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作業プロセス。金銭的報酬のヒントのない従業員によるビジネスプロセスの組織化

良い一日、親愛なるKhabrovites！

十分たくさんの組織、政府、および民間企業は、Sharepointをインストールしなかった場合、少なくとも、Sharepointで何ができるかを聞いて想像しました（Microsoftのマーケティング担当者に感謝します）。

この記事では、Sharepointでワークフローを作成するために私が知っている主な方法と、追加のトピックとして、アプリケーションソリューションの1つであるSharepointのEOSでこれを行う方法について簡単に説明します。作業プロセスの主題は、ドキュメント管理です。

ドキュメント、アプリケーション、またはその他のエンティティを承認するためのビジネスプロセスを想像してください。これは、図1（線形ルートに沿った順次承認）のように概略的に表すことができ、アプローチを順番に検討します。

1. Sharepointの組み込みの承認ビジネスプロセスを使用する（3つのステップ）
2.SharepointDesignerでのプロセスモデリング
3.VisualStudioでワークフローを作成します
4. EOSforSharepointソリューションでワークフローを作成します

ここでは、カスタムアクティビティとSharepoint Designerの記述、Visual Studioでのワークフローデザイナーの作成、Infopathフォームのロジックの使用などのメソッドを意図的に省略します。 1つ目は、Sharepoint Designerと比較して論理的な柔軟性がわずかに向上し、2つ目は開発が難しく、独自のボックス化されたソリューションを開発する場合にのみ正当化されます。ええと、InfoPathフォームはEnterpriseバージョンでのみ利用可能であり、誰もがEnterpriseを購入したいと思っているわけではありません。

図1-線形マッチングのスキーム

明らかに、自動化されたビジネスプロセスが図1のようになっている場合は、いくつかの予約があれば、どの方法でもかまいません。これは便宜の問題です。組み込みのワークフロー+素敵なページとリストビューのスタイルを使用します。

しかし、承認プロセスが図2のようになったらどうなるでしょうか。ここで、ネゴシエーションプロセスは非線形であり、ルートはいくつかの条件に依存します。

図2-非線形マッチングのスキーム

ドキュメントサポート部門（第2ステップ）では、ドラフトドキュメントを受け取った後、プロセスに追加の承認者を追加する必要があると判断する場合があります。また、財務責任者プロジェクトは、プロジェクト契約の金額が900,000ルーブルを超える場合にのみ送信する必要があります。

考えられる手段に関しては、ここでは状況が異なります。

1.Sharepointの組み込みの承認ビジネスプロセスを使用する

組み込みのプロセスは分岐をサポートしていません。つまり、問題の解決には適していません。

2.SharepointDesignerでのプロセスモデリング

Sharepoint Designerでプロセスをモデル化する条件が与えられた場合、私は、いくつかの誓いを立てて、図3に示されているものと同様の何かを書きます。

図3-SharepointDesignerのワークフロー

条件ステートメントと、図4に示すようなカスタムタスクフォームを組み合わせることで、プロセスを実装できます。

図4-SharepointDesignerのカスタムタスク

アプローチの長所：
1.ある程度の準備、忍耐力、そして自由な時間の利用可能性があれば、有能なマネージャーまたは適切な管理者がこのタスクに対処します。
2.プロセスを再構成できます。
3.ワークフローを作成するユーザーの権限を制限する機能。

アプローチの短所：
1.かさばって不透明に見えます。
2.ブランチが増えると、ワークフロー図を1枚の紙に個別に描画する必要があります。SharepointDesignerでの見た目では、何かを理解するのは困難です。
3. Sharepoint Designer 2010では、ワークフローのサイクルはまだ発明されていないため、少なくとも明らかな方法では、失敗した場合にプロセスを再開することはできません。
4.プロセスのロジックに関連しない多数の追加アクション。

3.VisualStudioでワークフローを作成します

Visual Studioを使用すると、任意の柔軟性と複雑なビジネスプロセスを作成できます。たとえば、上記のプロセスの一部は次のようになります（図5）。

図5-VisualStudioワークフローのフラグメント

アプローチの長所：
1.高いロジックの柔軟性
2..NETの機能

アプローチの短所：
1.実装の複雑さ、変更。
2.プログラミングとファーム管理者の権限が必要です。
3.プロセスを書いている時点で、深刻な文書を使用している場合にのみ透明性があります。

4.SharepointのEOS

Eos for Sharepointは、完全な電子ドキュメント管理システムです。ここには視覚的なプロセスエディタはありませんが、組み込みのビルダーがあります。これを詳しく調べると、非常に強力で使いやすいことがわかります。したがって、上記のプロセスは、すべてのステージの順次設定で構成されます（図6、7、8）。

図6-ステージ参加者の選択

図7-ワークフローを開始するための条件

各ステージで、参加者を選択し、権限を自動的に設定し、ワークフロー履歴を保持する方法を決定し（図6）、トリガー条件を設定し、ユーザーにフィールド値の入力を求めることができます（図7）。追加の承認者が必要なステップについては、個別にカスタマイズされた承認ワークフローを実行できます。

各ステージの構成が完了したら、ワークフロー全体のパラメーターを構成できます。たとえば、コーディネーターの1つに障害が発生した場合にワークフローを再開します（この場合、ワークフローは最初のステージから開始されます）。、図8）。

図8-ワークフローパラメータの設定

EOS for Sharepointの各ステージの順次セットアップを使用すると、複雑な承認ビジネスプロセスをかなり短時間でモデル化できます。追加のアクション、チェック、検証は必要ありません。多かれ少なかれ有能なITスペシャリストがプロセスの作成を処理できます。

結論

Sharepointのビジネスプロセスを自動化する方法の選択は、ほとんどの場合、その複雑さに依存します。プロセスが非常に単純な場合は、標準のツールを使用するだけで十分です。プロセスが複雑で分岐している場合、SPDまたはVisual Studioでのロジックの実装は長く複雑になる可能性があります。その場合、プロセスのロジックに集中することなく、サードパーティのツールを使用する方が効率的です。実装の複雑さ。

SharePointワークフローは、さまざまなビジネスプロセスを高速化および自動化する、事前に構築されたワークフローミニアプリケーションです。ワークフローは、署名の収集、ドキュメントのフィードバックと承認、または追跡の計画にまで及びます。現在の状態日常の手順。 SharePointワークフローは、時間と労力を節約し、定期的に実行できるタスクに一貫性と効率性をもたらすように設計されています。

SharePointワークフローとは何ですか？

おそらく誰もがブロック図が何であるかを知っています。これはプロセスの図解であり、各段階で何が起こっているかが明確になっています。

SharePointワークフローは、自動化されたフローチャートに似ており、標準のワークフローで労力を削減し、当て推量とランダム性を排除します。

たとえば、図に示されているドキュメント承認プロセスについて考えてみます。やっている間 手動で定期的なチェック、追跡、ドキュメントの転送、リマインダーの送信が必要であり、これらはすべて、あなたまたはあなたの同僚が個人的に行う必要があります。したがって、あなたは多くの不必要な仕事をしなければならず、そしてもっと重要なことに、常に気を散らさなければならないでしょう。

ただし、SharePointドキュメント承認ワークフローを使用してプロセスを開始すると、すべて、レビューと追跡、リマインダーの表示、およびワークフローの転送が自動的に実行されます。誰かがタスクの完了を遅らせたり、その他の誤解が生じたりした場合、含まれているワークフローのほとんどは、そのことを知らせる通知を作成しています。プロセスの不正なプロアクティブな監視のグループでは、SharePointワークフロー以降、プロセスは常にプロアクティブに自分自身を監視しています。

SharePointワークフローの開始は簡単です。必要なワークフローのタイプを選択し、適切なオプションを指定すると、ワークフローが残りの作業を行います。この場合、ワークフローはいつでもキャンセルまたは終了できます。

SharePointワークフローで自動化できるプロセスは何ですか？

各ワークフロータイプは、テンプレートとして機能するために含まれています。補遺 バージョン単一のリストまたはライブラリ、またはサイトコレクション全体のワークフローでは、設定を指定し、このバージョンでは、を使用して必要な変更を行います。 起動フォーム。これらの設定とオプションには、ワークフローがタスクに割り当てる人、タスクの期限、ワークフローの実行方法、誰がいつ行うか、タスク通知に含める指示などが含まれます。

重要：デフォルトでは、承認、フィードバックの収集、および署名の収集ワークフローは有効になっておらず、リストに表示されません。 ワークフローテンプレートを選択するリンクの形で。それらを使用するには、サイト管理者はサイトコレクションレベルでそれらをアクティブ化する必要があります。

