Le personnel travaille dans l'entreprise. Organisation des activités du service RH

L'organisation et la tenue des dossiers du personnel relèvent de la responsabilité directe des employés du service du personnel. Dans les situations de création d'une nouvelle organisation, de transformation d'une ancienne ou d'autres options de réorganisation, la direction et le service du personnel doivent connaître les principaux aspects du travail : formation et recherche d'employés, embauche, transfert et licenciement du personnel, ainsi que règles d'archivage et de stockage opérationnel des documents.

Organisation compétente des dossiers du personnel comme base de la stabilité de l'entreprise

Toute organisation, quelle que soit sa forme de propriété, dispose de personnel. Il diffère par sa taille et sa composition, les fonctions exercées et le niveau de qualification. La tâche du service RH est de veiller à ce que tous les problèmes liés aux employés de l'entreprise soient résolus aussi rapidement et avec compétence que possible.

Le fonctionnement stable d'une organisation dépend directement de ses employés. La tâche principale du service du personnel est la sélection compétente et en temps opportun des employés, la tenue des dossiers du personnel conformément à la loi et la soumission en temps opportun des documents aux archives. C’est la base du fonctionnement stable de toute entreprise.

Formation du personnel pour travailler avec les ressources humaines

Les instructions relatives à la gestion des dossiers du personnel indiquent clairement la nécessité d'une formation professionnelle pour les spécialistes du personnel. Cependant, dans la pratique, il est souvent difficile de former des travailleurs correspondant au profil requis.

Les établissements d’enseignement supérieur et secondaire spécialisés ne diplôment pas de spécialistes possédant une qualification aussi étroite que « gestion des dossiers du personnel ». La formation a généralement lieu sur place ou dans le cadre de cours spécialisés. Il est également possible de former un salarié directement sur le terrain grâce au mentorat.

La gestion des dossiers du personnel implique la formation de spécialistes des manières suivantes :

• reconversion sur la base d'un deuxième enseignement supérieur ;
• obtenir un enseignement supérieur dans un domaine connexe, par exemple « gestion documentaire », « droit », « gestion du personnel », « sécurité de l'information » ;
• formation en cours spécialisés de longue durée (au moins trois mois), suivie de la réussite d'un examen ;
• travaux pratiques suivis d'un perfectionnement professionnel régulier.

Documents réglementaires réglementant le travail des services du personnel

Les activités du service du personnel et l'organisation générale de la gestion des dossiers du personnel sont très dépendantes de la législation en vigueur et des documents réglementaires internes. Cette fonctionnalité est associée aux nuances du travail avec un grand nombre de documents personnels, souvent confidentiels.

La tenue des dossiers dans le service du personnel est régie par les lois suivantes :

• Constitution, Codes civil et du travail, ainsi que partiellement Codes pénaux et de la famille ;
• actes législatifs sur le profil de l'organisation en matière de travail avec le personnel ;
• réglementations locales;
• divers classificateurs, règles et instructions au niveau fédéral ;
• les documents réglementaires internes, par exemple les instructions sur la gestion des dossiers du personnel ;
• ordres et instructions de la direction.

Les salariés du service du personnel sont tenus de respecter strictement les exigences de la réglementation et, surtout, du Code du travail.

Recherche et documentation des employés

La tenue des dossiers du personnel commence par la recherche et l'enregistrement du personnel. Tout d'abord, vous devez décider des options permettant de trouver de nouveaux employés. Parmi eux, se distinguent les suivants :

• agences et bureaux pour l'emploi;
• emploi;
• salons de l'emploi;
• établissements d'enseignement;
• des sites d'emploi et des CV sur diverses ressources ;
• d'autres organisations;
• connaissances et amis.

Toutes les options de recherche d'employés ont leurs avantages et leurs inconvénients ; un employé des RH doit tirer le meilleur parti de toutes les opportunités pour pourvoir un poste vacant.

Lorsqu'un candidat est trouvé, il est interviewé. Il est conseillé que son déroulement soit documenté : cela permet de prendre plus facilement une décision éclairée d'embauche ou de refus. Dans ce dernier cas, la personne est informée par écrit du motif dans un délai de cinq jours ouvrables. Si le candidat convient au poste vacant, il doit être inscrit. C'est ici que commence l'inscription d'un employé spécifique.

• conclusion d'un contrat de travail;
• délivrance d'un ordre d'admission;
• un nouveau salarié ou son établissement ;
• enregistrement d'une carte personnelle;
• s'il est accepté dans l'organisation - ouverture d'un dossier personnel ;
• prise de connaissance et signature par le salarié du règlement intérieur et des instructions.

Dossiers du personnel (cartes personnelles, tableau des effectifs)

La tenue des dossiers du personnel nécessite la préparation obligatoire de la documentation comptable, notamment les plannings des effectifs et les cartes personnelles. Ces documents sont obligatoires pour les organisations de toutes formes de propriété.

Le personnel et les effectifs doivent être à jour et répondre aux besoins de l'organisation. Il contient les noms de tous les postes, le nombre de taux, indiquant les postes vacants pour une période donnée.

Les cartes personnelles sont des documents unifiés contenant de brèves informations sur activité de travail informations sur les employés et personnelles. Ils sont soumis à une comptabilité stricte et à des conditions particulières de stockage, dans des lieux empêchant leur détérioration et leur vol.

Commandes de personnel, différences et caractéristiques de conception

Le travail général de bureau dans le travail du personnel s'exprime principalement dans les ordres et les instructions de la direction. Ces documents peuvent concerner aussi bien les salariés individuels que l'ensemble du personnel. Ils diffèrent par leurs caractéristiques de conception et de mise en œuvre.

La plupart des ordres et instructions relatifs à des actions spécifiques avec un employé ont une forme unifiée. Ils sont soumis à l'accord obligatoire de toutes les parties intéressées et à la prise de connaissance par le salarié contre signature. Les copies des ordres du personnel sont conservées dans le dossier personnel et les originaux dans des dossiers séparés.

Journaux des dossiers du personnel, règles d'enregistrement et de stockage

Pour enregistrer les mouvements dans le service du personnel, il s'agit de tenir des journaux spécialisés. Il s'agit de documents tableurs au format multipages, le plus souvent unifiés. Ils sont généralement conservés soit dans de grands cahiers, soit achetés prêts à l'emploi dans des magasins spécialisés.

Types de journaux du personnel :

• enregistrement de la documentation entrante et sortante, y compris les lettres ;
• enregistrement des commandes;
• enregistrement des arrivées et des départs des salariés en déplacement professionnel ;
• enregistrement des déclarations, des soumissions, des notifications, des notes officielles et de service ;
• enregistrement des formulaires de cahier de travail et de leurs encarts ;
• livres pour enregistrer les mouvements de divers documents du personnel, etc.

Tous les magazines doivent être reliés et scellés et les feuilles doivent être numérotées. Ils doivent être conservés séparément de tous les documents. De préférence dans un coffre-fort ou une armoire spéciale.

Fonctionnalités de maintenance et de stockage de fichiers personnels

La tenue de dossiers personnels n'est pas obligatoire. Cependant, la plupart des organisations collectent les dossiers des employés sous une forme ou une autre. Bien sûr, il est plus pratique de le faire dans un seul dossier.

Un dossier personnel est un ensemble d'informations personnelles documentées sur un employé, collectées et compilées dans un certain ordre. Il peut comprendre divers documents et copies :

• des copies des ordres des employés ;
• des copies des déclarations;
• des copies des pièces d'identité confirmant les qualifications, l'éducation, les avantages sociaux et l'état civil ;
• questionnaire;
• caractéristiques et avis ;
• certificats, etc

Les fichiers personnels contiennent des informations personnelles et doivent être conservés à l'écart des autres documents. L'accès à ceux-ci n'est autorisé qu'à un cercle strictement limité de fonctionnaires. Lorsque le personnel est licencié, les dossiers personnels sont transmis pour archivage.

Règles d'inscription, de conservation et de délivrance des cahiers de travail, ainsi que des encarts

Toutes les organisations sont tenues de tenir des cahiers de travail pour leur personnel, à l'exception des employés à temps partiel. Lors du premier rendez-vous, l'employeur achète indépendamment des formulaires vierges et y effectue la première saisie. Les informations pertinentes sur l'employé sont inscrites sur la page de titre. Par la suite, il est nécessaire de contrôler leur pertinence et d'apporter des modifications en temps opportun.

Sur la diffusion de la partie principale, des inscriptions sont faites sur le travail et les activités sociales du salarié, son emploi auprès d'employés permanents. Toutes les inscriptions sont numérotées de manière générale et sont effectuées sur la base d'un ordre. L'avis de licenciement est accompagné d'une empreinte du sceau de l'organisme et de la signature du gérant.

Fait à la main, avec un stylo à bille bleu, avec une écriture claire et compréhensible. Surveillez attentivement la pertinence et l’exactitude des données saisies. S'il est nécessaire de corriger des informations, celles-ci doivent être soigneusement barrées d'une ligne et les informations pertinentes doivent être saisies. Cette action doit être confirmée par la signature et le sceau du gestionnaire.

Les dossiers de travail sont conservés séparément des autres documents, dans un coffre-fort. Il est interdit de les remettre à des salariés ou à des tiers sans une résolution spéciale des autorités compétentes.

Caractéristiques du stockage opérationnel et archivistique des documents du personnel

Le stockage des documents du personnel est déterminé par leur importance particulière. Ils contiennent des informations personnelles et sont confidentielles. Ces données ne sont pas sujettes à une divulgation non autorisée. Dans le cas contraire, une amende sera infligée aux employés du service du personnel et au chef de l'organisation.

Pour organiser le bon stockage des documents du personnel au service du personnel, il est conseillé de disposer d'un local séparé. Il doit y avoir une entrée et doit être équipé d'une porte métallique avec alarme.

Les documents eux-mêmes doivent être conservés dans des armoires métalliques ou des coffres-forts. Évitez l'exposition au soleil et à la poussière, ainsi que les changements de température et une humidité excessive. Ces étapes simples vous aideront à sauvegarder vos données personnelles.

Les registres du personnel sont nécessaires dans toute entreprise, quels que soient la forme de propriété, l'activité et le nombre d'employés. Pour le mener avec compétence et professionnalisme, vous devez bien connaître le droit du travail, suivre l'évolution de la législation et posséder des compétences dans le domaine de la gestion des dossiers du personnel.

Qu'est-ce que la comptabilité du personnel et pourquoi est-elle nécessaire ?

Les dossiers du personnel font partie intégrante des activités de chaque entreprise. Il s'agit d'un travail réglementé par la loi sur l'enregistrement, la comptabilité et le contrôle des mouvements des employés de l'organisation.

Les activités du personnel impliquent l'enregistrement de :

• accueil des salariés ;
• licenciements;
• mouvements horizontaux (transfert entre départements) et verticaux (par exemple, évolution de carrière) ;
• voyage d'affaire;
• congé de maladie;
• emploi du temps;
• congés (de tout type - annuels, sans solde, pour grossesse, etc.) ;
• cartes personnelles pour chaque employé, etc.

La comptabilité RH comprend également :

• tenir des dossiers militaires;
• réglementation des relations de travail;
• création et enregistrement de divers ordres et instructions (par exemple, concernant l'embauche, la récompense d'un salarié, etc.) ;
• l'organisation du travail et d'autres questions.

Toute la documentation est préparée uniquement conformément aux normes et règles requises. Certains formulaires sont unifiés, d'autres sont installés dans l'entreprise elle-même.

Une organisation compétente des dossiers du personnel résout de nombreux problèmes et tâches de l'entreprise. Bien sûr, il existe des milliers de nuances, mais il existe des points fondamentaux qui s’appliquent à chaque entreprise.

Comment s'organiser et à qui confier la tenue des dossiers du personnel ?

Il existe plusieurs manières d'organiser la comptabilité. Tout dépend uniquement des caractéristiques de l'entreprise et du choix du dirigeant. Les options les plus courantes :

Créer un service RH complet si l'entreprise emploie beaucoup de personnes

Et lorsque le personnel est petit, vous pouvez embaucher un spécialiste. Les avantages de cette méthode sont que le travail est organisé par le manager comme il l'entend et est réglementé et contrôlé selon ses propres principes.

Il y a aussi des inconvénients : il est difficile de vérifier le professionnalisme du spécialiste embauché, il y a donc un risque qu'un responsable du personnel pas tout à fait compétent soit embauché.

Vous devrez consacrer du temps et de l'argent à la formation ou chercher un autre employé.

Les avantages de cette option d'organisation de la comptabilité sont que si une personne est recommandée, alors (peut-être) elle fait vraiment le travail, c'est-à-dire qu'elle a été testée dans le cas. Bien entendu, vous devez discuter des conditions de travail avec un tel responsable du personnel afin qu'elles conviennent aux deux parties.

Confiez les questions RH à un comptable ou à une bonne secrétaire

Avantages : Cela permet d’économiser du temps et de l’argent. Autrement dit, il n'est pas nécessaire de sélectionner un responsable du personnel et il n'y a aucun coût pour la tenue des dossiers.

Inconvénients : le principal problème lors du choix de cette méthode est que les salariés effectuent travail supplémentaire après le principal, ce qui entraîne des erreurs, des ratés, des lacunes et des absences fondamentales documents nécessaires. Et bien entendu, les connaissances professionnelles en matière de dossiers personnels sont ici importantes. Et si la même secrétaire en possède, le risque de complications dans ce cas est minimisé. Et vice versa.

Confier les dossiers RH à une organisation d'externalisation

Bien : toutes les activités liées au personnel reposent sur les épaules de l'entreprise sous-traitante, qui assume cette responsabilité sur la base d'un contrat. Outre le fait qu'une assistance constante et continue est fournie sur les questions de personnel, le choix de cette méthode réduit considérablement les coûts.

Inconvénients : il faut choisir une entreprise bien établie et sérieuse, et il faut aussi établir une interaction, créer un concept de travail avec des spécialistes qui travailleront en dehors du bureau.
Le manager n'a qu'à choisir le moyen le plus pratique et le plus approprié pour lui de tenir les dossiers du personnel, en pesant le pour et le contre de chaque méthode.

Fonctions professionnelles d'un employé du personnel

Le responsable RH se voit confier les responsabilités suivantes conformément aux instructions et au contrat de travail :

Il s'agit d'une liste incomplète des responsabilités d'un employé du personnel, les exigences sont approximatives. Il peut y en avoir plus (ou moins) que ce qui précède, mais au total, ce sont les compétences et les capacités qu'un spécialiste des ressources humaines doit posséder.

Dossier du personnel : quels documents sont nécessaires ?

Normalement, chaque entreprise doit disposer des types de documents suivants relatifs au personnel :

• administratif (ordres personnels et de production);
• confirmer l'activité professionnelle;
• informations et calculs;
• correspondance interne;
• journaux de contrôle et d’enregistrement.

Certains documents personnels doivent être présents dans l'entreprise. Ceux-ci inclus:
PVTR (règlement intérieur du travail) ;

Tous les documents sont conservés pendant un certain nombre d'années. Réglementé :

• article ou section du Code du travail ;
• Résolution du Comité national des statistiques ;
• Loi fédérale et autres réglementations.

