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適切な人事管理。企業での人事記録の実施

リベナ S.V. /「HRパッケージ」kadrovik-praktik.ru
あなたは人事部門をゼロから立ち上げる任務を与えられました。そして、あなたはこの分野での経験がほとんどありません。もしかしたら、あなたは初心者の人事スペシャリスト、あるいは人事を任された会計士やオフィスマネージャー、あるいは起業家志望かもしれません。そうすれば、私たちのガイドが必ず役に立ちます。特に人材ビジネスの初心者向けにわかりやすくまとめています。

それで、人員が割り当てられました。どこから始めましょうか?

1. 必要な法律、専門書、制度を買いだめしましょう。仕事ではこれらすべてが必要になります。
人事記録を保存するためのプログラムを購入するかどうかを経営陣と決定します。このようなプログラムは数多くあり、その多くは専門的で非常に便利です。一部は 1C の機能をバイパスします。しかし、ほとんどの企業は伝統的に人事記録を 1C で保管しています。実際のところ、1C サポートのスペシャリストはどの都市にもたくさんいますが、他のプログラムをサポートするスペシャリストはどこにでもいるわけではありません。

2. 私たちは経営陣から組織の構成文書のコピーを受け取り、注意深く検討します。。人事領域のすべての文書は会社の構成文書に準拠しており、いかなる形でも矛盾してはなりません。定款には、取締役の雇用手順（正式に決定することになります）と、その給与、雇用契約を締結できる期間を設定するための手順が記載されており、いくつかの特徴が定款で規定されている場合があります。憲章は、主要な経営陣の従業員を雇用し、その従業員に対する報酬制度を確立する手順（たとえば、創設者総会の事前承認など）、さらには人員配置表の承認手順を規定する場合もあります。
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3. 私たちは、人事作業領域に置くべき文書のリストを決定し、作成します。そのような文書のリストはここにあります - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
いずれの場合でも、法律で要求される書類を作成することは明らかです。会社のためにどのオプションの書類を準備するかを経営陣に確認してください。また、社内労働規則、その他の地方規則、および雇用契約書にどのような特別な条件を盛り込みたいかを事前にディレクターと明確にすることもできます。

必要書類：

構成文書
- 雇用契約
- 人材派遣 (フォーム T-3)*
- タイムシート (フォーム T-13)* またはタイムシートと計算賃金(フォーム T-12)*
- 社内就業規則
・従業員の個人情報保護に関する文書（規程）
- 休暇スケジュール (フォーム T-7)*
- 個人カード (フォーム T-2)*
- 注文。たとえば、従業員の入社について (フォーム T-1)*、従業員の入社について (フォーム T-1a)*、休暇の提供について (フォーム T-6)*、休暇の提供について (フォーム T-1a)* T-6a)、従業員の昇進に関するもの (フォーム T-11)*、従業員のインセンティブに関するもの (フォーム T-11a)*、従業員の出張に関するもの (フォーム T-9)*、従業員の出張に関するもの (フォーム T-9a)*、従業員の異動に関するもの (フォーム T-5)*、従業員の異動に関するもの (フォーム T-5a)*、従業員との雇用契約の終了に関するもの (フォーム T-8)*、従業員との雇用契約の終了について（フォーム T-8a）、申請書について懲戒処分、懲戒処分の解除、組み合わせ、交替、停職、停職解除、休暇の振替、休暇からのリコール、人員削減など。
- 命令の根拠（メモ、陳述、法律、雇用契約書、説明書）
- 旅行証明書の登録ジャーナル（本）、非常に好ましくは - 注文書、雇用契約書。
- ワークブックの移動の会計ブックとそのインサート。仕事帳簿とその折り込み書類の帳票を記録するための領収書と経費帳
- 作業記録
- 賃金、休暇手当、補償金の計算と支払いに関連するすべての明細書、メモ、計算書、およびその他の文書。未使用の休暇、解雇の「和解」、承認された給与明細書。