すぐに使用できるワークフローには5つのタイプがあります。

承認（承認または却下のためにドキュメントまたはアイテムを指示する）

フィードバックの収集（フィードバックのためにドキュメントまたは要素を指示する）

署名のコレクション（デジタル署名用のドキュメント、書籍、またはフォームの送信）

3ステップのワークフロー（3つのステップまたはフェーズで問題、プロジェクト、またはタスクを追跡する）

3フェーズのワークフローは、3つの状態（フェーズ）を使用してリストアイテムの状態を追跡するように設計されています。組織が多数の問題またはアイテム（問題のサポート、リード、プロジェクトタスクなど）を追跡する必要があるビジネスプロセスを管理するために使用できます。

ワークフローがステージからステージに移動するたびに、タスクがユーザーに割り当てられ、電子メール通知が送信されます。タスクが完了すると、ワークフローはアイテムのステータスを更新し、次のステップに進みます。 3ステップのワークフローは、質問追跡リストテンプレートで機能するように設計されていますが、3つ以上の値を持つChoice列を含むすべてのリストで使用できます。

出版物の承認（レビューと承認のためのコンテンツルーティングの自動化）

SharePointワークフローを追加して実行できるのは誰ですか？

プロセスを追加または開始するには、ユーザーは、プロセスが実行されているリスト、ライブラリ、またはサイトコレクションに対する適切な権限を持っている必要があります。

ワークフローの追加デフォルトでは、リストを管理するための権限が必要です。追加ワークフロー。（デフォルトでは、Ownersグループにはリストを管理する権限があります。グループメンバーと訪問者はお勧めしません。）

ワークフローの開始さらに、デフォルトでは、アイテムを編集するための権限が必要です発売すでに追加されているワークフロー。（メンバーグループと所有者グループには、デフォルトでメンバーを変更する権限がありますが、訪問者グループにはありません。）
さらに、所有者は特定のワークフローを設定して、実行できるようにすることができます それだけ所有者グループのメンバー。

SharePointワークフローを追加して開始するにはどうすればよいですか？

下の図は一般的なアイデア SharePointワークフローを計画、追加、実行、および変更するための標準的な手順。各段階については、以下で詳しく説明します。

計画開始フォームを使用してワークフローのバージョンを追加するときは、必要なオプションと利用可能な情報を知る必要があります。

補遺リスト、ライブラリ、またはサイトコレクションに必要なバージョンのワークフローを追加するには、開始フォームに情報を入力します。

発売リストまたはライブラリ内の任意のドキュメントまたはアイテムに対して、手動または自動でワークフローを実行します。（手動で起動した場合、フォームの短縮バージョンでワークフロー関連付けフォームのパラメーターを変更することができます発売。）ワークフローが開始されると、タスクが作成され、通知が送信され、アクティビティとイベントの監視が開始されます。

追跡プロセスの実行中、プロセスステータスページでは、完了したタスクと完了したアクションを表示できます。必要に応じて、このページで、現在および将来のタスクを構成したり、プロセスをキャンセルまたは終了したりできます。

レビュープロセスが終了すると、プロセスステータスページでその実行の履歴を表示できます。同じページで、ワークフローの全体的な有効性に関する統計レポートを作成できます。

変化するプロセスが希望どおりに機能しない場合は、このプロセスが作成された接続フォームを開いて、必要な変更を加えることができます。

SharePointワークフローを自分で作成できますか？

すぐに使用できるワークフローがニーズに対して十分に柔軟でない場合は、SharePointDesigner2013などのツールを使用してカスタマイズできます。独自のワークフローを最初から作成することもできます。

ユーザーはワークフローデザイナーを使用して、条件とアクションをSharePointリストとライブラリのアイテムに関連付けるルールを作成します。リストとライブラリのアイテムを変更すると、ワークフローでアクションがトリガーされます。

たとえば、アイテムのコストが特定のしきい値を超えたときに追加の承認プロセスをトリガーするワークフローを作成できます。

関連する一連のドキュメントのワークフローを定義することもできます。たとえば、ワークフローがドキュメントライブラリにリンクされているか、ドキュメントコンテンツタイプでフィルタリングされている場合、ドキュメントセットのコンテキストアクションのグループが表示されます。ドキュメントセット機能を使用すると、ドキュメントのグループを単一のエンティティとして扱い、ドキュメントセットのワークフローアクションがそのすべての要素で実行されるようにすることができます。

マネージャーの主なタスクは、会社/部門で有能なワークフローを整理することです。さらに、これは、今後2、3年にわたって会社が失敗することなく機能し、責任者の主な責任は管理のみであるような方法で行われる必要があります。仕事のプロセスの有能な組織は、会社が利益を上げるための不可欠な条件であり、そのような会社は、必要に応じて、簡単に売却することができます。事業が確立されていない場合、その価格は会社の資産の価値に等しく、それ以上のものはありません。

あなたは学びます：

会社のワークフローをどのように整理できますか。
ワークフローを整理するための基本原則は何ですか。
職場を組織するプロセスの段階は何ですか。
職場の技術プロセスを整理する方法。
組織内のワークフローを制御する方法。
組織内のワークフローを最適化する方法。

ワークフローの構成：3つの主な方法

ワークフローは3つの方法で編成できます。これは、コワーキング、フリーランス、事務作業です。分類は条件付きですが、一般的な本質を反映しています。

どちらのオプションを選択するのが良いですか？すべては会社の方向性とその仕事の詳細に依存します。銀行の出納係をフリースケジュールのフリーランサーとして想像するのは難しいですね。しかし、ジャーナリストやデザイナーが厳密に9時から6時までオフィスに座っているという事実からはあまりメリットがありません。創造的な職業の代表者は、創造性のためのスペースを必要としています。

それでもなお、ワークフローを整理するための最も一般的な方法は、オフィスでの作業です。それを詳細に検討することは意味がありません。

フリーランスとは、特定の仕事をするために人を雇うことを指します。フリーランサーは雇用されていません。つまり、そのような従業員は月給を支払い、そこから税金を差し引く必要はありません。これは費用効果が高いため、多くの企業はワークフローを編成するこの特定の方法を好みます。しかし、フリーランサーの「無責任」を恐れ、仕事に巻き込まないようにするリーダーもいます。

コワーキングは、フリーランスと事務作業の間の中間リンクと呼ぶことができます。少人数のチームやリモートで作業しているが、ケースに関する情報を交換するために時々同僚と会う必要がある人に最適です。

理論的には、あらゆる職業の人がフリーランサーとして、またはコワーキングベースで働くことができます。しかし実際には、ワークフローを整理するこれらの方法は、Web開発者、アーティスト、広告主などのサービスを必要とする企業によって実践されています。また、クリエイティブな人々自身は、厳しいスケジュールに固執し、退屈なオフィスで時間を過ごすことにあまり慣れていません。彼らのために。一方、従業員がすべてフリーランサーである会社を見つけることは非常に困難です-ほとんどすべての会社にはフルタイムの従業員がいます。

半日働いてすべてを行う方法：ガスプロムで使用されているアルゴリズム

重要でない電子メールに返信したり、延滞したタスクを無秩序に完了したりするのに何時間も費やすと、時間が無駄になり、その結果、何もする時間がなくなります。 . ガスプロムと世界銀行のコンサルタントであるデビッド・アレンは、リーダーが1日4時間仕事を休む方法のアルゴリズムを共有しました。あなたは個人的なやることプランナーとあなたが電子雑誌「コマーシャルディレクター」の記事で見つける詳細な指示によって助けられるでしょう。

遵守しなければならないワークフローの編成の原則

ワークフロー編成テクノロジーは、いくつかの基本的なルールの必須の実装を意味します。

労働プロセスの内容は最適でなければなりません。従業員の作業負荷を均一にするには、合理的な順序と、作業で使用される技術の最適な組み合わせが必要です。同じ目標は、労働プロセスの強度とリズムの正しい組織化、および従業員の精神的および身体的活動の最適な組み合わせの開発によって追求されます。これはすべて、生産における分業の原則を適用し、正しく計算することによって達成できます仕事率現代の人間工学的要件をすべて満たす高品質の機器を企業に装備します。
人とテクノロジーは同時に行動しなければなりません。つまり、設備がオンになっている間、従業員は職場のメンテナンス、準備/最終作業、または補助的な労働操作を行うことができます。
ワークフローを整理するときは、従業員に動きを保存する機会を提供する必要があります。これは、優れた機器、明確な職場のレイアウト、および最も便利なツールの配置をインストールすることによって実現されます。
従業員が行った動きを調整し、自動化する必要があります。。従業員が特定の期間に特定の量のエネルギーを費やすことを期待して実行されるよく考えられた一連の技術は、リズムを達成するのに役立ちます-シフトの終わりまでなど。自動化、つまり同じ操作を長時間繰り返すことで、人の注意は迅速で高品質な作業に集中します。
労働強度も最適でなければなりません。。企業での作業プロセスの編成は、特定の操作の実行、アクティビティの変更、筋肉負荷から神経負荷への切り替え、およびその逆の切り替えの利便性を意味し、本番環境が人に与える影響を最小限に抑えるように注意します。生理学と経済学の分野での研究は、労働者の負荷の程度と彼の仕事の強度のレベルを明らかにしました。そして、それで最適な生産性が保証されます。