Si quelque chose (instructions, commandes, etc.) n'est pas disponible, vous aurez alors besoin ce fait corriger. De manière générale, l’un des principes du travail du responsable RH est la ponctualité. Cela facilite grandement le travail quotidien et donne même une force juridique à certains actes. Il est en effet très important de ne pas négliger l’actualité. Sinon, ils ont tendance à pousser comme une boule de neige.

Organisation des dossiers du personnel : comment les conserver, par où commencer ?

Après avoir occupé un nouveau poste de responsable du personnel, vous devez d'abord procéder à un audit de la documentation obligatoire. S'il s'avère (et cela arrive) que certains documents importants de la liste manquent, ils doivent alors être restaurés. Bien entendu, il ne sera pas possible de réaliser un tel travail en un jour.

Par conséquent, vous devez mettre en évidence les postes les plus importants et commencer par eux. Vérifiez la présence et l'exactitude du dessin (et si vous devez corriger ou rédiger un nouveau document) : planning des effectifs, calendrier des vacances, contrats de travail, commandes, inscriptions dans les registres de travail.

Tenir des journaux de bord contrats de travail, ordres du personnel. Créez un livret de travail. Comprendre les cartes personnelles (T-2). Travaillez avec les réglementations locales.
L'essentiel est de compléter tous les documents actuels à temps. Travail basé sur le Code du travail et les règles du travail de bureau. Et ne détruisez pas les dossiers du personnel. Leur durée de conservation est approuvée par les Archives fédérales (« Liste… » du 10/06/2000).

Tous les documents comptables sont nécessaires à la transparence des relations de travail. Le système du personnel établit des normes et des principes qui assurent la stabilité des employés de l’organisation, et les administrations créent des conditions propices à la gestion du personnel.

Automatisation comptable - 1C : avantages de travailler avec le programme

Tenir les dossiers du personnel, en particulier dans une grande entreprise, est un travail incroyablement responsable et énorme. Mais les erreurs ne sont pas autorisées ici ! Mais il existe aujourd'hui un moyen d'automatiser les activités des responsables du personnel, ce qui peut considérablement faciliter et simplifier le travail du service, rationaliser les activités et réduire considérablement le risque d'erreurs.

En utilisant le programme 1C, vous pouvez conserver des enregistrements conformément aux exigences légales. La base de données garantit un stockage fiable des informations nécessaires sur les employés. Au fur et à mesure qu'il s'accumule, il devient possible de créer divers rapports pouvant aider à analyser le travail et à développer de nouvelles orientations. Par exemple, les rapports pourraient ressembler à ceci :

• taux de rotation du personnel ;
• statistiques du personnel;
• mouvement des travailleurs, etc.

Le programme aide à résoudre presque tous les problèmes et tâches de comptabilité du personnel. Le chef d'entreprise, grâce à 1C, a la possibilité d'obtenir des informations sur la situation dans un département donné, de procéder à des analyses et de prendre les bonnes décisions. décisions de gestion. L'automatisation permet également de synchroniser les activités de plusieurs services de l'entreprise (comptabilité, ressources humaines, service de paie), ce qui améliore l'efficacité du travail et crée également toutes les conditions pour le paiement dans les délais des salaires.

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Conclusion

Ainsi, pour résumer, nous pouvons noter ce qui suit :

• Les dossiers du personnel constituent la partie la plus importante de toute entreprise.
• Il existe plusieurs manières d'organiser la comptabilité. Le choix appartient au leader.
• Les responsabilités professionnelles d'un employé du personnel sont déterminées par les instructions et le contrat de travail.
• Il existe une liste de documents liés au travail du personnel qui doivent être présents dans chaque entreprise. Et vous devriez commencer votre carrière dans le service RH en vérifiant ces documents.
• La tenue de registres est beaucoup plus facile si elle est automatisée.

La comptabilité du personnel est au cœur des activités normales et travail efficace toute entreprise. Par conséquent, sa gestion doit être abordée en toute responsabilité.

En contact avec

Le service du personnel (HS) d'une organisation est une association structurelle qui assume des responsabilités de contrôle du personnel. La tâche initiale du CS est d'assurer l'optimisation du processus de travail. Voyons comment ce service est organisé.

Le niveau de compétence de la direction CS et les limites de l'autorité dans le processus de gestion d'une entreprise peuvent être divisés en types :

• Subordination totale du CS au responsable de l'administration (tous les schémas de coordination sont contenus dans un seul sous-système).
• Subordination directe du KS au directeur de l'entreprise.
• Le service RH a le statut de deuxième niveau de gestion après le chef de l'organisation.
• KS est inclus dans la gestion de l'entreprise.

L'organigramme du service RH dépend de nombreux facteurs, par exemple :

• Type d'activité de l'entreprise.
• Le volume des effectifs de l'entreprise.
• Niveau de potentiel de gestion du CS, etc.

Structure organisationnelle du service du personnel

La structure organisationnelle du service du personnel doit répondre aux exigences et capacités établies :

• Capacité à réagir rapidement aux changements et ajouts liés aux dossiers du personnel.
• Optimisation des fonctions des employés avec transfert ultérieur du contrôle direct à la direction inférieure.
• Distribution et consolidation objectifs fonctionnels au sein de l’organisation.
• Réguler et garantir un nombre rationnel d'employés subordonnés à un certain manager.
• Respect des droits et obligations (responsabilité en cas de non-respect) des salariés de l’entreprise.
• Répartition claire des pouvoirs organisationnels.
• Minimiser les coûts visant à créer et à exploiter une structure de gestion.

Il ne s'agit pas d'une liste complète de ce que font les RH. L'élaboration d'un schéma de structuration organisationnelle est influencée par plusieurs groupes de facteurs :

• Caractéristiques de la structure et des activités de l'organisation.
• Utilisation des technologies de travail et type de production.
• Style d’éthique d’entreprise et nuances personnelles.
• Développer ou suivre des schémas d'organisation structurelle existants efficaces.

La conception de la structure organisationnelle du service du personnel d'une organisation peut être influencée par un ou plusieurs facteurs à la fois. Les indicateurs suivants sont pris comme données initiales :

• Nombre de niveaux de direction.
• Nombre d'employés.
• Type de structure de gestion.

La structure du service RH combine deux niveaux de gestion - fonctionnel et linéaire. Exactement type fonctionnel la gestion permet d'afficher la division fonctionnelle entre la direction de l'entreprise et ses divisions. Pour construire une gestion fonctionnelle et attribuer la séquence technologique de production à chaque responsable (ou personne autorisée), le principe matriciel est utilisé.

Que fait le service RH ?

Les responsabilités professionnelles du service RH sont formulées dans le Code du travail de la Fédération de Russie.

L'objectif principal du service RH est de mettre en œuvre une gestion efficace des ressources en personnel de l'entreprise. Ceci comprend:

• Améliorer les relations dans le processus de travail.
• Évaluation de l'aptitude professionnelle lors de la sélection d'un candidat à un poste.
• Développement et mise en œuvre de programmes de formation et de projets sociaux pour les salariés de l'entreprise.
• etc.

Les actions du CS sont avant tout de nature analytique lors de l'organisation du processus de travail. De telles activités nécessitent des innovations internes régulières, la formation de nouveaux spécialistes pour un travail ultérieur dans le CS de l'organisation et le développement d'un programme de formation pour acquérir des compétences professionnelles conformément aux tendances modernes.

De telles actions sont dues à la nécessité d'effectuer qualitativement un certain nombre de tâches fonctionnelles du service du personnel :

• Établissement du niveau de qualification conformément aux exigences économiques actuelles.
• Contrôler l'augmentation des coûts pour assurer le processus de travail.
• Formation politique d'entreprise en tenant compte de la combinaison multinationale établie d'employés embauchés sur le marché du travail national et attirés par des spécialistes étrangers.
• Le service de sélection du personnel est chargé de réglementer les relations de travail conformément au Code du travail de la Fédération de Russie.
• Développement et mise en œuvre de la capacité d'assurer le travail des salariés en utilisant l'accès à distance aux ressources de l'organisation.

Classiquement, deux directions fonctionnelles du CS peuvent être distinguées :

1. Contrôle de gestion des relations de travail.
2. Enregistrement documentaire des termes du contrat de travail.

Le contrôle des relations de travail signifie :

• Planification du personnel.
• Dotation en personnel de l'entreprise.
• poste occupé.
• Former et offrir des opportunités d'évolution professionnelle aux employés de l'organisation.
• Utiliser un système de récompense et de croissance dans la sphère sociale.
• Application et conformité conditions sécuritaires travail.

Les termes du contrat de travail doivent être documentés. Documents du service RH :

• Des commandes, des commandes.
• Remplir les formulaires d'informations comptables établis.
• Enregistrement et maintenance ultérieure de la documentation de travail des employés.
• Formation.
• Des services de consultation.
• Calcul des heures de travail.
• Délivrance des documents nécessaires pour qu'un salarié puisse bénéficier de divers types de paiements (avantages, allocations, etc.).

La vaste gamme fonctionnelle de CS nécessite une sélection de haute qualité des collaborateurs pour les postes du service RH.

Organisation du service RH

Le nombre de spécialistes pour le CS est justifié par la délimitation rationnelle et la stabilisation du processus de travail de chaque entreprise individuelle. Pour ce faire, utilisez le « Répertoire des Qualifications », qui identifie les postes suivants :

• personnel de direction;
• spécialistes;
• interprètes techniques.

Chaque poste désigné a une caractéristique correspondante, y compris des exigences obligatoires :

• l'éventail des responsabilités assignées en lien avec le poste occupé ;
• connaissances particulières;
• les exigences de qualification.

Le travail est organisé en fonction du niveau de complexité et de l'étendue des tâches assignées au service. Chaque employé doit posséder des connaissances et des compétences spécialisées :

• Pleine possession d’informations sur le territoire et les spécificités des activités de l’entreprise.
• Qualités de gestion et de leadership.
• Capacité d'apprendre.
• Connaissance des bases de la formation financière.
• Compétences diplomatiques, etc.

La plupart des services de ressources humaines des organisations proposent les postes vacants suivants :

1. Responsable du service RH.
2. Directeur:
   • sur le travail du personnel;
   • avantages sociaux;
   • compensation;
3. Spécialiste:
   • sur le travail avec les candidats ;
   • sur la formation;
   • sur l'emploi;
   • gestion des dossiers du personnel.

La disponibilité des postes est déterminée par les spécificités de l'entreprise et les tâches fonctionnelles du service du personnel.

Introduction

Organisation des services du personnel, structure du règlement sur le service du personnel.

1.1 Fondamentaux du service RH

2 Descriptions de poste des employés du service RH

3 Structure du personnel de l'entreprise

4 Fonctions du service du personnel de l'entreprise

2. Service du personnel dans des conditions modernes

2.1 Le rôle et les connaissances des RH dans les conditions modernes

3. Moyens d'améliorer le travail des services du personnel dans les conditions modernes

Conclusion

Introduction

Le service du personnel est traditionnellement une unité structurelle indépendante de l'entreprise, subordonnée soit au chef d'entreprise, soit à son adjoint au travail du personnel. Selon le type et le secteur d'activité de l'entreprise, la quantité et la structure des ressources humaines, la structure et la composition numérique du service du personnel lui-même ont changé.

Dans des conditions de progrès rapides, de relations de marché et d'économie compétitive, la solution opportune et correcte des tâches stratégiques et tactiques détermine la viabilité d'une entreprise ou d'une organisation.

Le personnel est un ensemble de travailleurs de divers groupes professionnellement qualifiés employés dans l'entreprise et inclus dans sa masse salariale.

Ce sujet, à mon avis, est pertinent, car... Les principaux facteurs de production de l'entreprise sont : les moyens de travail, les objets de travail et le personnel. Le rôle principal appartient aux ressources humaines dans l'entreprise. C'est le personnel qui joue le rôle principal dans le processus de production ; cela dépend de l'efficacité avec laquelle les moyens de production sont utilisés dans l'entreprise et du succès du fonctionnement de l'entreprise dans son ensemble. Parmi l'ensemble des ressources de l'entreprise, les ressources en main-d'œuvre occupent une place particulière. La transformation des ressources matérielles résulte de l'interaction des moyens de production et du travail des personnes participant aux activités de production. Cependant, les ressources en main-d'œuvre diffèrent sensiblement des autres types de ressources. Cette différence se manifeste de la manière suivante :

une personne apporte une signification vitale au processus de production et ne peut servir uniquement de moyen pour atteindre les objectifs de l'organisation. Il a son propre prix et impose ses propres exigences à son environnement ; description de poste personnel service du personnel

une personne n'est que partiellement réalisée en production. Son inexistence ne se limite pas aux activités de production, il s'exprime dans une variété de contacts sociaux ;

une personne a des capacités, de l'initiative, de la volonté et n'est donc pas seulement un objet de contrôle passif, mais également le conducteur d'une ligne de comportement indépendante ;

une personne n'est pas seulement membre de la structure formelle d'une organisation, mais peut en même temps être membre de petits groupes au sein desquels les gens ont une influence significative sur le comportement de chacun ;

une personne ne peut pas appartenir entièrement à une entreprise. Seul son personnel est mis à la disposition de l'organisation moyennant une certaine rémunération. Le salarié construit de manière indépendante sa politique personnelle et décide de travailler dans une entreprise donnée ou d'en démissionner.

Au niveau d'une entreprise individuelle, au lieu du terme « ressources en main-d'œuvre », les termes personnel ou personnel sont le plus souvent utilisés.

Le but de l'ouvrage est de montrer ce que signifie généralement la notion de « services du personnel », quelle est leur structure et quelles fonctions remplissent les services du personnel.

Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de tâches doivent être envisagées et résolues :

) Considérez l'organisation du service du personnel, sa structure et ses descriptions de poste.

) Décrire le service du personnel dans les conditions modernes.

) Envisagez des moyens d'améliorer le service du personnel.

1. Organisation du service du personnel, structure du règlement sur le service du personnel

.1 Fondamentaux du service RH

L'organisation des activités de toute unité devrait commencer par l'élaboration du règlement relatif à cette unité. Le Règlement des services RH doit comprendre les sections suivantes : dispositions générales ; Tâches; structure; les fonctions; relations avec d'autres départements; droits; responsabilités; responsabilité.

La composition numérique et la structure des services du personnel dépendent principalement de la taille de l'organisation. Selon la taille d'une organisation particulière, on distingue les formes organisationnelles suivantes du travail du personnel :

une unité structurelle indépendante avec subordination directe au chef de l'organisation ou à son adjoint ;

exécution des fonctions RH par un employé individuel de l'organisation ;

Exercer des fonctions RH en combinaison avec d'autres travaux.

Les responsabilités fonctionnelles du service RH sont les suivantes :

élaboration de plans de dotation en personnel conformément au programme de développement d'une organisation spécifique ;

enregistrement de l'admission, du transfert et du licenciement des salariés conformément à la législation du travail Fédération Russe;

comptabilité du personnel;

contrôler l'exécution par les chefs de service des ordres et des instructions pour travailler avec le personnel ;

analyse de la composition des spécialistes de l’organisation, des qualités commerciales des salariés en vue de leur utilisation rationnelle ;

préparation de propositions visant à améliorer le placement et l'utilisation des travailleurs;

préparer du matériel pour présenter les employés en vue de promotions et de récompenses ;

organiser le contrôle de l'état de la discipline du travail et de la réglementation interne du travail ;

Tenir à jour tous les rapports sur les questions de personnel

Au cours de l'interaction avec d'autres divisions de l'organisation, le service du personnel reçoit de leur part des demandes d'embauche de travailleurs et de spécialistes, des propositions d'incitations, des calendriers de vacances, etc.