特定の状況下で必須となる書類:
- 労働協約- 少なくとも一方の当事者（従業員または雇用主）が率先して締結した場合は必須。
- 雇用主に適用される報酬および賞与の条件の一部が、たとえば雇用契約書や人員配置表など、他のいかなる文書にも規定されていない場合、報酬および賞与に関する規定は必須となります。
- すべての場合、職務内容は必須です仕事の責任労働者は雇用契約で規制されていません。
- 雇用主が従業員の認証を行う場合、認証および認証に付随する文書に関する規定が義務付けられます。
- シフト勤務がある場合はシフトスケジュールが必要です。
- 雇用契約に従業員に営業秘密を保持する義務があると記載されている場合、営業秘密に関する条項は必須です。
- 未成年労働者、障害者労働者、妊娠中の労働者、3歳未満の子供を持つ女性、シングルマザーのリスト。障害のある子供や幼い頃から障害のある人々の世話をする人、危険な作業に従事する労働者、および（または）危険な状態労働 - 未成年の労働者、障害のある労働者、妊娠中の労働者、3歳未満の子供を持つ女性、シングルマザー、障害のある子供の世話をしている人、子供の頃から障害のある人、危険な労働および（または）危険な労働を伴う労働に従事している労働者がいる場合条件
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4. 取締役を登録します
取締役（CEO）が正しく登録されているか確認してください。そうでない場合は、まず取締役を登録します。初めての社員です！書類には、ディレクターが何日から勤務しているかを示す必要があります。ディレクターの仕事に応募するための段階的な手順は人事パッケージに記載されており、必要なサンプル書類もそこにあります。また、このパッケージには、「雇用された取締役との労働関係の登録」セミナーと、対応する相談セクションのトピックに関する多くの相談が含まれています。
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5. 人員配置表を作成します、社内労働規定、その他現地の規則(ポイント 3 の表を参照)。
確かに、その会社にはまだ人員配置表、社内労働規則、その他の地域規制がありません。それらを補いましょう。私たちはこれらすべての書類をディレクターと調整します。監督の意見や要望を考慮し、法律に違反していないかチェックします。ディレクターは、上記の文書の既製バージョンを承認します。
人員配置表は統一された形式であり、恣意的なものではないことに注意してください。この人材派遣フォームはここからダウンロードできます。人員配置表で問題が発生した場合は、「人事パッケージ」で人員配置表の記入例、人員配置表の作成と承認の段階的な手順、テーマ別セミナー、および対応する相談セクションをご覧ください。人事テーブルの上。パッケージには、さまざまな地域の規制のサンプルも含まれています。段階的な手順採択、協議、草案作成のアドバイスなど。
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6. 従業員と締結する雇用契約の標準書式を策定中です。。その中には、会社にとって有益で必要なすべての条件が含まれています。人事パッケージには、優れた雇用契約書のテンプレートと書籍『We Hire: Registration of Labor Relations in Behind the Employer』が含まれています。本書の第 2 部と第 3 部では、合法的であると同時に有益な雇用契約を作成する方法を、有益かつわかりやすい方法で説明します。
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7. その他、今後の人事業務に必要な書類を準備します。: 会計帳簿、登録ログ、タイムシート、注文書、責任契約書など。「文書サンプル」セクションの「HR パッケージ」では、これらの文書の形式を取得し、必要に応じて印刷し、サンプルに慣れることができます。記入、デザインや書籍に関する相談、テーマに関するセミナーなど。パッケージをお持ちでない場合は、ここからいくつかのドキュメントをダウンロードできます - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. 誰がリーダーになるかについては経営陣と相談して決定します仕事の本 。従業員はまだ雇用されていないため、ディレクターはまず勤務記録を維持する必要があります。私たちは、ディレクターに対し、作業簿の維持、保管、記録、発行の責任を負うよう命令を出します。フォームとサンプルの注文は、「文書サンプル」セクションの「人事パッケージ」から入手できます。その後、取締役は、同様に命令によって、これらの権限を承認された人事従業員に譲渡することができます。
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9. 従業員の勤務登録を行います。この段階では、雇用契約書、雇用命令書、個人カード、作業簿、作業簿の移動を記録するための本など、多くの文書を作成することになります。
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その後、従業員が働き始め、人事担当者にとっては日常業務の段階が始まり、タイムシートの管理、休暇スケジュールの作成、休暇の手配、インセンティブとペナルティ措置の適用、出張、組み合わせ、解雇が必要になります。そしてさらに...

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フリーランス労働者: 雇用主と従業員にとって「危険な」瞬間
ソビエト時代には、「フリーランス労働者」は、給与を支払われずに組織のために仕事をする国民として理解されていました。ロシアの法律の発展に伴い、「フリーランス労働者」の概念と地位が変化しました。一部の組織リーダーの考え方はレベルに留まった法的規制ソ連の「フリーランス労働者」の労働。雇用主は、そのような関係がもたらす結果について常に考えているわけではありません。
法的手段で狡猾な「投票者」を排除することは可能だろうか？できる。主なことはそれを認識することです。
組織の清算時の書類はどうするか
文書の安全性確保の問題株式会社清算時に、連邦証券市場委員会の決議に反映されました。私たちにとって最も重要な断片を引用しましょう。
人事部での事務作業
人事サービスの活動の文書化と組織内の休暇スケジュールに関する質問に対する、ロシア司法アカデミー労働法学部教授、ヴァレンティーナ・イワノフナ・アンドレーヴァによる回答。
よくある誤解
労働関係に関する最も一般的な誤解

を目的とした活動です 人事文書のシステム化そして彼らと協力してください。

人事部門はすべての組織に存在し、文書の処理を中断することなく行うとともに、企業とその従業員によるすべての変更をタイムリーに記録することを保証します。

親愛なる読者の皆様！私たちの記事では、法的問題を解決するための典型的な方法について説明していますが、それぞれのケースは異なります。

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必要な文献

事務作業に関するトレーニングを迅速に実施し、知識を実際に適用するために、専門家は次の印刷出版物に注意を払うことをお勧めします。

人事記録管理をゼロから組織化する

人事記録管理の組織をゼロから構築する場合は、次のように段階的に構築する必要があります。

人事記録管理に関連する適切な文書化およびその他の事項を実行するように設計された特別なコンピュータープログラムのインストール。

現在、これらのニーズに合わせて設計されたプログラムが数多くあります。しかし、組織の長たちは、 従来は 1C を選択します.

これは、大小の都市にはこのプログラムのインストールとメンテナンスの専門家がいますが、革新的な開発にサービスを提供できる専門家が常に電話で呼べるとは限らないという事実によるものです。

組織の重要な文書を勉強しています。

提出されるすべての契約書および文書は、組織の憲章に準拠し、矛盾してはなりません。これは、まず第一に、経営者や従業員との意見の相違を解決するために重要な役割を果たします。

独自のログブックを購入または作成します。

会社の記録管理に含める文書については、上級管理職との合意が必要です。

これらはまれに使用されるため、どれが必須でどれが延期可能であるかを明確にする必要があります。どれが作業スケジュールに含まれるのか、どれがフォームに含まれるのかを知ることが重要です。

ディレクターズデザイン。すべての書類が正しく完了していることを確認する必要があります。これには、マネージャーが会社で勤務していた日付が反映されている必要があります。
例外なく全従業員に適用される人員配置スケジュールと社内規則を作成します。

人員配置スケジュールを適切に作成する方法に関する記事をお読みください。

会社にこれらの書類がない場合は、作成する必要があります。これらの文書は組織の長と完全に合意し、規制の枠組みに照らしてチェックする必要があります。つまり、そのイノベーションが法律に反していないかどうかを確認する必要がある。

