UlazPravilno upravljanje ljudskim resursima. Vođenje kadrovske evidencije u preduzeću
Livena S.V. / "HR paket" kadrovik-praktik.ru
Dobili ste zadatak da postavite HR od nule. I imate malo iskustva u ovoj oblasti. Možda ste početnik HR specijalista, ili čak računovođa ili menadžer ureda kojem je dodijeljen HR, ili ambiciozni poduzetnik. Tada će vam naš vodič sigurno pomoći. Sastavljen je jednostavno i pristupačno, posebno za početnike u kadrovskom poslu.
Dakle, dodeljeno vam je osoblje. Gdje da počnemo?
1. Opskrbimo se potrebnim zakonima, posebnom literaturom i programima. Sve ovo će vam trebati u vašem radu.
Odlučite sa menadžmentom o pitanju kupovine programa u kojem ćete voditi kadrovsku evidenciju. Postoji mnogo takvih programa, a mnogi su specijalizovani i vrlo, vrlo zgodni. Neki zaobilaze funkcionalnost 1C. Ali većina kompanija tradicionalno vodi evidenciju osoblja u 1C. Činjenica je da u svakom gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.
2. Uzimamo kopije konstitutivnih dokumenata organizacije od menadžmenta i pažljivo ih proučavamo. Svi dokumenti u kadrovskoj oblasti moraju biti u skladu sa konstitutivnim dokumentima kompanije i ni na koji način im ne biti u suprotnosti. Pročitajte u Povelji proceduru prijema direktora (ozvaničićete) i određivanje njegove plate, perioda na koji se može zaključiti ugovor o radu sa njim, neke karakteristike mogu biti propisane u Povelji. Ponekad Povelja propisuje postupak zapošljavanja ključnih uposlenika u rukovodstvu i uspostavljanje sistema nagrađivanja za njih (na primjer, uz prethodno odobrenje skupštine osnivača), pa čak i postupak odobravanja kadrovskog rasporeda.
________________________________________
3. Određujemo spisak dokumenata koji treba da budu u kadrovskom radnom prostoru, a koji ćemo sastaviti. Spisak takvih dokumenata je ovde - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Jasno je da ćete u svakom slučaju sastaviti dokumente propisane zakonom. Proverite sa menadžmentom koji od opcionih dokumenata ćete pripremiti za kompaniju. Također možete unaprijed razjasniti sa direktorom koje posebne uslove želi da vidi u Pravilniku o radu, drugim lokalnim propisima i obrascima ugovora o radu.
Potrebni dokumenti:
Konstitutivni dokumenti
- Ugovori o radu
- Kadrovska popuna (obrazac T-3)*
- Vremenski list (obrazac T-13)* ili Dnevnik i obračun plate(obrazac T-12)*
- Interni propisi o radu
- Dokument o zaštiti ličnih podataka zaposlenih (propisi)
- Raspored odmora (obrazac T-7)*
- Lične karte (obrazac T-2)*
- Naređenja. Na primjer, o prijemu radnika (obrazac T-1)*, o prijemu radnika (obrazac T-1a)*, o davanju odsustva (obrazac T-6)*, o davanju godišnjih odmora (obrazac T-6a), o unapređenju zaposlenog (obrazac T-11)*, o stimulaciji zaposlenih (obrazac T-11a)*, o službenim putovanjima zaposlenih (obrazac T-9)*, o službenim putovanjima zaposlenih ( obrazac T-9a)*, o premještaju radnika (Obrazac T-5)*, o premještaju radnika (Obrazac T-5a)*, o otkazu ugovora o radu sa zaposlenikom (Obrazac T-8)*, o prestanku ugovora o radu zaposlenima (Obrazac T-8a), na zahtjev disciplinarna akcija, o ukidanju disciplinske sankcije, o kombinaciji, o zamjeni, o suspenziji, o prestanku suspenzije, o prenosu godišnjeg odmora, o opozivu sa godišnjeg odmora, o smanjenju osoblja itd.
- Osnovi za naredbe (dopisi, izjave, akti, ugovori o radu, objašnjenja)
- Dnevnici (knjige) upisa putnih potvrda, vrlo poželjno - nalozi, ugovori o radu.
- Knjigu obračuna kretanja radnih knjižica i priloga za njih. Knjiga prijema i rashoda za evidentiranje obrazaca radnih knjižica i priloga za njih
- Radna evidencija
- Sve izjave, napomene, obračuni i drugi dokumenti koji se odnose na obračun i isplatu zarada, regresa, naknade za neiskorišćeni odmor, „namirenja” za otkaze, odobren obrazac platnog lista.
Dokumenti koji postaju obavezni pod određenim okolnostima:
- Kolektivni ugovor- obavezno ako je barem jedna od strana (zaposlenih ili poslodavca) pokrenula inicijativu za njegovo sklapanje.
- Odredba o naknadama i bonusima je obavezna ako neki od uslova nagrađivanja i bonusa koji se odnose na poslodavca nisu regulisani ni u jednom drugom dokumentu, na primjer, ni ugovorom o radu, ni kadrovskom tablicom.
- Opisi poslova su obavezni ako su svi poslovne obaveze radnici nisu regulisani ugovorima o radu.
- Propisi o sertifikaciji i isprava koja prate sertifikaciju su obavezni ako poslodavac vrši sertifikaciju zaposlenih.
- Raspored smjena je obavezan ako postoji rad u smjenama.
- Odredba o poslovnoj tajni je obavezna ako je u ugovoru o radu navedeno da je zaposlenik dužan čuvati poslovnu tajnu.
- spiskovi maloljetnih radnika, invalida rada, trudnica, žena sa djecom mlađom od tri godine, samohranih majki; lica koja se brinu o deci sa invaliditetom i osobama sa invaliditetom od detinjstva, radnicima angažovanim na poslovima sa opasnim i (ili) opasnim uslovima rad - ako ima maloljetnih radnika, invalida rada, trudnica, žena sa djecom mlađom od tri godine, samohranih majki, osoba koje brinu o invalidnoj djeci i osoba sa invaliditetom od djetinjstva, radnika angažovanih na poslovima na opasnim i (ili) opasnim poslovima uslovima
________________________________________
4. Registriramo direktora
Provjerite da li je direktor (CEO) pravilno registriran. Ako ne, onda prvo registrujemo direktora. On je prvi zaposleni! Dokumenti moraju pokazati od kog datuma direktor radi. Procedura korak-po-korak za prijavu na mjesto direktora nalazi se u Kadrovskom paketu, a tu su i potrebni uzorci dokumenata. Takođe u Paketu ćete naći seminar „Upis radnog odnosa kod angažovanog direktora“ i mnoštvo konsultacija na tu temu u odgovarajućoj sekciji konsultacija.
________________________________________
5. Sastavljamo tabelu osoblja, Interni propisi o radu, ostali lokalni pravila(vidi tabelu iz tačke 3).
Zasigurno kompanija još uvijek nema kadrovski raspored, interni pravilnik o radu i druge lokalne propise. Hajde da ih izmislimo. Sve ove dokumente koordiniramo sa direktorom. Uvažavamo komentare i želje direktora i provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom. Direktor odobrava gotove verzije ovih dokumenata.
Napominjemo da tabela osoblja ima jedinstvenu formu i nije proizvoljna. Ovdje možete preuzeti obrazac za zapošljavanje -. Ako se pojave poteškoće s tabelom osoblja, onda u „Paketu osoblja“ pogledajte uzorke popunjavanja kadrovske tablice, korak po korak postupak za izradu i odobravanje tablice osoblja, tematski seminar i odgovarajući odjeljak konsultacija na kadrovskom stolu. Također u paketu možete pronaći uzorke raznih lokalnih propisa, procedure korak po korak njihovo usvajanje, konsultacije, savjeti o izradi itd.
________________________________________
6. Izrađujemo standardni obrazac ugovora o radu koji će se zaključivati sa zaposlenima. U njega uključujemo sve uslove koji su korisni i neophodni za kompaniju. Kadrovski paket sadrži dobre šablone ugovora o radu i knjigu „Zapošljavamo: Registracija radnog odnosa u korist poslodavca“. Dijelovi 2 i 3 ove knjige vam na koristan i pristupačan način govore kako sastaviti legalan, ali istovremeno isplativ ugovor o radu.
________________________________________
7. Pripremamo i druge dokumente koji će nam biti potrebni za obavljanje kadrovskih poslova u budućnosti: knjigovodstvene knjige, evidencije, satnice, narudžbenice, ugovori o odgovornosti itd. U "HR paketu" u dijelu "Uzorci dokumenata" možete uzeti obrasce ovih dokumenata, po potrebi ih odštampati i upoznati se sa uzorcima popunjavanja, konsultacije o dizajnu i knjigama, seminari na tu temu. Ako nemate Paket, neke dokumente možete preuzeti ovdje - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________
8. Sa menadžmentom odlučujemo ko će voditi radne knjižice
. Pošto zaposleni još nisu primljeni, direktor će prvo morati da vodi evidenciju o radu. Izdajemo nalog da direktor preuzme odgovornost za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica. Obrazac i uzorak naloga možete dobiti u “Paketu osoblja” u odjeljku “Uzorci dokumenata”. Naknadno, direktor može prenijeti ova ovlaštenja na primljenog kadrovskog radnika, takođe po nalogu.