さまざまな企業での生産活動の条件は大きく異なる可能性があります。つまり、作業プロセスの編成には独自の特性があります。労働効率の向上を実現するには、上記のすべての要件を特定のケースに適合させる必要があります。

開業医は言う

ライフスタイルビジネスセンター-ワークフローを効果的に整理する方法

スヴェトラーナグリゴリエバ,

NEOPOLISビジネス地区マーケティングディレクター

作業プロセスは、従業員が快適に作業でき、自由に作業できるように編成する必要があります。良い解決策は、ライフスタイルビジネスセンターを使用することです。

アイデアの意味は、まさにその名前である「ライフスタイル」に反映されています。オフィスにいることに興味があり、楽しい人は、はるかに効率的に仕事をします。そして、会社のマネージャーがこれを理解している場合、彼らは生産における主要な作業プロセスの編成に十分な注意を払います。

ワークフローを整理する方法としてのライフスタイルスタイルは西洋から来ており、その時代は数十年前のものです。投資家とテナントの両方がこのフォーマットに敬意を表しています-ロンドンのチズウィックパークとプラハのパークの販売のためのヨーロッパ市場で最大の取引を思い出すのに十分です。このスタイルはそれほど前に私たちの国に来たものではなく、今でも革新と見なされています。

ライフスタイルビジネスセンターは、心理学、HRテクノロジー、およびワークスペースの最適な編成のアイデアの組み合わせにその外観を負っています。英語のウェブサイトChiswickParkのenjoy-workドメインは、「enjoy work」と解釈され、コンセプトの本質を完全に反映しています。

このようなビジネスセンターの主な利点は、特に各従業員、そして会社全体にとって快適な職場環境を作り出すことができることです。このオフィススペースでは、仕事が便利なだけでなく、人として成長することもできます。そして、ここでの一方は他方に直接依存しています。従業員がより快適に感じるほど、彼はより良く働き、ビジネスはよりうまく発展します。

ライフスタイルビジネスセンターを借りることで、あなたのために働くチームがより意欲的になり、したがってより効率的になるという事実にもお金を払うことになります。もちろん、家賃には多額のお金を払わなければなりませんが、結果はそれだけの価値があります。さらに、レストランへの共同旅行や自然への旅行を大幅に節約できます。ビジネスセンターに従業員間の緊密なコミュニケーションに必要なものがすべて揃っているのに、なぜこれを行うのでしょうか。

最も興味深いのは、ライフスタイルビジネスセンターを借りると、市内中心部の従来のオフィスよりも約2〜3倍安くなることです。ライフスタイル施設は通常、やや離れた場所にありますが、同時に交通機関で行くことも難しくありません。このようなオフィスは、混雑した高速道路の近く、または地下鉄の駅の近くにあり、空港からそれほど遠くない場合もあります。近くに主要な交通ハブがない場合は、シャトルバスが必ずこれらのビジネスセンターに行きます。

ほとんどのライフスタイルビジネスセンターは、かなり広いエリアにある低層ビルです。そのようなセンターのレイアウトは見事に考えられています：ビジネスと非公式のコミュニケーションのための場所に加えて、それらはレクリエーションエリア、路地のある公園、カフェとレストラン、スポーツグラウンドとクラブを持っています。

この形式のワークスペース編成の特徴は、従業員が会社の利益のために仕事をレクリエーションやスポーツと簡単に組み合わせることができることです。このように配置された場所は、文字通り人を創造性と自己啓発に駆り立てます。同時に、仕事と日常生活の必要なバランスが保たれます。

ライフスタイルビジネスセンターは、従業員のモチベーションと成功するビジネス開発との関連をよく知っている企業によって借りられる傾向があります。もし職場退屈になるでしょう、そしてほとんどの場合、効果的な仕事の話はあり得ません。また、重要なニュアンスを1つ覚えておく必要があります。同様に、ワークスペースは、クライアントの日常の受け入れに関係のない活動を行う企業、または市内中心部に別の本社を置く企業によって編成されます。

職場を組織するプロセスの段階は何ですか

ステップ1.目標を定義します。

ワークフローを最適化するには、反対の方向から進む必要があります。つまり、最初に達成する必要のある結果を定式化し、次にこれを達成するために何をする必要があるかを考えます。

従業員から必要な毎日の出力を決定します。この場合、「計画された」、「完了した」、または「実行される」という概念で操作する必要はありません。「持っている」または「完了した」という言葉を使用してください。例：「柵の塗装作業が完了しました」、「収入があります」。

その後、希望する結果を達成するために、従業員が1時間、1日、または1週間前に何をすべきかを決定します。作業の内容に応じて時間間隔を選択してください。次に、イベントをもう一度巻き戻して、割り当ての完了につながるステップを実行するために、人に必要なアクションを見つけます。次に、作業者のステップを最初に、タスクを設定する瞬間に徐々に戻します。

すでに事業を営んでいる従業員の活動のプロセスの説明には、長所と短所があります。 1つ目は、新しいものを作成する必要がないことです。既存の作業段階を数式に追加するだけです。欠点は、アクションや要素を含め、作業プロセスを整理したいというリーダーの暗黙の欲求です。この瞬間本番環境で使用されますが、これがないと簡単にできます。上記のスキームに従ってスタッフの行動を最後から最初まで説明すると、不要なものをすべて削除するだけでワークフローを最適化できます。

あなたが中小企業を持っていて、あまりやりたくない場合詳細な説明プロセス、それから10-20ステップに分解することは十分です。

回路を完全に形成した後、それをチェックする必要があります。前のステップが完了した後に次のステップを開始できるかどうか、およびすべてのアクションの全体が会社の利益につながるかどうかを分析する必要があります。ワークフローを正しく構成するだけで、目的の結果が得られます。ある時点でシステムに障害が発生し始めた場合は、回避策を探す必要があります。

ステージ2。結果間の遷移を記述します。

最終目標が策定され、それに至るまでのステップが特定されたら、中間結果を決定する必要があります。

スキームを簡単な言葉で説明すると、次のように聞こえます。そのような時までに、彼女はそのようなそしてそのようなワークショップにいるはずです。これには何をする必要がありますか？そうです。パーツを見つけて、適切な場所に移動します。

もう一つの例。「発行された文書」と「引き渡された文書」の概念の間に等号を付けることは不可能です。移行が必要であり、詳細に説明する必要があります。「ドキュメントを受け入れ、責任者に証明してから、宛先に転送します。」

トランジションを作成したら、図全体をもう一度注意深く確認します。確かに、あなたが十分に理解していないニュアンスがそこにあります。これを修正する必要があります。そうしないと、ワークフローの編成が100％効果的であることがわかりません。ほとんどの場合、問題は固有のものではなく、この手順がすでに策定されているのは誰か、いつであるかを探す必要があります。

多くの起業家は疑問を持っているかもしれません：創造的な仕事はそのような説明に役立ちますか？奇妙なことに、問題が最も少ないのは彼です。

ある会社では、かなり困難な状況が発生しました。それはウェブデザインに携わる専門家によって引き起こされました。上司に彼らの仕事が創造的であることを保証した後、従業員は時間通りに注文を履行するのをやめました。彼らの言い訳は独創的ではありませんでした：芸術家の仕事は規制することができません。結局のところ、あなたはそうすることができます。ビジネスのあらゆるプロセスはそれ自体に役立ちますステップバイステップの説明、デザインレイアウトの作成、記事の作成、音楽の作曲のプロセスを含みます。 Webデザイナーの作業がいくつかの連続したステップに分割されたとき、状況は良くなりました。

会社が時計仕掛けのように機能するためには、施設の清掃から顧客への電話まで、従業員のすべての行動を形式化する必要があります。

一人がアメリカに行きました。彼はほとんど言語を知らなかったが、彼が就職した会社では、カラー画像付きの小冊子の形で指示を受けた。このようなパンフレットは、すべてのゲストワーカーに信頼されていたため、英語が読めない人は、写真を使って何をどのような順序で行うべきかを理解することができました。外国人は、このメモを覚えて初めて仕事を始める権利を受け取りました。

解雇されたとき、「贈り物」を返す必要はありませんでした。米国では、すべての真面目な会社がそのような指示の大量の在庫を持っています。欧米の雇用主のために従業員にそれらを配布することは、あらゆる種類の急いで仕事を避けるように人々を説得し、ほとんど指で彼らの義務が何であるかをすべての人に説明するよりもはるかに簡単です。一方、私たちのマネージャーは、十分な能力がある場合、彼らに何が必要であり、どの時点で必要かを常に明確に知っています。

