

Rad kadrovskih službi ima dva pravca: taktički i strateški.

U okviru taktičkog pravca obavlja se stalni kadrovski rad:

· analiza stanja i planiranje kadrovskih potreba, izrada rasporeda kadrova, regrutacija, procjena i odabir kadrova;

·testiranje;

· planiranje trenutnih kadrovskih kretanja i otpuštanja, tekuće računovodstvo i kontrolu, obuku, prekvalifikaciju i usavršavanje, formiranje rezerve za unapređenje, promociju organizacionih vrijednosti i edukaciju kadrova u njihovom duhu.

Osnovnom djelatnošću kadrovskih službi smatra se formiranje radnih resursa: planiranje potreba za njima i organizovanje praktičnih aktivnosti za zapošljavanje kadrova, rješavanje sukoba i provođenje socijalne politike.

Suština kadrovskog rada je da se utvrdi šta tačno, ko, kako i uz koju pomoć treba da se uradi u praksi u datom trenutku u oblasti upravljanja kadrovima. Rješenje ovih svakodnevnih zadataka zasniva se na administrativnim metodama.

Strateški pravac rada kadrovskih službi usmjeren je na formiranje kadrovske politike organizacije - sistema teorijskih pogleda, ideja, zahtjeva, praktičnih aktivnosti u oblasti rada sa osobljem, njegovih glavnih oblika i metoda.

Na osnovu ovog poglavlja možemo primetiti da je kadrovska služba obavezna karika u organizaciji preduzeća i da zadaci kadrovske službe zavise od oblasti delatnosti preduzeća. I pravilna organizacija vođenja kadrovske evidencije je ključ prosperiteta preduzeća, ali rad kadrovske službe nije ograničen samo na računovodstvo i statistiku, jer je ona osnova za analizu i planiranje potencijala preduzeća.

2. Osnove HR službe

1 Pravilnik o odjelu ljudskih resursa

Jedna od prvih faza u organizovanju rada preduzeća je izrada pravilnika o kadrovskoj službi. Sadrži zadatke, funkcije, prava i odgovornosti osoblja organizacije.

· Pravilnik o odjelu ljudskih resursa uključuje nekoliko odjeljaka:

· opšte odredbe;

·zadaci;

·struktura;

funkcije;

· odnosi sa drugim odeljenjima preduzeća;

· prava;

· odgovornost.

Odjeljak „Opšte odredbe“ ukazuje na podređenost odjela za ljudske resurse direktoru preduzeća.

Odjeljak „Zadaci“ sadrži jasno formulisana područja djelatnosti odjela, od kojih su najvažnije organizacija rada radi odabira, raspoređivanja i korištenja radnika i specijalista; formiranje stabilnog radnog tima; stvaranje rezerve; organizacija sistema kadrovskog računovodstva.

U odeljku „Struktura“ se navodi postupak izrade i odobravanja strukture odeljenja, njegovog brojnog sastava, oblasti rada i dodeljenih odeljenja odeljenja.

Odjeljak „Funkcije“ govori o funkcionalnim odgovornostima u oblasti kadrovskog rada:

· razvoj kadrovskih planova;

· registraciju prijema, premeštaja i otpuštanja zaposlenih u skladu sa radnim zakonodavstvom;

· računovodstvo osoblja preduzeća;

· čuvanje i popunjavanje radnih knjižica, vođenje kancelarijske radne dokumentacije;

· kontrolu izvršenja od strane šefova odjeljenja naredbi i uputstava za rad sa kadrovima;

· proučavanje kretanja osoblja, analiziranje fluktuacije osoblja, razvijanje mjera za njegovo otklanjanje;

· analiza sastava i poslovnih kvaliteta stručnjaka preduzeća u svrhu njihove racionalne upotrebe;

· stvaranje uslova za unapređenje obrazovnog i kvalifikacionog nivoa specijalista;

· rad na stvaranju rezerve za nominacije;

· priprema prijedloga za poboljšanje smještaja i korištenja radnika;

· priprema i sistematizacija materijala za sertifikacionu komisiju;

· priprema materijala za obezbjeđivanje radnika, specijalista i namještenika za poticaje i nagrade;

· preduzimanje mjera za zapošljavanje otpuštenih radnika;

· praćenje i upućivanje zaposlenih u kadrovskoj službi;

· organizovanje kontrole stanja radne discipline i pravilnika o radu;

· Održavanje svih izvještavanja o kadrovskim pitanjima.

Odeljak „Odnosi sa drugim odeljenjima preduzeća“ sadrži spisak dokumenata koje prima kadrovska služba, i dokumenata koja se šalju iz kadrovske službe drugim odeljenjima.

Od ostalih odjela, kadrovska služba prima prijave za prijem radnika i namještenika, prijedloge poticaja i rasporede godišnjih odmora.

Odeljenjima za kadrove dostavljaju se informacije o prekršiteljima radne discipline, kopije naloga o prijemu u radni odnos, premještaju unutar preduzeća, otpuštanju kadrova, promjenama u propisima o radu, te informacije o pitanjima radne discipline.

Odjeljak „Prava“ ukazuje na glavne ovlasti odjela za ljudske resurse:

· pravo da od svih odjela preduzeća zahtijevaju materijale potrebne za potpun rad odjela za ljudske resurse;

· pravo na prijem zaposlenih u preduzeću po pitanju prijema, preseljenja i otpuštanja;

· pravo na komunikaciju sa drugim organizacijama o pitanjima odabira osoblja;

· pravo da od drugih službi zahtevaju obavezno sprovođenje onih uputstava koja su predviđena propisima o kadrovskoj službi.

Odeljak „Odgovornost“ utvrđuje odgovornost rukovodioca kadrovske službe za obavljanje poslova dodeljenih odeljenju i odgovornost službenika odeljenja, što je utvrđeno opisom poslova.

2.2 Opisi poslova zaposlenih u HR odjelu

Opis posla službenika Odjela za ljudske resurse, kao i svaki drugi opis posla, u skladu sa stavom 5 Rezolucije Ministarstva rada Ruske Federacije od 9. februara 2004. br. 9 „O odobravanju Procedure za primjenu Jedinstveni kvalifikacioni imenik pozicija menadžera, specijalista i zaposlenih” sastoji se od tri odeljka: „Poslovne obaveze”, „Uslovi znanja” i „Kvalifikacioni zahtevi”.