________________________________________
9. Prijavljujemo zaposlene na rad. U ovoj fazi ćete sastaviti dosta dokumenata: ugovore o radu, naredbe o radu, lične karte, radne knjižice, knjižicu za evidentiranje kretanja radnih knjižica itd.
________________________________________
Tada će zaposleni početi da rade, a za kadrovskog radnika će početi faza svakodnevnog rada, biće potrebno voditi evidenciju radnog vremena, sastaviti raspored godišnjih odmora, dogovoriti godišnje odmore, primijeniti stimulativne i kaznene mjere, službena putovanja, kombinacije, otkaze i mnogo više...
Pročitajte također
- Ljudi u pokornosti
"Većina mojih zaposlenih su muškarci. Drugačije se ponašaju prema meni. Neki flertuju, drugi komuniciraju čisto poslovno. Neki su mi privlačni, neki ne toliko. Generalno, kao i svuda drugde. Složenost moje situacije je u tome što Ja sam direktor i moram da ih vodim. Ponekad se izgubim, ne znam šta da radim i kako da se ponašam, ali ni u kom slučaju ne treba da pokazujem svoju nesigurnost. Elena, Pskov""
Članci u ovoj sekciji
- Kako organizovati skrining kandidata za mikro-biznis bez eksternalizacije?
Efikasnost mikro-biznisa direktno je povezana sa visokom radnom motivacijom zaposlenih. Zato je toliko važno kompetentno odabrati i pregledati kandidate. Govorimo vam kako sami riješiti ovaj problem, bez obraćanja vanjskim stručnjacima za ljudske resurse.
- Šta trebate znati o zapošljavanju tinejdžera?
Današnja omladina često počinje da radi u školskom uzrastu, želeći da se osamostali. Odlaze na praksu, obuku i onda se zaposle. Šta je važno znati na početku karijere i koje rizike poslodavci trebaju uzeti u obzir?
Zapošljavanje tinejdžera je puno izazova. Zakon o radu postavlja jasne zahtjeve koje poslodavac mora poštovati, ali se oni često zanemaruju. - Pojavljivanje zaposlenog na poslu u alkoholisanom stanju mora biti propisno dokazano.
Dolazak na posao u alkoholisanom stanju je naizgled očigledna situacija za koju nisu potrebni dodatni dokazi. Na sreću, takve priče su rijetke, ali možda baš zbog toga svi HR stručnjaci ne znaju tačno kako da postupe ispravno. Na primjer, da li je moguće koristiti alkotest i dozvoliti zaposleniku da uđe u prostorije kompanije?
- Odbici na osnovu rješenja o izvršenju
Prilikom primanja rješenja o izvršenju za zaposlenog, morate zapamtiti koje vrste prihoda ne mogu biti naplaćene, uzeti u obzir maksimalni mogući postotak zadržavanja po ovršnom rješenju i redoslijed otplate nekoliko rješenja o izvršenju. ...
- Geolokacija – za zaštitu interesa poslodavaca?
Kako efikasno nadzirati regionalne zaposlene? Pitanje nije prazno: oni nisu pod stalnim nadzorom, ali su odgovorni za važan dio poslovanja. To ostavlja pečat na radne odnose. Morate vjerovati osobi i uvijek znati kako ona radi. Nažalost, sloboda djelovanja često dovodi do neodgovornosti, a sukobe - do suda.
- Faksimil ugovora o radu i ugovora o kombinovanju
Faksimil je kliše, tačna reprodukcija rukopisa, dokumenta, potpisa pomoću fotografije i štampe. Hajde da shvatimo da li je u ugovorima o radu i ugovorima o dodatnom radu dozvoljeno koristiti faksimil umesto svojeručnog potpisa.
- Odbitak socijalnog poreza
Zaposlenom se pod određenim uslovima može dati odbitak poreza za lečenje i obuku. Razmotrimo karakteristike pružanja odbitka socijalnog poreza.
- Profesionalni standardi će u nekim slučajevima postati obavezni
U vezi sa stupanjem na snagu izmena Zakona o radu 1. jula 2016. (Savezni zakon od 2. maja 2015. br. 122-FZ (u daljem tekstu: Zakon br. 122-FZ)), rusko Ministarstvo rada je pripremio odgovore na standardna pitanja o primjeni...
- Smrt individualnog preduzetnika, zaposlenog, osnivača
Mogu li se porezi naslijediti? Ko će vršiti upis u radne knjižice zaposlenih kod preminulog preduzetnika? Da li se plaćanja obračunavaju nakon smrti zaposlenog podliježu doprinosima i porezu na dohodak? Kakva je procedura u slučaju smrti direktora DOO ili njegovog osnivača? Pročitajte odgovore u članku.
- Stečaj poslodavca zbog zaostalih plata
Radnici imaju pravo da se obrate sudu sa zahtjevom za proglašenje stečaja poslodavca u slučaju neisplate zarada. Shvatićemo kada poslodavac može bankrotirati zbog dugova za plate i šta zaposleni treba da urade da bi pokrenuli stečajni postupak.
- Propisi lokalne kompanije - kako izbjeći odgovornost tokom inspekcija
Nepostojanje nekih lokalnih propisa inspektori iz inspekcije rada mogu smatrati kršenjem radnog zakonodavstva. U ovom članku ćemo vam reći kako izbjeći takve posljedice.
- Popunjavanje pozicija i interni honorarni rad
Koncepti "glume" ili „privremeni“ nisu utvrđeni važećim zakonodavstvom. Stoga, kako bi se izbjegli sporovi sa zaposlenima, poslodavac mora znati kako pravilno popuniti radna mjesta i koji je postupak plaćanja.
- Lokalni propisi kompanije
Kraj godine je vrijeme da se, nakon podnošenja kvartalnih izvještaja, bez žurbe počne pripremati za narednu godinu: razmislite o kadrovskoj tabeli, pripremite raspored odmora za narednu godinu. Također, ako je potrebno, unesite izmjene u druge lokalne propise.
- Konkursi za višak zaposlenih
Zakonodavac je utvrdio obavezu poslodavca da zaposlenima ponudi slobodna radna mjesta u slučaju smanjenja broja zaposlenih. Ovo radno mjesto mora biti upražnjeno, u skladu sa kvalifikacijama zaposlenika, a može biti i slabije plaćeno ili lošije. Osim toga, slobodno mjesto mora biti smješteno u istom području. ...
- Ozvaničavamo promjene ličnih podataka zaposlenika
Lični (lični) podaci zaposlenih nalaze se uglavnom u kadrovskim i računovodstvenim dokumentima. Važno je pratiti redoslijed radnji kada ih mijenjate.
- Kada i kako izvršiti reviziju kadrova
Održavanje toka kadrovske dokumentacije u strogom skladu sa slovom zakona je neophodno, jer ove dokumente koristi ne samo kadrovska služba, već i računovodstvo za obračun plata. Mogu se provjeriti Inspektorat rada i poreskim organima, zaposlenima će možda trebati izjave i potvrde.
- Revizija osoblja. Koje dokumente vaša kompanija treba da ima?
Revizija vođenja kadrovske evidencije je jedna od najvažnijih komponenti postupka za procjenu efektivnosti cjelokupnog sistema upravljanja kadrovima i potencijala ljudskih resursa organizacije ili samostalan postupak kao dio mjera za smanjenje fiskalnih i reputacijskih rizika kompanije, uključujući i pri rješavanju radnih sporova na sudu.
- Organizacija vođenja kadrovske dokumentacije „od nule“
Potreba da se organizuje vođenje kadrovske evidencije nije tako egzotičan zadatak, nije lak za kadrovske službenike početnike, privatne preduzetnike i računovođe u čije nadležnosti spada i kadrovska evidencija. Međutim, cijeli proces se može opisati jednostavnim korak-po-korak vodičem za akciju.
- Rad tokom porodiljskog odsustva: analiziranje mogućih situacija
Često mlada majka, dok je na porodiljskom odsustvu, radi na pola radnog vremena ili kod kuće.
Neke majke uspevaju da rade na osnovu potvrde o nesposobnosti za rad izdate po utvrđenoj proceduri tokom porodiljskog odsustva, što nije izričito predviđeno zakonom. U praksi, dokumentovanje takve situacije postavlja mnoga pitanja među kadrovske službenike. - Kako eksternog radnika sa skraćenim radnim vremenom pretvoriti u glavnog zaposlenika
Prelazak radnika sa nepunim radnim vremenom na glavnu poziciju u istom preduzeću može se formalizirati otpuštanjem ili sklapanjem dodatnog ugovora uz ugovor o radu. Popunjavanje radne knjižice zavisi od toga kada i ko je izvršio upise o prijemu radnika sa nepunim radnim vremenom i njegovom otpuštanju.