ステップ3：手順を作成します。

すべての中間ステップとそれらの間の必要なリンクを含む主な結果が検討された後、ワークフローの編成には、ポジションと機能的責任による内訳が必要になります。

開始するには、作業のどのフェーズで従業員が必要で、どのフェーズで従業員が必要ないかを判断します。従業員なしではできない段階を計算したら、人々の間で責任を分散し始めます。

ほとんどの場合、これには垂直分布の原則が使用されます。これは、特定の仕事を最初から最後まで実行する人がその責任を負うことを意味します。この従業員は指示を知っていますさまざまなレベル、彼は会社のトップマネージャーと請負業者の両方の職務を組み合わせることができます。しかし、あまり快適ではない結果が生じる可能性があるため、このソリューションは理想的とは見なされません。

そのような指示にアクセスできる従業員は競争上の優位性同僚の前で。ある日、彼はこれらの指示を誰かに「贈る」かもしれません。
するための要件この従業員大幅に上昇します。
ある人が突然辞めることにした場合、これは会社全体の仕事に最も悪影響を及ぼします。これは、この特定の従業員が作業プロセスの組織の重要な部分を結び付けていたためです。

したがって、分布の垂直原理の代わりに、テトリスシステムを使用する方が便利です。各従業員は、自分が最も得意とする仕事をする必要があります。そして、最終的な結果は、すべてのスタッフの共同の努力に依存しなければなりません。

このように会社で仕事をする場合、考えられるすべての欠点を簡単に利点に変えることができます。疑いの余地のない才能を持った事業に従事する人は、不必要なストレスもなく、間違いもなく、喜びをもって仕事をします。これは、仕事の効率に直接影響し、会社のお金を節約します。

覚えておいてください：位置と機能的責任- 異なるもの。 1つのポジションには、一度に複数のタスクを実行することが含まれる場合があります。

ポジションのリストと特定のポジションを保持する従業員の要件のリストを作成した後、会社の関連部門（または個々の人事担当者）が人員を選択するための指示を作成する必要があります。これらのドキュメントは、職務記述書と作業プロセスの両方にリンクする必要があります。

中間結果をまとめてみましょう。会社の設立または再建には、作業プロセスの編成、職務記述書の作成、雇用に関する規則の形成、および賃金条件の策定が含まれます。

そしてもう1つ、ワークフローを作成するときは、ドキュメントをある従業員から別の従業員にどのような形式で転送する必要があるかを示すことを忘れないでください。

職場の技術プロセスの組織化

職場組織とは：

職場の要素の内部のランダムに発生する相互作用。
同じ相互作用、意図的にのみ行われます。
職場とその要素に対する外部の不規則でランダムな影響。
目的があり、体系的で継続的な職場への影響。

以上のことから、職場の組織化は、上記の指示や事前に定められたルールだけでなく、従業員自身の努力、環境の影響、お互いの職場。

職場が正しく組織されていれば、人は特定の行動に費やす時間がはるかに少なくなりますが、同時に、実行される作業の質が向上します。また、原材料、材料、エネルギーのコストを削減することについて話すこともできます。これは、企業の利益と競争力の向上に貢献します。

ワークフローの編成のすべての要素は密接に相互に関連しており、このリストの職場の配置は最後の場所からはほど遠いです。彼らの有能な準備には、必要なすべてのツールとデバイスの設置と固定、流れの制御が含まれます技術プロセス、エラーのない機器制御など。

企業で採用されている労働の分割と協力の形態もまた、仕事の組織化と維持の方法に大きく影響します。

職場の配置がよく考えられればされるほど、パフォーマーの労働条件はより快適になり、生産環境の悪影響は少なくなります。活動の過程で従業員が過度のストレスを経験せず、その結果、過労を経験しないように、彼の職場はすべての既存の基準に準拠するように装備されていなければなりません。

労働プロセスと仕事を適切に編成することで、次のタスクを解決できます。

利用可能な生産スペースを最大限に活用します。
可能な限りの合理性を備えた単一の職場を装備し、その最も重要でない要素でさえも便利に配置します。
職場を便利で快適にします。
労働者をから保護する有害な影響外部および内部の実稼働環境。
職場の中断のない同期機能と、高品質のサービスを確保します。

各企業の活動内容が異なるからといって、統一された仕事の整理体制は存在しません。しかし、あなたがいくつかに従うなら一般的なルール特定のグループの仕事に適用できる組織であれば、アウトプットで非常に良い効果を得ることができます。主なことは、特定の基準に従って仕事を分類し、それらに従って、見つけることです最良のオプション組織。

ただし、分類機能は、会社の方向性と生産の詳細によって異なります。これらの詳細や他の多くの要因に応じて、職場の組織と維持が構築されます。

ただし、どの企業や企業であっても、どの職場にも一般的な要件があります。それらは、組織的、技術的、心理生理学的に分けることができます。

1つ目は、従業員にとって最も便利な工具や機器の配置、職場の合理的なメンテナンスの可能性などを提案します。

下技術的要件職場にすべてを装備することを意味します必要な機器テクノロジー、コミュニケーションなど。

心理生理学的要件は、職場が労働者の心理学および生理学の特定の特徴に対応していることを意味します。

職場を組織するための一般的なルールは次のとおりです。

必要なすべての要件を備えた職場の設備と専門分野に応じて;
仕事の有能な配置で;
彼らの定期的なメンテナンスで。

企業経営の改善：注意を払う価値のある分野

組織内のワークフローを制御する方法

適切な管理がなければ、会社の目標の達成は依然として大きな問題です。管理のタスクは、ビジネス管理を可能な限り効率的にすることです。

コントロールは、その実装の過程で確立された特定の標準に準拠する必要があります。また、達成した結果を分析し、設定した目標と一致しない場合は調整を行う必要があります。

コントロールは、いくつかのタスクを実行するように設計されています。企業の状況を評価し、必要なデータを収集して、後で処理し、エラーを特定します。その他の制御機能は、障害の原因を分析し、状況を修正する方法を見つけ、目標を達成するための方法を開発し、標準のレポートシステムを準備することです。

組織の内部順序には、規則と規制のリストが含まれています労働行動、必須。労働規律に違反するためのいくつかのオプションがあります：従属の不遵守、タスクを完了する過程での調整の失敗、労働時間と休息の体制を決定する規則からの逸脱、技術基準を無視します。さらに、後者は、従業員と雇用主による生産手段の使用を管理する規則を超えるだけでなく、技術プロセスの時間に関して間違いを犯すことを意味します。従業員の労働時間と休息期間の規制は、従業員の特性に直接依存します。労働は永続的であり、活動の段階、夜間、1シフト中にいくつかの部分に分割されるなどが含まれます。組織の作業プロセスでは、従属のルールに従い、従業員の調整に細心の注意を払う必要があります。人が委任されたタスクを完了または不適切に実行しなかった場合、これは懲戒処分と見なされます。

懲戒処分には次の3つのタイプがあります。

従業員は技術基準を無視しました。
従業員は、労務管理の過程で従属と調整の規範に従うことを拒否したか、それを不適切に行いました。
従業員は労働時間に違反しました。つまり、労働時間と休憩時間を管理する労使関係の規範の遵守から逸脱しました-アート。 100 労働法 RF。

組織が採用した規範の従業員による違反を示す状況を確立するための手順は、懲戒違反の種類に大きく依存します。

専門家の意見

発達した労働文化は、規律違反を大幅に減らすことができます

ミハイル・プリンスキー,

Orel、FaberElectrotechnicalCompanyのゼネラルディレクター

一部の従業員は時々労働規律に違反していました。一部の従業員は遅刻して仕事をスキップし、2人目は仕事を避け、3人目は盗塁死しました。私たちは、有罪の人々やチームと個人的に話し合うことで、これらの問題にうまく対処しましたが、組織のスタッフが30〜40人である場合に限ります。将来的には、ビジネスが成長し、新しい方向性が現れ、従業員が大幅に増えました。

その後、問題は完全に解決し、根本的な方法で解決する必要があることに気づきました。しかし、よく組織された作業プロセスと高度に発達した作業文化を持っている会社だけが違反の可能性を減らすことができます。それを形成するために、私たちはチーム管理のHarzburgモデルを基礎として採用し、そのフレームワーク内で使用される主要なツールを研究し、それからそれらを私たちの仕事に適用し始めました。

効率的な製造とカイゼン：アプリケーションと結果

組織におけるワークフローの最適化

ワークフローの効果的な編成は、ビジネスの収益性を高めることを目的としたあらゆる活動なしには不可能です。「より高く、さらに、より良く！」という式に従ってすべてを行うと、会社の対応する部門からの収益が大きくなり、コストが大幅に削減されます。

