EntréeBonne gestion des RH. Tenue des dossiers du personnel dans l'entreprise
Livena S.V. / "Forfait RH" kadrovik-praktik.ru
Vous avez été chargé de mettre en place les RH à partir de zéro. Et vous avez peu d'expérience dans ce domaine. Peut-être êtes-vous un spécialiste RH novice, ou même un comptable ou un chef de bureau chargé des RH, ou un aspirant entrepreneur. Alors notre guide vous aidera certainement. Il est compilé de manière simple et accessible, notamment pour les débutants dans le domaine du personnel.
Donc, du personnel vous a été affecté. Où allons-nous commencer?
1. Faisons le plein des lois, de la littérature spéciale et des programmes nécessaires. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.
Décidez avec la direction de la question de l'achat d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, et beaucoup sont spécialisés et très, très pratiques. Certains contournent la fonctionnalité de 1C. Mais la plupart des entreprises conservent traditionnellement les dossiers du personnel en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas partout des spécialistes du support d'autres programmes.
2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l’organisation auprès de la direction et les étudions attentivement. Tous les documents dans le domaine du personnel doivent être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise et ne les contredire en aucune manière. Lisez dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur (vous la formaliserez) et la fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui ; certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte. Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux (par exemple, avec l'approbation préalable de l'assemblée générale des fondateurs), voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.
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3. Nous déterminons la liste des documents qui doivent se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons. La liste de ces documents est ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Il est clair que vous rédigerez dans tous les cas les documents requis par la loi. Vérifiez auprès de la direction lequel des documents facultatifs vous préparerez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le Règlement Intérieur du Travail, dans d'autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail.
Documents requis:
Documents constitutifs
- Contrats de travail
- Dotation (formulaire T-3)*
- Feuille de temps (formulaire T-13)* ou Feuille de temps et calcul salaires(formulaire T-12)*
- Règlement intérieur du travail
- Document sur la protection des données personnelles des salariés (règlementation)
- Calendrier des vacances (formulaire T-7)*
- Cartes personnelles (formulaire T-2)*
- Ordres. Par exemple, sur l'admission d'un salarié (formulaire T-1)*, sur l'admission des salariés (formulaire T-1a)*, sur l'octroi de congés (formulaire T-6)*, sur l'octroi de vacances (formulaire T-6a), sur la promotion d'un salarié (formulaire T-11)*, sur les incitations pour les salariés (formulaire T-11a)*, sur les déplacements professionnels des salariés (formulaire T-9)*, sur les déplacements professionnels des salariés ( formulaire T-9a)*, lors d'un transfert de salariés (formulaire T-5)*, lors d'un transfert de salariés (formulaire T-5a)*, lors d'une rupture d'un contrat de travail avec un salarié (formulaire T-8)*, sur la rupture des contrats de travail avec les salariés (formulaire T-8a), sur la demande des mesures disciplinaires, sur la suppression d'une sanction disciplinaire, sur le cumul, sur le remplacement, sur la suspension, sur la cessation de la suspension, sur le transfert de vacances, sur le rappel de vacances, sur la réduction d'effectif, etc.
- Motifs des ordonnances (mémos, déclarations, actes, contrats de travail, notes explicatives)
- Journaux (livres) d'enregistrement des attestations de déplacement, de préférence - commandes, contrats de travail.
- Livre de comptabilité du mouvement des cahiers de travail et des encarts correspondants. Livret de reçus et de dépenses pour l'enregistrement des formulaires de cahiers de travail et des encarts correspondants
- Dossiers de travail
- Tous relevés, notes, calculs et autres documents relatifs au calcul et au paiement des salaires, indemnités de vacances, indemnités de vacances non utilisées, « règlements » en cas de licenciement, formulaire de fiche de paie agréé.
Documents qui deviennent obligatoires dans certaines circonstances :
- Convention collective- obligatoire si au moins une des parties (salarié ou employeur) a pris l'initiative de le conclure.
- La disposition sur les rémunérations et primes est obligatoire si certaines des conditions de rémunération et primes applicables à l'employeur ne sont réglementées dans aucun autre document, par exemple, ni dans un contrat de travail, ni dans le tableau des effectifs.
- Les descriptions de poste sont obligatoires si toutes responsabilités professionnelles les travailleurs ne sont pas réglementés dans les contrats de travail.
- Les règlements sur la certification et les documents accompagnant la certification sont obligatoires si l'employeur procède à la certification des salariés.
- Un horaire posté est requis s'il y a du travail posté.
- La disposition sur le secret des affaires est obligatoire si le contrat de travail précise que le salarié est tenu au secret des affaires.