組織にとって有益でありながら、法的規範に矛盾しない標準的な雇用契約の作成。
次に基本的な書類が必要になります。

職員 やっていけない次の書類を作成せずに：

注文フォーム。
責任協定。
ログブック。
会計帳簿。
労働時間表。
書類を作成した後は、誰がどのように主導するかに注意する必要があります。

それらの保管と書類への記入の問題は、時間通りに事前に決定する必要があります。の上初期職場のスタッフが非常に少ない場合、これは 会社の創設者は対処できる。この点に関しては、特別な命令を発する必要があります。それが存在しない場合、同社は重大な罰金を科せられることになる。

将来、文書の取り扱いを含む責任を負う人物が現れた場合、新規注文責任者の任命について。

最後の段階は、雇用のために従業員を募集することです。

この手順には次のものが必要です。

雇用命令。
雇用契約の登録。
作業記録の入手可能性。
従業員用のカード。
仕事の記録を考慮するための本。

これはゼロからスタートする従業員が知っておくべきことのすべてではありませんが、そのようなアクションは単に 最初の基本大量の情報があり、今後も研究が必要です。

人事記録管理に関する手順をご覧ください。

HRスペシャリストの責任

オフィス管理スペシャリストは、従業員とその仕事に関連する組織のあらゆる側面をカバーする幅広い活動を行っています。したがって、会社員の主な仕事は次のとおりです。

病気休暇やその他の証明書に関する書類の作成。
各従業員の個人ファイルの作成。
労働タイムシートの作成と作成。
人事命令の実行と準備。
計算とその後の発生。

サンプル仕事内容人事担当者は無料でダウンロードできます。

この分野の活動の従業員は、主な業務に加えて、 追加のタスク、のような：

賃金市場の追跡。
雇用候補者を追跡し、招待する。
組織内で募集中の欠員のリストを作成する。
従業員の雇用に関する規定の整備。

場合によっては、この部門の従業員が従業員の仕事を評価し、このトピックに関するレポートを作成することに従事することがあります。

現在の法律に従って、人事担当者は従業員の個人データを第三者に開示できないことを知っておくことが重要です。この責任は完全に彼にあります。

人事部門で犯したミス

どんな仕事でもミスは起こり得ます。したがって、人事記録管理も例外ではありません。これは複雑なプロセスであり、多くの初心者従業員にとって大量の情報を覚えるのは難しいため、主なものは次のとおりです。

従業員を登録したり解雇したりするとき。

まず第一に、これはデザインに関するものです。注文では、実行される作業の条件や性質を指定することはできません。場合によっては、従業員のイニシャルや姓、さらには勤務単位でも間違いが発生することがあります。ここで、エラーが発生した注文、または権限のない者によって発行された注文は無効であることを考慮することが重要です。

ワークブックを使って作業する。規則によれば、この文書のシリーズと番号をワークブックに入力する必要がありますが、誰もがそうするわけではありません。
雇用契約を締結するとき。主な欠落は、この手続きに必要な書類がなかったこと、または健康上の理由でこの種の活動に参加できない国民を雇用していたことである。
注文。企業の現地規制法が発行される場合がありますが、それには企業トップの署名が含まれていません。これ重大な違反、そしてそのような文書には強制力がありません。

人事記録の秩序を回復する

時々小さな会社多くの違反が蓄積され、この問題を解決できる専門家がいないということが起こります。それにもかかわらず、そのような人が見つかり、文書を整理するよう任された場合、彼は従う必要があります ステップバイステップの指示に従ってください:

規制が必要になるだろう最新版、多くの解決に役立ちます法的問題、人事に関するトピックや人事記録管理を容易にするプログラムに関する特別な文献も含まれています。
文書のレビューと検証。

事務作業に関連するすべての必要な書類が用意されていなければなりません。これらには、必須、特別、およびオプションが含まれます。

すべてが適切な形で所定の位置にあることが重要です。

オフィスでのチェック時に身を守るためにも、オプションで購入する価値があります。

マネージャーの希望だけでなく、社内の状況がどのようになっているのか、定められた命令や地域の規制に準拠しているかどうかを検討します。この段階には、組織の構成文書の慎重な調査も含まれます。
紛失した文書の作成に参加した人々のサークルと、その後文書の流れとその安全に責任を負うことになる従業員を決定する。
人員配置表の分析は、統一された形式で実行する必要があります。
社内の経営者、従業員、雇用契約の履行をチェックします。
重要なのは、以前の雇用命令と従業員の個人カードを調査することであり、それらに誤りがあってはなりません。
作業記録の確認。
過去と現在の社内の従業員の異動や異動、解雇を確認します。
最後のステップはチェックです作業時間従業員一人ひとりに。

オフィスワークの自動化

人事管理は時間の経過とともにますます複雑になり、企業は大きくなります。したがって、この状況から抜け出す方法は、 人事部門の自動化。現在、ほぼすべての組織が自動デバイスを使用して人事問題を解決しています。

自動化プロセスの設定は、いくつかの段階で行う必要があります。

最初のステップは、自動化の目標を設定することです。ほとんどの場合、これはインストールされたシステムのスムーズな動作と効率です。
有効性を判断したら、システムの導入、つまり自動データベースの作成を開始する必要があります。
次に、提供された機器を操作するために従業員を訓練する必要があります。
組織のすべての文書からシステムにデータを入力することが主な段階です。この時点で、レポートテンプレートを作成する必要があります。

人事記録を正しく管理するには、次のことが必要です。 以下のプログラム:

プレシステム、つまり会計を提供するプログラム。
人事管理システム。これがシステムです問題解決人事オートメーションを使用して。これは従業員ごとに情報を保管するシステムです。
WFMシステム。これらのプログラムは、通常の自動化ソフトウェアと比較して多くの機能を備えています。
HCMシステムは人材の定量的な指標だけでなく、質の面でも課題を解決します。このようなプログラムにより、大企業の業績は約 15 パーセント向上します。

もちろん、新しいテクノロジーを放棄して古い方法を使用して作業を実行することもできます。しかし、進歩は止まっておらず、将来的には、不適切な自動装置により文書フローの違反が発生する可能性があることが判明する可能性があります。 罰金を伴う.