Du service du personnel sont adressés aux services :

informations sur les contrevenants à la discipline du travail ;

copies des arrêtés sur l'admission de nouveaux employés, les déplacements au sein de l'organisation, le licenciement des employés ;

copies des arrêtés d'approbation (modification) du règlement intérieur du travail ;

informations relatives aux questions de respect de la discipline du travail.

Du service comptable, le service du personnel reçoit les horaires des effectifs, les calculs des besoins en main d'œuvre, les attestations de salaire pour l'enregistrement des pensions de vieillesse, d'invalidité, de survie, etc.

À son tour, le service du personnel transmet au service comptable des informations sur le nombre d'employés, l'absentéisme, la rotation du personnel, les feuilles de temps, les ordres d'admission, de mutation et de licenciement, les fiches d'invalidité temporaire à payer, les informations sur les vacances régulières des salariés, etc.

Le service du personnel est, en règle générale, investi des pouvoirs suivants :

exiger que tous les départements de l'organisation soumettent les documents nécessaires à son travail ;

accepter les employés et les organisations sur les questions de déménagement et de licenciement ;

interagir avec d'autres organisations sur la question de la sélection du personnel ;

exiger des autres services l'exécution obligatoire des instructions prévues par le règlement sur le service du personnel.

Le règlement sur le service du personnel établit la responsabilité du chef du service du personnel pour l'exercice des fonctions assignées au service et la responsabilité des employés du service, qui est établie par des descriptions de poste.

Quant à la description de poste d'un employé du service des ressources humaines, elle, comme toute autre description de poste, conformément au paragraphe 5 de la résolution du ministère du Travail de Russie du 9 février 2004 n° 9 « Sur l'approbation de la procédure de appliquant le Répertoire de qualification unifié des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'employés » devrait comprendre trois sections : « Responsabilités du poste », « Exigences de connaissances » et « Exigences de qualification ».

Principal responsabilités professionnelles Les responsables du service RH sont :

gestion du travail du département;

assurer l'exécution des travaux;

assurer l'utilisation rationnelle des moyens matériels, financiers et techniques ;

effectuer des travaux de protection des informations constituant un secret commercial ;

assurer une répartition rationnelle de la charge de travail entre les employés du service ;

créer les conditions d'une formation avancée du personnel ;

contrôler le respect par les salariés du règlement intérieur du travail, des règles et réglementations de sécurité, de la production et de la discipline du travail ;

faire des propositions pour récompenser les employés distingués et imposer des sanctions aux contrevenants à la discipline de production et de travail ;

assurer l’établissement du reporting statutaire.

Le responsable du service RH doit savoir :

résolutions, arrêtés, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des organes supérieurs et autres relatifs aux activités du département ;

principes fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail et de la gestion ;

règlement intérieur du travail;

règles et règlements en matière de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie.

Dans les organisations budgétaires, il existe certaines exigences de qualification pour les niveaux de rémunération. L'exigence générale est une formation professionnelle supérieure et au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine concerné. Pour les organisations commerciales, ces exigences ne peuvent servir que de guide lors de la définition de la taille salaires.

Dans un service du personnel à part entière d'une organisation de taille moyenne, le tableau des effectifs peut comprendre les postes suivants : chef du service de recrutement et de gestion du personnel (service du personnel) ; Inspecteur RH ; psychologue; Spécialiste en ressources humaines; chronométreur et autres.

.2 Descriptions de poste des employés du service RH

chef d'état-major du service du personnel

La forme classique d'organisation du service du personnel dans une entreprise est la création d'un service du personnel. Sa composition numérique et sa structure dépendent en grande partie de la taille de l'entreprise et des méthodes utilisées pour atteindre ses objectifs. L'organisation de toute entreprise commence par l'élaboration d'un règlement qui énumère les tâches, fonctions, droits et responsabilités de l'unité.

Le Règlement du Service RH comprend les sections suivantes : dispositions générales ; Tâches; structure; les fonctions; relations avec les autres départements de l'entreprise ; droits; responsabilité.

La section « Dispositions générales » établit la subordination du service RH au directeur de l'entreprise.

La section « Tâches » contient des domaines d'activité clairement formulés du service RH, dont les plus importants sont l'organisation du travail pour assurer la sélection, le placement et l'utilisation des travailleurs et des spécialistes ; formation d'une équipe de travail stable; création d'une réserve de personnel ; organisation d'un système de comptabilité du personnel.

La section « Structure » indique la procédure d'élaboration et d'approbation de la structure du département, sa composition numérique, les domaines de travail spécifiques et les divisions du département qui leur sont assignées.

Dans la section "Fonctions", nous considérons responsabilités fonctionnelles dans le domaine du travail du personnel, notamment :

élaboration de plans de dotation en personnel conformément au programme de développement d'entreprise ;

enregistrement de l'admission, du transfert et du licenciement des salariés conformément à la législation du travail ;

comptabilité du personnel de l'entreprise;

stocker et remplir les cahiers de travail, conserver la documentation du travail de bureau ;

contrôle de l'exécution par les chefs de service des ordres et instructions pour travailler avec le personnel ;

étudier les mouvements de personnel, analyser le roulement du personnel, élaborer des mesures pour l'éliminer ;

analyse de la composition et des qualités commerciales des spécialistes de l’entreprise en vue de leur utilisation rationnelle ;

créer les conditions nécessaires à l'amélioration du niveau d'éducation et de qualification des spécialistes ;

travailler à la création d'une réserve de nomination ;

préparation de propositions visant à améliorer le placement et l'utilisation des travailleurs;

préparation et systématisation des supports pour la commission de certification ;

préparation de matériel pour la fourniture de travailleurs, de spécialistes et d'employés pour des incitations et des récompenses ;

prendre des mesures pour trouver un emploi aux travailleurs licenciés ;

surveiller et former les employés du service du personnel ;

organiser le contrôle de l'état de la discipline du travail et de la réglementation interne du travail ;

Tenir à jour tous les rapports sur les questions de personnel.

La section « Relations avec les autres divisions de l'entreprise » contient une liste des documents reçus par le service du personnel et des documents envoyés du service du personnel aux autres divisions.

Depuis les services de production, le service du personnel reçoit les demandes d'embauche d'ouvriers et d'employés, les propositions d'incitations et les calendriers de vacances.

Depuis le service du personnel, les informations sur les contrevenants à la discipline du travail, les copies des ordres d'admission, les déplacements au sein de l'entreprise, le licenciement des ouvriers et employés, les modifications du règlement intérieur du travail et les informations relatives aux questions de discipline du travail sont envoyées aux unités de production.

Du service comptable, le service RH reçoit les plannings des effectifs, les calculs des besoins en main d'œuvre et les attestations de salaire pour le traitement des pensions de vieillesse et d'invalidité.

Au service comptable, le service RH fournit des informations sur l'effectif des salariés, l'absentéisme, la rotation du personnel, les feuilles de temps, les projets d'arrêtés d'admission, de mutation et de licenciement des personnes financièrement responsables, les fiches d'incapacité temporaire de paiement, les informations sur l'admission, transfert, licenciement et vacances régulières des salariés des entreprises.

La rubrique « Droits » indique les principaux pouvoirs conférés au service RH, notamment : le droit d'exiger de toutes les divisions de l'entreprise le matériel nécessaire au plein fonctionnement du service RH ; le droit de recevoir les salariés de l'entreprise sur les questions d'admission, de déménagement et de licenciement ; le droit de communiquer avec d'autres organisations sur les questions de sélection du personnel ; le droit d'exiger des autres services l'exécution obligatoire des instructions prévues par le règlement sur le service du personnel.

La section « Responsabilité » établit la responsabilité du chef du service du personnel pour l'exercice des fonctions assignées au service et la responsabilité des employés du service, qui est établie par des descriptions de poste.

Toute description de poste pour un employé d'entreprise comporte trois sections : les responsabilités professionnelles, les exigences en matière de connaissances et les exigences de qualification par niveau de rémunération.

Les principales responsabilités professionnelles du chef du service du personnel sont : la gestion du travail du service ; assurer l'exécution des travaux; élaboration de la documentation, des propositions, des recommandations, des instructions nécessaires ; assurer l'utilisation rationnelle des moyens matériels, financiers et techniques ; effectuer des travaux de protection des informations constituant un secret commercial ; assurer une répartition rationnelle de la charge de travail entre les employés du service ; créer les conditions de croissance et de formation avancée du personnel ; contrôler le respect par les salariés du règlement intérieur du travail, des règles et réglementations de sécurité du travail, et la sécurité incendie, production et discipline du travail ; faire des propositions pour récompenser les employés distingués et imposer des sanctions aux contrevenants à la discipline de production et de travail ; assurer l’établissement du reporting statutaire.

Le chef du service du personnel doit connaître : les résolutions, instructions, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des organes supérieurs et autres relatifs aux activités du service ; réglementations et des lignes directrices, définissant l'ordre de travail dans le département ; principes fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail et de la gestion ; règlement intérieur du travail; règles et règlements en matière de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie.

La taille du service du personnel et la liste des types de travaux principaux sont déterminées par le nombre d'employés de l'organisation.

Pour établir le nombre requis d'employés du service RH, il est recommandé d'utiliser des normes de temps standard pour les travaux de dotation et de comptabilité, qui visent à déterminer le coût du temps de travail pour les travaux de dotation et de comptabilité, ainsi que les tâches standardisées.

Les principaux types de travaux du service RH sont la préparation des documents d'embauche et de licenciement des ouvriers et employés, l'enregistrement et la comptabilité des cahiers de travail, l'établissement de rapports statistiques sur les dossiers du personnel, la préparation des certificats, l'élaboration de plans et le calcul des effectifs, feuilles de temps.

.3 Structure du personnel de l'entreprise

La composition et les relations quantitatives des catégories individuelles et des groupes d'employés de l'entreprise caractérisent la structure du personnel. Le personnel de l'entreprise directement lié au processus de production de produits (services), c'est-à-dire engagé dans les principales activités de production, est le personnel de production industrielle. Il comprend tous les salariés des ateliers principaux, auxiliaires, auxiliaires et de service ; les organismes et laboratoires de recherche, de conception, technologiques au bilan de l'entreprise ; gestion de l'usine avec tous les départements et services, ainsi que les services impliqués dans les réparations majeures et courantes des équipements et véhicules de l'entreprise.

Les travailleurs du commerce et de la restauration publique, du logement, des établissements médicaux et sanitaires, des établissements et cours d'enseignement, ainsi que des établissements d'enseignement préscolaire et culturels figurant au bilan de l'entreprise sont considérés comme du personnel non industriel de l'entreprise.

Le personnel de la production industrielle est divisé en deux groupes principaux : les cols bleus et les cols blancs. Les travailleurs sont divisés en principaux et auxiliaires. Dans le groupe des salariés, on distingue les catégories de travailleurs suivantes :

les managers sont des personnes habilitées à prendre des décisions de gestion et à organiser leur mise en œuvre. Ils sont divisés en systèmes économiques linéaires, dirigés par des systèmes économiques relativement distincts, et fonctionnels, dirigés par des départements ou services fonctionnels ;

spécialistes - travailleurs exerçant des activités d'ingénierie, techniques, économiques, comptables, juridiques et autres activités similaires ;

les salariés eux-mêmes sont des travailleurs impliqués dans la préparation et l'exécution des documents, la comptabilité et le contrôle, les services aux entreprises et le travail de bureau (agents, caissiers, contrôleurs, commis, comptables, dessinateurs, etc.).

Le personnel de l'entreprise est réparti en métiers, spécialités et niveaux de compétence. Une profession désigne un type particulier d'activité professionnelle qui nécessite certaines connaissances théoriques et compétences pratiques, et une spécialité désigne un type d'activité au sein d'une profession qui présente des caractéristiques spécifiques et nécessite des connaissances et des compétences particulières supplémentaires de la part des travailleurs. Par exemple, les économistes (profession) sont divisés en planificateurs, spécialistes du marketing, financiers, Trudoviks, etc. Le métier de tourneur est divisé en spécialités - tourneur de carrousel, tourneur d'aléseuse, etc.

La qualification caractérise le degré de maîtrise d'un métier ou d'une spécialité particulière et se reflète dans les catégories de qualification (tarif) et les catégories qui leur sont attribuées en fonction de leur formation théorique et pratique. Les catégories et catégories tarifaires sont en même temps des indicateurs caractérisant le degré de complexité des travaux. Description détaillée les postes de chaque catégorie et leurs exigences sont contenus dans le Répertoire tarifaire et de qualification des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'employés, qui ne couvre que les employés. Classificateur panrusse professions contient des informations sur toutes les personnes employées sur le marché du travail.

.4 Fonctions du service du personnel de l'entreprise

L’une des fonctions les plus importantes du service du personnel d’une entreprise (ou d’un employé chargé de travailler avec le personnel) est la documentation des relations de travail. La plus nombreuse est la documentation accompagnant les processus de mouvement du personnel dans l'entreprise. Par mouvement de personnel, on entend classiquement : l'embauche, le transfert et le licenciement des salariés ; accorder des vacances; voyage d'affaires. Lors de l'embauche, les données biographiques de base du salarié, les conditions de son emploi et sa rémunération sont enregistrées. Toutes ces informations peuvent changer à l'avenir, par conséquent, la documentation documentant les processus de mouvement du personnel comprend des documents sur les modifications des données biographiques et sur les modifications des conditions et de la rémunération.

Considérons séparément les démarches effectuées par le service du personnel lors de l'enregistrement des mouvements du personnel d'une entreprise, et les documents créés dans ce cas.

L'embauche n'est pas autorisée sans présentation d'un cahier de travail et d'un passeport. Les personnes astreintes au service militaire sont également tenues de présenter une pièce d'identité militaire. Si nécessaire, l'administration de l'entreprise a le droit d'exiger d'un candidat à un poste ou à un lieu de travail un document sur l'éducation ou la profession acquise indiquant le grade (qualification).

La base de l'emploi est un contrat de travail écrit (contrat). Le candidat rédige une déclaration personnelle demandant un emploi. Si nécessaire, remplissez une fiche personnelle (ou un questionnaire) et rédigez une autobiographie.

L'embauche est formalisée par arrêté du personnel. Par la suite, la carte personnelle T-2 est remplie et une inscription correspondante est faite dans le cahier de travail du salarié.

Le transfert vers un autre emploi s'effectue, en règle générale, avec le consentement du salarié. La base du transfert peut être une déclaration personnelle ou une proposition de transfert. Dans les cas autorisés par la loi, par exemple en cas de nécessité de production, le consentement du salarié n’est pas requis. Dans ce cas, la base du transfert est : des notes de service des managers, des divisions structurelles, des arrêtés pour les activités principales, des actes ou autres documents consignant les raisons du remaniement temporaire du personnel en lien avec la situation actuelle de production.