Dužnosti šefa HR odjela su:

· upravljanje radom odjela;

· obezbjeđivanje izvođenja radova;

· izrada potrebne dokumentacije, predloga, preporuka, uputstava;

· osiguranje racionalne upotrebe materijalnih, finansijskih i tehničkih sredstava;

· obavljanje poslova zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu;

· osiguranje racionalne raspodjele posla između službenika odjeljenja;

· stvaranje uslova za usavršavanje kadrova;

· praćenje usklađenosti zaposlenih sa internim propisima o radu, sigurnosnim pravilima i propisima, proizvodnom i radnom disciplinom;

· davanje prijedloga za nagrađivanje istaknutih radnika i izricanje kazni za prekršioce proizvodne i radne discipline;

· osiguravanje pripreme zakonskog izvještavanja.

Šef odjela ljudskih resursa mora znati:

· rješenja, naredbe, naredbe, druga upravna i podzakonska akta viših i drugih organa u vezi sa radom odjeljenja;

· osnove ekonomije, organizacije rada i upravljanja;

· interni propisi o radu;

· pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitacije i zaštite od požara.

U budžetskim organizacijama postoje kvalifikacijski uslovi za određivanje plata. Na primjer, visoko stručno obrazovanje i najmanje 5 godina radnog iskustva u relevantnoj oblasti. Za komercijalne organizacije takvi zahtjevi mogu poslužiti samo kao smjernica pri određivanju plata.

Po pravilu, kadrovska tabela Odjeljenja za ljudske resurse uključuje sljedeće pozicije: šef odjela za ljudske resurse; HR inspektor; psiholog; HR specijalista i drugi.

2.3. Struktura i oblici kadrovske službe

Organizacioni oblici kadrovske službe mogu biti sljedeći:

· kadrovsko odjeljenje;

· Menadžment osoblja;

·Odjel za ljudske resurse;

· Odjel za ljudske resurse;

kadrovski centar

Kancelarijske poslove u kadrovskoj službi može obavljati jedno lice - kadrovski inspektor (rukovodilac) ili sekretarica rukovodioca.

Prilikom odabira organizacijskog oblika kadrovske službe, menadžer mora razumjeti da je njegova odluka određena kadrovskim nivoom organizacije.

U zavisnosti od broja zaposlenih, organizacije se mogu podeliti u tri kategorije:

)Veliki, kada organizacija ima nekoliko stotina (hiljada) zaposlenih;

)Srednji, kada broj zaposlenih ne prelazi tri stotine ljudi;

)Mali, sastoji se od nekoliko zaposlenih.

IN velike organizacije, posebno u onima koje imaju podružnice u regijama Rusije, preporučuje se stvaranje kadrovskih odjela, upravljanja osobljem i srednjih kadrovskih odjela. U malim organizacijama rad sa kadrovskom dokumentacijom može se povjeriti kadrovskim inspektorima (menadžerima) ili sekretaricama rukovodioca. U ovom slučaju, obavljanje ove funkcije mora se odraziti u opisu poslova inspektora ili sekretara.

Struktura kadrovske službe i njena popunjenost zavise od niza faktora, od kojih su glavni:

industrijska pripadnost preduzeća;

mjesto preduzeća u privredi (svjetski nivo, državni, regionalni, lokalni);

nivo centralizacije upravljanja;

vrsta preduzeća (lokalno preduzeće, holding);

definisanje ekonomskih pokazatelja;

broj zaposlenih u preduzeću;

koncept upravljanja osobljem;

kadrovska politika (prioriteti, strategija, taktika);

stanje regionalnog tržišta rada;

dostupnost regionalne obrazovne infrastrukture;

spol i starost zaposlenih;

tehnološke karakteristike proizvodnje;

stepen stručne osposobljenosti specijalista kadrovske službe.

U zavisnosti od veličine određene organizacije, razlikuju se sledeći organizacioni oblici kadrovskog rada:

· nezavisna strukturna jedinica koja je direktno podređena rukovodiocu organizacije ili njegovom zamjeniku;

· obavljanje HR funkcija od strane pojedinog zaposlenika organizacije;

· Obavljanje HR funkcija u kombinaciji sa drugim poslovima.

IN mala preduzeća(do 100 ljudi) dovoljna su dva HR djelatnika; u srednjim organizacijama (do 500 ljudi) preporučljivo je stvoriti HR odjel od tri do četiri HR stručnjaka; u većim kompanijama (preko 1.500 ljudi) od sedam do deset zaposlenih u ljudskim resursima.

Slika 1 – Struktura kadrovske službe preduzeća

U interakciji s drugim odjelima organizacije, kadrovska služba od njih prima prijave za zapošljavanje radnika i stručnjaka, prijedloge poticaja, rasporede odmora itd.

Iz kadrovske službe odjeljenjima se šalju:

) podatke o prekršiteljima radne discipline;

2)kopije naloga o prijemu novih radnika, kretanju unutar organizacije, otpuštanju zaposlenih;

)kopije naloga za donošenje (izmjenu) pravilnika o radu;

)informacije vezane za pitanja poštivanja radne discipline.

Od računovodstva, kadrovska služba dobija kadrovske rasporede, obračune radne snage, potvrde o platama za upis starosnih, invalidskih, porodičnih i dr.

Zauzvrat, kadrovska služba dostavlja računovodstvu podatke o broju zaposlenih, izostancima, fluktuaciji osoblja, satnicama, nalozima za prijem, premještanje i otpuštanje, listovima privremene nesposobnosti za plaćanje, informacije o redovnim odmorima zaposlenih itd.

Kadrovska služba, po pravilu, ima sljedeća ovlaštenja:

· zahtijevaju od svih odjela organizacije da dostave materijale potrebne za njen rad;

· prihvata zaposlene i organizacije po pitanju preseljenja i otpuštanja;

· komunicirati sa drugim organizacijama po pitanju selekcije kadrova;

· zahtijevaju od drugih službi obavezno sprovođenje onih uputstava koja su predviđena propisima o kadrovskoj službi.

Pravilnikom o kadrovskoj službi utvrđena je odgovornost rukovodioca kadrovske službe za obavljanje poslova poverenih službi i odgovornost službenika u službi, što je utvrđeno opisom poslova.