新しく設立された会社で人事記録を整理する方法 - ビデオセミナーをご覧ください。

組織内のすべての人事取引を文書化するには、特定の知識とスキルが必要です。

企業における事務作業は、独自に作成され、ディレクターによって承認された指示によって規制されています。これは内部規制法であり、事業体の全従業員による遵守が義務付けられています。人事部門はその実装を開発および監視します。

法律では、従業員と雇用主との雇用関係のあらゆる側面を文書化する多くの文書の作成が義務付けられています。

経験豊富な人事担当者も新人の人事担当者もスキルを向上させる必要があります。彼らを助けるために、人事管理の理論コースを紹介するインターネットサイトが作成されました。

人事記録は職員の活動を反映し、従業員の勤続年数を確認するものであり、年金の計算において主要な役割を果たします。経営者は企業のドキュメンタリー資金に責任を負います。

紙面上の管理の主な詳細

人事記録を適切に整理するには、規制の枠組み、その変更の追跡、使用される文書の形式に関する知識が必要です。

どのような目的で行われるのでしょうか？

人事記録を維持する手順は法律で規制されています。大企業では、大勢のスタッフ従業員には、原則として人事サービスが形成されます。その従業員は、ロシア連邦の規制枠組みの要件に従って関連文書を作成します。

文書は統一された形式を持つことも、企業内で開発されて現地法で承認されることもあります。

人事記録管理は、人事会計、労働時間、給与計算に関連する文書を作成および維持することを目的とした活動です。

人事上の問題には次のようなポジションが含まれます。

雇用登録;
労働者の内部移動。
解任;
経営者と従業員との関係の規制。
労働プロセスの組織化。
その他。

人事記録を適切に整理すると、多くの問題の解決に役立ちます。

その主な目標を表に示します。

人事業務の方向性	実行されたタスク
会計と管理	受付、会計、従業員の解雇。
計画と規制	労働者の選択、移転、適応。
レポートと分析	従業員を研究し、彼らの仕事を評価する。分析作業。レポート作成中。
コーディネートと情報提供	要員の準備、訓練、再訓練。公務および個人的な事柄について従業員を接待する。労働者からの書面による要求を処理する。アーカイブおよび参照活動。
組織的および方法論的	従業員の作業を文書化する。部門スタッフと協力する。人事計画と管理。
ドキュメンタリー	個人ファイルと作業記録の管理。個人的な会計のための注文書や書類を作成する。病気休暇の登録、年金証明書など。

モスクワやロシア連邦の他の広い地域では、個別の部門を持つ組織が人事記録をオンラインで管理できます。この目的のために、電子形式での文書の交換を可能にする適切なプログラムが開発されました。

法的枠組み

人事記録管理の法的根拠は、ロシア連邦の労働法に含まれています。

この活動は、次のような多くの規制によって規制されています。

会計および報酬に関する主要書類の記入および適用に関する指示 (2004 年 1 月 5 日付けの国家統計委員会令第 1 号)。
統一文書とその作成要件（2003 年 3 月 3 日付けの Gosstandart Decree No. 65-st）。
標準的なオフィス管理手順連邦機関行政権(2005 年 8 月 11 日付けロシア連邦文化省命令第 536 号);
アーカイブの運営に関する規則 (2002 年 2 月 6 日付けのロサルキウ理事会の決定)。
連邦行政当局の事務規則（2009 年 6 月 15 日ロシア連邦政府決議第 477 号）。
情報とその保護に関する法律情報技術 No.149-FZ、2006 年 7 月 27 日付け。
ロシア国民からの上訴の検討に関する法律 No. 59-FZ、2006 年 2 月 5 日付け。
2005 年 6 月 1 日付けのロシア連邦の国家言語に関する法律 No. 53-FZ。
2004 年 10 月 22 日付けのアーカイブに関する法律 No. 125-FZ。
2004 年 7 月 29 日付けの営業秘密法 No. 98-FZ。
2003 年 12 月 22 日付けの作業図書 No. 117n に関する注文。
2003 年 10 月 10 日付けの労働書類記入手順第 69 号の採択に関する決議。
2003 年 4 月 16 日付けの作業簿に関する決議第 225 号。
ロシア連邦軍参謀本部の指示。

必須書類

ロシア連邦の労働法は、組織に独自の法的枠組みを設けることを義務付けています。規制文書.

これらには次のものが含まれます。

チャーター	基本設立文書。それは述べています法的形式企業、創設者、活動分野、マネージャーの雇用および解雇の手順、彼の権限。社内規程の多くはこの憲章の規定に基づいて制定されています。
就業規則（以下「規程」という）	文書の存在は第 2 条に規定されています。 189、190 ロシア連邦労働法。これは、従業員の雇用と解雇の手順、協定当事者の権利と義務、労働と休憩の制度、インセンティブと罰則のシステム、および企業の労働関係に関するその他の問題を確立します。ルールはディレクターによって承認されます。組織内に労働組合がある場合、文書の採択に関する意見が考慮されます。職員が不規則な労働時間で働く組織では、関連する役職と専門職のリストが必要です。これは規則の付録として作成されます。
個人情報保護に関する注意事項	アートによると。ロシア連邦労働法第 87 条では、従業員に関する個人情報を処理し、その保護、使用、保管を確保する際に満たさなければならない要件を定めています。個人情報とは、事業主が労働関係上必要とする労働者個人に関する情報と考えられます。従業員は、自分のデータを処理する手順を定義した文書に精通している必要があります。
労働保護に関する規制	人事部にあります。各従業員はこの文書に精通しています。従業員数が 50 人を超える企業は、労働安全専門家の職を設置しなければなりません。
シフトスケジュール	シフト制勤務の会社で利用されています。この文書は緊急であり、雇用主の裁量により一定期間有効です。
労働基準に関する書類	一人の従業員またはグループが製品を製造する（作業を行う）のに必要な時間コストを反映し、それに基づいて労働基準を設定します。