Le transfert vers un autre emploi est formalisé par un arrêté du personnel.

Le licenciement des salariés d'une entreprise est effectué pour les motifs précisés dans les articles du Code du travail de 2002, sur la base d'une déclaration personnelle présentée par le salarié, ou à l'occasion de l'expiration d'un contrat conclu pour une certaine durée, ou en présence d'un acte de violation de la discipline du travail, etc. Le licenciement des salariés est formalisé par un arrêté du personnel.

Le détachement des salariés de l'entreprise est, en règle générale, justifié dans une note du dirigeant. unité structurelle(spécialiste de premier plan) et est délivré par arrêté pour le personnel.

Lors de la modification des conditions et de la rémunération des salariés d'une entreprise, des arrêtés sur les activités principales peuvent être émis à l'avance (par exemple, sur la réorganisation de la structure de l'entreprise) ou des mémos peuvent être rédigés par les chefs des divisions structurelles (dirigeant spécialistes), puis des ordres concernant le personnel sont émis.

Lors de la modification de données biographiques (nom, prénom, patronyme, etc.), le salarié est tenu de soumettre au personnel des documents de service - motifs reçus dans d'autres organisations (par exemple, un acte de mariage avec un changement de nom enregistré, délivré par l'état civil).

Ainsi, les démarches effectuées par le service du personnel lors de l'enregistrement des mouvements de personnel sont documentées à travers la création des documents de base suivants : arrêtés de personnel, déclarations personnelles des salariés de l'entreprise, contrats, propositions de mutation, plannings de vacances, mémos, actes.

Les commandes de personnel sont établies et tenues strictement séparément des commandes d'activités principales. Parallèlement, les deux types d'ordonnances sont émis sur les mêmes formulaires. Les textes de la plupart des ordres de personnel ne comportent pas de partie énonciative ni le verbe « Je commande », comme il est d'usage dans les ordres d'activités principales. Ainsi, les arrêtés du personnel commencent immédiatement par une action administrative : accepter, nommer, muter, licencier, changer de nom, accorder un congé, envoyer, etc.

Il existe des commandes simples (individuelles) et complexes (consolidées) pour le personnel. Les individuels contiennent des informations sur un seul salarié, tandis que les consolidés contiennent des informations sur plusieurs salariés, quels que soient les actes de direction dont ils relèvent (embauche, mutation, licenciement, changement de nom, etc.). Lors de l'établissement des commandes consolidées, il convient de tenir compte du fait qu'un même document ne doit pas contenir d'informations avec des durées de conservation différentes. Par conséquent, il est recommandé de mettre en évidence les arrêtés d'octroi de congés et de détachement de salariés, qui ont une durée de conservation courte (3 ans), contrairement aux autres arrêtés du personnel, qui sont conservés pendant 75 ans. En règle générale, les arrêtés de récompenses et de pénalités sont établis individuellement, en tenant compte de leur rôle pédagogique spécifique.

Chaque paragraphe de l'arrêté du personnel doit être formulé en stricte conformité avec les exigences du Code du travail. Les informations permanentes pour tout arrêté du personnel sont une indication de l'action administrative (licenciement, mutation), le nom et les initiales du salarié (nom et prénom en toutes lettres - lors de l'embauche), le poste et l'unité structurelle (si l'entreprise dispose d'unités structurelles) , la date d'entrée en vigueur du présent paragraphe de l'arrêté (si elle ne coïncide pas avec la date d'enregistrement de l'arrêté).

La présence d'autres informations dans les paragraphes de l'arrêté du personnel est déterminée par les spécificités de l'action administrative.

Lors de l'embauche, veillez à indiquer le montant de la rémunération fixé (salaire, prime, indexation, taux tarifaire) et, le cas échéant, les conditions d'emploi : temporaire (du... au...), avec une période d'essai (sa durée), etc. P.

Lors d'un transfert vers un autre emploi - nouvelle position et département, type de mutation (pour les mutations temporaires - en indiquant la durée), motif du transfert (en pleine conformité avec les exigences du Code du travail), évolution du salaire (si elle survient).

En cas de licenciement - le motif du licenciement, selon les articles du Code du travail.

Lors de l'octroi d'un congé - son type, sa durée, ses dates de début et de fin.

Lors d'un voyage d'affaires - date et durée du voyage d'affaires, lieu de destination, nom de l'entreprise.

Chaque paragraphe de l'arrêté de personnel doit se terminer par une référence au fondement écrit de cette action administrative.

Les arrêtés concernant le personnel, conformément au Code du travail, sont portés à la connaissance des salariés contre récépissé. Les visas de familiarisation des travailleurs peuvent être situés soit directement après le texte de chaque paragraphe de l'arrêté, soit après la signature du chef d'entreprise.

Le projet d'arrêté sur le personnel est généralement convenu avec les responsables intéressés suivants : le chef comptable, le conseiller juridique et les chefs des divisions structurelles dont les salariés sont mentionnés dans l'arrêté. L'approbation obligatoire des commandes de personnel est assurée par le chef du service du personnel (dans les petites organisations - par l'employé responsable de la tenue à jour de la documentation du personnel).

Les commandes de personnel doivent être enregistrées (séparément des commandes d'activités principales). Un livret d'inscription (magazine) est utilisé comme formulaire d'inscription (pour un nombre relativement restreint d'ordres de personnel émis au cours d'une année civile) ou comme carte d'enregistrement (pour un large éventail d'ordres pour faciliter le travail de référence et de recherche).

Le formulaire d'inscription indique : la date et le numéro de la commande, le contenu et le signataire de la commande.

Compte tenu des différences de durée de conservation des commandes de personnel, il est recommandé de les indexer (numéroter) selon la règle suivante. Une lettre de désignation est ajoutée au numéro d'ordre de l'ordre du personnel pour le distinguer par son numéro de l'ordre de l'activité principale. Il est conseillé d'introduire différentes désignations de lettres pour les arrêtés du personnel avec des contenus différents, par exemple : n° 28-k - arrêté sur la circulation du personnel (accueil, transfert, licenciement, modifications des informations sur le personnel), n° 12-km - sur voyages d'affaires, n° 45-o - en vacances , n° 32-p - sur l'encouragement.

Les informations contenues dans les ordres du personnel (informations sur le travail et les incitations) sont enregistrées dans les cahiers de travail des travailleurs.

La déclaration personnelle d'un employé concernant l'admission, le transfert ou le licenciement est rédigée, en règle générale, à la main, sous forme libre ou sur un pochoir développé dans l'entreprise. La demande doit indiquer : le nom de l'unité structurelle, le nom du type de document, la date, le destinataire (fonction, nom, initiales du chef d'entreprise), le texte, la signature personnelle, la transcription de la signature. Par la suite, la demande est apposée avec la résolution du gérant et une note indiquant que le document a été signé et envoyé au dossier.

Un contrat de travail, en tant que forme écrite d'un contrat de travail entre un salarié et l'administration représentée par le chef d'entreprise, doit comporter les mentions obligatoires suivantes : nom du type de document, date, index, lieu d'établissement, texte, signatures, sceau. Le contrat est rédigé en deux exemplaires originaux, dont l'un reste dans l'entreprise et l'autre est conservé par le salarié.

La soumission de traduction a une forme unifiée et comprend des détails : nom de l'unité structurelle, nom du type de document, date, index, lieu de préparation, destinataire, résolution, titre du texte, texte, signature, visas. La proposition de transfert est préparée par le chef de l'unité structurelle, adressée au chef d'entreprise et convenue avec les parties intéressées. Après avoir examiné la demande, le chef d'entreprise rédige une résolution sur la base de laquelle un ordre de transfert est ensuite préparé. Le texte de la demande doit refléter l’évaluation des activités de production du salarié et justifier les motifs du transfert.

L'ordre des congés annuels des salariés de l'entreprise est reflété dans le calendrier des vacances - un document fixant la répartition des congés réguliers pour les années à venir. année civile. Dans les grandes entreprises, des plannings de vacances sont établis dans chaque unité structurelle, puis le service du personnel prépare un planning consolidé pour l'ensemble de l'entreprise.

Lors de l'établissement du calendrier des vacances, sont pris en compte : la législation en vigueur, les spécificités de l'entreprise, les souhaits personnels des salariés, etc. S'il existe une organisation syndicale dans l'entreprise, le calendrier des vacances est convenu avec le comité syndical. Le calendrier consolidé des vacances est signé par le chef du service du personnel et approuvé par le chef d'entreprise.

Le formulaire de calendrier des vacances est unifié et comprend les informations suivantes : nom de l'entreprise, nom du type de document, date, index, lieu d'établissement, cachet d'approbation, titre du texte, texte, signature, visas d'approbation, cachet d'approbation avec le organisation syndicale.

S'il est nécessaire de reporter la période de vacances à un autre moment, le chef du service du personnel, avec l'accord du salarié et du chef de l'unité structurelle où il travaille, apporte des modifications au calendrier des vacances.

Afin de réduire le nombre de documents internes, il est recommandé de clarifier la durée des vacances dans rapidement, sans déposer de demande. Au cours de l’année, la durée réelle des prochaines vacances de chaque salarié et les raisons qui ont provoqué le changement des périodes de vacances précédemment établies sont inscrites au planning.

2. Service du personnel dans des conditions modernes

.1 Le rôle et la connaissance des services du personnel dans les conditions modernes

Or, dans notre pays, le rôle croissant des services du personnel est dicté par les circonstances objectives suivantes :

Aujourd'hui, les conditions dans lesquelles se développe le service du personnel ont considérablement changé. Ces changements sont associés à la transition d'une pénurie persistante de ressources en main-d'œuvre vers leur excédent. Les principales réserves sont la meilleure utilisation du personnel, sa répartition optimale entre les emplois et l'augmentation de la charge de travail de chaque membre de l'équipe. La réduction des effectifs est le levier le plus important pour accroître l'efficacité de la production dans la première étape de la transition vers une économie de marché.

La réduction du nombre de travailleurs doit être compensée par une plus grande intensité de travail, et donc par des qualifications plus élevées du travailleur. À cet égard, la responsabilité des services du personnel augmente dans le choix des domaines de croissance des qualifications des travailleurs, dans l'augmentation de l'efficacité des formes de formation et dans la stimulation de leur travail.

La mise en œuvre de la restructuration de la politique du personnel implique d'élargir les responsabilités fonctionnelles des employés du service du personnel et d'accroître leur indépendance dans la résolution des problèmes de personnel.

Aujourd'hui, les services du personnel ne répondent plus aux nouvelles exigences de la politique du personnel. Leurs activités se limitent principalement à résoudre les problèmes d'embauche et de licenciement des employés et à traiter la documentation du personnel. Les entreprises manquent également d'un système unifié pour travailler avec le personnel, principalement un système d'étude scientifiquement fondée des capacités et des inclinations, de promotion professionnelle et professionnelle des employés en fonction de leurs qualités professionnelles et personnelles. La structure des services du personnel, la composition qualitative et le niveau de rémunération de leurs salariés ne correspondent pas aux objectifs de mise en œuvre d'une politique active du personnel. Il n'existe pratiquement aucune formation de spécialistes dans le pays pour travailler dans les services du personnel.

Dans les conditions modernes, le service du personnel devrait être l'organisateur et le coordinateur de tout le travail avec le personnel de l'entreprise. Il est conçu pour remplir la fonction de contrôle de la mise en œuvre des politiques du personnel dans les divisions structurelles, de contrôle des salaires, des soins médicaux des salariés, du climat socio-psychologique de l'équipe et de la protection sociale des salariés.

La nature des fonctions exercées et des tâches à résoudre détermine également les exigences du service du personnel, notamment la nécessité de mener des recherches (par exemple, des enquêtes pour identifier les facteurs, les causes, les conséquences en matière de relations de travail), d'établir des contacts avec les organismes territoriaux de gestion du travail, avec le service de l'emploi et d'orientation professionnelle, les universités et écoles techniques (collèges), avec des structures privées spécialisées dans la sélection du personnel, en raison de la nécessité d'étudier la situation sur le marché du travail, la sélection du personnel, leur formation et leur perfectionnement , etc.

L'efficacité du service RH dans une entreprise dépend :

sa structuration et la spécification des fonctions de chaque unité structurelle ;

travail interconnecté des unités structurelles au sein du service lui-même ;

lien organique entre le travail du service du personnel et le travail du service technique et économique de l'entreprise ;

effectifs du service.

L'objectif du service du personnel ordinaire se résume généralement à la tenue des dossiers du personnel et au recrutement du personnel. Les services RH des grandes entreprises élaborent un système de politique du personnel, forment, adaptent, placent le personnel, organisent des formations, enregistrent les mouvements du personnel au sein de l'entreprise, forment une équipe et culture d'entreprise, développement de schémas de motivation. Les fonctions du service RH comprennent : la planification du personnel futur de l'entreprise, la recherche du potentiel personnel des employés existants, la planification de la promotion des spécialistes prometteurs au sein de l'entreprise. Les responsables RH évaluent les aspects professionnels et qualités personnelles les spécialistes de la réserve organisent des processus de formation et de perfectionnement, ainsi que la certification des employés. Les responsables des ressources humaines sont également impliqués dans l'élaboration des descriptions de poste, la recherche de candidats, la conduite des entretiens et la sélection du personnel pour les postes vacants requis. Les psychologues du service RH analysent les causes du roulement du personnel, surveillent et surveillent l'état de l'environnement de travail et le respect de la discipline dans les services de l'entreprise, et aident à trouver la solution optimale aux situations conflictuelles qui surgissent entre les salariés. Les inspecteurs du service RH établissent les documents relatifs à l'embauche, au transfert et au licenciement des salariés conformément à la législation du personnel, et s'occupent également de l'établissement et de la tenue des cahiers de travail et de la comptabilité du personnel de l'entreprise. Les inspecteurs du service RH participent également à la préparation des documents à soumettre à la caisse de pension et au bureau des impôts.

En général, on peut dire que le rôle du service du personnel est important, en particulier pour les entreprises exerçant des activités organisationnelles et économiques dans la situation économique actuelle.

Il est important de souligner que dans monde moderne Le service du personnel de l'entreprise joue un rôle très important rôle important. Elle doit être la coordonnatrice et l'organisatrice de tous les travaux avec le personnel, de la politique du personnel et de toute autre activité liée au travail avec le personnel.

Les services RH des entreprises modernes peuvent être divisés en trois groupes.

Conservateurs. Ils travaillent à l’ancienne, remplissant des fonctions techniques RH.

Innovateurs modérés. Parallèlement à la gestion des dossiers du personnel, ils remplissent certaines fonctions de gestion des ressources humaines : sélection du personnel, certification des employés et élaboration de leur programme de formation. Parfois, un psychologue est inclus dans le service RH, et cette unité s'occupe alors du microclimat socio-psychologique dans l'équipe.

Innovateurs. Ils mettent activement en œuvre des technologies RH avancées. Dernièrement Les grandes entreprises créent même une structure indépendante, le « Centre d'évaluation, de développement et de formation du personnel », qui travaille non seulement avec ses propres salariés, mais organise également des formations ouvertes et en entreprise pour d'autres entreprises. Cela permet de rendre la division non seulement autonome, mais aussi rentable. Avec un grand nombre d'employés, chaque fonction de gestion du personnel peut être assurée par une unité distincte au sein du service du personnel. Mais en situation réelle, au moment de son organisation, toutes les fonctions ne sont pas mises en œuvre.