- Dokumenti koje zaposleni mora dostaviti
Na osnovu materijala iz referentne knjige "Plate i druge isplate zaposlenima" koju je uredio V. Vereshchaki Prije zaključivanja ugovora o radu sa zaposlenikom, on mora podnijeti određeni broj dokumenata. Navedeni su u članu 65. Zakona o...
- Pravilnik o naknadama
Osnovni cilj ove odredbe je da se uspostavi postupak nagrađivanja svih kategorija zaposlenih u kompaniji.
- Promjena naziva radnog mjesta zaposlenog
Ukoliko poslodavac odluči da promijeni naziv radnog mjesta, mora o tome obavijestiti zaposlenog koji tamo radi. Dalje postupanje strana u ugovoru o radu zavise od pristanka radnika na promjenu naziva radnog mjesta.
- Primjena bescarinskog sistema plata. Karakteristike platnog spiska
Ovaj sistem omogućava raspodjelu opšteg fonda zarada u cijeloj kompaniji (ili njenom odjeljenju) među relevantnim zaposlenima. U ovom slučaju, opšti fond zavisi od učinka kompanije (divizije) u određenom vremenskom periodu (na primer, mesec dana). U suštini, plata određenog zaposlenika je njegov udio u platnom fondu cijelog tima. Plate se raspoređuju među zaposlenima na osnovu određenih koeficijenata (na primer, učešće u radu). A može ih biti nekoliko.
- Obračun plata po sistemu plata po komadu
- Zapošljavamo vozača
Prilikom sklapanja ugovora o radu s vozačem potrebno je uzeti u obzir niz nijansi koje su povezane s ovom pozicijom. Neke od njih je potrebno navesti u ugovoru o radu, druge samo navesti.
- Izmjene i ispravke u radnoj knjižici
Članak je objavljen u sklopu suradnje časopisa "Aktualno računovodstvo" i HRMaximum. Radna knjižica zaposlenog je glavni dokument koji potvrđuje radni staž i daje garancije za primanje penzije. Zato je potrebno pravilno sastaviti radne knjižice...
- Skladištenje dokumenata. Period skladištenja, uništavanje i odlaganje primarnih knjigovodstvenih dokumenata
Postupak i rokovi čuvanja računovodstvenih i poreskih knjigovodstvenih dokumenata, kadrovske dokumentacije
- Nalozi: obrazac, numeracija, ispravke
Autor materijal fokusira na nijanse sastavljanja narudžbi, unošenja izmjena u njih itd. Budući da neke greške mogu dovesti do gubitka pravne snage naredbom, ne mogu se smatrati sitnicama.
- Kojim redoslijedom se kopije dokumenata dostavljaju bivšim zaposlenima u organizaciji?
Prema Pravilniku o vođenju i čuvanju radnih knjižica, odobren. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225 (sa izmjenama i dopunama od 19. maja 2008. godine, u daljem tekstu Pravila), radna knjižica se izdaje zaposleniku samo nakon otpuštanja, ali postoje slučajevi kada zaposlenik...
- Ko je na kadrovskoj listi... Direktor ljudskih resursa, šef HR-a, šef HR-a?
Kako odrediti funkcije i ovlasti direktora za ljudske resurse i odvojiti njegove odgovornosti od odgovornosti ostalih kadrovskih radnika, autor objašnjava u materijalu pripremljenom na osnovu pitanja dobijenih od kadrovskih službenika
- Obračun rasporeda rada (program baziran na Microsoft Excel-u)
- Kako pravilno spajati dokumente
Članak opisuje sve nijanse pravila za flešovanje dokumenata. Čitaoci će naučiti kako pravilno numerirati, sastaviti inventar i prenijeti kadrovsku dokumentaciju u arhivu
- Kako prijaviti odsustvo zaposlenog ako obavlja državne poslove?
Zamislite situaciju: zaposlenik u organizaciji je specijalista uskog profila i uključen je kao stručnjak u istražni proces. Ili: vojni obveznik koji je u rezervnom sastavu poziva se na vojnu obuku. Ili možda neko od vaših podređenih treba da bude prisutan na sudu kao porota. Šta znače svi ovi slučajevi? Činjenica da se zaposleni mora osloboditi rada dok obavlja državne poslove i na poseban način prijavi njegovo odsustvo.
- Posebnosti propisa o radu za zaposlene kod individualnih poslodavaca
Rad za poslodavce koji su pojedinci ima niz karakteristika. U principu, svi poslodavci - pojedinci dijele se u dvije grupe: individualne preduzetnike i fizička lica koja to nisu individualni preduzetnici. Prvi koriste radnike za obavljanje poslovnih aktivnosti...
- Koje kadrovske dokumente kompanija treba da ima?
Odgovorni radnik treba da zna koja su dokumenta obavezna za kompaniju, koja to postaju samo pod određenim uslovima, a koja dokumenta ne treba sastavljati, jer su savetodavne prirode. Ovo će vam omogućiti da se dobro pripremite za sastanak sa…
- Prava zaposlenih prilikom prodaje preduzeća dužnika
Savezni zakon „O nesolventnosti (stečaju)” ne sadrži pravila koja obezbjeđuju zaštitu radnih prava zaposlenih prilikom prodaje preduzeća dužnika. Specifičnosti radnih odnosa koje nastaju u ovom slučaju zahtijevaju posebnu analizu.
- Potvrda radnog iskustva
Prilikom obračuna radnog staža, perioda rada ili drugih aktivnosti koje su u njega uključene, a koje su se odvijale prije registracije građanina kao osiguranika u skladu sa Saveznim zakonom od 1. aprila 1996. „O individualnom (personalizovanom) računovodstvu. ..
- Privremeno prebacivanje na drugi posao
U broju 8 časopisa "Kadrovska služba" budžetska institucija"Godine 2009. pisali smo o trajnom premještaju radnika na drugo radno mjesto kod istog poslodavca, u kojem se ne planira povratak na prethodno radno mjesto. Osim toga, zakon predviđa mogućnost privremenog premeštaja. Šta je njegova razlika od trajnog, u kojim slučajevima i kojim redoslijedom se izvodi bit će riječi u ovom članku.
- Kako se pripremiti za dolazak inspekcije rada?
Verifikacija organizacije državna inspekcija rad često iznenadi menadžment. Posebno imajući u vidu da po zakonu inspektor rada ima pravo posjetiti organizaciju u bilo koje doba dana i bez upozorenja. Na osnovu rezultata revizije, ne samo šef organizacije ili njegov zamjenik, već i menadžer može biti pozvan na odgovornost kadrovska služba, kao i glavni računovođa.
- Obavijest zaposleniku: kako i u kojim slučajevima poslati
Često se u radu kadrovskih službenika koristi dokument kao što je obavijest. Koristeći ovaj papir, poslodavac obavještava zaposlene o pravno značajnim pitanjima. Na primjer, o smanjenju osoblja. Ne postoji jedinstven oblik obavještenja. Za svaki slučaj se razvija drugačija opcija. Reći ćemo vam kako sastaviti obavijest o reorganizaciji preduzeća i likvidaciji podružnice. Kako obavijestiti zaposlene o promjenama uslova ugovora o radu. Kako obavijestiti zaposlenog o potrebi da se pojavi po radnu knjižicu.
- Posjeta inspekcije rada
Svaki poslodavac mora biti spreman na činjenicu da će ga prije ili kasnije posjetiti inspekcija rada. Nažalost, u trenutnoj situaciji, koju karakteriše masovno smanjenje osoblja, neočekivana posjeta se može dogoditi u svakom trenutku. Razgovarajmo o tome zbog čega bi inspektor mogao doći, koja su njegova ovlaštenja i kakvi su postupci poslodavca prilikom obavljanja kontrolnih poslova.
- Slobodni radnik: “Opasni” trenuci za poslodavca i zaposlenog
U sovjetsko doba, „slobodni radnici“ su shvaćeni kao građani koji obavljaju posao za organizaciju i nisu na platnom spisku. Razvojem ruskog zakonodavstva promijenio se koncept i status „slobodnog radnika“. Razmišljanje nekih organizacionih lidera ostalo je na nivou zakonska regulativa rad "slobodnih radnika" u SSSR-u. Poslodavac ne razmišlja uvijek o posljedicama takvih odnosa.
Da li je moguće legalnim putem riješiti se lukavog „glasača“? Može. Glavna stvar je prepoznati.
- Šta raditi sa dokumentima prilikom likvidacije organizacije
Pitanja osiguranja sigurnosti dokumenata akcionarska društva po njihovoj likvidaciji, našle su se u rješenju Federalne komisije za tržište hartija od vrijednosti. Navedimo za nas najvažnije fragmente.
- Kancelarijski rad u HR odjelu
Odgovori Valentine Ivanovne Andreeve, profesora Katedre za radno pravo Ruske akademije pravde, na pitanja o Dokumentaciji aktivnosti kadrovske službe i rasporedu odmora u organizaciji.