規制法

マネージャーを雇用した後、組織の通常の運営に必要なポジションの数が設定されます。得られた数値を考慮すると、生産サイクルなどの企業活動の機能が準備されています。

文書を作成するには、通常、統一されたフォームが使用されます。サンプルはインターネットから無料でダウンロードできます。雇用主は自らの裁量でスケジュールを調整する権利を有します。

この文書には、ディレクターからサポートスタッフまでの階層順に役職がリストされています。それぞれについて、州ごとの単位数、給与、手当が示されています。

次の段階では、作業スケジュールが作成されます。これは全従業員の勤務スケジュールを表します。シフトがある場合は、詳細なシフトスケジュールが作成されます。この文書では、次の要件について簡単に説明しています。外観従業員、行動、日常生活など。

次に、雇用契約の書式を作成します。この場合、ロシア連邦の労働法の基本規範と会社の内部規制文書を考慮する必要があります。雇用契約は通常、組織の弁護士または外部の者によって作成されます。

文書には次の項目が含まれている必要があります。

法人に関する情報: 名前、住所、電話番号、管理者の氏名および役職。
従業員のパスポートの詳細。
従業員の役職、契約の種類（無期または有期）、および勤務先（主または追加）。
このポジションの指示を参照した主な責任のリスト。
賃金、追加支払い、福利厚生、休暇に関する情報。
勤務スケジュール、残業代の支払い。
契約終了の理由およびその他の条件。
当事者の署名と詳細、企業の印鑑。

人事担当者の仕事をチェックして最適化するために、経営陣は内部監査または独立監査を実施できます。これは、行政罰、紛争、スタッフからの苦情のリスクを軽減するのに役立ちます。

人事記録をゼロから整理する段階

人事記録を作成するには、次の段階的な手順を使用すると便利です。

必要なものの準備	人事サービスを組織するには、まず家具、事務機器、文具などを購入する必要があります。「1C:ZUP」などの人事プログラムと法的参照システムが必ず必要になります。このおかげで、部門の従業員は最新の法律の変更を監視し、必要な文書にアクセスできるようになります。仕事や重要な書類を保管するには金庫が必要です。
管理者登録	取締役はどの会社でも執行役員です。彼は書類に署名します。彼に全権限を与えるために、彼は雇用契約に基づいて雇用される。対応する命令が発行され、それによって彼は自分自身を任命します。
人事責任者の設置	小規模な会社では、これらの役割はマネージャーが実行できます。彼が事務仕事に従事している場合個々の従業員、彼と雇用契約が作成されます。それをもとに発注準備を進めております。以前に雇用した従業員のいずれかにその職務が割り当てられる場合は、追加の契約と命令が作成されます。
社内法を作成する	それらは監督によって署名され、注文書とともに特別なフォルダーに保管されます。現地文書には、上記の文書が含まれます (「規制法」セクション)。
職員の受け入れに関する文書化	従業員ごとに、従業員のデータおよび業務活動 (雇用契約書、雇用命令書、個人カード) に関連するすべての書類を提出するためのフォルダーを作成する必要があります。
作業簿の記入	入社、異動、インセンティブなどの記録は、これらの従業員文書に作成されます。雇用主は、これまで働いたことのない従業員のために新しい記録簿を作成する必要があります。労働記録とその登録ジャーナルは事務用品部門で入手できます。これらの書類は金庫に保管する必要があります。

この説明は、この点について経験のないティーポットにも適しています。

記録はどのように保管されますか?

記録を維持するには、文書の流れを適切に整理する必要があります。

これを行うには、次のことを行う必要があります。

内部規制の枠組みを開発する。
各スタッフユニットの人員配置表を準備する。
人員配置の手配を行う。
準備する労働協約;
職員用のフォームを作成する。
T-2 カードを発行します。
従業員の申請フォームを承認する。
社内発注書を準備します。

すべての職員の行動を確認する必要があります。それらのリストは規制で固定されています。

追加点

ゼロからの人事会計は人材の採用から始まります。仕事への応募者を正しく登録し、必要な書類を準備することが重要です。

人員配置と休暇

企業に必ず存在しなければならない必須の標準文書の 1 つは、人員配置表 (フォーム T-3) です。

リスト構造上の分割そしてポジション。
各ポジションのスタッフユニットの数。
役職別の給与、手当。
組織の給与基金。

組織運営上の重要度に応じて部門を文書内に記載しています。その中で、従業員の役職も重要な順にリストする必要があります。雇用契約書の役職名と人員配置スケジュールは一致している必要があります。

人員配置表は、役職に応じて従業員の氏名を記入したスケジュール表です。

休暇スケジュール (フォーム T-7) には、全従業員に対する年次休暇の付与時期に関する情報が反映されています。 1年間かけてまとめました。これは労働組合団体との合意のもと、取締役によって承認されます。この書類は新年の少なくとも 2 週間前までに完成させる必要があります。そこに入力されたデータは、従業員と雇用主の両方を拘束します。受益者は例外です。

スケジュールには次の詳細が含まれます。

部署名;
役職;
作業者の氏名と従業員番号。
休暇の日数。
計画および実際の休暇に入る日付。
休暇を変更する理由、予定日。

このことは休暇の 2 週間前に従業員に通知されます。命令が発行され、従業員は署名に慣れています。 11 月には、すべての部門長に対し、12 月 1 日までに休暇スケジュールを経理部門に提出するよう義務付ける命令を作成できます。そうすることで全体のスケジュールを立てやすくなります。