すべての努力の結果、状況が悪化しただけの場合は、最適化があまり成功しなかったことを認識しておく必要があります。一定の順序を守りながら、支店の仕事を改善する必要があります。以下をせよ：

最適化の必要性を判断します。

別の部門の仕事を分析した後、会社の経営陣と彼に従属する部門の仕事を何らかの形で改善する必要があると考えている関連部門の責任者の両方がこの結論に達することができます。後者の場合、システムの一般的な改善が最も頻繁に意味されます。組織内のワークフローを最適化するというアイデアが当局からのものである場合、原則として、これは特定の側面を改革することを目的とした非常に具体的な要求です。たとえば、会社の責任者は、特定の部門の経費が高すぎるため、削減する必要があると考えました。これは通常、業務が会社の利益に間接的にのみ影響を与えるサービス（人事部門、安全工学部門など）に適用されます。

しかし、お金を節約したいという願望は、組織で計画されている改革の動機の1つにすぎません。ほとんどの場合、理由は他の場所にあります。サービスがその機能を十分に実行していないためです。

リクエストが作成されるとすぐに、ユニットの再構築プロセスが開始されます。そして、この方向への最初のステップは、部門の使命と経済的機能の定義です。

これは何を意味するのでしょうか？販売部門の仕事は販売であり、宅配便の機能は配達であり、広告部門の関心事は商品を宣伝することです。残念ながら、すべてがはるかに複雑です。

モダンロシアのビジネスその点で異なります公務会社で特定の地位にある人の割合は必ずしも明確ではありません。多くの場合、異なる組織で同じ立場にあるということは、まったく異なるタスクの実行を意味します。たとえば、マーケターを考えてみましょう。ある会社では、この職業の人は事業開発の概念を開発する義務があり、別の会社では、個人的な販売に従事する義務があります。どこかで人事マネージャーが従業員を訓練し、彼らに植え付けます企業文化、そしてどこかで彼らはただ仕事のために人々を募集します。そして、同様の状況が現在ほとんどの国内企業に見られます。

したがって、組織内の特定のユニットのパフォーマンスを向上させる前に、この部門がどのような役割を果たしているかを理解する必要があります。全体の構造会社。

この質問に答え、組織のワークフローをさらに最適化するには、次のことを行う必要があります。

タスクを決定し、その解決策はこのユニットの部門にあります。
彼が会社で占めている場所を見つけます。
会社の経済的要素におけるユニットの役割を確立します。

最初のワークフローを完全に理解して初めて、組織のワークフローを改善する2番目のポイントに進むことができます。

パフォーマンス基準を確認します。

これは、最適化作業の最も重要な段階の1つです。さらに、以降のすべての手順は、主な基準として定義するパラメーターによって異なります。ここで、前の段落の作成中に取得したデータが役立ちます。

分析は、特定のユニットが達成しなければならない目標に基づいている必要があります。たとえば、セキュリティサービスのタスクは、会社が所有する重要な資産の盗難を防ぐことです。つまり、部門の有効性の基準は、そのようなエピソードの数の減少/増加になります。

これに基づいて、部門のアクションの有効性は、以前に定式化されたタスクを使用して評価できます。

特定の評価ができない場合は、タスクの作成に誤りがあったか、あいまいなフレーズを使用して綴られていることを意味します。この場合、組織内のワークフローを最適化する前の段階に戻る必要があります。

しかし、すべてが正しく行われれば、それは次のステップの番です。

特定の部門の仕事にどの程度満足しているかを評価します。

ここでは、詳細な説明なしで行うことができます。各部門の状況は、以前に選択したパフォーマンス基準を使用して評価する必要があります。最も簡単な評価は、「満足/不満足」の形式になります。状況をより深く理解する必要がある場合は、数値データに基づいてレポートを作成できます。その結果、この部門またはその部門がどのように期待に応えているかが明確にわかります。すべてが順調であれば-良い。介入が必要な場合は、組織のワークフローを改善するための次のステップを実行する必要があります。

最適化問題を定式化します。

ここでも、特に困難は予見されません。すべてのポイントを分析した後、最も多くの質問を提起するものにさらに注意を払う必要があります。目標を設定するときは、否定的な用語ではなく、肯定的な用語を使用するようにしてください。つまり、「可能であれば結婚の割合を最小限に抑える」のではなく、「仕事の質を向上させる」という目標を従業員に設定します。

すべて、組織内のワークフローを最適化するための準備が完了しました。今こそ、意思決定を実行に移す時です。

最適化活動を実行します。

どんな状況でも、ビジネスを始める前に、あなたは指標分析を行う必要があります。この場合、組織の内部準備金を決定することを目的としています。これを行うには、最初にユニット内の機能の一般的なリストを作成します。

各部門の機能のリストを書き留めます。

このリストは思い出させます仕事内容、特定の役職のためだけでなく、部門全体のために編集されました。ただし、ドキュメントの複雑さが特に異ならないように、ドキュメントを専門分野に正確に分割することができます。結果は、特定の部門の従業員によって実行されなければならない職務のリストです。

作業がどの程度うまく行われているかを評価します。

この場合、ユニットの全体的な成功ではなく、各機能を個別に評価する必要があります。これにより、従業員に正しく配分されているかどうか、正確に何を「引き上げる」必要があるかが明らかになります。

さて、1人の従業員の不十分な仕事が原因ですべての問題が発生することが判明した場合。彼の代わりに別のものを取ることは価値があり、すべての困難はなくなります。残念ながら、これが発生することは非常にまれです。チーム内の「弱いリンク」は一目で目立ち、ずっと前に理解されていたはずだからです。おそらく、ここでのポイントは異なります。組織内のワークフローは、部門全体の弱い作業の「おかげ」に苦しんでいます。

ただし、機能のパフォーマンスを評価できない場合もあります。このような状況では、既存の制御の有効性と、それが原則として機能するかどうかを検討する必要があります。

主観的な要因が機能の成功にどれほど強く影響するかを調べてください。

従業員の個人的な特性が組織での仕事の有効性にどのように影響するかを判断します。多くの異なる例があります。人の生活が遅い場合、彼は即座の決定を必要とする仕事に対処する可能性は低いです。これは、この従業員がバランスの取れた慎重な行動を伴うポジションを提供する方が良いことを意味します。

部門内の要因への依存を見つけます。

作業プロセスは、チーム内で発達した雰囲気に基づいて編成する必要があります。覚えておいてください：「中庸」からのどの方向への逸脱も非常に望ましくありません-プラス記号とマイナス記号の両方があります。従業員が共通の言葉を見つけられず、お互いに対して積極的に行動しなければ、彼らからの効果的な仕事を期待することはできません。これは、対人関係の欠如によって妨げられています。しかし、過度に友好的なチームには欠点もあります。お茶を飲みながら仕事をしているスタッフや、ゆったりとした会話も、実り多い仕事に専念することはほとんどありません。

ワークフローの最も有能な組織でさえ無効にする他の要因に注意することができます。次の場合に問題が発生します。

プロセスは十分に自動化されていません。たとえば、ドキュメントに手動で入力するのは時間がかかり、収益性がありません。
従業員の機能が重複しています。
仕事の責任は明確なシステムなしで分散されます。
従業員は同時に複数の監督者に報告します。

機能のパフォーマンスが部門の管轄外の要因に依存する程度を決定します。

ワークフローの編成を真に高品質にするために、特別な注意外的要因に与えられるべきです。隣接する部門の悪影響により、特定のユニットの作業が「遅くなる」ことがよくあります。貧弱な購入サービス？他の領域を確認してください。おそらく問題は、経理部門が支払い済みの請求書の発行に時間がかかることです。この状況では、調達で働く人々ではなく、会計士に対処する必要があることは明らかです。

または別の例：組織は緊急に新しい従業員を必要としていますが、彼はまだそこにいません。これを担当しているのは人事部ではなく、立候補の承認を得て遅れすぎた頭である可能性があります。

観察のための時間を取っておき、次に関数の実装に費やされた時間をマッピングします。

ワークフローの編成におけるこの手順は、最後の値からはほど遠いものです。どうやってするの？鉛筆、メモ帳、ストップウォッチを用意して、数日間部門に「落ち着く」。部門の各従業員が何に時間を費やしているかを計算します。研究の結果はあなたを驚かせるかもしれません。たとえば、スタッフの1人が必要なドキュメントを探すためにほとんどの作業時間を費やしていることが判明する場合がありますが、誤解により、別の部門に行き着きました。

この情報の有用性を過大評価することはできません。特定の作業が時間どおりに完了しない理由がすぐに明らかになります。

時間を費やしたマップの結果に基づいて調査を実施します。

前のポイントに関する観察結果をノートに書き留めたら、従業員に次のように尋ねます。彼らはほとんどの作業時間を何に費やしていると思いますか。すべての回答を記録します。わかりやすくするために、特別なテーブルを作成できます。このテーブルからのデータは、観測結果と簡単に関連付けることができます。