- Uobičajene zablude
Najčešće zablude u vezi radnih odnosa
je aktivnost usmjerena na sistematizacija kadrovske dokumentacije i rad sa njima.
Kadrovska služba postoji u svim organizacijama i obezbeđuje nesmetan rad sa dokumentima, kao i blagovremeno evidentiranje svih promena na strani preduzeća i zaposlenih.
Dragi čitaoci! Naši članci govore o tipičnim načinima rješavanja pravnih problema, ali svaki slučaj je jedinstven.
Ako želiš znati kako da rešite tačno svoj problem - kontaktirajte on-line konsultanta sa desne strane ili pozovite besplatne konsultacije:
Potrebna literatura
Kako bi brzo sproveli obuku u kancelarijskom radu i primijenili znanje u praksi, stručnjaci preporučuju da obratite pažnju na sljedeće štampane publikacije:
Organizacija vođenja kadrovske dokumentacije od nule
Organizaciju vođenja kadrovske dokumentacije od nule treba graditi u fazama kako slijedi:
- Instalacija posebnih kompjuterskih programa za vođenje kompetentne dokumentacije i drugih poslova vezanih za vođenje kadrovske evidencije.
- Proučavanje važnih dokumenata organizacije.
- Kupovina ili izrada vlastitog dnevnika.
- Direktorski dizajn. Potrebno je provjeriti ispravnost kompletiranja svih papira, koji treba da odražavaju datum kada je menadžer radio u kompaniji.
- Izrada rasporeda zaposlenih i internih pravila koja se odnose na sve zaposlene bez izuzetka.
- Stvaranje standardnog ugovora o radu koji će biti od koristi organizaciji, ali neće biti u suprotnosti sa zakonskim normama.
- Tada su potrebni osnovni dokumenti.
Danas postoji mnogo programa dizajniranih za ove potrebe. Međutim, šefovi organizacija tradicionalno biraju 1C.
To je zbog činjenice da u bilo kojem velikom ili malom gradu postoje stručnjaci za instalaciju i održavanje ovog programa, ali oni koji bi mogli servisirati inovativne razvoje ne mogu uvijek biti pozvani telefonom.
Svi dostavljeni ugovori i dokumenti moraju biti u skladu sa statutom organizacije i ne moraju biti u suprotnosti. Ovo ima važnu ulogu, prije svega, u rješavanju nesuglasica sa menadžmentom ili zaposlenima.
Dokumenti koji će biti sadržani u vođenju evidencije kompanije moraju biti dogovoreni sa višim menadžmentom.
Potrebno je razjasniti koji će od njih biti obavezni, a koji se mogu odgoditi, jer će se koristiti u rijetkim slučajevima. Važno je znati koji će se od njih nalaziti u rasporedu rada, a koji na obrascima.
Pročitajte naš članak o tome kako pravilno sastaviti raspored osoblja.
Ako ih kompanija nema, potrebno je da kreirate ove dokumente. Ovi dokumenti moraju biti u potpunosti usaglašeni sa šefom organizacije i provjereni u skladu sa regulatornim okvirima. Odnosno, potrebno je utvrditi da li inovacije nisu u suprotnosti sa zakonom.
Osoblje ne mogu proći bez kreiranja sljedećih radova:
- obrasci za narudžbe;
- ugovori o odgovornosti;
- dnevnik;
- računovodstvene knjige;
- radnog vremena.
- Nakon dokumenata treba voditi računa ko i kako treba da vodi.
O pitanju njihovog čuvanja i popunjavanja dokumenata treba odlučiti na vrijeme i unaprijed. On početna faza kada ima vrlo malo osoblja na poslu, ovo osnivač kompanije može da se bavi. S tim u vezi mora se izdati poseban nalog. U njegovom odsustvu, kompanija će biti podvrgnuta ozbiljnoj kazni.
Ako se u budućnosti pojavi osoba čije odgovornosti uključuju rad sa dokumentima, onda a nova narudžba o imenovanju odgovornog lica.
Za ovaj postupak će vam trebati:
- nalozi za zapošljavanje;
- registracija ugovora o radu;
- dostupnost radne dokumentacije;
- Kartice za zaposlenike;
- knjiga koja vodi računa o radnoj evidenciji.
Ovo nije sve što zaposlenik koji počinje od nule treba da zna, ali takvi postupci su samo prve osnove u velikoj količini informacija koje tek treba proučiti u budućnosti.
Možete pronaći uputstva o vođenju kadrovske dokumentacije.
Odgovornosti stručnjaka za ljudske resurse
Specijalista za kancelarijski menadžment ima širok spektar aktivnosti koje pokrivaju sve aspekte organizacije u vezi sa zaposlenima i njihovim radom. Dakle, glavni zadaci kancelarijskog radnika su:
- Priprema dokumenata vezanih za bolovanje i druge potvrde.
- Formiranje ličnog dosijea za svakog zaposlenog.
- Izrada i izrada tablica radnog vremena.
- Izvođenje i priprema kadrovskih naloga.
- Obračun i naknadno obračunavanje.
Uzorak opis posla Besplatno preuzimanje HR službenika.
Pored osnovnih zadataka, imaju i zaposleni u ovoj oblasti dodatne zadatke, kao što su:
- praćenje tržišta plata;
- praćenje i pozivanje kandidata za zapošljavanje;
- sastavljanje liste otvorenih radnih mjesta u organizaciji;
- izrada propisa o i zapošljavanju zaposlenih u kompaniji.
Ponekad je zaposlenik ovog odjela angažiran na evaluaciji rada zaposlenih i sastavljanju izvještaja na ovu temu.
Važno je znati da u skladu sa važećim zakonima, kadrovski službenik ne može odati lične podatke zaposlenika trećim licima. Ova odgovornost je u potpunosti na njemu.
Greške napravljene u HR odjelu
U svakom poslu se mogu napraviti greške. Stoga ni upravljanje kadrovskom evidencijom nije izuzetak. Budući da je ovo složen proces i da je mnogim zaposlenima početnicima teško zapamtiti veliku količinu informacija, glavne su sljedeće:
- Prilikom prijave i otpuštanja radnika.
- Rad sa radnim knjižicama. Prema pravilima, serija i broj ovog dokumenta moraju biti upisani u radnu knjižicu, što ne rade svi.
- Prilikom zaključivanja ugovora o radu. Glavni propusti su nepostojanje nekog od dokumenata potrebnih za ovaj postupak, odnosno angažovanje građana koji iz zdravstvenih razloga nisu u mogućnosti da se bave ovom vrstom djelatnosti.
- Naredbe. Lokalni regulatorni akt u preduzeću se može izdati, ali ne sadrži potpis rukovodioca preduzeća. Ovo grub prekršaj, a takav dokument nema snagu.
Prije svega, ovo se odnosi na dizajn. U nalogu se ne mogu odrediti uslovi ili priroda obavljenog posla. Ponekad se greše u inicijalima ili prezimenu zaposlenog, kao iu njegovoj radnoj jedinici. Ovdje je važno uzeti u obzir da je nalog izvršen s greškama ili izdat od strane neovlaštene osobe nevažeći.
Uspostavljanje reda u kadrovskoj evidenciji
Ponekad u mala kompanija Ono što se dešava je da se akumulira mnogo prekršaja, a ne postoji stručnjak koji bi mogao riješiti ovaj problem. Ako je ipak takva osoba pronađena, pa mu je povjereno da dovede dokumentaciju u red, onda treba slijediti slijedeći upute korak po korak:
- Propisi će biti potrebni najnovije izdanje, što će pomoći u rješavanju mnogih pravna pitanja, kao i posebnu literaturu o kadrovskim temama i programima koji olakšavaju život u vođenju kadrovske dokumentacije.
- Pregled i verifikacija dokumenata.
- Proučavanje želja direktora, kao i kako stvari u firmi teku i da li su u skladu sa navedenim naredbama i lokalnim propisima. Ova faza takođe uključuje pažljivo proučavanje sastavnih dokumenata organizacije.
- Utvrđivanje kruga ljudi koji su učestvovali u izradi nestalih dokumenata i onih radnika koji će naknadno biti odgovorni za tok dokumenata i njegovu sigurnost.
- Analiza kadrovske tabele, koja se mora izvršiti u jedinstvenom obliku.
- Provjera izvršenja menadžera, zaposlenih i ugovora o radu u kompaniji.
- Važan dio je proučavanje ranijih naloga za zapošljavanje i ličnih karata za zaposlene, u kojima ne bi trebalo biti grešaka.
- Provjera radnih zapisa.
- Provjera premeštaja i kretanja zaposlenih u kompaniji, otpuštanja, kako prošlih tako i sadašnjih.
- Posljednji korak je provjera radno vrijeme za svakog zaposlenog.
Sva potrebna dokumentacija koja se odnosi na kancelarijski rad mora biti dostupna. To uključuje obavezne, posebne i neobavezne.
Bitno je da sve bude u ispravnom obliku i na svom mjestu.