社員登録

組織の本格的な仕事は従業員の採用から始まります。欠員補充には事務手続きが伴います。

従業員を雇用する際の人事担当者の責任は次のとおりです。

出願人からの出願を特別なジャーナルに登録する。
新人に現在の指示と現地の規制を理解させる。
雇用契約を作成し、当事者による署名を監視する。
契約書のコピーを従業員に発行し、その旨を組織のレターヘッドに記載する。
注文の実行と会計帳簿への登録。
個人カードに記入し、ファイルに書類を提出する（申請書、個人書類のコピー、注文書、契約書）。
従業員の給与を計算するための書類を会計士に転送する。

人事記録管理システムを構築するときは、最初にどの文書を準備する必要があるか、特定の活動分野にどの文書が必要かを決定する必要があります。

必要な書類は次のとおりです。

人員への命令（受付、転送など）。
人事命令（休暇、ボーナス、出張など）。
T-2 カード;
労働;
協定。

その他の必要書類は以下のとおりです。

人員配置スケジュール。
OT ポジション。
旅行記。
内なる秩序のルール。
その他。

職務記述書や労働協約を維持する必要はありませんが、ほぼすべての雇用主がこれらの文書を持っています。

必須文書のリストを作成したら、法定文書を検討する必要があります。それらに基づいて、他の文書を作成する必要があります。そのリストは、法人の活動の性質と労働条件の特徴によって異なります。例えば、従業員に制服や個人用保護具を支給する必要がある場合、支給の手順やタイミング、どの従業員に支給が必要かなどについての指示書を作成する必要があります。

勤務に対する報酬と福利厚生特別な条件：危険産業、不規則労働、夜間労働など。次に、人事記録管理規程を制定します。これには、組織の業務に必要な書類のリスト、その作成と保管の手順が反映されています。

この法律はそのような規則の策定を義務付けているわけではありませんが、人事担当者の仕事は大幅に促進されます。ディレクターはまず新しい組織で働くために雇用され、その後残りのスタッフを採用します。

必要なポジションの構成と数は、人員配置表に反映されます。運用規則には、すべての勤務スケジュール、従業員の要件などが反映されています。標準的な労働協約は、ロシア連邦の労働法の規範に基づいて作成されています。

会計仕訳帳を使用する前に、会計仕訳帳を準備する必要があります。シートに番号を付け、ステッチし、封印する必要があります。ファームウェアの最後のシートには紙が貼り付けられています。ページ数を記載し、取締役または執行役員が署名・押印します。日誌の最初のページには、組織の名前とそのメンテナンスの開始日が書かれています。

最も重要な人事記録文書の 1 つは勤務簿です。それらを維持するために、命令はそれらを記入し、安全に責任を負う責任者を任命します。

よくある質問

人事記録の編成には、次のような微妙な点やニュアンスがあります。

回復手順	この手続きは法律に反映されていない。通常、これは次の手順で構成されます。現在の規格の検討。必要な書類のリストを決定します。企画今後の作業組織。文書の責任者の決定。人材派遣の形成。従業員の採用、異動、人事異動、解雇の正当性を確認する。企業における労働体制の合法性を判断する。
従業員を雇う個人事業主の特徴	起業家は標準的なシナリオに従ってスタッフを雇用します。契約はいくつかの段階で締結されます。必要な書類の入手。申請書に記入します。契約書を作成し、署名します。入場命令の作成。 T-2 カードを確立します。労働記録に記入すること。英語を話す国民の雇用には独自の特徴があります。
中小企業の経営	これらの組織では、人事問題はマネージャー自身または特別な部門によって処理されます。雇用主は人事記録を外部委託できます。すべての問題は第三者の専門機関によって解決されます。組織が大きく、構造単位があり、大量の文書がある場合、文書の流れに関する問題が発生します。この場合、配達員が書類を引き渡す責任を負う場合があります。同時に、実行組織の代表者は顧客のオフィスを訪問しないことがよくあります。つまり、作業は完全にリモートで実行されます。
零細企業の会計の簡素化	すべての労働条件は従業員との合意によって定められます。 2019年、これらの企業の経営者や個人起業家は、現地の規制の策定を拒否する権利を有する。小規模企業の資格を失った日から 4 か月以内に、経営者は「従来の」人事文書を作成する義務があります。

したがって、企業における人事記録管理の整理は複雑な手順になります。それには、規制の枠組みを詳細に調査し、すべての変更を追跡する必要があります。人事記録を適切に作成することは、法の枠内での労働関係の構築に貢献します。雇用主は人事担当者を訓練するために、専門会社のサービスを利用できます。

人事記録の整理と維持は、人事サービスの従業員の直接の責任です。新しい組織の創設、古い組織の変革、またはその他の組織再編オプションを行う場合、経営陣と人事部門は、従業員の研修と検索、人材の採用、異動、解雇などの仕事の主な側面を把握する必要があります。文書のアーカイブと運用上の両方の保管に関するルール。

会社の安定の基盤となる人事記録の有能な組織化

所有形態に関係なく、どの組織にも人材がいます。規模や構成、実行される機能、資格のレベルが異なります。人事部門の任務は、企業の従業員に関連するすべての問題や問題ができるだけ迅速かつ有能に解決されるようにすることです。

組織の安定した運営は従業員に直接依存します。人事サービスの主な任務は、従業員を有能かつタイムリーに選択し、法律に従って人事記録を管理し、文書をアーカイブにタイムリーに提出することです。これはあらゆる企業の安定した運営の基礎です。

人事と協働する人材の育成

人事記録管理に関する指示には、人事専門家に対する専門トレーニングの必要性が明確に示されています。しかし、実際には、必要なプロファイルの従業員を訓練する際に問題が発生することがよくあります。