2.4 Standardi rada za zaposlene u ljudskim resursima

Za zaposlene u kadrovskim službama, kao i za zaposlene u drugim strukturnim odjelima organizacije, Zakon o radu Ruske Federacije jamči:

· pomoć države sistemskoj organizaciji propisa o radu;

· korišćenje sistema standardizacije rada koje utvrđuje poslodavac uzimajući u obzir mišljenje izabranog sindikalnog organa ili utvrđene kolektivnim ugovorom.

Standardi rada (standardi rada) su standardi za proizvodnju, vrijeme i usluge. Ustanovljavaju se za radnike u skladu sa dostignutim nivoom tehnologije, proizvodnje i organizacije rada. Poslodavac je dužan obezbijediti normalnim uslovima da zaposleni ispune standarde proizvodnje. Zakon o radu Ruske Federacije (članovi 159, 160, 163) definira šta se primjenjuje na sljedeće uslove:

· dobro stanje prostorija, objekata, mašina, tehnološke opreme i opreme;

· blagovremeno obezbjeđivanje tehničke i druge dokumentacije neophodne za rad;

· odgovarajući kvalitet materijala, alata, drugih sredstava i predmeta potrebnih za obavljanje poslova, njihovo blagovremeno obezbjeđivanje zaposlenom;

· uslove rada koji ispunjavaju uslove zaštite rada i bezbednosti proizvodnje.

Standardi proizvodnje za svakog zaposlenog u HR-u, u skladu sa njegovim radnim obavezama, kao i broj zaposlenih u HR-u mogu se izračunati korištenjem „Međuindustrijskih konsolidovanih vremenskih standarda za kadrovske i kadrovsko računovodstvene poslove“.

U ovom poglavlju smo saznali da je osnova aktivnosti kadrovske službe organizovan rad zaposlenih u preduzeću, uključujući i kadrovske službe. Identificirali smo funkcije za koje je odgovorna kadrovska služba i odnos sa drugim odjelima u organizaciji. Upoznali smo se i sa hijerarhijom u kadrovskoj službi.

3. Regulatorni akti koji regulišu pitanja upravljanja kadrovskom evidencijom u Rusiji

Tabela 1 - Akti kojima se reguliše postupak rada sa kadrovskom dokumentacijom:

Br Naziv dokumenta i datum njegovog odobrenja Korisne informacije za zaposlenika kadrovske službe 1 Zakon o radu Ruske Federacije (Kodeks rada Ruske Federacije). Prihvaćeno Državna Duma RF 21. decembra 2001. Zakon o radu Ruske Federacije u oblasti dokumentacije: - Ustanovljava obaveznu primjenu niza pravnih akata; pravilnik o unutrašnjem radu, raspored godišnjih odmora i dr. (čl. 123, 190, itd.). - Utvrđuje dokumente kojima se dokumentuju kadrovski postupci: prijem u radni odnos, premeštaj, raskid ugovora o radu, godišnji odmori, stimulacije i kazne za zaposlene (čl. 67, 68, 84 i dr.). - Utvrđuje rokove za obradu dokumenata i proceduru upoznavanja zaposlenih iz 9. čl. 14, 67, 68) - Uvodi obaveznu izradu dokumenata kojima se treba urediti postupak prenosa ličnih podataka zaposlenih (član 88). - Uspostavlja proceduru za odobravanje dokumenata ili uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela (članovi 8, 136, 190, itd.).2Savezni zakon od 20. februara 1995. br. 24-FZ „O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“ (Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije. 1995. br. 8. Član 609.) Pojačava obavezu dokumentovanja informacija i uspostavlja obavezu davanja informacija vladinim agencijama. Član 5. Dokumentacija informacija Dokument primljen iz automatizovanog informacionog sistema dobija pravnu snagu nakon što ga potpiše službeno lice na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije. Član 15. Dužnosti i odgovornosti vlasnika informacionih resursa Vlasnik informacionih resursa je zakonski odgovoran za kršenje pravila za rad sa informacijama na način propisan zakonodavstvom Ruske Federacije.3 Federalni zakon „O akcionarskim društvima“ (član 89) i Federalni zakon „O ograničenoj odgovornosti Privredna društva” (član 50) Utvrditi odgovornosti privrednih društava za čuvanje dokumenata i njihov sastav. Zakon utvrđuje ne samo obavezu čuvanja dokumenata na lokaciji svog izvršnog organa, već i obavezu prenošenja dokumenata u državno skladište. “Kompanija je odgovorna za organizovanje dokumenata i mora da obavlja poslove na njihovom očuvanju u skladu sa uputstvima i preporukama arhivskih organa Ruske Federacije.”4 Uredba Vlade Ruske Federacije br. 225 od 16. aprila 2003. “Na radnim knjižicama.” Rešenje Ministarstva rada i društveni razvoj RF od 10. oktobra 2003. br. 69 “O odobravanju uputstva za popunjavanje radnih knjižica” Utvrđuje pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima. Utvrđuje obrazac radne knjižice i obrazac uloška u radnu knjižicu, kao i opšti postupak vođenja istih.5 Standardna uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršna vlast, odobren od strane Federalne arhivske službe Rusije 27. novembra 2000. Uputstva sadrže osnovne zahtjeve za obrasce dokumenata, sastav detalja i njihov dizajn. Pored pravila za obradu dokumenata, ovdje se razmatraju i pitanja tehnologije obrade i postupaka skladištenja. Može se koristiti u privrednim organizacijama za izradu internih uputstava za kancelarijski rad 6 Album objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun i plaćanje rada. NIPI statinform Goskomstat Rusije, 2004. Jedinstveni oblici primarne računovodstvene dokumentacije primenjuju se na pravna lica svih organizaciono-pravnih oblika i oblika svojine, a za računovodstvo korišćenja radnog vremena i obračuna sa osobljem za plate - na pravna lica svih Organizacioni i pravni oblici i oblici svojine, osim za budžetske institucije.7 Spisak standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja. Rosarhiv. 2000. Sadrži spisak gotovo svih mogućih reorganizacija dokumenata, navodeći periode njihovog čuvanja 8GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata.” Savjetodavne je prirode. Definiše Opšti zahtjevi na pripremu dokumenata i sastavljanje njihovih detalja9 Osnovna pravila za rad arhiva organizacija. Odobren odlukom Upravnog odbora Rosarhiva 6. februara 2002. Glavni dokument kojim se uspostavlja sistem skladištenja dokumenata u kancelariji i arhivi. Oni reguliraju tehnologiju čuvanja dokumenata, sadrže zahtjeve za nomenklaturu dosijea, uspostavljaju postupak za njihovo sastavljanje, koordinaciju, odobravanje, korištenje i skladištenje.10 Sveruski klasifikator radničkih profesija, radnih mjesta i tarifnih kategorija OK 016-94 ( OK PDTR). Omogućava kodiranje upitnika-biografskih podataka o zaposlenima, informacija o obrazovanju, poziciji i sl. Koristi se za popunjavanje brojnih računovodstvenih obrazaca (T-2) koji se koriste u kadrovskoj službi.11 Sve- Ruski klasifikator obrazovnih specijalnosti OK 009-93 (OKSO). Dizajniran za kodiranje informacija o specijalnostima, specijalizacijama, oblastima znanja (nauka), oblastima obuke 12 Sveruski klasifikator informacija o stanovništvu (OKIN). Koristi se za pripremu upitnici, lični listovi, lične T2 kartice i drugi računovodstveni obrasci. Ispunjavanje podataka o dobi, državljanstvu, nacionalnosti, jezicima naroda Ruske Federacije i strani jezici, stepen znanja jezika, bračno stanje itd. mora odgovarati formulaciji sadržanoj u klasifikatoru.13 Jedinstvena knjižica kvalifikacija za radna mjesta, rukovodioce, specijaliste i zaposlene Stvara osnovu za izradu opisa poslova.14 Međuindustrijska integrisani vremenski standardi za regrutaciju i kadrovsko knjigovodstveni rad.Rok njegovog djelovanja - do 1996. godine, ipak se može koristiti kao metodološka osnova za izračunavanje potrebnog broja zaposlenih u kadrovskoj službi. To je nekako Toolkit za utvrđivanje troškova radnog vremena za rad kadrovske službe. Takođe služi i za opravdanje broja zaposlenih u ljudskim resursima. Osim toga, sadrži popis svih potrebnih dokumentacijskih operacija, utvrđuje redoslijed rada s dokumentima, utvrđuje tehnologiju registracije dokumenata i postupak njihovog skladištenja. Sadrži preporučene obrasce za prijem i evidentiranje kadrova, uključujući registre za upis obveznika vojnog roka.15 Rešenje Savezne komisije za tržište hartija od vrijednosti od 16. jula 2003. godine broj 03-33/PS o davanju saglasnosti na pravilnik o postupku i uslove čuvanja dokumenata akcionarskih društava Utvrđuje postupak čuvanja i uništavanja dokumenata u društvima akcionarskih društava.16Savezni zakon od 27. jula 2006. br. 152-FZ “O ličnim podacima”. Uređuje odnose u vezi sa obradom ličnih podataka pravnih lica koristeći ili bez upotrebe alata za automatizaciju. Utvrđuje postupak za primanje, čuvanje, obradu, korišćenje i prenos ličnih podataka zaposlenih (uključujući i).