Također je vrijedno nabaviti opcionalne kako biste se zaštitili prilikom obavljanja inspekcija u uredu.
Automatizacija u kancelarijskom radu
Administracija ljudskih resursa vremenom postaje sve složenija, a kompanije sve veće. Stoga je izlaz iz ove situacije automatizacija u HR odjelu. Danas gotovo svaka organizacija rješava kadrovske probleme koristeći automatske uređaje.
Postavljanje procesa automatizacije trebalo bi se odvijati u nekoliko faza:
- Prvi korak je postavljanje cilja za automatizaciju. Najčešće je to nesmetan rad i efikasnost instaliranog sistema.
- Nakon utvrđivanja efikasnosti, potrebno je pristupiti implementaciji sistema, odnosno kreiranju automatske baze podataka.
- Zatim je potrebno obučiti zaposlene za rad sa obezbeđenom opremom.
- Unošenje podataka iz svih dokumenata organizacije u sistem je glavna faza. U ovom trenutku morate kreirati predloške izvještaja.
Za pravilno vođenje kadrovske dokumentacije trebat će vam sledeće programe:
- predsistemi, odnosno programi koji obezbeđuju računovodstvo;
- HRM sistemi. Ovo je sistem rješavanje problema sa HR automatizacijom. Ovo je sistem koji čuva informacije za svakog zaposlenog;
- WFM sistem. Ovi programi imaju više funkcija u poređenju sa redovnim softverom za automatizaciju;
- HCM sistemi rješavaju probleme ne samo u smislu kvantitativnog pokazatelja osoblja, već iu smislu kvaliteta. Takvi programi poboljšavaju učinak velikih firmi za oko 15 posto.
Naravno, možete napustiti nove tehnologije i raditi po starim metodama. Međutim, napredak ne miruje, a u budućnosti se može ispostaviti da zbog neispravne automatske opreme može doći do kršenja toka dokumenata, što može povlači novčanu kaznu.
Kako organizovati kadrovsku evidenciju u novonastaloj kompaniji - pogledajte video seminar:
Za dokumentovanje svih kadrovskih transakcija u organizaciji potrebna su određena znanja i vještine.
Kancelarijski rad u preduzeću regulisan je uputstvom koje samostalno izrađuje i odobrava direktor. To je interni regulatorni akt i obavezan je da ga poštuju svi zaposleni u privrednom subjektu. Odjeljenje za ljudske resurse razvija i prati njegovu implementaciju.
Zakon nalaže pripremu mnogih dokumenata koji dokumentuju sve aspekte radnog odnosa zaposlenog sa poslodavcem.
Iskusni i početnici kadrovi moraju unaprijediti svoje vještine. Da bi im se pomoglo, napravljene su internet stranice na kojima se prezentuju teorijski kursevi iz kadrovske administracije.
Kadrovska evidencija odražava aktivnosti osoblja i potvrđuje radni staž zaposlenih, koji ima primarnu ulogu u obračunu penzija. Uprava je odgovorna za dokumentarni fond preduzeća.
Glavni detalji u kontroli na papiru
Kompetentna organizacija kadrovske evidencije zahtijeva poznavanje regulatornog okvira, praćenje njegovih promjena i orijentaciju u oblicima dokumenata koji se koriste.
U koju svrhu se provodi?
Postupak vođenja kadrovske evidencije uređen je zakonom. U velikim preduzećima sa veliko osoblje zaposlenih, po pravilu, formira se kadrovska služba. Njegovi zaposlenici sastavljaju relevantne dokumente u skladu sa zahtjevima regulatornog okvira Ruske Federacije.
Radovi mogu imati jedinstvenu formu ili biti izrađeni u preduzeću i odobreni lokalnim aktima.
Upravljanje kadrovskim evidencijama je aktivnost usmjerena na izradu i održavanje dokumenata koji se odnose na kadrovsko računovodstvo, radno vrijeme i obračun plata.
Kadrovska pitanja uključuju sljedeće pozicije:
- prijava zaposlenja;
- unutrašnje kretanje radnika;
- otpuštanje;
- regulisanje odnosa između rukovodioca i zaposlenih;
- organizacija procesa rada;
- drugi.
Pravilna organizacija kadrovske evidencije pomaže u rješavanju niza problema.
Njegovi glavni ciljevi predstavljeni su u tabeli:
| Smjer kadrovskog rada | Obavljeni zadaci |
| Računovodstvo i kontrola | prijem, računovodstvo, otpuštanje osoblja. |
| Planiranje i regulacija | izbor, preseljenje, adaptacija radnika. |
| Izvještajno-analitički |
|
| Koordinacija i informisanje |
|
| Organizaciono-metodološki |
|
| Dokumentarac |
|
U Moskvi i drugim velikim regijama Ruske Federacije, organizacije sa zasebnim odjeljenjima mogu održavati kadrovsku evidenciju na mreži. U tu svrhu razvijeni su odgovarajući programi koji omogućavaju razmjenu dokumenata u elektronskom obliku.
Zakonodavni okvir
Zakonska osnova za vođenje kadrovskih evidencija sadržana je u Zakonu o radu Ruske Federacije.
Ova aktivnost je regulisana brojnim propisima:
- Uputstvo za popunjavanje i primjenu primarnih dokumenata za računovodstvo i naknade (Uredba Državnog odbora za statistiku br. 1 od 05.01.04.);
- objedinjeni dokumenti i uslovi za njihovu pripremu (Uredba Gosstandarta br. 65 od 03.03.03.);
- Standardna uputstva za upravljanje uredom za saveznih organa izvršna vlast(Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 536 od 08.11.05.);
- Pravila za rad arhiva (odluka Odbora Rosarhiva od 06.02.2002.);
- Pravila kancelarijskog rada saveznih organa izvršne vlasti (Rezolucija Vlade Ruske Federacije br. 477 od 15. juna 2009. godine);
- Zakon o informacijama, njihovoj zaštiti i informacione tehnologije 149-FZ od 27. jula 2006. godine;
- Zakon o razmatranju žalbi ruskih državljana br. 59-FZ od 02.05.06;
- Zakon o državnom jeziku Ruske Federacije br. 53-FZ od 01.06.05;
- Zakon o arhivskoj djelatnosti br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. godine;
- Zakon o poslovnoj tajni br. 98-FZ od 29. jula 2004. godine;
- Naredba o radnim knjižicama broj 117n od 22.12.2003.
- Rješenje o donošenju uputstva za popunjavanje radne dokumentacije broj 69 od 10.10.03.
- Rješenje o radnim knjižicama broj 225 od 16.04.2003.
- uputstva Glavnog štaba Oružanih snaga Ruske Federacije.
Obavezni dokumenti
Zakon o radu Ruske Federacije obavezuje organizacije da imaju svoj zakonodavni okvir, uključujući niz obaveznih lokalnih regulatorni dokumenti.
To uključuje:
| Povelja | Basic osnivački dokument. To navodi pravni oblik preduzeća, osnivači, oblast delatnosti, postupak zapošljavanja i razrešenja rukovodioca, njegova ovlašćenja. Mnogi interni akti kompanije sačinjeni su na osnovu odredbi Statuta. |
| Pravilnik o radu (u daljem tekstu Pravila) |
|
| Uputstvo o zaštiti ličnih podataka |
|
| Propisi o zaštiti na radu | Nalazi se u HR odjelu. Svaki zaposlenik je upoznat sa dokumentom. Preduzeća sa više od 50 zaposlenih moraju imati radno mjesto specijaliste zaštite na radu. |
| Raspored smjena | Koristi se u kompanijama sa smjenskim radnim rasporedom. Dokument je hitan i važi određeni period po nahođenju poslodavca. |
| Radovi o standardima rada | One odražavaju potrebne vremenske troškove za proizvodnju proizvoda (izvođenje posla) od strane jednog zaposlenog ili grupe i utvrđivanje standarda rada na njihovoj osnovi. |
Regulatorni akti
Nakon zapošljavanja menadžera, utvrđuje se broj pozicija potrebnih za normalno funkcionisanje organizacije. Uzimajući u obzir dobijene brojke, proizvodni ciklus i druge karakteristike aktivnosti preduzeća su u pripremi.
Za izradu dokumenta obično se koristi jedinstveni obrazac. Uzorak možete besplatno preuzeti sa interneta. Poslodavac ima pravo da prilagodi raspored po svom nahođenju.
Dokument navodi pozicije u hijerarhijskom redu, počevši od direktora i završavajući pomoćnim osobljem. Za svaku od njih je naznačen broj jedinica po državi, plata i dodaci.
U sljedećoj fazi formira se raspored rada. Predstavlja raspored rada za sve zaposlene. Ako ima smjena, kreiraju se detaljni rasporedi smjena. Dokument ukratko opisuje zahtjeve za izgled zaposleni, ponašanje, dnevna rutina itd.
Zatim se razvija obrazac ugovora o radu. U ovom slučaju moraju se uzeti u obzir osnovne norme Zakona o radu Ruske Federacije i internih regulatornih dokumenata kompanije. Ugovor o radu obično sastavlja advokat organizacije ili stranac.