高等および中等専門教育機関「人事記録管理」などという狭い資格を持った専門家は輩出しません。トレーニングは通常、現場または専門コースで行われます。メンタリングを通じて従業員を現場で直接トレーニングすることも可能です。

人事記録管理には、次の方法で専門家をトレーニングすることが含まれます。

2番目に基づいた再トレーニング高等教育;
「文書管理」「法律」「人事管理」「情報セキュリティ」など、関連分野の高等教育を取得する。
専門的な長期コース（少なくとも 3 か月）でトレーニングを受け、その後試験に合格する。
実践的な作業とそれに続く定期的な専門能力開発。

人材サービスの業務を規制する規制文書

人事部の活動や一般組織人事記録管理は、現在の法律と社内規制文書に大きく依存しています。この機能は、多くの場合機密である多数の個人文書を扱う際の微妙な違いに関連しています。

人事サービスにおける記録の保管は、次の法律によって規制されています。

憲法、民法、労働法、および一部の刑法と家族法。
職員との連携に関する事項における組織のプロフィールに関する立法行為。
地域の規制。
連邦レベルでのさまざまな分類子、規則、指示。
人事記録管理に関する指示などの内部規制文書。
経営陣からの命令や指示。

人事サービスの従業員は、規制の要件、そして何よりも労働法の要件を厳格に遵守する義務があります。

従業員の検索と文書化

人事記録の実施は、人材の検索と登録から始まります。まず最初に、新しい従業員を見つけるためのオプションを決定する必要があります。その中で、次のような点が際立っています。

職業紹介所および職業紹介所。
雇用;
就職説明会;
教育機関。
さまざまなリソースの求人掲示板と履歴書。
他の組織。
知人や友人。

すべての従業員検索オプションには長所と短所があり、人事担当者は空席を埋めるためにあらゆる機会を最大限に活用する必要があります。

応募者が見つかると面接が行われます。その進捗状況を文書化することをお勧めします。これにより、採用または不採用について十分な情報に基づいた決定を下すことが容易になります。後者の場合、5営業日以内にその理由を書面で通知します。応募者が空いたポジションに適している場合は、登録する必要があります。ここで、特定の従業員の登録が始まります。

雇用契約の締結。
入場命令の発行;
新しい従業員またはその施設。
個人カードの登録。
組織内で受け入れられている場合 - 個人ファイルを開く。
従業員による内部規定と指示の周知と署名。

人事記録（個人カード、人員表）

人事記録を実施するには、会計文書、特に人員配置スケジュールと個人カードの必須の準備が必要です。これらの文書は、あらゆる形態の所有権を持つ組織にとって必須です。

人員配置と人数は最新のものであり、組織のニーズを満たしている必要があります。これには、すべてのポジションの名前、レートの数が含まれており、特定の期間の欠員を示します。

個人カードは、以下の簡単な情報が記載された統一文書です。労働活動従業員および個人情報。これらは厳格な会計処理と、損傷や盗難を防ぐ特別な保管条件の対象となります。

人材の順序、違い、デザインの特徴

一般事務の仕事人事業務主に経営陣からの命令や指示で表現されます。これらの文書は、個々の従業員と全職員の両方に関係する場合があります。それらは設計と実装の機能が異なります。

従業員に対する特定の行動に関する命令や指示のほとんどは、統一された形式を持っています。これらは、すべての利害関係者との強制的な合意と、従業員による署名に対する周知の対象となります。人事命令のコピーは個人ファイルに保存され、オリジナルは別のフォルダーに保存されます。

担当者は仕訳帳、登録と保管の規則を記録します

人事サービスの動きを記録するには、専門ジャーナルを維持する必要があります。これらは複数ページ形式のスプレッドシートドキュメントであり、ほとんどの場合は統合されています。通常、それらは大きなノートブックに保存されるか、専門店で既製のものを購入します。

人事ジャーナルの種類:

手紙を含む送受信文書の登録。
注文の登録。
出張中の従業員の到着と出発の登録。
声明、提出、通知、公式ノートおよびサービスノートの登録。
ワークブックフォームとそのインサートの登録。
各種人事文書等の移動を記録する書籍

すべての雑誌は綴じて封をし、シートに番号を付ける必要があります。これらはすべての文書とは別に保管する必要があります。できれば金庫または特別なキャビネットに入れてください。

個人ファイルの維持および保存の機能

個人ファイルの管理は必須ではありません。ただし、ほとんどの組織は従業員の記録を何らかの形式で収集します。もちろん、これを 1 つのフォルダーで実行する方が便利です。

個人ファイルは、従業員に関する文書化された個人情報のセットであり、特定の順序で収集および編集されます。これには、さまざまな文書やコピーが含まれる場合があります。

従業員の命令のコピー。
声明のコピー。
資格、学歴、福利厚生、婚姻状況を確認する身分証明書のコピー。
アンケート;
特徴とレビュー。
証明書など

個人ファイルには個人情報が含まれるため、他の文書から遠ざけて保管する必要があります。これらへのアクセスは、厳しく限られた関係者のみに許可されています。職員が解雇されると、個人ファイルはアーカイブ保管のために引き渡されます。

ワークブックおよび折り込み物の登録、保管、発行に関するルール

すべての組織は、パートタイム従業員を除いて、従業員の勤務簿を維持することが義務付けられています。最初の任命の際、雇用主は独自に白紙のフォームを購入し、それに最初の入力を行います。従業員に関する関連情報はタイトルページに入力されます。その後、それらの関連性を監視し、適時に変更を加える必要があります。

主要部分の見開きには、従業員の労働と社会活動、正社員との雇用に関するエントリが作成され、すべてのエントリには一般的な方法で番号が付けられ、注文に基づいて作成されます。解雇通知には組織の押印と管理者の署名が添付されます。