Neki od ovih dokumenata se odnose na državne i budžetske organizacije, ali u nedostatku regulatornog okvira, preporučuju se za upotrebu u komercijalnim organizacijama i mogu se koristiti kao metodološka pomoć u pripremi lokalnih akata organizacije.

Nakon procesa upoznavanja sa propisima koji regulišu pitanja vođenja kadrovske evidencije u Rusiji, mogu zaključiti da je broj ovih akata sasvim dovoljan za usklađen rad organizacije kadrovske službe.

Službenik računovodstva za upravljanje kadrovskom evidencijom

4. HR dokumenti

Djelatnost kadrovske službe organizacije sastavni je dio tako važne i izuzetno odgovorne oblasti kao što je dokumentovna podrška menadžmentu. Postoji određeni regulatorni i metodološki okvir koji reguliše ispravnost izvođenja dokumenata, organizaciju toka dokumenata u organizaciji itd.

Pojmovi “kadrovska dokumentacija” ili “kadrovska dokumentacija” označavaju niz dokumenata koji sadrže informacije o zaposlenima u preduzeću i aktivnostima kadrovske službe: lična i računovodstvena dokumenta, organizaciona i administrativna, planska i izvještajna i statistička dokumenta. Kadrovska dokumentacija je primarni izvor informacija o radnom iskustvu građana iu tom smislu je u direktnoj vezi sa obezbjeđivanjem njihovih ustavnih prava.

Kadrovska dokumentacija spada u kategoriju dokumenata dugoročnog čuvanja.

HR dokumenti su podijeljeni u sljedeće kategorije:

· Kadrovska dokumentacija (nastaje u procesu kadrovske službe ispunjava svoje obaveze za dokumentovanje rada sa kadrovima. Kadrovska dokumentacija je uvek „vezana” za konkretnog zaposlenog i odražava specifičnosti njegovog položaja (profesije), uslova zaposlenja, rezultata rada itd. . .).

· Izvršni dokumenti (ova vrsta internih dokumenata uključuje naredbe i direktive rukovodioca. Uz njihovu pomoć, rukovodilac organizacije vrši ovlašćenja za upravljanje organizacijom predviđena statutom ove organizacije. Nalozi prvog službenika kompanije su podijeljeni u dvije nezavisne grupe).

· Dokumenti koji potvrđuju radnu istoriju zaposlenog (svrha ovih dokumenata je da što preciznije odražavaju radno iskustvo zaposlenog).

· Informativni i obračunski dokumenti (koje vodi kadrovska služba radi evidentiranja ličnih podataka zaposlenih, radi osiguranja informacija u vezi sa njihovim radnim aktivnostima).