状況をどのように改善できるかを従業員に尋ねます。

このイベントは民主的なスタイルであるだけでなく、将来の有能な作業プロセスの組織にとっても非常に重要です。各従業員に、自分の仕事で最も妨げになっていることと、改善できることについて考え、考えてもらいます。分析の深さをあまり期待しないでください-誰かが床に喫煙室がないことに悩まされていると不平を言うかもしれません。しかし、これまで述べてきたことすべてから、確かに特定の結論を引き出すことは可能です。

同じタイプの関数を選び出し、それらを組み合わせる方法を見つけます。

分析の時が過ぎ、ワークフローの構成を具体的に改善する時が来ました。同様の機能を組み合わせる方法は？これには難しいことは何もありません。同じタイプのタスクを1人の人に任せるだけでよいので、別の従業員から時間がかかることはありません。例をあげるのは簡単です。一次資料をシステムに入力することに関与するPCオペレーターは、より資格のある従業員をこの責任から解放することができます。営業部門に電話をかけるテレマーケティング業者や採用担当者の研究者にも同じことが言えます。実際には十分以上のオプションがあります。

機能を組み合わせることで、高給のスペシャリストの時間を大幅に節約し、ユニットの効率を高めることができます。

ワークフローを自動化します。

現代のビジネスはますます技術的になりつつあり、すべての組織にはデジタル化できる多くのノードがあります。主なことは、自動化が労働効率の向上に役立つ作業領域を特定することです。一部の部門では、組織の従業員が日常業務から解放され、コミュニケーションや必要なドキュメントの検索に余分な時間を費やすため、このようなシステムの実装により生産性が100％向上する可能性があります。

もちろん、自動化はワークフローを整理する上で重要な役割を果たすことができますが、ここでは特定の会社のニーズに基づいて構築する必要があります。共通のCRMの導入により、部門の主な問題は解決される可能性があります。そのようなシステムの取得が計画されていない場合、ユニットの問題は他の方法で解決する必要があります。ただし、部門の100％デジタル制御が必要ない場合は、自作のプログラムを使用して、いつでも個々の機能を自動化できます。

スタッフのトレーニングに従事します。

個々の組織では、スタッフのトレーニングが最初になります。しかし、ここでは、この言葉の意味に大きく依存します。トレーニング自体が目的ではなく、改善の手段である場合は、そのようなニュアンスに注意を払う必要があります。

スタッフのトレーニングは、必ずしも作業の最適化につながるとは限りません。事実は、利用可能なすべての要因を考慮に入れることは不可能です。まず、すべての従業員が同じ学習能力を持っているわけではありません。第二に、一部のスタッフは十分なモチベーションを持っていない可能性があります。第三に、すべてのコーチが十分な資格を持っているわけではありません。第4に、トレーニングコースは組織の要件に完全に適合していない可能性があります。そして、ニュアンスのリストはそれだけではありません。
従業員が会社で十分に長い期間働く準備ができている場合にのみ、従業員を訓練することは理にかなっています。そうしないと、時間とリソースの無駄になります。

しかし、ワークフローの有能な組織のために、従業員がトレーニングコースを必要とする場合、それは必ず実行されなければなりません。同時に重要なことは、結果を監視し、この慣行が部門の効率をどのように向上させるかを認識することです。

最適化の見通しを評価する

タイムリーな最適化により、会社の利益を大幅に増やすことができます。しかし、上記のすべての活動の組織は、特定の資金を割り当ててから、望ましい経済効果が達成されているかどうかを確認する必要があります。ここでは、危険にさらされている可能性があります。つまり、受け取った収益と比較できない経済的コストです。そしてここでは、どの変換を行う価値があり、どの変換を行う価値がないかを慎重に検討する価値があります。ワークフローの編成のルールは、時間の経過とともに自分自身にお金を払うポジションにのみお金を投資することが理にかなっていることを意味します。何かについて確信が持てない場合は、イノベーションを拒否する方がよいでしょう。考えられていない行動は失望を脅かすだけだからです。

専門家に関する情報

スヴェトラーナグリゴリエバ、NEOPOLISビジネス地区のマーケティングディレクター。 NEOPOLISビジネスクォーターは、ロシアで最初のライフスタイルビジネスセンターです。 2016年にモスクワで3大オフィス不動産プロジェクトの1つ。公式サイト-neopolis.msk.ru。この四半期には、4つの9階建てのオフィスビルと1360台の車用の2つの地上駐車場ビルが含まれています。

ミハイル・プリンスキー、電気会社「Faber」のゼネラルディレクター、Orel。フェイバー。活動分野：電気機器、金属構造物、配電盤機器用の金属ケース、デジタル情報通信技術の製造。組織形態：LLC。スタッフ数：250名。経験総監督在職中：2004年以降。ゼネラルディレクターのビジネスへの参加：採用されたマネージャー。

より短い時間でより多くの仕事をしたいのは普通のことです。なぜなら、ビジネスにとっては普通のことです。これにより、コストの増加を最小限に抑えながら利益を増やすことができます。より効率的な仕事のためにボーナスを受け取ることを期待している従業員にとっても普通です。すぐに小さな概念を定義しましょう。ビジネスプロセスは、消費者向けの特定の製品またはサービスを作成することを目的とした、相互に関連する一連のアクティビティまたはタスクです。明確にするために、ビジネスプロセスはビジネスプロセスフローチャートを使用して視覚化されます。（wiki）最も単純なプロセスは、ある人から別の人に渡る作業の流れです。

多くの進歩的な組織昨年これらのプロセスを最適化するために懸命に取り組んでいます。特に、電子メールで添付ファイルとして送信されるファイルの数を減らし、印刷されるドキュメントの量を減らしようとしています。多くの場合、情報は複数回複製されるため、従業員の作業と、テラバイトの情報の保存を担当するIT部門の保守とパフォーマンスの両方が困難になります。上記の問題の一部は、SharePointFoundationを使用して解決できます。 NET3.5コンポーネント-WindowsWorkflowFoundation。 WFは、エンタープライズワークフローを構築できる機能、つまり、トランザクション、追跡、および通知の組み込みサポートを提供します。 WFはスタンドアロンアプリケーションとしては機能しませんが、SharePointプラットフォームプログラムで常に機能します。 SharePoint ServerはFoundationエディションの上に構築されているため、ワークフローの互換性が保証されます。

SharePointを使用すると、いくつかの方法を使用してビジネスプロセスを支援できます。

1. サブスクリプション RSS -サイトで公開されている更新を読むための非常にシンプルで便利な方法。この方法を使用すると、クライアントはIEまたはMicrosoftOutlookを開いたときに情報を受け取ります。

2. アラート -新規、変更、追加、または削除されたドキュメントに関する定期的な通知の方法。イベントが発生すると、ユーザーは情報が記載された電子メールを受信するだけです。アラートはすぐに送信することも、毎日または毎週のニュースレターとして送信することもできます。

3. コンテンツの承認 -バージョン管理機能とともに、特定のグループの人々に対してのみドラフトバージョンを表示する権利を定義することにより、コンテンツを管理できるようにする方法。ライブラリまたはリストのコンテンツ承認が有効になっている場合、それらには特別な承認ステータスフィールドがあり、特定のアイテムを承認または拒否する機能があります。このような要素には、承認済み、拒否済み、保留中の3つのステータスがあります。リストを管理する権限を持つユーザーは、アイテムのステータスを変更することができます。同時に、コンテンツ承認の従業員は、新しいファイルの出現に関する電子メール通知を受信しません。要素のリストとステータスを確認するには、サイトにアクセスする必要があります。

しかし、それでも、上記のいずれも、段階的なプロセスに基づいてビジネスプロセスを自動化することはできません。これらの方法を組み合わせて、アラートとともにコンテンツ承認を使用することで、部門のメンバーがドキュメントの新しいメジャーバージョンを公開した場合に電子メールを送信する単純なワークフローを作成できます。ただし、このオプションは、少数のビジネスプロセスのみを解決するのに役立ちます。

SharePointには、プロセスを自動化するための他の2つの方法があります。

· 作業プロセス（ワークフロー）他の人の介入を必要とするいくつかの操作の進行状況を自動化および追跡するために使用されます。ワークフローを進めるためにアクションが必要な場合に従業員に通知するなど、介入は異なる場合があります。このようなプロセスには数日、数週間、または数か月かかる場合があり、プロセスが完了する前に別のイベントを待機する必要がある場合があります。ワークフローは、ブラウザー、SharePoint Designer、およびVisualStudioを使用して作成できます。

· イベントレシーバー（イベントレシーバー）-人間の介入を必要としないプロセスを自動化するために使用されます。イベントレシーバーは、VisualStudioを使用してのみ作成できます。