Chaque organisation qui a décidé de « recruter » des employés doit savoir que conformément à la législation du travail de la Fédération de Russie, ce processus doit être correctement documenté.

De plus Documentation nécessite non seulement l'embauche de travailleurs, mais aussi leurs transferts, des modifications des conditions de travail existantes, la résiliation des contrats de travail et bien d'autres choses qui se produisent au cours du travail. L'organisation a également besoin d'un règlement interne du travail, d'un règlement sur les primes, ainsi que d'un certain nombre d'autres documents réglementant le travail des employés. Le manque de documents personnels dans une entreprise peut entraîner des conséquences désastreuses pour l'employeur, qui entraîneront à la fois des amendes de l'inspection du travail et des problèmes avec les employés. Le service du personnel est traditionnellement une unité structurelle indépendante de l'entreprise, subordonnée soit au chef d'entreprise, soit à son adjoint au travail du personnel. Selon le type et le secteur d'activité de l'entreprise, la quantité et la structure des ressources humaines, la structure et la composition numérique du service du personnel de l'entreprise elle-même ont changé.

3. Moyens d'améliorer le travail des services du personnel dans les conditions modernes

Aujourd'hui, les services du personnel ne répondent plus aux nouvelles exigences de la politique du personnel. Leurs activités se limitent principalement à :

Résoudre les problèmes d'embauche et de licenciement des salariés,

Préparation de la documentation du personnel.

Les entreprises manquent également d'un système unifié pour travailler avec le personnel, principalement un système d'étude scientifiquement fondée des capacités et des inclinations, de promotion professionnelle et professionnelle des employés en fonction de leurs qualités professionnelles et personnelles.

La structure des services du personnel, la composition qualitative et le niveau de rémunération de leurs salariés ne correspondent pas aux objectifs de mise en œuvre d'une politique active du personnel.

Il n'existe pratiquement aucune formation de spécialistes dans le pays pour travailler dans les services du personnel.

Mais pour que le service RH fonctionne plus efficacement, il doit être amélioré. En introduisant des changements intelligents dans le travail du service RH, nous condamnons d'avance notre organisation au succès, car la moitié du succès dépend du travail du service RH.

La restructuration des activités des services du personnel devrait s'effectuer dans les directions suivantes :

) apporter une solution globale aux problèmes de formation de haute qualité et d'utilisation efficace des ressources humaines basée sur la gestion de toutes les composantes facteur humain: de la formation professionnelle et de l'orientation professionnelle des jeunes aux soins aux anciens combattants ;

) introduction généralisée de méthodes actives de recherche et de formation ciblée des travailleurs nécessaires à l'entreprise et à l'industrie.

La principale forme d'attraction des spécialistes et des travailleurs qualifiés nécessaires aux entreprises devrait être les contrats avec les établissements d'enseignement. Formation avancée des ouvriers et des spécialistes pour la maîtrise nouvelle technologie et la technologie dans les secteurs de l'économie nationale, qui nécessitent des services de personnel pour améliorer la planification de la formation du personnel ;

) travail systématique avec le personnel de direction, avec une réserve de nomination, qui devrait être basée sur des formes d'organisation telles que la planification d'une carrière commerciale, la préparation des candidats à la nomination plans individuels, mouvements de rotation de managers et de spécialistes, formation à des cours spéciaux et stages dans des postes pertinents ;

) intensifier les activités des services du personnel pour stabiliser les collectifs de travail, augmenter le travail et activité sociale travailleurs basés sur l'amélioration des incitations socioculturelles et morales-psychologiques ;

) assurer des garanties sociales pour les travailleurs dans le domaine de l'emploi, ce qui oblige les travailleurs des RH à se conformer à la procédure d'emploi et de reconversion des travailleurs licenciés, en leur fournissant des avantages et des indemnisations établis ;

) transition de méthodes de gestion du personnel à prédominance administrative-commandée vers des formes démocratiques d'évaluation, de sélection et de placement, et une large publicité dans le travail du personnel.

Les services du personnel des entreprises dans les conditions modernes deviennent des organismes de soutien organisationnel et méthodologique aux élections et à la compétitivité, des rapports périodiques des fonctionnaires aux collectifs de travail, ce qui nécessitera que les travailleurs des ressources humaines soient capables d'appliquer des méthodes de tests psychologiques, des méthodes sociologiques d'étude de l'opinion publique, d'évaluation le candidat étudié pour sa nomination par ses collègues, subordonnés, etc. ;

) renforcer les services du personnel avec des spécialistes qualifiés, accroître leur autorité, dans le cadre duquel il devient pertinent de créer un système de formation des spécialistes des services du personnel, leur reconversion et leur perfectionnement ;

À cet égard, il est conseillé d'identifier dans les industries et les régions les organisations scientifiques et les cabinets de conseil qui développeront les problèmes de personnel et fourniront une assistance pratique aux services du personnel.

) le renforcement du soutien matériel, technique, scientifique et méthodologique au travail du personnel est une tâche urgente pour la plupart des entreprises.

Dans les conditions d'émergence d'une économie de marché, elle ouvre fondamentalement nouvelle étape dans le développement de services de personnel avec des fonctions et des tâches qualitativement différentes.

Il faut également se rappeler qu'en plus du succès de l'organisation elle-même, le travail de chacun de leurs départements est inextricablement lié au service du personnel, et en améliorant les conditions de travail du service du personnel et de ses structures internes, nous améliorons le travail de l’organisation dans son ensemble.

Conclusion

Le personnel d'une entreprise s'entend comme l'ensemble employés divers groupes professionnels et de qualification employés dans l'entreprise conformément au tableau des effectifs, ainsi que les propriétaires actifs de l'organisation qui perçoivent des salaires dans l'entreprise (société).

Le personnel jouant un rôle majeur dans le processus de production, chaque entreprise doit élaborer et mettre en œuvre une politique du personnel qui comprend : la sélection et la promotion du personnel ; formation du personnel et formation continue; embaucher des travailleurs à temps partiel; placement des travailleurs conformément au système de production existant; stimulation du travail; amélioration de l'organisation du travail; créer des conditions de travail favorables pour les salariés de l’entreprise.

La politique du personnel doit viser à atteindre les objectifs suivants : créer une équipe saine et efficace ; augmenter le niveau de qualification des salariés des entreprises ; création d'une main-d'œuvre optimale en termes de répartition par sexe et par âge, ainsi que de niveau de qualification ; créer une équipe de direction hautement professionnelle, capable de réagir avec flexibilité aux circonstances changeantes, de ressentir et de mettre en œuvre tout ce qui est nouveau et avancé, et capable de regarder loin devant.

L'efficacité de l'utilisation de la main-d'œuvre dans une entreprise dépend de la structure du personnel de l'entreprise - la composition du personnel par catégorie et sa part dans le nombre total, ainsi que des fonctions exercées par ce personnel.

Liste des sources utilisées

1.Anisov, L. M. Organisation du travail des services du personnel / L. M. Anisov, I. I. Terekhov. - Minsk : Chasta, inst. et prédpr., 2009. - 55 p.

.Armstrong, M. Pratique de la gestion des ressources humaines / M. Armstrong. - Saint-Pétersbourg : Peter, 2007. - 831 p.

.Belyatsky, N.P. Gestion du personnel : Manuel / N.P. Belyatsky, S.N. Velesko, P. Reusch. - Minsk : Écoperspective, 2007. - 352 p.

.Zaitsev, G. G. Gestion du personnel : Manuel / G. G. Zaitsev. - Saint-Pétersbourg : Nord-Ouest, 2008. - 346 p.

.Kulapov, M. N. Gestion du personnel : pour aider le manager novice : Manuel / M. N. Kulapov. - Moscou : Dashkov et K, 2008. - 190 p.

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.Travin, V.V. Fondamentaux de la gestion du personnel / V.V. Travin, V.A. Dyatlov. - Moscou : Infra-M, 2008. - 358 p.

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.Gutgarts, R. D. Méthodes de conception du personnel / R. D. Gutgarts // Manuel de gestion du personnel. - 2007. - N° 12. - P. 9-10.

.Kilyakova, D. A. Comment organiser le travail du service du personnel ? / D. A. Kilyakova // Manuel de gestion du personnel. - 2007. - N° 8. - P. 80.

.Uspenskaya, E. A. Service du personnel / E. A. Uspenskaya // Annuaire du personnel. - 2003. - N° 2. - P. 12.

.Chikilevsky, V. Sur le nombre d'employés des services du personnel / V. Chikilevsky, L. Kondratenko // Service du personnel. - 2008. - N° 4. - P. 25.

.Yanovskaya, L. Règlement sur le service du personnel / L. Yanovskaya // Service du personnel. - 2009. - N° 3. - P. 32.

.Yanovskaya, Yu. M. Perspectives de développement des services du personnel / Yu. M. Yanovskaya // Manuel de gestion du personnel. - 2009. - N° 8. - P. 79.

Introduction

1. Concept, tâches et fonctions du service du personnel

2. Fondamentaux du service RH

2.1 Règlement sur le service RH

2.2 Descriptions de poste des employés du service RH

2.3 Structure et formes de service du personnel

2.4 Normes du travail pour les employés RH

3. Règlements régissant les questions Administration des ressources humaines en Russie

4. Documents RH

4.1 Contrat de travail

4.2 Commandes de personnel

4.3 Carte personnelle du salarié

4.4 Antécédents professionnels

4.5 Journaux de comptabilité et de contrôle et correspondance officielle interne

Conclusion

Liste des sources utilisées

Introduction

Le sujet du cours est « Organisation du travail du service du personnel ».

Le service RH est la carte de visite de l'entreprise. La première étape d'une personne dans une entreprise est le service du personnel. Et c'est dans la nature humaine de se souvenir du début et de la fin de divers événements. Ceci a été établi par des psychologues. Pour chaque personne, il vous suffit de trouver votre place. Dans un endroit, un employé est inefficace, mais dans un autre, c'est un génie. Chacun peut trouver des capacités qui permettront à une personne de travailler dans un certain domaine avec une efficacité maximale.

La pertinence du sujet est justifiée par le fait que le recrutement nécessaire du personnel, la rationalité de la sélection et le plan de stratégie du personnel, le nombre de personnel requis dépendront de l'organisation correcte des activités des services du personnel, de sorte qu'à l'avenir il serait en mesure de mettre en œuvre des politiques du personnel sans permettre des réductions ou des licenciements de personnel.

L'objectif de ce cours est d'analyser l'organisation du service RH dans une entreprise.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes :

identifier les tâches et fonctions du service du personnel de l’entreprise ;

étudier et analyser les documents réglementaires réglementant les activités du service RH ;

explorer les caractéristiques de la documentation du personnel.

L'objet d'étude est le service du personnel de l'organisation.

Le sujet du travail est constitué de documents réglementant le travail du service du personnel de l’organisation.

Travaux de cours se compose d'une introduction, de quatre chapitres, d'une conclusion, d'une liste de sources utilisées et d'une annexe.

1. Concept, tâches et fonctions du service du personnel

Le service du personnel (service de gestion du personnel) est une unité structurelle habilitée à assurer la gestion du personnel et la gestion organisationnelle et méthodologique des activités de gestion du personnel mises en œuvre dans l'entreprise.

Actuellement, les services RH peuvent remplir les fonctions suivantes :

· planification des effectifs - déterminer les besoins en personnel en fonction de la stratégie de l'organisation, rechercher des spécialistes, créer une réserve de personnel ;

· mise à disposition de personnel - sélection des candidats et sélection du personnel du groupe de réserve ;

· organisation du travail de bureau - préparation et exécution des documents du personnel (contrats, commandes, cahiers de travail, etc.), organisation du travail avec eux (enregistrement, contrôle, stockage courant, nomenclature des dossiers, examen de la valeur, préparation et transfert au stockage dans les archives);

· effectuer la certification des employés de l'organisation;

· formation, recyclage et perfectionnement du personnel;

· analyse des mouvements et du roulement du personnel ;

· identifier les tensions sociales dans l'équipe et les soulager ;

· coordination des travaux pour stabiliser les conditions de travail et respecter les mesures de sécurité ;

· gestion disciplinaire.

Ces dernières années, il a été proposé que les fonctions du service du personnel comprennent l'organisation de la rémunération, ce qui implique la certification des emplois, la détermination de la structure de rémunération et de la structure des prestations, un système d'indicateurs du travail et l'analyse des le marché du travail.

Les principales tâches du travail du personnel dans une entreprise peuvent être divisées en les domaines suivants :

.La direction de la comptabilité et du contrôle du travail du personnel implique de résoudre les tâches principales suivantes :

· embaucher des travailleurs dans l'entreprise;

· comptabilité des employés;

· licenciement d'employés;

· travailler avec des salariés temporairement absents de l'entreprise (ceux en vacances, absents pour cause de maladie, partis en déplacement professionnel, etc.).

2. Orientation en matière de planification et de réglementation :

· sélection (recherche et sélection) de travailleurs pour l'entreprise ;

· placement d'employés d'entreprise;

· déménagement des salariés de l'entreprise;

· entrée en poste et adaptation des salariés.

3. Reporting et direction analytique du travail du personnel :

· étude des employés;

· évaluation du rendement des employés;

· travail analytique;

· préparation de rapports.

4. Coordination et direction de l'information :

· formation professionnelle (formation et reconversion) des travailleurs ;

· organiser l'accueil des salariés de l'entreprise (pour des raisons officielles et personnelles) ;

· travailler avec les demandes écrites des employés de l'entreprise ;

· travail d'archives et de référence.

5. Orientation organisationnelle et méthodologique :

· documenter les activités des employés de l'entreprise ;

· travail du personnel dans les départements de l'entreprise;

· Planification des RH ;

· gestion du travail du personnel.

Toutes les tâches du service RH sont déterminées par les spécificités du travail de l'organisation, en tenant compte :

· taille de l'organisation;

· orientation commerciale (production, commerce, prestation de services à la population) ;

· objectifs stratégiques de l'organisation;

· stade de développement de l'organisation;

· nombre d'employés;

· tâches prioritaires travailler avec le personnel.

Principes de construction système moderne la gestion du personnel est considérée :

· efficacité de la sélection et du placement des employés ;

· l'équité de la rémunération et de la motivation, récompense non seulement des réalisations individuelles mais aussi collectives ;

· promotion des employés en fonction des résultats du travail, des qualifications, des capacités, des intérêts personnels et des besoins de l'organisation ;

· vite et solution efficace problèmes personnels.

Le travail des services du personnel a deux directions : tactique et stratégique.

Dans le cadre de la direction tactique, un travail continu du personnel est effectué :

· analyse de l'état et planification des besoins en personnel, élaboration des calendriers d'effectifs, recrutement, évaluation et sélection du personnel ;

·essai;

· planification des mouvements et licenciements immédiats du personnel, comptabilité et contrôle courants, formation, recyclage et perfectionnement, constitution d'une réserve de promotion, promotion des valeurs organisationnelles et éducation du personnel dans leur esprit.

L'activité principale des services des ressources humaines est considérée comme la formation des ressources en main-d'œuvre : planifier leurs besoins et organiser des activités pratiques de recrutement du personnel, de résolution des conflits et de mise en œuvre de la politique sociale.