Takođe je važno znati da su trenutno na snazi ​​sljedeći jedinstveni obrasci za kadrovsku evidenciju, čije održavanje, u skladu sa klauzulom 2 Rezolucije Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. godine, br. je obavezan za sve organizacije koje djeluju na teritoriji Ruske Federacije, bez obzira na oblike vlasništva:

ugovor o radu;

br. T-1 - naredba (uputstvo) o prijemu radnika u radni odnos;

br. T-1a - naredba (uputstvo) o prijemu radnika u radni odnos;

br. T-2 - lična karta radnika;

br. T-2GS (MS) - lična karta državnog (opštinskog) namještenika;

br. T-3 - kadrovska tabela;

broj T-4 - matična karta naučnog, naučnog i pedagoškog radnika;

br. T-5 - nalog (uputstvo) o premještaju radnika na drugo radno mjesto;

br. T-5a - naredba (uputstvo) o premještaju radnika na drugo radno mjesto;

br. T-6 - naredba (uputstvo) o davanju odsustva zaposleniku;

br. T-6a - naredba (uputstvo) o davanju odsustva zaposlenima;

br. T-7 - raspored odmora";

broj T-8 „Naredba (uputstvo) o otkazu (prestanku) ugovora o radu sa zaposlenikom (otpuštanje);

br. T-8a - naredba (uputstvo) o otkazu (raskidu) ugovora o radu sa zaposlenima (otpuštanje);

br. T-9 - nalog (uputstvo) za upućivanje službenika na službeni put;

br. T-9a - naredba (uputstvo) o upućivanju radnika na službeni put;

br. T-10 - putni list;

broj T-10a - službeni zadatak za upućivanje na službeni put i izvještaj o izvršenju;

br. T-11 - naredba (uputa) za podsticanje radnika;

br. T-11a - naredba (uputstvo) o poticanju zaposlenih;

br. T-12 - radni list i obračun zarada;

br. T-13 - satnica;

br. T-49 - obračun plaća;

br. T-51 - uplatnica;

br. T-53 - platni spisak;

broj T-53a - platni spisak;

br. T-54 - lični račun;

br. T-54a - lični račun (svt);

br. T-60 - napomena-obračun o davanju odsustva zaposlenom;

br. T-61 - napomena-obračun pri otkazu (prestanku) ugovora o radu sa zaposlenikom (otkaz);

br. T-73 - akt o prijemu poslova obavljenih po ugovoru o radu na određeno vrijeme zaključenom za vrijeme trajanja određenog posla.

4.1 Ugovor o radu

Ugovor o radu zaključuje se u pisanoj formi između zaposlenog i uprave koju predstavlja rukovodilac preduzeća i sadrži glavne podatke:

naziv dokumenta;

mjesto sastavljanja;

Ugovor se sastavlja u dva primerka, jedan ostaje preduzeću, a drugi se daje zaposlenom.

4.2 Nalozi za osoblje

Kadrovski nalozi su najvažniji dokument koji se izrađuje u procesu dokumentovanja funkcija kadrovske službe. Nalozima se formalizuje zapošljavanje, premeštaj i otpuštanje zaposlenih; odobravanje godišnjih odmora, poslovnih putovanja; promjene uslova rada i naknada, dodjela ocjena i promjene ličnih podataka; podsticaji i kazne.

Nalozi za osoblje se izdaju na osnovu pisanog obrazloženja (na primjer: izjava zaposlenika, vjenčani list u kojem je naznačena promjena prezimena zaposlenika, memorandum)

Lična izjava zaposlenog o prijemu, premještaju ili otpuštanju piše se rukom ili na memorandumu organizacije. U prijavi se navodi: naziv strukturne jedinice, naziv vrste dokumenta, datum, adresat (pozicija, prezime, inicijali rukovodioca), tekst, lični potpis, prepis potpisa. Zatim se uz prijavu stavlja rješenje upravnika i napomena da je dokument izvršen i poslan u predmet.

Tekst naredbe za osoblje nema navodni dio (glagol „naređujem“). Kadrovski nalozi počinju administrativnom radnjom. Prihvatiti, imenovati, premjestiti, razriješiti, promijeniti prezime, odobriti dopust.

Postoje pojedinačni i konsolidovani nalozi za osoblje. Pojedinačni sadrže podatke o jednom zaposlenom, dok konsolidovani sadrže podatke o više zaposlenih, bez obzira na to pod koje radnje upravljanja spadaju. Konsolidovani nalozi ne bi trebali sadržavati informacije s različitim periodima zadržavanja. Preporučljivo je istaknuti narudžbe za odmor i poslovna putovanja koja imaju kratak rok trajanja. Naredbe o nagradama i kaznama izdaju se na individualnoj osnovi.

Svaki paragraf naredbe za osoblje mora biti formulisan u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije.

Prilikom prijema u radni odnos utvrđuje se visina naknade (plata, bonus) i po potrebi uslovi zapošljavanja: na određeno vrijeme, sa probnim radom.

Prilikom prelaska na drugi posao, navodi se nova pozicija i odjel, vrsta premještaja, razlog premještaja (u skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije) i promjena plata.

Prilikom otpuštanja, razlog za otkaz, prema članovima Zakona o radu Ruske Federacije.

Prilikom odobravanja odsustva - njegovu vrstu, trajanje, datum početka i završetka.

Kada putujete na službeno putovanje - datum i trajanje službenog putovanja, odredište, naziv preduzeća.

Za nagrade i kazne - razlog i vrsta nagrade ili kazne.

Svaki paragraf naloga mora se završiti upućivanjem na pisanu osnovu za administrativnu radnju.

Nalozi koji se odnose na osoblje dostavljaju se zaposleniku uz potpis. Vize za upoznavanje zaposlenih mogu se nalaziti ili iza teksta svakog stava naredbe, ili iza potpisa rukovodioca.

Nacrt naredbe o kadru dogovara se sa službenicima, kao što su glavni računovođa, rukovodioci strukturnih odjeljenja, pravni savjetnik.

Nalozi za osoblje moraju biti registrovani. Upisna knjiga se koristi kao obrazac za registraciju. U upisnoj knjizi se navodi: datum i broj naloga, ko je potpisao nalog. Zbog razlike u rokovima trajanja narudžbi za osoblje, preporučuje se njihovo numerisanje prema sljedećem pravilu. Slovna oznaka dodaje se serijskom broju narudžbe (da se razlikuje od naloga za glavnu djelatnost).

Podaci sadržani u nalozima za osoblje (podaci o radu i podsticajima) unose se u radne knjižice.

Nalog (uputstvo) je jedan od jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije, čija je upotreba obavezna za sve organizacije. (Dodatak br. 1)

Naredba (uputstvo) o premještaju na drugo radno mjesto (Obrazac br. T-5) koristi se prilikom prijave prelaska radnika iz jedne strukturne jedinice u drugu. Popunjava zaposlenik ljudskih resursa u jednom primjerku. (Dodatak br. 2)

Naredbu (uputstvo) potvrđuje rukovodilac strukturne jedinice prethodnog i novog mjesta rada i potpisuje rukovodilac organizacije. Na osnovu ovog naloga, kadrovska služba pravi zabilješke u ličnom kartonu, radnoj knjižici i drugim dokumentima.