自動化プロセスの計画

自動化する必要のあるタスク自体が多くのアトミックアクションに分解されるまで、ワークフローはタスクを自動化できません。ワークフローは、紙のドキュメントに保存されている情報のステータスを追跡しません。ビジネスプロセスの自動化は、プロセスを手動で実行する方法を完全に理解している場合にのみ実行可能です。確かに、計画段階では、ビジネスプロセスの所有者のサポートを求める必要があります。ビジネスプロセスの所有者は、それを非常に有能に説明できます。ワークフローの計画ははるかに大事なポイント SharePointDesignerで直接作成するよりも。自動化するビジネスプロセスを選択するときは、最初に予測可能であり、ワークフローの作成コストが返され、ワークフローの完了にかかる時間が最大に短縮されるプロセスを探します。

用語の紹介

サイト、コレクション、およびライブラリがテンプレートに基づいているのと同様に、ワークフローは独自のテンプレートを使用します。これらのテンプレートは、ブラウザーまたはPowerShellを使用してサイトまたはサイトコレクションレベルで有効または無効にできるSharePoint機能として設計されています。ワークフローテンプレートは、ワークフロー機能が有効になっている場合にのみ使用できます。

SharePoint Foundationには単一の3ステップのワークフローテンプレートが付属していますが、SharePoint Serverには、サイト用に作成された多くのドキュメント中心のワークフローと1つのWebAnalyticsワークフローが含まれています。

ワークフローは、実行によって結果が得られる一連のタスクです。作成されたワークフローは、ライブラリ、リスト、サイトの3つのオブジェクトのいずれかにバインドする必要があります。ワークフローテンプレートをコンテンツタイプに関連付けてから、コンテンツタイプをライブラリまたはリストに追加することもできます。

結果を生成するためにどのタスクを完了する必要があるかを決定するためにチェックする必要がある条件を定義するテンプレートを使用して、ワークフローを開始できます。

サイトコレクションレベルでは、[ワークフロー]ページを使用して、現在使用可能なワークフローテンプレートを確認できます。現在実行中のワークプロセスのリストも利用できます。

このページにアクセスするには、次のことを行う必要があります。

1.[サイトの操作]-[サイトの設定]に移動します

2. [サイト管理]セクションで、[ワークフロー]をクリックします。

[ワークフロー]オプションが表示されない場合は、サイトコレクションではなく、サブサイトの管理ページを表示している可能性があります。

残念ながら、[ワークフロー]ページには、どのワークフローテンプレートがどのレベルでバインドされているかを理解するのに役立つリンクがありません。（ライブラリ、リスト、サイト、コンテンツタイプ）

ワークフローには常に始まりと終わりがあります。ファイルまたはリストアイテムに対して選択された特定のイベントの後にワークフローを開始します。次に、プロセステンプレートで定義されたステップをエンドポイントまで進みます。その後、ワークフローのステータスは「完了」になります。ワークフローの新しいインスタンスが開始されるまで、ワークフローは他の作業を行いません。

複数の異なるワークプロセスが同時に存在する可能性があり、さらに、1つのファイルに対してそれらを同時に実行することもできます。

ワークフローテンプレートとその構成に応じて、ワークフローは次の場合に開始できます。

– 手動で。 ここには微妙な違いがあり、「リストの管理」権限を持つユーザーのみがそのようなワークフローを開始できます。新しいワークフローをテストする場合、またはライブラリにすでに追加されているファイルに対してワークフローを実行する必要がある場合は、このオプションを使用します。

–自動的 リストまたはドキュメントアイテムを作成するとき。

– 自動的 リストまたはドキュメントのアイテムが変更されたとき。

カスタムワークフローは、ここにリストされていない他の起動方法をサポートする場合があります。たとえば、SharePoint Server 2010では、情報管理ポリシーによって初期化される4番目のワークフロー開始メソッドを使用できます。

厳密には必須ではありませんが、 ほとんどのワークフローは、次の2つのリストを使用します。

– タスクリスト。（タスク） ワークフローの次のステップのために作業を完了したり情報を収集したりするようにユーザーに通知するタスクアイテムを作成するために使用されます。ワークフローは、割り当てられたタスクへのリンクを含む電子メールメッセージをユーザーに送信することもできます。

– 作業プロセスの履歴。（ワークフロー履歴） サイトのコンテンツからは見えない隠しリスト。実行中または完了したワークフローを追跡します。基本的なタイプ情報（日付、ステータス、メンバー、説明）が含まれています。履歴リストの内容に基づいて、ワークフローの期間とその使用アクティビティを示すレポートを作成できます。また、現在キャンセルされているワークフロープロセス、実行時エラーで失敗したワークフローの実行を示すエラーレポートとキャンセルレポートを生成することもできます。上記のように、このリストは非表示になっており、サイトのアクセス許可を継承している間はサイトのコンテンツには表示されません。したがって、権限を持つすべてのユーザー " コラボレーション'このリストのアイテムを更新できます。このリストは、ブラウザに入力して表示できます：http：// sitename / lists /WorkflowHistory/。ロシア語版のSharePointの場合、修正を行う必要があります。このリストは「リストとワークフローのジャーナル」と呼ばれ、http：// sitename / Journal％20lists％20and％20workers％20processes/にあります。

リストを使用してタスクとワークフロー履歴を保存すると、時間の経過とともにサイトのパフォーマンスと速度に影響を与える可能性があります。そのため、Microsoftは、ワークフローの実行またはキャンセルから60日後にタスクリスト内のアイテムを削除する毎日の自動クリーンアップジョブを作成しました。ワークフロー履歴は削除されません。これらのリストにはサイト権限があり、そのうちの1つは定期的にクリアされるため、ワークフローが実行していることの監査証跡として使用しないでください。

ライブラリとリストのワークフロー。

「リストの管理」権限を持つ従業員は、「ワークフローオプション」を使用して、プロセステンプレートをリストまたはライブラリにリンクできます。このようなワークフローは、特定のコンテンツタイプ、または任意のコンテンツに対してのみ機能します。 [ワークフローオプション]ページから、タスクとストーリーを保存する場所を選択し、リストまたはファイルアイテムのワークフローインスタンスをトリガーする条件を設定します。このページでは、既存のワークフローを編集および削除することもできます。例として、3ステップのワークフローを使用してみましょう。 3ステップのワークフローは、3つのステップ（状態）を通じてリストアイテムのステータスを追跡するように設計されています。このワークフローを使用すると、顧客サポートの問題など、組織が多数の問題や項目を追跡する必要があるビジネスプロセスを管理できます。

ワークフローが開始されると、割り当てられた人のタスクが作成されます。タスクを受け取った後、チームメンバーはタスクを完了するために必要な作業を行います。作品は、リストまたは問題追跡リストが配置されているサイトにある必要はありません。たとえば、ケータリングプランを作成するワークフロータスクが与えられると、チームメンバーはケータリング会社に連絡し、彼らと一緒にプランを作成します。宴会サービス計画を作成した後、彼はワークフロータスクの完了をマークします。この時点で、課題追跡システムのイベント計画タスクのステータスが[アクティブ]から[レビューの準備完了]に変わり、イベントコーディネーターが宴会プランをレビューするための2番目のタスクが作成されます。この計画がレビューおよび承認されると、アクティビティコーディネーターはワークフロータスクを完了としてマークし、タスクのステータスが[レビューの準備完了]から[完了]に変わります。

ワークフローテンプレートをライブラリまたはリストに追加するには、プロセスの名前を指定し、プロセスを開始するための条件を選択し、プロセスが必要とする情報を提供する必要があります。特に、プロセスが自動的に開始される場合はそうです。

次の手順を使用します リストまたはライブラリのワークフローテンプレートを追加するには：

1.「HolidayRequest」という名前の新しいカスタムリストを作成します。休暇のリクエストを保存するために使用されることを推測するのは難しいことではありません。リストに「Choice」タイプの新しい列「HolidayStatus」を作成します。選択肢として、「提出された休日の要求」、「承認された休日の要求」、および「取得した休日」を入力します。この列には、リクエストの現在のステータスが表示されます。

2.リボンのリストオプションを展開します。ワークフロードロップダウンメニューで、[ワークフローの追加]をクリックします

3.コンテンツタイプをEveryoneに設定するか、ワークフローテンプレートを直接選択します。特定のコンテンツタイプを選択するときは、次のことを確認してください。与えられたタイプすでにライブラリにリンクされています。残りの手順は、3つの手順のワークフローを選択したことを前提としています。

4.ワークフローの一意の名前で、「HolidayRequestApproval」を指定します。この名前はリストに列を作成するために使用されるため、ライブラリに一意に割り当てる必要があります。すでに予約されている列名は使用しないでください。

5.タスクリストとログリストに新しいリストを作成することを選択した場合、それらはワークフローの名前で作成されます。

6. [開始オプション]設定ブロックで、ワークフローを開始するオプションを選択します。テストの目的で、「変更権限を持つユーザーは手動で実行できる」オプションを選択できます