Dokument mora sadržavati sljedeće stavke:
- podaci o pravnom licu: naziv, adresa, broj telefona, puni naziv i mjesto direktora;
- podaci o pasošu zaposlenika;
- radno mjesto, vrste ugovora (na neodređeno ili određeno vrijeme) i radno mjesto (glavni ili dodatni);
- spisak glavnih odgovornosti sa uputstvima za ovu poziciju;
- informacije o plaćama, doplatama, beneficijama, odmorima;
- raspored rada, plaćanje prekovremenog rada;
- razlozi za raskid ugovora i drugi uslovi;
- potpisi i podaci o strankama, pečat preduzeća.
Za provjeru i optimizaciju rada službenika za ljudske resurse, menadžment može provesti internu ili nezavisnu reviziju. Ovo pomaže u smanjenju rizika od administrativnih kazni, sporova i pritužbi osoblja.
Faze organizacije HR evidencije od nule
Za kreiranje kadrovske evidencije zgodno je koristiti sljedeća uputstva korak po korak:
| Neophodna priprema | Da biste organizirali kadrovsku uslugu, prvo morate kupiti namještaj, kancelarijsku opremu, kancelarijski materijal itd. Definitivno će vam trebati kadrovski program, na primjer „1C: ZUP“ i pravni referentni sistem. Zahvaljujući tome, zaposleni u odjeljenju će pratiti najnovije izmjene zakonodavstva i imati pristup potrebnim dokumentima. Sef je potreban za čuvanje posla i važnih papira. |
| Registracija menadžera | Direktor je izvršni službenik svake kompanije. On potpisuje dokumentaciju. Da bi mu se dale pune ovlasti, zapošljava se na osnovu ugovora o radu. Izdaje se odgovarajuća naredba kojom se on sam imenuje. |
| Imenovanje osobe odgovorne za kadrovski rad | U maloj kompaniji ove funkcije može obavljati menadžer. Ako se bavi kancelarijskim poslom individualni zaposlenik, sa njim se sklapa ugovor o radu. Na osnovu toga se priprema nalog. Ako se poslovi dodijele nekom od ranije primljenih radnika, sastavlja se dodatni ugovor i nalog. |
| Izrada internih akata | Potpisuje ih direktor i čuvaju u posebnoj fascikli zajedno sa nalozima. Lokalni dokumenti uključuju gore navedene papire (odjeljak „Regulatorni akti“). |
| Dokumentacija prijema osoblja | Za svakog zaposlenog treba da napravite fasciklu za arhiviranje svih dokumenata vezanih za njegove podatke i radnu aktivnost (ugovor o radu, nalog za rad, lična karta). |
| Popunjavanje radnih knjižica | Evidencija prijema, premeštaja, stimulacije i sl. se vodi u ovim dokumentima zaposlenih. Poslodavac je dužan da otvori novu knjižicu za zaposlenog koji nikada ranije nije radio. Radna evidencija i dnevnik njihove registracije dostupni su u odjelima za kancelarijski materijal. Ovi papiri se moraju čuvati u sefu. |
Ovo uputstvo je pogodno i za čajnike koji nemaju iskustva u ovoj stvari.
Kako se vodi evidencija?
Da biste vodili evidenciju, potrebno je pravilno organizirati tok dokumenata.
Da biste to uradili potrebno je da uradite sledeće:
- razviti interni regulatorni okvir;
- pripremiti tabelu za svaku kadrovsku jedinicu;
- napraviti kadrovske aranžmane;
- pripremiti ugovori o radu;
- razviti obrasce za osoblje;
- izdati T-2 kartice;
- odobrava prijavnice za zaposlene;
- priprema interne naredbe.
Sve radnje osoblja moraju biti potvrđene. Njihova lista je utvrđena propisima.
Dodatne točke
Kadrovsko računovodstvo od nule počinje zapošljavanjem osoblja. Važno je pravilno prijaviti kandidate za posao i pripremiti potrebnu dokumentaciju.
Osoblje i godišnji odmori
Jedan od obaveznih standardnih dokumenata koji mora postojati u preduzeću je kadrovska tabela (obrazac T-3).
- lista strukturne podjele i pozicije;
- broj kadrovskih jedinica za svaku poziciju;
- plate, naknade po pozicijama;
- platni fond organizacije.
Odjeljenja su u dokumentu naznačena prema stepenu njihove važnosti za rad organizacije. Unutar njih treba navesti i radna mjesta zaposlenih po važnosti. Nazivi radnih mjesta u ugovorima o zapošljavanju i rasporedu osoblja moraju se podudarati.
Kadrovski raspored je oblik rasporeda sa punim imenima zaposlenih upisanim u skladu sa njihovim pozicijama.
Raspored godišnjih odmora (obrazac T-7) odražava podatke o vremenu pružanja godišnjih odmora svim zaposlenima. Sastavljen godinu dana. Odobrava ga direktor u dogovoru sa sindikalnim organom. Dokument mora biti popunjen najmanje 2 sedmice prije nove godine. Podaci koji se u njega unose su obavezujući i za zaposlene i za poslodavce. Izuzetak je za korisnike.
Raspored uključuje sljedeće detalje:
- naziv odjela;
- Naziv posla;
- Puno ime i broj osoblja radnika;
- broj dana godišnjeg odmora;
- datumi odlaska na godišnji odmor po planu i aktuelni;
- razlog za pomjeranje godišnjeg odmora, predviđeni datum.
Zaposleni se o tome obavještava 2 sedmice prije godišnjeg odmora. Izdaje se nalog sa kojim se zaposleni upoznaje uz potpis. U novembru možete pripremiti nalog za sve šefove odjeljenja da do 1. decembra predaju rasporede godišnjih odmora računovodstvu. Ovo će olakšati pripremu cjelokupnog rasporeda.
Registracija zaposlenih
Punopravan rad organizacije počinje zapošljavanjem zaposlenih. Popunjavanje slobodnih radnih mjesta je praćeno papirologijom.
Odgovornosti službenika za ljudske resurse prilikom zapošljavanja zaposlenih su sljedeće:
- registracija prijave podnosioca prijave u posebnom časopisu;
- upoznavanje pridošlice sa aktuelnim uputstvima i lokalnim propisima;
- sastavljanje ugovora o radu i praćenje njegovog potpisivanja od strane stranaka;
- izdavanje kopije ugovora zaposleniku i stavljanje napomene o tome na memorandumu organizacije;
- izvršenje i upis naloga u knjigovodstvenu knjigu;
- popunjavanje lične karte, unošenje dokumenata u dosije (molbe, kopije ličnih dokumenata, nalozi, ugovori);
- prijenos dokumenata računovođi radi obračuna plaće zaposlenika.
Kada gradite sistem upravljanja kadrovskom evidencijom, prvo morate odlučiti koji dokumenti se moraju pripremiti, a koji su potrebni za određenu oblast aktivnosti.
Potrebni papiri uključuju:
- nalozi za osoblje (prijem, transfer, itd.);
- kadrovski nalozi (za odmore, bonuse, službena putovanja itd.);
- T-2 kartice;
- rad;
- sporazumi;
Ostali potrebni papiri uključuju sljedeće:
- raspored osoblja;
- OT pozicija;
- dnevnik putovanja;
- pravila unutrašnjeg poretka;
- drugi.
Nije potrebno voditi opis poslova i kolektivni ugovor, ali skoro svaki poslodavac ima ove dokumente.
Nakon utvrđivanja liste obavezne dokumentacije, potrebno je proučiti statutarne dokumente. Na osnovu njih potrebno je izraditi druge dokumente. Njihova lista zavisi od prirode delatnosti pravnog lica i karakteristika uslova rada. Na primjer, ukoliko je potrebno zaposlenima obezbijediti uniforme i LZO, potrebno je pripremiti naredbu o proceduri i vremenu njihovog izdavanja i kojim zaposlenima su one potrebne.
Naknade i beneficije za rad u posebnim uslovima: u opasnim industrijama, neredovno radno vrijeme, noćni rad i sl. Zatim izrađuju Pravilnik o vođenju kadrovske evidencije. Odražava spisak papira potrebnih za rad organizacije, postupak njihovog izvršenja i čuvanja.
Zakonska regulativa ne obavezuje izradu ovakvog pravilnika, ali će značajno olakšati rad kadrovskih službenika. Direktor se prvo zaposli da radi u novoj organizaciji, a zatim zapošljava ostatak osoblja.
Sastav i broj potrebnih radnih mjesta prikazan je u kadrovskoj tabeli. Operativna pravila odražavaju sve rasporede rada, zahtjeve za zaposlenike itd. Standardni ugovor o radu izrađen je na osnovu normi Zakona o radu Ruske Federacije.
Prije korištenja knjigovodstvenih dnevnika, treba ih pripremiti: listove treba numerisati, prošiti i zapečatiti. Komad papira je zalijepljen na posljednji list firmvera. Na njemu je naznačen broj stranica, potpisuje se direktor ili izvršni službenik i stavlja pečat. Na prvoj stranici časopisa upisuju naziv organizacije i datum početka njenog vođenja.