Na poleđini se upisuju zabilješke o neisporučenoj imovini i materijalnim sredstvima koja pripadaju zaposlenom na ranijem radnom mjestu.

Naredba (uputstvo) o odobravanju odsustva (Obrazac br. T-6) služi za formalizaciju godišnjih i drugih vrsta odmora koji se pružaju zaposlenima u skladu sa Zakonom o radu, važećim zakonima i propisima, kolektivni ugovor i rasporede odmora. (Dodatak br. 3)

Popunjava se u dva primjerka: jedan ostaje u odjelu ljudskih resursa, drugi se prenosi u odjel računovodstva. Potpisuje rukovodilac strukturne jedinice i rukovodilac organizacije.

Na osnovu naloga za odobravanje odsustva, kadrovska služba pravi zabilješke na ličnom kartonu zaposlenog, a računovodstvo obračunava dospjele plaće za odsustvo. Prilikom odobravanja neplaćenog odsustva, pored oznake broja dana odsustva stoji „bez plaće“. U odeljku „Obračunati“ u koloni 1, prazne linije označavaju mesece za koje su plaće obračunate.

4.3 Lična kartica zaposlenika

Lična karta (obrazac br. T-2) popunjava se u jednom primjerku na osnovu dokumenata (Prilog br. 4):

pasoši;

vojna iskaznica;

radna knjižica;

na osnovu ankete zaposlenih.

Slobodne linije mogu biti popunjene podacima prema nahođenju organizacije. Nakon popunjavanja rubrike „Opšte informacije“, osoba koja se prijavljuje za posao potpisuje ličnu kartu i stavlja datum završetka.

Takođe u odeljku 1 navode se nazivi i datumi diplomiranja druge obrazovne ustanove visokog ili srednjeg stručnog obrazovanja.

Kada popunjavate odeljak 2, zapišite vojna služba označavajući položaj.

U tački 3, uprava je dužna da upozna zaposlenog sa svakim upisom koji se izvrši na osnovu naloga uz prijem.

Prilikom popunjavanja odjeljka 4 „Ovjera“ lične karte popunjavaju se sve rubrike i kolone. Oni ukazuju na:

· datum certifikacije;

· odluka komisije, na primer: „premeštaj na radno mesto“, „poslati na usavršavanje“;

Kolona “Osnova” može biti prazna. Alternativno, može ukazivati ​​na nalog organizacije da pošalje zaposlenog na sertifikaciju ili nalog za odobravanje rezultata sertifikacije.

Podaci o usavršavanju evidentiraju se na osnovu dokumentacije koju dostavlja zaposleni.

Odjeljak 5 “Unaprijeđenje kvalifikacija” navodi:

· datum početka i završetka obuke;

· vrsta napredne obuke;

· naziv obrazovne ustanove, fakultet visokog obrazovanja obrazovne ustanove, fakultet u srednjoj stručnoj obrazovnoj ustanovi, zavod za usavršavanje, kursevi za usavršavanje pri ministarstvu, kursevi za usavršavanje u preduzećima, istraživačkim i projektantskim organizacijama, ustanovama visokog i srednjeg stručnog obrazovanja, zavodi za usavršavanje i njihovim ograncima);

· vrsta dokumenta (potvrda, identifikacija);

· kolona „Baze“ može biti prazna ili može ukazivati ​​na nalog organizacije da pošalje zaposlenog na naprednu obuku.

Slično, odeljak 6 sadrži informacije o stručnoj prekvalifikaciji, sa naznakom specijalnosti (smjer, profesija) u kojoj se prekvalifikacija odvija.

Prilikom popunjavanja odeljka 7 „Podsticaji i nagrade“ morate navesti vrste podsticaja koji se primenjuju na zaposlenog (kako na nivou organizacije tako i na nivou ministarstava i resora), kao i navesti državna priznanja.

U odeljku 8 „Odmor“ se vodi evidencija o svim vrstama odmora koji su zaposlenima pružili tokom perioda rada u organizaciji. Osnova za upis su nalozi za odobravanje odsustva.

Prilikom popunjavanja tabele za godišnji odmor na osnovu naloga, upisuje se samo datum početka godišnjeg odmora. Datum završetka godišnjeg odmora upisuje se nakon što se radnik vrati sa godišnjeg odmora. To je zbog činjenice da ako je zaposlenik pozvan nazad sa godišnjeg odmora ili je prekinut, u koloni „Datum završetka“ će biti naznačen datum kada se zaposlenik vraća na posao, a ne planirani datum završetka odmora kako je naređeno.

Odsustvo bez plaće se mora navesti u istoj tabeli. Uzima se u obzir pri obračunu radnog staža koji daje pravo na godišnji osnovni plaćeni odmor, jer prema čl. 121 Zakona o radu Ruske Federacije, ne uključuje vrijeme odobravanja neplaćenog odsustva zaposlenika ako njihovo ukupno trajanje prelazi 14 kalendarskih dana u toku radne godine.

U odeljku 9 „Socijalne beneficije“ treba da se navede lista beneficija i njihovih osnova koja se zaposlenima pružaju u skladu sa saveznim zakonom, podzakonskim aktima i lokalnim propisima organizacije.

Odjeljak 10 „Dodatne informacije“ popunjava se ako je potrebno:

· informacije o vanrednom (večernjem), dopisnom, eksternim odjelima institucija višeg i srednjeg stručnog usavršavanja (također treba navesti datume prijema u obrazovnu ustanovu i njenog diplomiranja);

· podatke o invalidu rada sa naznakom uvjerenja, grupe invaliditeta i datuma njenog osnivanja (promjene), uzroka invaliditeta;

· zaključak stručne komisije o uslovima i prirodi rada.

Nakon otpuštanja zaposlenog iz organizacije, unosi se u odjeljak XI osnova za otpuštanje,” što ukazuje na raščlanjivanje razloga za otpuštanje zaposlenog u skladu sa tačnom formulacijom datom u Zakonu o radu Ruske Federacije, datum razrješenja i broj rješenja o razrješenju.

Prilikom zatvaranja lične karte T-2, zaposlenik kadrovske službe stavlja svoj lični potpis sa prepisom i naznakom radnog mjesta. Na isti način potpisuje se i sam zaposlenik. U ovom slučaju, potpis zaposlenog potvrđuje njegovu saglasnost sa svim unosima u njegovu ličnu kartu.