L'essence du travail du personnel est de déterminer quoi exactement, par qui, comment et avec quelle aide doit être fait dans la pratique à un moment donné dans le domaine de la gestion du personnel. La solution à ces tâches quotidiennes repose sur des méthodes administratives.

L'orientation stratégique du travail des services du personnel est axée sur la formation de la politique du personnel de l'organisation - un système de vues théoriques, d'idées, d'exigences, d'activités pratiques dans le domaine du travail avec le personnel, ses principales formes et méthodes.

Sur la base de ce chapitre, on peut constater que le service du personnel est un maillon obligatoire dans l'organisation d'une entreprise et que les missions du service du personnel dépendent des domaines d'activité de l'entreprise. Et l’organisation correcte de la gestion des dossiers du personnel est également la clé de la prospérité de l’entreprise, mais le travail du service du personnel ne se limite pas à la comptabilité et aux statistiques, puisqu’il constitue la base de l’analyse et de la planification du potentiel de l’entreprise.

2. Fondamentaux du service RH

1 Règlement sur le service RH

L'une des premières étapes de l'organisation du travail d'une entreprise consiste à élaborer un règlement sur le service du personnel. Il contient les tâches, fonctions, droits et responsabilités du personnel de l'organisation.

· Le Règlement du Service RH comprend plusieurs sections :

· dispositions générales;

·Tâches;

·structure;

les fonctions;

· relations avec les autres départements de l'entreprise ;

·droits;

· responsabilité.

La rubrique « Dispositions générales » indique la subordination du service RH au directeur de l'entreprise.

La section « Tâches » contient des domaines d'activités du département clairement formulés, dont les plus importants sont l'organisation du travail pour assurer la sélection, le placement et l'utilisation des travailleurs et des spécialistes ; formation d'une équipe de travail stable; création d'une réserve; organisation d'un système de comptabilité du personnel.

La section « Structure » indique la procédure d'élaboration et d'approbation de la structure du département, sa composition numérique, les domaines de travail et les divisions assignées au département.

La section « Fonctions » aborde les responsabilités fonctionnelles dans le domaine du travail du personnel :

· élaboration de plans de dotation en personnel;

· enregistrement de l'admission, du transfert et du licenciement des salariés conformément à la législation du travail ;

· comptabilité du personnel de l'entreprise;

· stocker et remplir les cahiers de travail, conserver la documentation du travail de bureau ;

· contrôle de l'exécution par les chefs de service des ordres et instructions pour travailler avec le personnel ;

· étudier les mouvements de personnel, analyser le roulement du personnel, élaborer des mesures pour l'éliminer ;

· analyse de la composition et des qualités commerciales des spécialistes de l’entreprise en vue de leur utilisation rationnelle ;

· créer les conditions nécessaires à l'amélioration du niveau d'éducation et de qualification des spécialistes ;

· travailler à la création d'une réserve de nomination ;

· préparation de propositions visant à améliorer le placement et l'utilisation des travailleurs;

· préparation et systématisation des supports pour la commission de certification ;

· préparation de matériel pour la fourniture de travailleurs, de spécialistes et d'employés pour des incitations et des récompenses ;

· prendre des mesures pour trouver un emploi aux travailleurs licenciés ;

· surveiller et former les employés du service du personnel ;

· organiser le contrôle de l'état de la discipline du travail et de la réglementation interne du travail ;

· Tenir à jour tous les rapports sur les questions de personnel.

La section « Relations avec les autres divisions de l'entreprise » contient une liste des documents reçus par le service du personnel et des documents envoyés du service du personnel aux autres divisions.

En provenance d'autres services, le service du personnel reçoit les demandes d'embauche d'ouvriers et d'employés, les propositions d'incitations et les calendriers de vacances.

Depuis le service RH, des informations sur les contrevenants à la discipline du travail, des copies des arrêtés d'embauche, de transfert au sein de l'entreprise, de licenciement du personnel, des modifications de la réglementation du travail et des informations sur les questions de discipline du travail sont envoyées aux services.

La rubrique « Droits » indique les principales compétences du service RH :

· le droit d'exiger de toutes les divisions de l'entreprise le matériel nécessaire au plein fonctionnement du service RH ;

· le droit de recevoir les salariés de l'entreprise sur les questions d'admission, de déménagement et de licenciement ;

· le droit de communiquer avec d'autres organisations sur les questions de sélection du personnel ;

· le droit d'exiger des autres services l'exécution obligatoire des instructions prévues par le règlement sur le service du personnel.

La section « Responsabilité » établit la responsabilité du chef du service du personnel pour l'exercice des fonctions assignées au service et la responsabilité des employés du service, qui est établie par des descriptions de poste.

2.2 Descriptions de poste des employés du service RH

La description de poste d'un employé du service RH, comme toute autre description de poste, conformément au paragraphe 5 de la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 9 février 2004 n° 9 « Sur l'approbation de la procédure d'application de la Le Répertoire de qualification unifié des postes de gestionnaires, de spécialistes et d'employés » comprend trois sections : « Responsabilités professionnelles », « Exigences de connaissances » et « Exigences de qualification ».

Les missions du responsable du service RH sont :

· gestion du travail du département;

· assurer l'exécution des travaux;

· élaboration de la documentation, des propositions, des recommandations, des instructions nécessaires ;

· assurer l'utilisation rationnelle des moyens matériels, financiers et techniques ;

· effectuer des travaux de protection des informations constituant un secret commercial ;

· assurer une répartition rationnelle de la charge de travail entre les employés du service ;

· créer les conditions d'une formation avancée du personnel ;

· contrôler le respect par les salariés du règlement intérieur du travail, des règles et réglementations de sécurité, de la production et de la discipline du travail ;

· faire des propositions pour récompenser les employés distingués et imposer des sanctions aux contrevenants à la discipline de production et de travail ;

· assurer l’établissement du reporting statutaire.

Le responsable du service RH doit savoir :

· résolutions, arrêtés, arrêtés, autres documents constitutifs et réglementaires des organes supérieurs et autres relatifs aux activités du département ;

· principes fondamentaux de l'économie, de l'organisation du travail et de la gestion ;

· règlement intérieur du travail;

· règles et règlements en matière de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie.

Dans les organisations budgétaires, il existe des exigences de qualification pour la fixation des salaires. Par exemple, avoir une formation professionnelle supérieure et au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine concerné. Pour les organisations commerciales, ces exigences ne peuvent servir que de ligne directrice lors de la fixation des salaires.

En règle générale, le tableau des effectifs du service RH comprend les postes suivants : chef du service RH ; Inspecteur RH ; psychologue; Spécialiste RH et autres.

2.3 Structure et formes de service du personnel

Les formes d'organisation du service du personnel peuvent être les suivantes :

· service du personnel;

· gestion du personnel;

·Département des Ressources Humaines;

· Département des ressources humaines;

centre du personnel

Le travail de bureau au service du personnel peut être effectué par une seule personne - un inspecteur du personnel (gestionnaire) ou le secrétaire du directeur.

Lors du choix d'une forme organisationnelle pour le service du personnel, le responsable doit comprendre que sa décision est déterminée par le niveau d'effectif de l'organisation.

Selon le nombre d'employés, les organisations peuvent être divisées en trois catégories :

)Grand, lorsque l'organisation compte plusieurs centaines (milliers) d'employés ;

)Moyen, lorsque le nombre d'employés n'excède pas trois cents personnes ;

)Petite, composée de plusieurs employés.

DANS grandes organisations, en particulier dans ceux qui ont des filiales dans les régions de Russie, il est recommandé de créer des services de gestion du personnel, de gestion du personnel et de taille moyenne. Dans les petites organisations, le travail avec la documentation du personnel peut être confié aux inspecteurs du personnel (gestionnaires) ou aux secrétaires du gestionnaire. Dans ce cas, l'exercice de cette fonction doit être reflété dans la description de poste de l'inspecteur ou du secrétaire.

La structure du service du personnel et son niveau d'effectif dépendent d'un certain nombre de facteurs dont les principaux sont :

affiliation industrielle de l'entreprise;

la place de l'entreprise dans l'économie (niveau mondial, étatique, régional, local) ;

niveau de centralisation de la gestion ;

type d'entreprise (entreprise locale, holding) ;

définir des indicateurs économiques;

nombre d'employés de l'entreprise ;

concept de gestion du personnel;

politique du personnel (priorités, stratégie, tactiques) ;

état du marché du travail régional;

disponibilité d'infrastructures éducatives régionales;

le sexe et l'âge des employés ;

caractéristiques technologiques de la production;

niveau de formation professionnelle des spécialistes du service du personnel.

Selon la taille d'une organisation particulière, on distingue les formes organisationnelles suivantes du travail du personnel :

· une unité structurelle indépendante avec subordination directe au chef de l'organisation ou à son adjoint ;

· exécution des fonctions RH par un employé individuel de l'organisation ;

· Exercer des fonctions RH en combinaison avec d'autres travaux.

DANS petites entreprises(jusqu'à 100 personnes), deux collaborateurs RH suffisent ; dans les organisations de taille moyenne (jusqu'à 500 personnes), il est conseillé de créer un service RH de trois à quatre spécialistes RH ; dans les grandes entreprises (plus de 1 500 personnes), de sept à dix collaborateurs RH.

Figure 1 - Structure du service du personnel de l'entreprise

Au cours de l'interaction avec d'autres départements de l'organisation, le service du personnel reçoit de leur part des demandes d'embauche de travailleurs et de spécialistes, des propositions d'incitations, de calendriers de vacances, etc.

Du service du personnel sont adressés aux services :

) des informations sur les contrevenants à la discipline du travail ;

2)copies des arrêtés sur l'admission de nouveaux employés, les déplacements au sein de l'organisation, le licenciement des employés ;

)copies des arrêtés d'approbation (modification) du règlement intérieur du travail ;

)informations relatives aux questions de respect de la discipline du travail.

Du service comptable, le service du personnel reçoit les horaires des effectifs, les calculs des besoins en main d'œuvre, les attestations de salaire pour l'enregistrement des pensions de vieillesse, d'invalidité, de survie, etc.

À son tour, le service du personnel transmet au service comptable des informations sur le nombre d'employés, l'absentéisme, la rotation du personnel, les feuilles de temps, les ordres d'admission, de mutation et de licenciement, les fiches d'invalidité temporaire à payer, les informations sur les vacances régulières des salariés, etc.

Le service du personnel est, en règle générale, investi des pouvoirs suivants :

· exiger que tous les départements de l'organisation soumettent les documents nécessaires à son travail ;

· accepter les employés et les organisations sur les questions de déménagement et de licenciement ;

· interagir avec d'autres organisations sur la question de la sélection du personnel ;

· exiger des autres services l'exécution obligatoire des instructions prévues par le règlement sur le service du personnel.

Le règlement sur le service du personnel établit la responsabilité du chef du service du personnel pour l'exercice des fonctions assignées au service et la responsabilité des employés du service, qui est établie par des descriptions de poste.

2.4 Normes du travail pour les employés RH

Pour les employés des services du personnel, ainsi que pour les employés d'autres divisions structurelles de l'organisation, le Code du travail de la Fédération de Russie garantit :

· aide de l'État à l'organisation systémique de la réglementation du travail ;

· le recours à des systèmes de normalisation du travail déterminés par l'employeur en tenant compte de l'avis de l'instance syndicale élue ou établis dans une convention collective.

Les normes du travail (normes du travail) sont des normes de production, de temps et de service. Ils sont établis pour les travailleurs en fonction du niveau atteint de technologie, de production et d'organisation du travail. L'employeur est tenu de fournir conditions normales pour que les employés répondent aux normes de production. Le Code du travail de la Fédération de Russie (articles 159, 160, 163) définit ce qui s'applique aux conditions suivantes :

· bon état des locaux, des structures, des machines, des équipements et accessoires technologiques ;

· fourniture en temps opportun de la documentation technique et autre nécessaire au travail ;

· bonne qualité des matériaux, outils, autres moyens et éléments nécessaires à l'exécution du travail, leur fourniture en temps opportun à l'employé ;

· des conditions de travail qui répondent aux exigences de protection du travail et de sécurité de la production.

Les normes de production pour chaque employé RH, en fonction de ses responsabilités professionnelles, ainsi que le nombre d'employés RH peuvent être calculés à l'aide des « Normes de temps consolidées intersectorielles pour les travaux de dotation et de comptabilité du personnel ».

Dans ce chapitre, nous avons découvert que la base des activités du service du personnel réside dans le travail organisé des employés de l’entreprise, y compris les employés du service du personnel. Nous avons identifié les fonctions dont le service du personnel est responsable et les relations avec les autres départements de l'organisation. Nous avons également fait connaissance avec la hiérarchie du service du personnel.

3. Actes réglementaires régissant les questions de gestion des dossiers du personnel en Russie

Tableau 1 - Actes réglementant la procédure de travail avec les documents du personnel :