Jedan od najvažnijih dokumenata kadrovske evidencije je radna knjižica. Za njihovo održavanje, naredba imenuje odgovornu osobu koja ih ispunjava i koja je odgovorna za njihovu sigurnost.
FAQ
Organizacija kadrovske evidencije ima određene suptilnosti i nijanse:
| Postupak oporavka | Procedura nije reflektovana u zakonodavstvu. Obično se sastoji od sljedećih koraka:
|
| Karakteristike individualnih preduzetnika sa angažovanim zaposlenima | Preduzetnik zapošljava osoblje prema standardnom scenariju. Ugovor se zaključuje u nekoliko faza:
|
| Upravljanje malim biznisom |
|
| Pojednostavljenje računovodstva za mikro preduzeća | Svi uslovi rada se utvrđuju u dogovoru sa zaposlenim. U 2019. godini menadžeri ovih kompanija i individualni preduzetnici imaju pravo da odbiju izradu lokalnih propisa. U roku od 4 mjeseca od dana gubitka statusa mikro preduzeća, menadžment je dužan pripremiti „tradicionalnu“ kadrovsku dokumentaciju. |
Dakle, organizovanje vođenja kadrovske dokumentacije u preduzeću je složena procedura. To zahtijeva detaljnu studiju regulatornog okvira i praćenje svih promjena. Kompetentna izrada kadrovske evidencije doprinosi izgradnji radnih odnosa u okviru zakona. Za obuku kadrovskog službenika, poslodavac može koristiti usluge specijalizovanih kompanija.
Organiziranje i vođenje kadrovske evidencije je direktna odgovornost zaposlenih u kadrovskoj službi. U situacijama stvaranja nove organizacije, transformacije stare ili drugih opcija reorganizacije, menadžment i kadrovska služba moraju poznavati glavne aspekte rada: obuku i traženje zaposlenih, zapošljavanje, premeštanje i otpuštanje kadrova, kao i pravila za arhivsko i operativno skladištenje dokumenata.
Kompetentna organizacija kadrovske evidencije kao osnova stabilnosti kompanije
Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva, ima osoblje. Razlikuje se po veličini i sastavu, funkcijama koje se obavljaju i nivou kvalifikacija. Zadatak Odeljenja za ljudske resurse je da obezbedi da se sva pitanja i problemi u vezi sa zaposlenima preduzeća rešavaju što je brže i kompetentnije.
Stabilno poslovanje organizacije direktno zavisi od njenih zaposlenih. Primarni zadatak kadrovske službe je kompetentan i blagovremen odabir zaposlenih, vođenje kadrovske evidencije u skladu sa zakonom i blagovremeno dostavljanje dokumentacije u arhiv. Ovo je osnova za stabilan rad svakog preduzeća.
Osposobljavanje kadrova za rad sa ljudskim resursima
Uputstvo za vođenje kadrovske evidencije jasno ukazuje na potrebu stručnog usavršavanja kadrovskih specijalista. Međutim, u praksi se često javlja problem sa obukom radnika potrebnog profila.
Viša i srednja specijalizacija obrazovne ustanove ne proizvode specijaliste sa tako uskom kvalifikacijom kao što je „menadžment kadrovske dokumentacije“. Obuka se obično odvija na licu mjesta ili na specijalizovanim kursevima. Takođe je moguće obučiti zaposlenog direktno na poslu kroz mentorstvo.
Upravljanje kadrovskom evidencijom uključuje obuku stručnjaka na sljedeće načine:
- prekvalifikacija na osnovu drugog više obrazovanje;
- sticanje visokog obrazovanja u srodnoj oblasti, na primjer, “upravljanje dokumentima”, “pravo”, “upravljanje kadrovima”, “informaciona sigurnost”;
- obuka na specijalizovanim dugoročnim kursevima (najmanje tri mjeseca), nakon čega slijedi polaganje ispita;
- praktičan rad praćen redovnim stručnim usavršavanjem.
Regulatorni dokumenti koji regulišu rad kadrovskih službi
Aktivnosti kadrovske službe i opšta organizacija Upravljanje kadrovskom evidencijom u velikoj mjeri zavisi od važećeg zakonodavstva i internih regulatornih dokumenata. Ova karakteristika je povezana s nijansama rada s velikim brojem ličnih dokumenata, koji su često povjerljivi.
Vođenje evidencije u kadrovskoj službi uređeno je sljedećim aktima:
- Ustav, Građanski zakonik i Zakon o radu, kao i djelimično Krivični i Porodični zakoni;
- zakonodavni akti o profilu organizacije u pitanjima vezanim za rad sa kadrovima;
- lokalni propisi;
- razni klasifikatori, pravila i uputstva na saveznom nivou;
- interni regulatorni dokumenti, na primjer, uputstva o vođenju kadrovske evidencije;
- naredbe i uputstva rukovodstva.
Zaposleni u kadrovskoj službi dužni su da se striktno pridržavaju zahtjeva propisa i prije svega Zakona o radu.
Pretraga i dokumentacija zaposlenih
Vođenje kadrovske evidencije počinje pretragom i registracijom kadrova. Prije svega, morate odlučiti o opcijama za pronalaženje novih zaposlenika. Među njima se ističu:
- agencije i biroi za zapošljavanje;
- zapošljavanje;
- sajmovi poslova;
- obrazovne ustanove;
- oglasne ploče i biografije na raznim izvorima;
- druge organizacije;
- poznanicima i prijateljima.
Sve opcije traženja zaposlenika imaju svoje prednosti i mane; zaposlenik u ljudskim resursima mora maksimalno iskoristiti sve mogućnosti za popunjavanje upražnjenog radnog mjesta.
Kada se pronađe aplikant, on se intervjuiše. Preporučljivo je da se njegov napredak dokumentuje: to olakšava donošenje informisane odluke o zapošljavanju ili odbijanju. U potonjem slučaju, lice se pismeno obavještava o razlogu u roku od pet radnih dana. Ukoliko je kandidat pogodan za upražnjeno radno mjesto, treba ga upisati. Ovdje počinje registracija za određenog zaposlenika.
- zaključivanje ugovora o radu;
- izdavanje naloga za prijem;
- novi zaposlenik ili njeno osnivanje;
- registracija lične karte;
- ako je prihvaćeno u organizaciji - otvaranje ličnog dosijea;
- upoznavanje i potpisivanje od strane službenika internih pravilnika i uputstava.
Kadrovska evidencija (lične karte, tabela osoblja)
Vođenje kadrovske evidencije zahtijeva obaveznu pripremu računovodstvene dokumentacije, posebno rasporeda osoblja i ličnih kartica. Ovi dokumenti su obavezni za organizacije svih oblika svojine.
Osoblje i broj moraju biti aktuelni i zadovoljavati potrebe organizacije. Sadrži nazive svih pozicija, broj stopa, sa naznakom slobodnih radnih mjesta za određeni period.
Lične karte su objedinjeni dokumenti koji sadrže kratke informacije o radna aktivnost zaposlenika i lične podatke. Podležu strogim računovodstvenim i posebnim uslovima skladištenja, na mestima koja sprečavaju njihovo oštećenje i krađu.
Narudžbe za osoblje, razlike i karakteristike dizajna
Opšti kancelarijski rad u kadrovski rad uglavnom izraženo u naredbama i uputstvima uprave. Ovi dokumenti se mogu odnositi i na pojedinačne zaposlene i na cijelo osoblje u cjelini. Razlikuju se po karakteristikama dizajna i implementacije.
Većina naredbi i uputstava koja se odnose na konkretne radnje sa zaposlenim imaju jedinstvenu formu. Oni su podložni obaveznom dogovoru sa svim zainteresovanim licima i upoznavanju od strane zaposlenog uz potpis. Kopije personalnih naredbi čuvaju se u ličnom dosijeu, a originali u posebnim fasciklama.
Dnevnici kadrovske evidencije, pravila za registraciju i čuvanje
Za evidentiranje kretanja u kadrovskoj službi potrebno je vođenje specijalizovanih dnevnika. To su tabelarni dokumenti višestranog formata, najčešće objedinjeni. Obično se čuvaju ili u velikim bilježnicama ili kupuju gotove u specijaliziranim trgovinama.
Vrste kadrovskih dnevnika:
- registracija ulazne i odlazne dokumentacije, uključujući pisma;
- registracija naloga;
- prijava dolaska i odlaska zaposlenih na službena putovanja;
- registracija izjava, podnesaka, obavještenja, službenih i službenih zabilješki;
- registracija obrazaca radnih knjižica i njihovih priloga;
- knjige za evidentiranje kretanja raznih kadrovskih dokumenata itd.
Svi časopisi moraju biti uvezani i zapečaćeni, a listovi moraju biti numerisani. Treba ih čuvati odvojeno od svih dokumenata. Po mogućnosti u sefu ili posebnom ormariću.