青色のボールペンを使用し、明確でわかりやすい手書きで書かれています。入力されたデータの関連性と正確性を注意深く監視してください。情報を修正する必要がある場合は、慎重に 1 行で取り消し線を引いて、関連する情報を入力する必要があります。この行為は管理者の署名と押印によって確認されなければなりません。

作業記録は他の書類とは別に金庫に保管されます。管轄当局の特別な決議がない限り、従業員や第三者に譲渡することは禁止されています。

人事文書の運用およびアーカイブ保管の機能

人事文書の保管は、その特別な重要性によって決定されます。これらには個人情報が含まれており、機密情報が含まれます。このようなデータは無許可の開示の対象にはなりません。さもなければ、人事サービス職員と組織の長に罰金が課せられる。

人事サービスで人事文書を適切に保管するために、別の部屋を用意することをお勧めします。入り口は 1 つで、警報装置付きの金属製のドアが装備されている必要があります。

書類自体は金属製のキャビネットまたは金庫に保管する必要があります。日光やほこり、温度変化、過度の湿気にさらさないでください。これらの簡単な手順は、個人データを保存するのに役立ちます。

すべての従業員は、雇用主が自分の権利を尊重し、賃金を期日通りに支払い、当然の休暇を取得することを期待しています。一方、マネージャーは従業員が職務を厳格に履行することを期待します。さらに、事業主は法的に保護されなければなりません。これらすべての点は人事記録によって規制されています。 LLC で人事記録を実施すると、従業員との関係をすべて整理するのに役立ちます。

LLC で人事記録を行うことは、人事を管理し、人事に関連する組織の文書フローを操作する方法です。これには、人の移動、従業員との和解、労働時間が含まれる場合があります。

人事記録の維持方法

個人の起業家とは異なり、LLC に登録されている参加者が 1 人だけであっても、LLC における人材生産は必須の要素であり、会計士および会計士の機能を実行します。総監督。これは、創設者と LLC が 2 つの異なる実体であるという事実によって説明されます。したがって、LLC は雇用主の役割を果たし、創設者は従業員の役割を果たします。

LLC で人事記録を行うことは、人事を管理し、人事に関連する組織の文書フローを操作する方法です。

人事記録は主に 3 つの方法で維持できます。

1. 人事担当者の役割を引き受けます。

プロセスを「開始」することを恐れない場合は、時間に余裕があり、あなたの組織はそれほど大きくありません。

2. 人事担当者を雇う。

現代の人事スペシャリストは、創造的に考え、法律に精通し、衒学的な知識を持たなければなりません。

3. 人事記録管理を専門とするアウトソーシング会社にお任せください。

人事記録用に設計されたプログラムがいくつかあります。これらは、自動人事管理システム (APS)、ERP システム (エンタープライズリソースプランニング)、クラウド上の人事記録 (SaaS) です。ソフトウェアで言うと、これは 1C です。

人事記録の独立した保守管理

人事文書フローを維持するための段階的な手順:

1. 人事業務を行うために必要な法的根拠と情報基盤を決定する必要があります。

人事記録の実施に必要な文書のほとんどは、2004 年 1 月 5 日付のロシア連邦国家統計委員会の法令「労働とその支払いを記録するための主要な会計文書の統一形式の承認について」によって標準化されています。標準化された規範を持たない文書は、GOST R 6.30-2003 に従って作成されます。

ロシア連邦の労働法（半年ごとに更新）。
労働記録の維持に関する指示 (2003 年 10 月 10 日のロシア連邦労働省令第 69 号により承認)。
ロシア連邦政府の法令「労働記録の維持について」（2003 年 4 月 16 日付け）。

従業員をスタッフに登録するために必要な書類:

パスポート（登録と登録）。
SNILS（年金保険証）。
軍用ID。
TIN (個人納税番号)。
医療政策。
スペシャリストのディプロマ。

人事文書の重要性は、法的に重要な事実を統合し、従業員とマネージャーの権利と責任を明確に規制できるという事実にあります。

組織の特性に応じて、人事記録を維持するための文書のパッケージを拡張できます。管理者は、人事問題を決定する際、法律に反しない限り、権限の範囲内で独自に現地の規制を採用することができます。

組織の特性に応じて、人事記録を維持するための文書のパッケージを拡張できます。

2. 組織の法定文書を作成する必要があります。

定款には、取締役の雇用条件、取締役の勤務条件、給与額、勤務スケジュールの承認手順を明確に記載する必要があります。

3. 管理者を登録する必要があります。

マネージャーの登録は、組織内で作成される最初の人事命令です。管理者が職務を開始する日を示します。

4. 組織の人材生産に関わる人事文書のリストを作成する必要があります。

これらには次のものが含まれます。

組織の内部労働規定。
人員構成。
人員配置スケジュール。
従業員の休暇のスケジュール。
従業員の個人データの保護を定義する文書。

また、必須文書のリストには、労働協約、作業簿およびその動きを記録するための帳簿、労働時間表、個人の従業員カード、人事命令およびそれらの発行の根拠（申請書、報告書、法令、メモなど）が含まれます。、発生簿と賃金支払い、給与明細、職務内容。

5. 従業員を雇用する。

将来従業員になる人はそれぞれ、一連の書類を持っている必要があります。残っているのは、勤務簿、個人カードに記入し、その他の人事文書 (給与計算、休暇、病気休暇、出張に関する書類、従業員の個人データの秘密保持に関する契約書に署名すること) を作成することだけです。

アートによると。ロシア連邦労働法第 419 条により、労働法違反には 20 万ルーブルの罰金が科せられる。

LLC で人事記録を管理することは、非常にデリケートで責任のある問題です。お客様の権利と従業員の権利の遵守に影響を与える多くの法的特徴は、正しい文書フローと選択された人事記録プログラムに依存します。すべての人事文書には、法的強制力そして法廷で使用することができます。

適切な人事管理。 企業での人事記録の実施