N° Nom du document et date de son approbation Informations utiles pour un employé du service du personnel 1 Code du travail de la Fédération de Russie (Code du travail de la Fédération de Russie). Accepté Douma d'État RF 21 décembre 2001 Code du travail de la Fédération de Russie dans le domaine de la documentation : - Établit l'application obligatoire d'un certain nombre d'actes juridiques ; règlement intérieur du travail, calendrier des vacances, etc. (articles 123, 190, etc.). - Détermine les documents qui documentent les procédures du personnel : embauche, mutation, rupture des contrats de travail, vacances, incitations et pénalités pour les salariés (articles 67, 68, 84, etc.). - Établit les délais de traitement des documents et la procédure de familiarisation des salariés du 9ème Art. 14, 67, 68) - Introduit l'élaboration obligatoire de documents qui devraient réglementer la procédure de transfert des données personnelles des salariés (article 88). - Établit la procédure d'approbation des documents ou de prise en compte de l'avis d'un organe représentatif (articles 8, 136, 190, etc.).2Loi fédérale du 20 février 1995 n° 24-FZ « Sur l'information, l'informatisation et la protection de l'information » (Recueil de la législation de la Fédération de Russie. 1995 n° 8. Article 609) Renforce l'obligation de documenter les informations et établit l'obligation de fournir des informations aux agences gouvernementales. Article 5. Documentation des informations Un document reçu d'un système d'information automatisé acquiert force juridique après avoir été signé par un fonctionnaire de la manière établie par la législation de la Fédération de Russie. Article 15. Devoirs et responsabilités du propriétaire ressources d'information Le propriétaire des ressources d'information est légalement responsable de la violation des règles d'utilisation de l'information de la manière prescrite par la législation de la Fédération de Russie.3 La loi fédérale « sur les sociétés par actions » (article 89) et la loi fédérale « sur la responsabilité limitée Entreprises » (article 50) Déterminer les responsabilités des entreprises en matière de conservation des documents et de leur composition. La loi établit non seulement l'obligation de conserver les documents sur le site de son organe exécutif, mais également l'obligation de transférer les documents au stockage public. « L'entreprise est responsable de l'organisation des documents et doit effectuer des travaux pour les conserver conformément aux instructions et recommandations des autorités archivistiques de la Fédération de Russie. »4 Décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 225 du 16 avril 2003. "Sur les cahiers de travail." Résolution du ministère du Travail et développement social RF du 10 octobre 2003 n° 69 « Sur l'approbation des instructions pour remplir les cahiers de travail » Établit les règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, d'établissement des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs. Établit la forme du cahier de travail et la forme de l'encart dans le cahier de travail, ainsi que la procédure générale de leur tenue.5 Instructions types pour le travail de bureau dans les organismes fédéraux pouvoir exécutif, approuvé par le Service fédéral des archives de Russie le 27 novembre 2000. Les instructions contiennent les exigences de base relatives aux formulaires de documents, à la composition des détails et à leur exécution. Outre les règles de traitement des documents, les questions de technologie de traitement et de procédures de stockage sont abordées ici. Peut être utilisé dans les organisations commerciales pour élaborer des instructions internes pour le travail de bureau.6 Album de formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et le paiement. NIPI statinform Goskomstat de Russie, 2004. Les formes unifiées de documentation comptable primaire s'appliquent aux entités juridiques de toutes les formes organisationnelles et juridiques et formes de propriété, et pour la comptabilisation de l'utilisation du temps de travail et des règlements avec le personnel pour les salaires - aux entités juridiques de tous formes organisationnelles et juridiques et formes de propriété, à l'exception des institutions budgétaires.7 Liste des documents standards générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage. Rosarkhiv. 2000. Contient une liste de presque toutes les réorganisations possibles des documents, indiquant leurs périodes de stockage. 8GOST R 6.30-2003 « Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents. » A un caractère consultatif. Définit Exigences généralesà la préparation des documents et à la composition de leurs détails9 Règles de base pour le travail des archives des organisations. Approuvé par décision du Conseil de Rosarkhiv du 6 février 2002. Le document principal établissant le système de stockage des documents dans le travail de bureau et les archives. Ils réglementent la technologie de conservation des documents, contiennent des exigences relatives à la nomenclature des fichiers, établissent la procédure de leur compilation, coordination, approbation, utilisation et stockage.10 Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires OK 016-94 ( OK PDTR).Il permet d'encoder un questionnaire- des informations biographiques sur les employés, des informations sur la formation, le poste occupé, etc. Utilisé pour remplir un certain nombre de formulaires comptables (T-2) utilisés dans le service du personnel.11 ​​Tous- Classificateur russe des spécialités éducatives OK 009-93 (OKSO). Conçu pour coder des informations sur les spécialités, les spécialisations, les domaines de connaissances (sciences), les domaines de formation. 12 Classificateur panrusse d'informations sur la population (OKIN). Utilisé lors de la préparation questionnaires, fiches personnelles, cartes personnelles T2 et autres formulaires comptables. Remplir des informations sur l'âge, la citoyenneté, la nationalité, les langues des peuples de la Fédération de Russie et langues étrangères, le degré de connaissance des langues, l'état civil, etc. doivent correspondre à la formulation incluse dans le classificateur.13 Référentiel de qualification unifié pour les postes, les managers, les spécialistes et les employés. Crée la base pour l'élaboration des descriptions de poste.14 Intersectoriel normes de temps intégrées pour le travail de recrutement et de comptabilité du personnel.La date limite de ses actions - jusqu'en 1996, peut néanmoins être utilisée comme base méthodologique pour calculer le nombre requis d'employés du service du personnel. Il est une sorte de Boîte à outils déterminer le coût du temps de travail pour le travail effectué par le service du personnel. Il sert également à justifier le nombre d’employés RH. En outre, il contient une liste de toutes les opérations de documentation nécessaires, définit la séquence de travail avec les documents, établit la technologie d'enregistrement des documents et la procédure de leur stockage. Contient les formulaires recommandés pour le recrutement et l'enregistrement du personnel, y compris les registres pour l'enregistrement des assujettis au service militaire.15 Résolution de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières du 16 juillet 2003 n° 03-33/PS portant approbation du règlement sur la procédure et conditions de conservation des documents des sociétés par actions. Détermine la procédure de conservation et de destruction des documents dans les sociétés par actions.16Loi fédérale du 27 juillet 2006 n° 152-FZ « sur les données personnelles ». Réglemente les relations liées au traitement des données personnelles par des personnes morales utilisant ou sans l'utilisation d'outils d'automatisation. Détermine la procédure de réception, de stockage, de traitement, d'utilisation et de transfert des données personnelles des salariés (y compris).

Certains de ces documents s'appliquent aux organismes étatiques et budgétaires, mais en l'absence de cadre réglementaire, leur utilisation est recommandée dans les organisations commerciales et peuvent être utilisés comme aide méthodologique dans la préparation des actes locaux de l'organisation.

Après le processus de familiarisation avec la réglementation régissant les questions de gestion des dossiers du personnel en Russie, je peux conclure que le nombre de ces actes est tout à fait suffisant pour le travail coordonné de l'organisation du service du personnel.

responsable comptable de la gestion des dossiers du personnel

4. Documents RH

Les activités du service du personnel d'une organisation font partie intégrante d'un domaine aussi important et extrêmement responsable que le support documentaire pour la direction. Il existe un certain cadre réglementaire et méthodologique réglementant l'exactitude de l'exécution des documents, l'organisation du flux de documents dans l'organisation, etc.

Les notions de « documentation du personnel » ou « documentation du personnel » désignent un ensemble de documents contenant des informations sur les salariés de l'entreprise et les activités du service du personnel : documents personnels et comptables, organisationnels et administratifs, de planification et de reporting et documents statistiques. La documentation du personnel est la principale source d'informations sur l'expérience professionnelle des citoyens et, à cet égard, est directement liée à la garantie de leurs droits constitutionnels.

La documentation du personnel appartient à la catégorie des documents de conservation à long terme.

Les documents RH sont répartis dans les catégories suivantes :

· Documentation du personnel (créée dans le cadre du service du personnel remplissant ses responsabilités de documentation du travail avec le personnel. La documentation du personnel est toujours « liée » à un employé spécifique et reflète les spécificités de son poste (profession), ses conditions d'emploi, ses résultats de travail, etc. . .).

· Documents exécutifs (ce type de documents internes comprend les ordres et directives du chef. Avec leur aide, le chef de l'organisation exerce les pouvoirs de gestion de l'organisation prévus par la charte de cet organisme. Les ordres du premier dirigeant de l'entreprise sont divisé en deux groupes indépendants).

· Documents confirmant l’historique professionnel du salarié (le but de ces documents est de refléter le plus fidèlement possible l’expérience professionnelle du salarié).

· Documents d'information et de règlement (conservés par le service du personnel pour enregistrer les données personnelles des salariés, pour sécuriser les informations liées à leurs activités professionnelles).

Il est également important de savoir que les formulaires unifiés suivants pour les dossiers du personnel sont actuellement en vigueur, dont la tenue, conformément à l'article 2 de la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, est obligatoire pour toutes les organisations opérant sur le territoire de la Fédération de Russie, quelle que soit la forme de propriété :

Contrat de travail;

N° T-1 - arrêté (instruction) d'embauche d'un salarié ;

N° T-1a - arrêté (instruction) sur l'embauche de travailleurs ;

N° T-2 - carte personnelle du salarié ;

N° T-2GS (MS) - carte personnelle d'un employé de l'État (municipal) ;

N° T-3 - tableau des effectifs ;

N° T-4 - carte d'immatriculation d'un travailleur scientifique, scientifique et pédagogique ;

N° T-5 - ordre (instruction) de transfert du salarié vers un autre emploi ;

N° T-5a - arrêté (instruction) relatif au transfert des travailleurs vers un autre emploi ;

N° T-6 - arrêté (instruction) portant octroi d'un congé au salarié ;

N° T-6a - arrêté (instruction) sur l'octroi de congés aux salariés ;

N° T-7 - calendrier des vacances" ;

N° T-8 « Ordonnance (instruction) de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec un salarié (licenciement) ;

N° T-8a - ordonnance (instruction) de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec les salariés (licenciement) ;

N° T-9 - ordre (instruction) d'envoyer un salarié en déplacement professionnel ;

N° T-9a - arrêté (instruction) concernant l'envoi de travailleurs en voyage d'affaires ;

N° T-10 - attestation de déplacement ;

N° T-10a - mission officielle pour envoi en voyage d'affaires et rapport sur sa mise en œuvre ;

N° T-11 - ordre (instruction) d'encourager le salarié ;

N° T-11a - arrêté (instruction) d'encouragement des salariés ;

N° T-12 - feuille de temps et calcul du salaire ;

N° T-13 - feuille de temps ;

N° T-49 - relevé de paie ;

N° T-51 - fiche de paie ;

N° T-53 - paie ;

N° T-53a - registre des salaires ;

N° T-54 - compte personnel ;

N° T-54a - compte personnel (svt) ;

N° T-60 - note-calcul d'octroi du congé au salarié ;

N° T-61 - note-calcul en cas de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec un salarié (licenciement) ;

N° T-73 - acte d'acceptation d'un travail effectué dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée conclu pour la durée d'un travail déterminé.

4.1 Contrat de travail

Le contrat de travail est conclu par écrit entre le salarié et l'administration représentée par le chef d'entreprise et contient les principales précisions :

le nom du document ;

lieu de compilation;

L'accord est rédigé en deux exemplaires, l'un reste à l'entreprise et le second est remis au salarié.

4.2 Commandes de personnel

Les ordres du personnel sont le document le plus important établi dans le processus de documentation des fonctions du service du personnel. Des arrêtés formalisent l'embauche, la mutation et le licenciement des salariés ; accorder des vacances, des voyages d'affaires; modifications des conditions de travail et de rémunération, attribution de grades et modifications des données personnelles ; incitations et pénalités.

Les commandes de personnel sont émises sur la base d'une justification écrite (par exemple : une déclaration du salarié, un acte de mariage indiquant un changement de nom du salarié, un mémorandum)

La déclaration personnelle d’un employé concernant son admission, son transfert ou son licenciement est rédigée à la main ou sur papier à en-tête de l’organisation. La demande doit indiquer : le nom de l'unité structurelle, le nom du type de document, la date, le destinataire (fonction, nom, initiales du responsable), le texte, la signature personnelle, la transcription de la signature. Ensuite, la demande est apposée avec la résolution du gestionnaire et une note indiquant que le document a été signé et envoyé au dossier.

Le texte de l'ordre du personnel ne comporte pas de partie énonciative (le verbe « Je commande »). Les ordres de personnel commencent par une action administrative. Accepter, nommer, muter, révoquer, changer de nom de famille, accorder un congé.

Il existe des commandes individuelles et consolidées pour le personnel. Les individuels contiennent des informations sur un employé, tandis que les consolidés contiennent des informations sur plusieurs employés, quelles que soient les actions de gestion dont ils relèvent. Les commandes consolidées ne doivent pas contenir d’informations avec des périodes de conservation différentes. Il est conseillé de mettre en avant les commandes de vacances et de voyages d'affaires à courte durée de conservation. Les ordonnances de récompenses et de punitions sont émises sur une base individuelle.

Chaque paragraphe de l'ordre de personnel doit être formulé conformément au Code du travail de la Fédération de Russie.

Lors de l'embauche, le montant de la rémunération (salaire, prime) et, le cas échéant, les conditions d'emploi sont fixés : temporairement, avec période probatoire.

Lors du transfert vers un autre emploi, le nouveau poste et le nouveau département, le type de transfert, le motif du transfert (conformément au Code du travail de la Fédération de Russie) et le changement de salaire sont indiqués.

En cas de licenciement, motif du licenciement, conformément aux articles du Code du travail de la Fédération de Russie.

Lors de l'octroi d'un congé - son type, sa durée, sa date de début et de fin.

Lors d'un voyage d'affaires - date et durée du voyage d'affaires, lieu de destination, nom de l'entreprise.

Pour les récompenses et les punitions : la raison et le type de récompense ou de pénalité.

Chaque paragraphe de l'ordonnance doit se terminer par une référence au fondement écrit de l'action administrative.

Les arrêtés concernant le personnel sont portés à la connaissance du salarié contre signature. Les visas de familiarisation des salariés peuvent se situer soit après le texte de chaque paragraphe de l'arrêté, soit après la signature du responsable.

Le projet d'arrêté sur le personnel est convenu avec les responsables, tels que le chef comptable, les chefs des divisions structurelles et le conseiller juridique.

Les commandes de personnel doivent être enregistrées. Le livret d'inscription fait office de formulaire d'inscription. Le livret d'enregistrement indique : la date et le numéro de la commande, le signataire de la commande. En raison de la différence dans la durée de conservation des commandes de personnel, il est recommandé de les numéroter selon la règle suivante. Une lettre de désignation est ajoutée au numéro d'ordre de la commande (pour la distinguer de la commande de l'activité principale).

Les informations contenues dans les commandes de personnel (informations sur le travail et les incitations) sont inscrites dans des cahiers de travail.

Un ordre de travail (instruction) est l'une des formes unifiées de documentation comptable primaire, dont l'utilisation est obligatoire pour toutes les organisations. (Annexe n°1)

Un ordre (instruction) de transfert vers un autre emploi (formulaire n° T-5) est utilisé lors de l'enregistrement du transfert d'un salarié d'une unité structurelle à une autre. A remplir par le collaborateur RH en un seul exemplaire. (Annexe n°2)

L'ordre (instruction) est visé par le chef de l'unité structurelle de l'ancien et du nouveau lieu de travail et signé par le chef de l'organisation. Sur la base de cet arrêté, le service RH prend des notes dans la carte personnelle, le cahier de travail et d'autres documents.

Au verso, des mentions sont faites sur les biens et biens matériels non livrés appartenant au salarié sur son ancien lieu de travail.

Une ordonnance (instruction) d'octroi de congés (formulaire n° T-6) permet de formaliser les congés annuels et autres accordés aux salariés conformément au Code du travail, à la législation et à la réglementation en vigueur, convention collective et les horaires des vacances. (Annexe n°3)

Il est rempli en deux exemplaires : l'un reste au service RH, l'autre est transféré au service comptable. Signé par le chef de l'unité structurelle et le chef de l'organisation.

Sur la base de l'arrêté d'octroi du congé, le service RH prend note sur la carte personnelle du salarié et le service comptable calcule le salaire dû pour le congé. Lors de l'octroi d'un congé sans solde, à côté de l'indication du nombre de jours de congé, « sans solde » est indiqué. Dans la section « Accumulé » de la colonne 1, les lignes vides indiquent les mois pour lesquels les salaires ont été accumulés.

4.3 Carte personnelle du salarié

La carte personnelle (formulaire n° T-2) est remplie en un seul exemplaire à partir des documents (Annexe n° 4) :

passeports;

carte d'identité militaire ;

cahier de travail;

basé sur une enquête auprès des salariés.

Les lignes gratuites peuvent être remplies de données à la discrétion de l'organisation. Après avoir rempli la section « Informations générales », la personne postulant à un emploi signe la carte personnelle et indique la date d'achèvement.

Également dans la section 1, les noms et les dates d'obtention du diplôme du deuxième établissement d'enseignement professionnel supérieur ou secondaire sont indiqués.

Lorsque vous remplissez la section 2, notez service militaire indiquant la position.

Dans l'article 3, l'administration est tenue de familiariser le salarié avec chaque inscription effectuée sur la base d'un arrêté contre récépissé.