Karakteristike održavanja i čuvanja ličnih fajlova
Čuvanje ličnih dosijea nije obavezno. Međutim, većina organizacija prikuplja evidenciju zaposlenih u ovom ili onom obliku. Naravno, zgodnije je to učiniti u jednom folderu.
Lični dosije je skup dokumentovanih ličnih podataka o zaposlenom, koji se prikupljaju i sastavljaju određenim redosledom. Može uključivati različite dokumente i kopije:
- kopije naloga zaposlenih;
- kopije izjava;
- kopije ličnih dokumenata koji potvrđuju kvalifikacije, obrazovanje, beneficije i bračno stanje;
- upitnik;
- karakteristike i recenzije;
- sertifikati itd.
Lični fajlovi uključuju lične podatke i treba ih držati podalje od drugih dokumenata. Pristup im je dozvoljen samo strogo ograničenom krugu službenika. Kada se osoblje otpusti, lični dosijei se predaju u arhivu.
Pravila za upis, čuvanje i izdavanje radnih knjižica, kao i uložaka
Sve organizacije su obavezne da vode radne knjižice za svoje osoblje, sa izuzetkom zaposlenih sa skraćenim radnim vremenom. Prilikom prvog zakazivanja, poslodavac samostalno kupuje prazne formulare i na njima vrši prvi upis. Na naslovnoj strani se upisuju relevantni podaci o zaposlenom. Nakon toga, potrebno je pratiti njihovu relevantnost i pravovremeno izvršiti izmjene.
Na širenju glavnog dijela vrše se upisi o radnim i društvenim djelatnostima zaposlenika, njegovom radnom odnosu kod zaposlenih na neodređeno vrijeme.Svi upisi se numerišu na opći način i vrše se na osnovu naloga. Uz obavještenje o otkazu prilaže se otisak pečata organizacije i potpis rukovodioca.
Urađeno ručno, plavom hemijskom olovkom, jasnim i razumljivim rukopisom. Pažljivo pratite relevantnost i tačnost unesenih podataka. Ako je potrebno ispraviti podatke, onda se moraju pažljivo precrtati jednom linijom i unijeti relevantne informacije. Ova radnja mora biti potvrđena potpisom i pečatom menadžera.
Evidencija o radu se čuva odvojeno od ostalih dokumenata, u sefu. Zabranjeno ih je predati zaposlenima ili trećim licima bez posebnog rješenja nadležnih organa.
Karakteristike operativnog i arhivskog skladištenja kadrovskih dokumenata
Čuvanje kadrovskih dokumenata određuje njihov poseban značaj. Sadrže lične podatke i povjerljivi su. Takvi podaci ne podliježu neovlaštenom otkrivanju. U suprotnom, novčana kazna će biti izrečena zaposlenima kadrovske službe i šefu organizacije.
Za pravilno skladištenje kadrovske dokumentacije u kadrovskoj službi, preporučljivo je imati zasebnu prostoriju. Mora postojati jedan ulaz i mora biti opremljen metalnim vratima sa alarmom.
Sami dokumenti moraju biti pohranjeni u metalnim ormarićima ili sefovima. Izbjegavajte izlaganje sunčevoj svjetlosti i prašini, kao i promjene temperature i prekomjernu vlažnost. Ovi jednostavni koraci će vam pomoći da sačuvate svoje lične podatke.
Svaki zaposleni očekuje od poslodavca da poštuje njegova prava, da im isplati zaradu na vrijeme i da zaslužuje zasluženi godišnji odmor. Menadžer, zauzvrat, očekuje da zaposleni striktno ispunjava svoje dužnosti. Osim toga, svaki vlasnik preduzeća mora biti pravno zaštićen. Sve ove tačke su regulisane kadrovskom evidencijom. Vođenje HR evidencije u LLC preduzeću će vam pomoći da sredite sve svoje odnose sa zaposlenima.
Vođenje evidencije osoblja u LLC preduzeću je način upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje. To može uključivati kretanje osoblja, obračune sa zaposlenima i radno vrijeme.
Načini vođenja kadrovske evidencije
Za razliku od individualnih preduzetnika, proizvodnja kadrova u DOO je obavezna komponenta, čak i ako je samo jedan učesnik registrovan u DOO, koji obavlja funkciju računovođe i generalni direktor. Ovo se objašnjava činjenicom da su osnivač i DOO dva različita subjekta. Shodno tome, DOO igra ulogu poslodavca, a osnivač ulogu zaposlenog.
Vođenje evidencije osoblja u LLC preduzeću je način upravljanja osobljem i rada sa protokom dokumenata organizacije koji se odnosi na osoblje.
Kadrovska evidencija se može voditi na 3 glavna načina:
1. Preuzmi ulogu HR službenika.
Ako se ne plašite da „započnete“ proces, imajte vremena i vaša organizacija nije tako velika.
2. Unajmite kadrovskog službenika.
Savremeni HR stručnjak mora razmišljati kreativno, biti pravno pametan i pedantan.
3. Vjerujte outsourcing kompaniji specijalizovanoj za upravljanje kadrovskom evidencijom.
Postoji nekoliko programa dizajniranih za kadrovsku evidenciju. To su automatizovani sistem upravljanja osobljem (APS), ERP sistem (planiranje resursa preduzeća) i kadrovska evidencija u oblaku (SaaS). Ako govorimo o softveru, onda je ovo 1C.
Samostalno vođenje kadrovske evidencije
Korak po korak uputstva za održavanje toka dokumenata osoblja:
1. Potrebno je utvrditi regulatorne i informacione osnove koje će biti potrebne za obavljanje kadrovskog rada.
Većina dokumenata potrebnih za vođenje kadrovske evidencije standardizirana je uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovog plaćanja“ od 5. januara 2004. godine. Dokumentacija koja nema standardizovane kanone sastavlja se u skladu sa GOST R 6.30-2003.
- Radno zakonodavstvo Ruske Federacije (ažurira se svakih šest mjeseci).
- Uputstvo za vođenje radne evidencije (odobreno Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije br. 69 od 10. oktobra 2003.).
- Uredba Vlade Ruske Federacije “O vođenju radnih knjižica” (od 16. aprila 2003.).
Dokumenti potrebni za upis radnika u osoblje:
- Pasoš (prijava i registracija).
- SNILS (potvrda o penzionom osiguranju).
- Vojna legitimacija.
- PIB (pojedinačni porezni broj).
- Medicinska politika.
- Specijalistička diploma.
Važnost kadrovske dokumentacije je u tome što omogućava konsolidaciju pravno značajnih činjenica i jasno reguliše prava i odgovornosti zaposlenog i rukovodioca.
Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti. Rukovodilac, prilikom odlučivanja o kadrovskim pitanjima, može samostalno donositi lokalne propise u granicama svojih ovlaštenja, ako nisu u suprotnosti sa zakonom.
Ovisno o karakteristikama organizacije, paket dokumenata za vođenje kadrovske evidencije može se proširiti.
2. Treba izraditi statutarnu dokumentaciju organizacije.
U povelji moraju biti jasno navedeni uslovi za prijem direktora, uslovi rada direktora, visina njegove plate, kao i postupak odobravanja rasporeda rada.
3. Morate registrovati menadžera.
Registracija menadžera je prvi kadrovski nalog kreiran u organizaciji. Označava datum od kojeg menadžer počinje da obavlja svoje dužnosti.
4. Potrebno je sastaviti spisak kadrovske dokumentacije uključene u kadrovsku proizvodnju organizacije.
To uključuje:
- Interni radni propisi organizacije.
- Kadrovska struktura.
- Raspored osoblja.
- Raspored godišnjih odmora zaposlenih.
- Dokumentacija koja definiše zaštitu ličnih podataka zaposlenih.
Takođe, spisak obaveznih dokumenata sadrži ugovore o radu, radne knjižice i knjižicu za evidentiranje njihovog kretanja, raspored radnog vremena, lične kartice zaposlenih, kadrovske naredbe i osnov za njihovo izdavanje (prijave, izvještaji, akti, zabilješke itd.) , obračunski registar i isplate plata, platne liste, opis poslova.
5. Zapošljavanje zaposlenih.
Svaki budući zaposlenik mora imati paket dokumenata. Ostaje samo popuniti radne knjižice, lične karte i sastaviti druge kadrovske dokumente (o platnom spisku, obračunu godišnjih odmora, bolovanja, službenih putovanja; potpisati ugovor o neotkrivanju ličnih podataka zaposlenika).
Prema čl. 419 Zakona o radu Ruske Federacije, za nepoštivanje radnog zakonodavstva prijeti kazna od 200.000 rubalja.
Vođenje kadrovske evidencije u DOO je veoma delikatna i odgovorna stvar. Mnoge zakonske karakteristike koje utiču na poštovanje vaših prava i prava zaposlenih zavise od pravilnog toka dokumenata i odabranog programa kadrovske evidencije. Sva kadrovska dokumenta posjeduju pravnu snagu i može se koristiti na sudu.