4.4 Radna evidencija

Prema članu 66 Zakona o radu Ruske Federacije, radna knjižica utvrđenog obrasca je glavni dokument o radnoj aktivnosti i stažu zaposlenika. Tokom cijelog perioda aktivnosti zaposlenika u organizaciji, podaci o njemu se odražavaju u ovom dokumentu. (Prilog br. 5)

Rad sa radnim knjižicama i upisivanje u njih strogo je regulisan: prema čl. 66. Zakona o radu Ruske Federacije, obrazac, postupak vođenja i čuvanja radnih knjižica, kao i postupak izrade obrazaca radnih knjižica i dostavljanja istih poslodavcima utvrđuje Vlada Ruske Federacije.

Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 "O radnim knjižicama" odobren je oblik radne knjižice, oblik uloška u radnu knjižicu i pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, proizvodnju rada knjižice i dostavljanje ih poslodavcima. Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. br. 69 odobrena su uputstva za popunjavanje radnih knjižica.

Prema ovim pravilima, poslodavac je dužan da vodi radnu knjižicu za svakog zaposlenog koji je radio u organizaciji duže od pet dana, ako je posao za zaposlenog glavni. Zaposlenom koji prvi put stupa na posao izdaje se radna knjižica, koja se u njegovom prisustvu popunjava u roku od najviše nedelju dana od dana prijema. Poslodavac pojedinac nema pravo da vrši upis u radne knjižice zaposlenih, kao ni da izdaje radne knjižice zaposlenima koji se prvi put angažuju.

Kako bi se suzbila upotreba falsifikovanih radnih knjižica, Vlada Ruske Federacije je obavezala Ministarstvo finansija Ruske Federacije da odobri proceduru davanja poslodavcima novih obrazaca radne knjižice i uložaka u istu, a poslodavcima da osiguraju računovodstvo radne knjižice, kao i obrasci radne knjižice i priloga.

U radnu knjižicu upisuju se sljedeći podaci:

· o zaposlenom;

· o poslu koji obavlja;

· o premještaju na drugi stalni posao;

· o otpuštanju radnika;

· osnov za otkaz ugovora o radu;

· o nagradama za uspjeh u radu.

Podaci o kaznama se ne unose u radnu knjižicu, osim u slučajevima kada je disciplinska kazna otkaz.

Na zahtjev zaposlenog, podaci o radu sa nepunim radnim vremenom upisuju se u radnu knjižicu na glavnom mjestu rada na osnovu propratne isprave.

Sve upise o prijemu u radni odnos, premještaju na drugo stalno radno mjesto, otpuštanju, nagradama i stimulacijama uprava upisuje u radnu knjižicu nakon izdavanja naloga, a najkasnije u roku od nedelju dana, u slučaju otkaza - na dan otkaza. Upisi u radnu knjižicu moraju odgovarati tekstu naloga. Evidencija o razlozima za otkaz ugovora o radu mora biti sačinjena u strogom skladu sa tekstom Zakona o radu Ruske Federacije ili savezni zakon i link do relevantnog članka, paragrafa.

Prilikom upisa radne knjižice prvo se popunjava naslovna strana koja sadrži podatke o zaposlenom. Na osnovu pasoša ili izvoda iz matične knjige rođenih navode se prezime, ime i patronim i datum rođenja.

Obrazovanje – srednja, srednja stručna sprema ili viša – ukazuje se na osnovu dokumenata (uvjerenje, uvjerenje, diploma). Evidencija nepotpunog srednjeg ili nepotpunog visokog obrazovanja može se sačiniti i na osnovu relevantnih dokumenata.

Zvanje ili specijalnost upisuje se u radnu knjižicu na osnovu isprave o obrazovanju.

Nakon navođenja datuma popunjavanja radne knjižice, zaposlenik svojim potpisom potvrđuje da su uneseni podaci tačni.

Prvu stranicu radne knjižice potpisuje lice odgovorno za izdavanje radnih knjižica, a nakon toga se stavlja pečat organizacije na kojoj se radna knjižica prvi put popunjava.

Promjenu upisa u radne knjižice o prezimenu, imenu, patronimu i datumu rođenja vrši uprava na posljednjem mjestu rada na osnovu dokumenata (pasoš, izvod iz matične knjige rođenih, vjenčanje ili razvod braka, promjena prezimena, imena, patronima). ) i sa pozivom na broj i datum dokumenata.

Ove izmjene se vrše na prvoj stranici radne knjižice. Na primjer, prethodno prezime se precrtava jednim redom i upisuje novi podatak.

Unosi se vrše pažljivo, hemijskom olovkom, crne, plave ili ljubičasta.

U slučaju kada su popunjene sve stranice odgovarajućih rubrika u radnoj knjižici, radna knjižica se popunjava uloškom.

Uložak se ušiva u radnu knjižicu, popunjava i održava uprava preduzeća na mestu rada istim redosledom kao i radna knjižica.

Umetak bez radne knjižice je nevažeći.

Za svaki izdani uložak na vrhu prve stranice radne knjižice stavlja se pečat sa natpisom: „Uložak izdat“ i ovdje je naznačena serija i broj uloška.

Uz svaki upis u radnu knjižicu ili uložak, o prijemu u radni odnos, premještaju na drugo stalno radno mjesto i otpuštanju, uprava organizacije dužna je upoznati vlasnika knjige (uloška) sa potpisom u lični karton, obrazac broj T-2, u koji se nalazi tačan upis iz radne knjižice (uložak).

Prilikom otpuštanja radnika, sve radne evidencije koje su upisane u radnu knjižicu za vrijeme njegovog rada u organizaciji ovjeravaju se potpisom rukovodioca preduzeća ili lica koje on posebno ovlasti i pečatom preduzeća. Uprava je dužna da radniku, odnosno namješteniku izda njegovu radnu knjižicu na dan otkaza sa naznakom o otkazu.

4.5 Računovodstveni i kontrolni dnevnici i interna službena prepiska

U organizaciji se vode evidencije (knjige) za evidentiranje kadrovske dokumentacije (kadrovske naredbe, radne knjižice, lični dosijei, lične karte). Ispravno evidentiranje dokumenta (sa određenim brojem i oznakom na datum registracije) daje mu pravnu snagu (moć dokaza), uz pomoć koje poslodavac može pouzdano dobiti radni spor sa zaposlenim.