Lors du remplissage de la section 4 « Certification » de la carte personnelle, toutes les colonnes et colonnes sont remplies. Ils indiquent :

· date d'obtention du certificat ;

· décision de la commission, par exemple : « mutation vers un poste », « envoyer en formation avancée » ;

La colonne « Base » peut être vide. Alternativement, cela peut indiquer un ordre de l'organisation d'envoyer un employé pour une certification ou un ordre d'approuver les résultats de la certification.

Les données sur la formation avancée sont enregistrées sur la base des documents soumis par le salarié.

La section 5 « Avancement des qualifications » indique :

· dates de début et de fin de formation ;

· type de formation avancée;

· nom de l'établissement d'enseignement, faculté de formation avancée de l'enseignement supérieur établissement d'enseignement, faculté de perfectionnement d'un établissement d'enseignement professionnel secondaire, institut de perfectionnement, cours de perfectionnement au ministère, cours de perfectionnement dans les entreprises, les organismes de recherche et de conception, les établissements d'enseignement professionnel supérieur et secondaire, les instituts de perfectionnement et leurs succursales) ;

· type de document (certificat, pièce d'identité) ;

· la colonne « Bases » peut être vide, ou elle peut indiquer un ordre de l'organisation d'envoyer un employé suivre une formation avancée.

De même, la section 6 contient des informations sur la reconversion professionnelle, en indiquant la spécialité (direction, profession) dans laquelle se déroule la reconversion.

Lorsque vous remplissez la section 7 «Incitations et récompenses», vous devez indiquer les types d'incitations appliquées à l'employé (à la fois au niveau de l'organisation et au niveau des ministères et départements), ainsi qu'énumérer les récompenses de l'État.

La section 8 « Vacances » tient des registres de tous les types de vacances accordées à l'employé pendant la période de travail dans l'organisation. La base des inscriptions est constituée par les ordonnances d'octroi de congés.

Lors du remplissage du tableau des vacances sur commande, seule la date de début des vacances est renseignée. La date de fin des vacances est inscrite après le retour de vacances du salarié. Cela est dû au fait que si un employé est rappelé de vacances ou est interrompu, la colonne « Date de fin » indiquera la date de retour au travail de l'employé, et non la date prévue de fin des vacances comme ordonné.

Le congé sans solde doit être noté dans le même tableau. Elle est prise en compte pour le calcul de l'ancienneté donnant droit au congé annuel de base payé, puisque selon l'art. 121 du Code du travail de la Fédération de Russie, il n'inclut pas la période d'octroi d'un congé sans solde à un employé si leur durée totale dépasse 14 jours calendaires au cours de l'année de travail.

La section 9 « Avantages sociaux » doit indiquer une liste des avantages et leurs motifs prévus à l'employé par la loi fédérale, les statuts et les réglementations locales de l'organisation.

La section 10 « Informations complémentaires » est complétée si nécessaire :

· informations sur les études à temps partiel (soir), par correspondance, départements externes des établissements de formation professionnelle supérieure et secondaire (les dates d'admission à l'établissement d'enseignement et son diplôme doivent également être indiquées) ;

· des informations sur une personne handicapée qui travaille indiquant le certificat, le groupe de handicap et la date de sa constitution (changement), la cause de l'invalidité ;

· conclusion de la commission d'experts sur les conditions et la nature des travaux.

Après le licenciement d'un employé de l'organisation, les inscriptions sont faites dans la section XI des motifs de licenciement », qui indique le détail des motifs de licenciement de l'employé conformément à la formulation exacte donnée dans le Code du travail de la Fédération de Russie, le la date du licenciement et le numéro de l'arrêté de licenciement.

Lors de la fermeture de la carte personnelle T-2, l'employé RH appose sa signature personnelle avec son relevé de notes et l'indication du poste. Le salarié lui-même signe de la même manière. Dans ce cas, la signature du salarié confirme son accord avec toutes les inscriptions effectuées sur sa carte personnelle.

4.4 Dossier de travail

Selon l’article 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, un cahier de travail de la forme établie est le document principal sur l’activité professionnelle et l’ancienneté de l’employé. Pendant toute la période d’activité de l’employé dans l’organisation, les informations le concernant sont reflétées dans ce document. (Annexe n°5)

Travailler avec des cahiers de travail et y faire des inscriptions est strictement réglementé : selon l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, la forme, la procédure de tenue et de conservation des cahiers de travail, ainsi que la procédure de production des formulaires de cahiers de travail et de leur fourniture aux employeurs sont établies par le gouvernement de la Fédération de Russie.

Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 « Sur les cahiers de travail » a approuvé la forme du cahier de travail, la forme de l'encart dans le cahier de travail et les règles de tenue et de stockage des cahiers de travail, de production de travaux réserver des formulaires et les fournir aux employeurs. La résolution n° 69 du ministère du Travail de Russie du 10 octobre 2003 a approuvé les instructions pour remplir les cahiers de travail.

Selon ces règles, l'employeur est tenu de tenir un cahier de travail pour chaque salarié ayant travaillé dans l'organisation pendant plus de cinq jours, si le travail est le travail principal du salarié. Un salarié qui entre pour la première fois se voit remettre un cahier de travail, qui est rempli en sa présence dans un délai maximum d'une semaine à compter de la date d'embauche. Un employeur individuel n'a pas le droit de faire des inscriptions dans les cahiers de travail des salariés, ni de délivrer des cahiers de travail aux salariés embauchés pour la première fois.

Pour réprimer l'utilisation de cahiers de travail contrefaits, le gouvernement de la Fédération de Russie a obligé le ministère des Finances de la Fédération de Russie à approuver la procédure permettant de fournir aux employeurs de nouveaux formulaires de cahier de travail et l'encart qui y figure, et aux employeurs d'assurer la comptabilité des les cahiers de travail, ainsi que les formulaires du cahier de travail et l'encart.

Les informations suivantes sont inscrites dans le cahier de travail :

· sur l'employé;

· sur le travail qu'il effectue;

· sur les transferts vers un autre emploi permanent ;

· sur le licenciement d'un employé;

· motifs de rupture du contrat de travail ;

· sur les récompenses pour la réussite professionnelle.

Les informations sur les sanctions ne sont pas inscrites dans le cahier de travail, sauf dans les cas où la sanction disciplinaire est le licenciement.

A la demande du salarié, les informations relatives au travail à temps partiel sont inscrites dans le cahier de travail du lieu de travail principal sur la base d'un justificatif.

Toutes les inscriptions concernant l'embauche, le transfert vers un autre emploi permanent, le licenciement, les récompenses et les incitations sont inscrites par l'administration dans le cahier de travail après l'émission de l'arrêté, mais au plus tard une semaine, en cas de licenciement - le jour du licenciement. Les inscriptions au cahier de travail doivent correspondre au texte de la commande. Les enregistrements des motifs de résiliation du contrat de travail doivent être effectués en stricte conformité avec le libellé du Code du travail de la Fédération de Russie ou loi fédérale et un lien vers l'article, le paragraphe concerné.

Lors de l'enregistrement d'un cahier de travail, une page de titre contenant des informations sur le salarié est d'abord remplie. Le nom, le prénom et le patronyme ainsi que la date de naissance sont indiqués sur la base d'un passeport ou d'un acte de naissance.

L'enseignement - secondaire, secondaire spécialisé ou supérieur - est indiqué sur la base de documents (certificat, certificat, diplôme). Un relevé d’enseignement secondaire incomplet ou supérieur incomplet peut également être établi sur la base de documents pertinents.

Une profession ou une spécialité est inscrite dans un cahier de travail basé sur un document de formation.

Après avoir indiqué la date de remplissage du cahier de travail, le salarié certifie par sa signature que les informations saisies sont exactes.

La première page du cahier de travail est signée par la personne chargée de délivrer les cahiers de travail, puis le sceau de l'organisation sur lequel le cahier de travail est rempli pour la première fois est apposé.

Les modifications des inscriptions dans les cahiers de travail concernant le nom, le prénom, le patronyme et la date de naissance sont effectuées par l'administration du dernier lieu de travail sur la base des documents (passeport, acte de naissance, mariage ou divorce, changement de nom, prénom, patronyme). ) et en faisant référence au numéro et à la date des documents.

Ces modifications sont apportées sur la première page du cahier de travail. Par exemple, le nom de famille précédent est barré d'une ligne et de nouvelles données sont notées.

Les inscriptions sont faites avec soin, à l'aide d'un stylo à bille noir, bleu ou violet.

Dans le cas où toutes les pages des sections concernées du cahier de travail sont remplies, le cahier de travail est rempli d'un encart.

L'encart est cousu dans le cahier de travail, rempli et tenu à jour par l'administration de l'entreprise du lieu de travail dans le même ordre que le cahier de travail.

L'encart sans cahier de travail n'est pas valide.

Pour chaque encart délivré, un cachet est apposé en haut de la première page du cahier de travail avec l'inscription : « Encart délivré » et la série et le numéro de l'encart sont également indiqués ici.

A chaque inscription effectuée sur la base d'un arrêté dans le cahier de travail ou encart, concernant l'embauche, le transfert vers un autre emploi permanent et le licenciement, l'administration de l'organisation est tenue de familiariser le propriétaire du cahier (encart) avec une signature dans le carte personnelle, formulaire n° T-2, dans laquelle figure une inscription exacte du cahier de travail (encart).

Lorsqu'un salarié est licencié, tous les relevés de travail inscrits dans le cahier de travail pendant son temps de travail dans l'organisation sont certifiés par la signature du chef d'entreprise ou d'une personne spécialement autorisée par lui et le sceau de l'entreprise. L'administration est tenue de délivrer au travailleur ou salarié son carnet de travail le jour du licenciement avec une note de licenciement incluse.

4.5 Journaux de comptabilité et de contrôle et correspondance officielle interne

Des journaux d'enregistrement (livres) sont tenus dans l'organisation pour enregistrer la documentation du personnel (ordres du personnel, cahiers de travail, dossiers personnels, cartes d'identité). L'enregistrement correct d'un document (avec un numéro spécifique attribué et une marque à la date d'enregistrement) lui confère une force juridique (le pouvoir de la preuve), à ​​l'aide duquel l'employeur peut gagner en toute confiance un conflit de travail avec un salarié.

Le service RH enregistre les documents sur le personnel et utilise les formulaires d'enregistrement suivants ou ils sont conservés par d'autres personnes autorisées :

· journal d'enregistrement des contrats de travail;

· journal des ordres d'embauche, de mutation et de licenciement des salariés ;

· journal des ordonnances d'octroi de congés ;

· journal des commandes de déplacements professionnels des salariés ;

· journal d'enregistrement des attestations de déplacement ;

· journal des affectations de travail ;

· journal d'enregistrement des réglementations locales;

· un livre de comptabilité pour le mouvement des cahiers de travail et leurs encarts ;

· livret de recettes et de dépenses pour la comptabilisation des formulaires de cahier de travail et des encarts qu'il contient ;

· journal des commandes de récompenses et d'imposition de sanctions disciplinaires ;

· journal de délivrance des certificats du personnel;

· registre des arrêts de maladie;

· journal des accidents du travail.

Les formes de certaines revues et livres sont approuvées par des organismes officiels, tandis que d'autres sont élaborées par l'organisation elle-même.

Par exemple, la forme du livre pour enregistrer le mouvement des cahiers de travail et leurs encarts a été approuvée par une résolution du ministère du Travail de Russie du 10 octobre 2003. N° 69. Un journal des affaires personnelles ou un journal des examens médicaux n'a pas de forme recommandée, il est donc élaboré par l'organisation elle-même à sa propre discrétion.

Lors de l'organisation du stockage des documents du personnel, leur nature socio-juridique est en premier lieu prise en compte, puisque ces documents sont principalement utilisés pour satisfaire les besoins sociaux et juridiques des citoyens (notamment pour confirmer une expérience professionnelle).

La correspondance interne au sein d'une organisation est utilisée pour documenter toutes les décisions relatives au personnel. Par exemple, afin d'engager la responsabilité disciplinaire d'un salarié, il est nécessaire d'obtenir une explication de la part du salarié.

S'il s'agit de récompenser un employé, son supérieur immédiat envoie une proposition de récompense de l'employé au chef de l'organisation.

Utilisation interne correspondance officielle Il y a également un échange de vues officiel entre les responsables de l'organisation, entre les responsables et la direction de l'organisation.

Dans ce chapitre, un travail a été réalisé pour se familiariser avec les documents du service du personnel, et une analyse et une description de ces documents ont également été réalisées.

Conclusion

Le volume et la rapidité de tous les travaux dépendent de la mise à disposition des organisations de ressources en main-d'œuvre et de l'efficacité de leur utilisation. C’est pourquoi le rôle joué par le service RH dans une organisation est si important.

L'une des fonctions les plus importantes de l'organisation du travail du service RH est la fonction d'enregistrement des documents réglementant la mise en œuvre de toutes les tâches auxquelles sont confrontés les responsables RH.

Le problème du travail avec l'information électronique devient urgent. Par conséquent, la première étape pour améliorer le service du personnel est l'introduction des technologies de l'information dans le processus de gestion, qui créeront des archives de bases de données électroniques et combineront les flux de documents électroniques.

La clé du succès d'une organisation réside dans un personnel efficace, c'est pourquoi les spécialistes sont recherchés. Souvent, le responsable RH devient un conducteur d'idées nouvelles, initie le manager aux méthodes avancées de gestion du personnel et résout tous les problèmes d'organisation.

Aujourd'hui, il est important pour le service RH non seulement de remplir correctement la documentation du personnel, mais également d'assurer le pourvoi en temps opportun des postes vacants afin de maintenir le volume de production au niveau approprié. Le système de gestion du personnel doit être planifié de manière à obtenir une augmentation constante de la main-d'œuvre de l'entreprise composée de personnes possédant de bonnes connaissances et compétences et à garantir qu'il y ait de plus en plus de travailleurs de ce type.

À la suite des travaux, les tâches suivantes ont été réalisées : identifier l’essence du service du personnel de l’entreprise ; étude et analyse des documents réglementaires réglementant les activités du service RH ; étude des caractéristiques de la documentation du personnel.

Une fois les tâches accomplies, l'objectif suivant a été atteint : analyse de l'organisation du service RH de l'entreprise.

Liste des sources utilisées

responsable de la gestion des dossiers du personnel

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Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 « Sur les cahiers de travail »

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Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Gestion des dossiers du personnel - M. : Book Service, 2006. -144s.

Mitrofanova V.V. Nous préparons les documents du personnel : un manuel de pratique. - éd. 2e, révisé et élargi. - M. : Maison d'édition "Alfa-Press". 2008. - 304 p.

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Service du personnel //Wikipédia, l'encyclopédie libre

Gestion des dossiers du personnel //Siriniti. 2014

15. Carte personnelle du salarié T-2 // Questions de personnel.

Matériel méthodologique //Monde de l'entreprise.2014

Formulaire T-5 « Ordre de mutation d'un salarié à un autre poste » //HRMaximum

Le personnel organisationnel comme objet de gestion //ORGTM.ru. 2012

Site RH // 2013.

Ressources en main d'œuvre//Matériaux initiaux en ligne. 2014

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