7.ドロップダウンメニューで、リストに作成されたステータス列を選択します。この列には、リクエストの現在の状態が表示され、さらに中間状態と最終状態が示されます。

ワークフロー参加者は、2つの方法で3ステップのワークフローでワークフロータスクを完了することができます。ワークフロータスクを完了としてマークすることで変更したり、リスト内のワークフローアイテムのステータスを変更したりできます（リストを編集する権限がある場合）。チームメンバーがリスト内のワークフローアイテムのステータスを手動で更新した場合、ワークフロータスクは完了しています。彼がワークフロータスクを完了とマークして変更すると、ワークフローアイテムのステータスが[完了]に変わります。画像には、Holiday Request Submitted、Holiday Request Approved、HolidayTakenの3つのステータスがあります。

すべてが非常に簡単です。ワークフローテンプレートのパラメーターを入力することにより、各段階で作業を実行するためのタスクが誰に生成されるか、そのパラメーターを指定します。また、実行者はタスクを知っているので、方法として電子メールで従業員に通知することを提案します。

以下同様に2段階で行われます（ホリデーリクエストの送信、ホリデーリクエストの承認）。製本が完了したら、作業の確認を開始できます。電子メールで通知することを選択した場合、ワークフローを機能させるには、SharePointで送信電子メールの設定を構成する必要があることに注意してください。管理センターを通じて行われること。

この場合のワークフローの開始は、手動で、「ホリデーリクエスト」リストに要素を追加した後に行われます。

最初の部分の要約： SharePoint 2010でワークフローを使用することは、複雑なビジネスプロセスを自動化するための優れた方法です。しかし、自分でトレーニングを受けていないユーザーは、それらに対処できません。 ITスペシャリストは、SharePointワークフローのテクノロジを理解することに加えて、ビジネスをリッスンし、ビジネスプロセスをコンポーネントのステップに分解して、上記の方法で適切な操作を自動化できるようにする必要があります。この複雑なトピックの最初のレンガがこの記事によって作成されたことを願っています。この記事は、実際には未公開の本「Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out」から編集された要約であり、office.microsoft.comから抜粋したものです。したがって、言語の質には多くの要望があります。

プロセスのほとんどの説明では、ワークフローを表現する主な方法としてワークフローを使用しています。ワークフロー指向のプロセス記述は、理解、表現、計画、および実装が容易です。個人の観点からは、すべてのタイプの作業は純粋にシーケンシャルです。ただし、チームが実装するソフトウェア開発プロジェクトでは、単純なワークフローは完全に非現実的です。この作業には、同期、相互検証、均質化、接続、統合が必要な多くの作業成果物を作成する複数のチームが含まれる場合があります。ソフトウェア開発プロセスの分散性と相互依存するワークフローは、管理の複雑さの主な原因です。

キーポイント。

組織的には、すべてのタイプの作業は、管理、環境、要件、設計、実装、評価、および実装の7つの主要な作業プロセスに分けられます。

Aこれらの作業は並行して行われ、途中で変化しますライフサイクル努力と注意のレベル。

管理プロセスは、主に計画、プロジェクト管理、組織の3つの分野で構成されています。

従来のソフトウェア開発プロセスの最も微妙な欠陥の1つは、要件分析から設計、コーディング、テスト、および実装まで、進行中の作業としてマクロライフサイクルプロセスを表すことでした。抽象的には、成功したプロセスはこのシーケンスに従いましたが、ステージ間の境界は曖昧であり、非敵対的な利害関係者によって当然のことと見なされていました。一方、失敗したプロジェクトは、通常、ステージ間の境界を厳密に定義しようとすると行き詰まります。たとえば、一般的なプロジェクトチームはフリーズを求める場合があります。

デザインに移行する前の基本的な要件の100％、または作成を試みることができますプロジェクトドキュメントコーディングに移る前に、すべての詳細を説明します。その結果、重要な作業の決定を行う上での進捗が遅くなるか、停止する一方で、過度の努力が些細なことに散らばっていました。

現代のプロセスでは、彼らは支配的な活動に従ってステージに名前を付けないようにしています。ステージの名前（初期ステージ、改良、設計、試運転）は、ウォーターフォールモデルに似た一連のアクションではなく、プロジェクトの状態を定義します。これは、すべての段階で作業の継続性を明示的に認識し、設計、コーディング、テスト、および実装の要件の一貫した動きから離れることを目的として行われます。

8.1作業プロセス。

前の章では、「マクロライフサイクルプロセス」と「基本的な作業成果物セット」の概念を紹介しました。マクロプロセスは、個別のステージと反復で構成されますが、個別のタイプの作業では構成されません。連続いろいろな種類作業は、各段階と反復に固有のものです。プロセスオーバー低レベル作業成果物をもたらすマイクロプロセスまたはワークフローとして説明されます。「ワークフロー」という用語は、接続されたほとんどが順次のアクティビティのフローを指すために使用されます。ワークフローは、作業成果物（第6章を参照）およびプロジェクトに取り組んでいるチーム（第11章を参照）に対応しています。トップレベルのワークフローは7つあります。

プロジェクト管理プロセス：作業の進行を管理し、すべての利害関係者が成功するための条件を保証します。

作業環境を作成するプロセス：プロセスを自動化し、保守と運用のための環境を開発します。

要件管理プロセス：問題領域の分析と要件作業成果物の改善。

設計プロセス：ソリューションをシミュレートし、アーキテクチャを改良して作業成果物を設計します。

実装プロセス：コンポーネントのプログラミングと、実装および実装作業成果物の改善。

評価プロセス：製品の傾向と品質の評価。

実装プロセス：最終製品のユーザーへの転送。

イチジクに図8.1は、各トップレベルワークフローのさまざまな段階で必要と予想される相対的な労働レベルを示しています。ここでは、最新のプロセス設計の重要なアイデアの1つを示し、第4章で紹介した基本原則のいくつかについて説明する観点を示します。

米。 8.1。ライフサイクルのさまざまな段階における特定の種類の作業の強度。

1-プロアクティブなアーキテクチャアプローチ。包括的な要件分析、設計、実装、および評価は、本格的な実装に焦点が当てられている設計段階の前に実行されます。実装ライフサイクルの早い段階で注意を払い、アーキテクチャのテストは、すべてのコンポーネントの完全な開発とテストの開始、および製品の機能の完全性と品質の検討の両方に先行する必要があります。

ライフサイクルプロセスの反復。イチジクに各ステージの8.1は、ワークフローごとに少なくとも2回の反復を記述します。この値は、規範的なものではなく、宣言的なものにすることを目的としています。プロジェクトによっては、ステージごとに1回の反復のみが必要な場合もあれば、複数回の反復が必要な場合もあります。要するに、ワークフローの個々のジョブと作業成果物は、適切な結果を達成するために複数のパスを必要とする場合があるということです。

「循環」開発。作成プロセスのトップレベルでの作業環境の外観は非常に重要です。環境は、プロジェクトの作業成果物を作成するために使用されるプロセス、方法、および表記法の具体的な実施形態です。

デモベースのアプローチ。実装および評価アクティビティは、実行可能なアーキテクチャコンポーネントの作成に重点を置いていることを反映して、ライフサイクルの早い段階で開始されます。

従来のプロセスのいくつかの重要なトピックは、コアワークフローのリストに含まれていませんでした。この不在も重要です。ドキュメントは省略されています-他の種類の作業の副産物である必要があるためです。品質管理は、すべての種類の作業に含まれ、開発またはプロジェクト管理とは独立して実行される別個のワークフローに分離されていないという理由で除外されています。

表8.1は、作業成果物の分布と、ライフサイクルのすべての段階（開始、改良、設計、および実装）における各作業プロセスへの焦点を示しています。

表8.1。

作業成果物と、各作業プロセスのライフサイクル全体で焦点となるもの

	実用的な製品	ライフサイクルステージに焦点を当てる
コントロール。事業	事業計画ソフトウェア開発計画状態評価概念作業内訳	初期段階：事業計画とコンセプトの準備。改良：計画の作成設計：開発の監視と制御。実装：実装の監視と制御
作業環境を作成する	変更要求のあるデータベース	初期段階：開発環境と変更管理インフラストラクチャを定義します。明確化：開発環境のインストールと変更管理のためのデータベースの形成。設計：開発環境と変更管理データベースを維持します。稼働開始：展開環境と変更管理データベースの保守
コントロール。要件	要件セットリリース仕様コンセプト	開始：システムがどのように機能するかを決定する改良：アーキテクチャの目標を決定する設計：反復の目標を決定する稼働開始：リリースの目標を明確にする

作業プロセス。 金銭的報酬のヒントのない従業員によるビジネスプロセスの組織化