Služba za ljudske resurse registruje dokumentaciju o osoblju i koristi sljedeće registracione formulare ili ih vode druga ovlaštena lica:

· dnevnik upisa ugovora o radu;

· dnevnik naloga za prijem, premeštaj i otpuštanje zaposlenih;

· dnevnik naloga za odobravanje odsustva;

· dnevnik naloga za službena putovanja zaposlenih;

· dnevnik upisa putnih potvrda;

· dnevnik radnih zadataka;

· dnevnik registracije lokalnih propisa;

· knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i priloga za njih;

· knjiga prijema i izdataka za knjiženje obrazaca radnih knjižica i uložaka u nju;

· dnevnik naloga za nagrade i izricanje disciplinskih sankcija;

· dnevnik za izdavanje uvjerenja za osoblje;

· registar bolovanja;

· dnevnik industrijskih nesreća.

Obrasce nekih časopisa i knjiga odobravaju zvanični organi, dok druge forme razvija sama organizacija.

Na primjer, oblik knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i priloga za njih odobren je rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 10. oktobra 2003. godine. Br. 69. Dnevnik ličnih poslova ili dnevnik medicinskih pregleda nema preporučenu formu, pa ga izrađuje sama organizacija po sopstvenom nahođenju.

Prilikom organizovanja čuvanja kadrovskih dokumenata, prvo se uzima u obzir njihova socio-pravna priroda, jer se ti dokumenti uglavnom koriste za zadovoljenje društvenih i pravnih potreba građana (posebno za potvrdu radnog iskustva).

Interna korespondencija unutar organizacije se koristi za dokumentovanje svih kadrovskih odluka. Na primjer, da bi se zaposleni priveo disciplinskoj odgovornosti, potrebno je od zaposlenog dobiti objašnjenje.

Ako je riječ o nagrađivanju zaposlenog, njegov neposredni nadređeni šalje prijedlog za nagrađivanje zaposlenog rukovodiocu organizacije.

Korišćenje internog službena prepiska Postoji i zvanična razmjena mišljenja između službenika organizacije, između zvaničnika i menadžmenta organizacije.

U ovom poglavlju obavljen je rad na upoznavanju sa dokumentacijom kadrovske službe, a izvršena je i analiza i opis ovih dokumenata.

Zaključak

Obim i blagovremenost svih poslova zavisi od obezbedjenosti organizacija radnim resursima i efikasnosti njihovog korišćenja. Zato je uloga koju HR odjel u jednoj organizaciji igra toliko važna.

Jedna od najvažnijih funkcija organizacije rada HR službe je funkcija evidentiranja dokumenata koji regulišu realizaciju svih zadataka koji stoje pred HR menadžerima.

Problem rada sa elektronskim informacijama postaje hitan. Stoga je prvi korak u cilju poboljšanja kadrovske službe uvođenje informacione tehnologije u proces upravljanja, koja će kreirati arhive elektronskih baza podataka i kombinovati tokove elektronskih dokumenata.

Ključ uspjeha organizacije je efikasan kadar, zbog čega su stručnjaci traženi. Često HR menadžer postaje provodnik novih ideja, upoznaje menadžera sa naprednim metodama upravljanja kadrovima i rješava sva organizaciona pitanja.

Danas je za odjel za ljudske resurse važno ne samo da pravilno popuni kadrovsku dokumentaciju, već i da osigura pravovremeno popunjavanje upražnjenih radnih mjesta kako bi se obim proizvodnje održao na odgovarajućem nivou. Sistem upravljanja kadrovima mora biti planiran tako da se konstantno postiže povećanje radne snage preduzeća onih ljudi koji posjeduju dobra znanja i vještine i da takvih radnika ima sve više.

Kao rezultat rada, izvršeni su sljedeći zadaci: utvrđivanje suštine kadrovske službe preduzeća; proučavanje i analiza regulatornih dokumenata kojima se reguliše rad Odeljenja za ljudske resurse; proučavanje karakteristika kadrovske dokumentacije.

Nakon izvršenih zadataka postignut je cilj: analiza organizacije HR službe u preduzeću.

Spisak korištenih izvora

službenik za upravljanje kadrovskom evidencijom

1.Ustav Ruske Federacije - M.: Jurist, 2005.- 63 str.

2. Zakon o radu Ruske Federacije. Tekst sa izmjenama i dopunama od 01.09.2007. - M.: Eksmo, 2007. -272 str.

Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije. OK 011-93. Odobreno Uredbom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 229. Uređeno 17.12.2007.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“

Verkhovtsev A.V. Evidencija u kadrovskoj službi - M.: INFRA-M, 2001. - 35 str.

Vyalova L.M. Dokumentaciona podrška za rad kadrovske službe. Udžbenik za srednje stručno obrazovanje. - M.: Izdavačka kuća "Akademija", 2007. -189 str.

Grudtsyna L.Yu. Personalni službenik. 2. izdanje, prošireno i revidirano. - M.: Eksmo, 2007. -304pp.

Kirsanova M.V. Radna knjižica: nova pravila za održavanje i čuvanje. 2. izd., priređeno. - M.: OMEGA-L, 2006. -58 str.

Krasavin A.S. Dokumentovanje radnih aktivnosti zaposlenih. - M.: INFRA-M, 2006. -101s.

Kuznjecova T.V., Kuznjecov S.L. Vođenje kadrovske evidencije - M.: Knjižni servis, 2006. -144s.

Mitrofanova V.V. Pripremamo kadrovsku dokumentaciju: priručnik za praksu. - ed. 2., revidirano i prošireno. - M.: Izdavačka kuća "Alfa-Press". 2008. - 304 str.

Sankina L.V. Priručnik za vođenje kadrovske dokumentacije. 3. izdanje, prošireno i revidirano. - M.: M CFR, 2003. -98s.

Personal service //Wikipedia, The Free Encyclopedia

Upravljanje kadrovskom evidencijom //Siriniti. 2014

15. Lična karta radnika T-2 // Kadrovska pitanja.

Metodički materijali //Poslovni svijet.2014

Obrazac T-5 “Nalog za premještanje radnika na drugo radno mjesto” //HRMaximum

Organizaciono osoblje kao objekt upravljanja //ORGTM.ru. 2012

HR web stranica // 2013.

Radni resursi//Početni materijali online. 2014

Tutoring

Trebate pomoć u proučavanju teme?

Naši stručnjaci će savjetovati ili pružiti usluge podučavanja o temama koje vas zanimaju.
Pošaljite svoju prijavu naznačite temu odmah kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.