- Listes des travailleurs mineurs, des travailleurs handicapés, des travailleuses enceintes, des femmes avec enfants de moins de trois ans, des mères célibataires ; les personnes s'occupant d'enfants handicapés et de personnes handicapées depuis l'enfance, les travailleurs engagés dans des travaux dangereux et (ou) conditions dangereuses travail - s'il y a des travailleurs mineurs, des travailleurs handicapés, des travailleuses enceintes, des femmes avec des enfants de moins de trois ans, des mères célibataires, des personnes s'occupant d'enfants handicapés et des personnes handicapées depuis l'enfance, des travailleurs effectuant des travaux dangereux et (ou) dangereux conditions
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4. Nous enregistrons le réalisateur
Vérifiez si le directeur (PDG) est correctement enregistré. Si ce n'est pas le cas, nous enregistrons tout d'abord un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille. La procédure étape par étape pour postuler au poste de directeur se trouve dans le Dossier Personnel ; les exemples de documents nécessaires s'y trouvent également. Vous trouverez également dans le Package un séminaire « Enregistrement des relations de travail avec un directeur embauché » et de nombreuses consultations sur le sujet dans la section de consultation correspondante.
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5. Nous établissons un tableau des effectifs, Règlement intérieur du travail, autres règlements(voir tableau du point 3).
L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail et d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Le directeur approuve les versions toutes faites de ces documents.
Veuillez noter que le tableau des effectifs a une forme unifiée et n'est pas arbitraire. Vous pouvez télécharger ce formulaire de dotation ici -. Si des difficultés surviennent avec le tableau des effectifs, alors dans le « Dossier Personnel », consultez des exemples de remplissage du tableau des effectifs, une procédure étape par étape pour l'élaboration et l'approbation du tableau des effectifs, un séminaire thématique et la section de consultations correspondante. sur le tableau des effectifs. Dans le package, vous pouvez également trouver des exemples de diverses réglementations locales, procédures étape par étape leur adoption, consultations, conseils en matière de rédaction, etc.
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6. Nous développons une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les salariés. Nous y incluons toutes les conditions bénéfiques et nécessaires à l'entreprise. Le dossier Personnel contient de bons modèles de contrats de travail et le livre « Nous embauchons : Enregistrement des relations de travail en faveur de l'employeur ». Les parties 2 et 3 de ce livre vous expliquent de manière utile et accessible comment rédiger un contrat de travail légal, mais en même temps rentable.
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7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail du personnel à l'avenir: livres comptables, registres d'enregistrement, feuilles de temps, bons de commande, accords de responsabilité, etc. Dans le « Package RH » de la rubrique « Exemples de documents » vous pouvez prendre les formes de ces documents, les imprimer si nécessaire, et prendre connaissance des échantillons de les remplir, des consultations sur le design et les livres, des séminaires sur le sujet. Si vous ne disposez pas du package, certains documents peuvent être téléchargés ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui dirigera cahiers de travail
. Les employés n'ayant pas encore été embauchés, le directeur devra d'abord tenir des registres de travail. Nous émettons une ordonnance pour que le directeur assume la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Le formulaire et l'échantillon de commande peuvent être obtenus à partir du « Dossier du personnel » dans la section « Échantillons de documents ». Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs à la personne salariée acceptée, également par arrêté.
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9. Nous enregistrons les employés au travail. A ce stade, vous rédigerez de nombreux documents : contrats de travail, bons de travail, cartes personnelles, cahiers de travail, un livret d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail, etc.
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Ensuite, les salariés commenceront à travailler et pour le salarié du personnel commencera la phase de travail quotidien, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier de vacances, organiser les vacances, appliquer des mesures d'incitation et de pénalité, des déplacements professionnels, des regroupements, des licenciements. et beaucoup plus...
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est une activité visant à systématisation des documents du personnel et travailler avec eux.
Le service du personnel existe dans toutes les organisations et assure un travail ininterrompu avec les documents, ainsi que l'enregistrement en temps opportun de tous les changements de la part de l'entreprise et de ses employés.
Chers lecteurs! Nos articles parlent des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est unique.
Si tu veux savoir comment résoudre exactement votre problème - contactez le consultant en ligne à droite ou appelez consultation gratuite:
Littérature requise
Afin de dispenser rapidement une formation au travail de bureau et d'appliquer les connaissances dans la pratique, les experts recommandent de prêter attention aux publications imprimées suivantes :
Organisation de la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro
L'organisation de la gestion des dossiers du personnel à partir de zéro doit être construite par étapes comme suit :
- Installation de programmes informatiques spéciaux conçus pour effectuer une documentation compétente et d'autres questions liées à la gestion des dossiers du personnel.
- Étudier les documents importants de l'organisation.
- Acheter ou créer votre propre journal de bord.
- Conception du réalisateur. Il est nécessaire de vérifier l'exactitude de tous les documents, qui doivent refléter la date à laquelle le dirigeant a travaillé dans l'entreprise.
- Création d'horaires d'effectif et de règles internes qui s'appliquent à tous les employés sans exception.
- Création d'un contrat de travail standard qui sera bénéfique pour l'organisation, mais ne contredira pas les normes juridiques.
- Ensuite, les documents de base sont requis.
Il existe aujourd'hui de nombreux programmes conçus pour répondre à ces besoins. Cependant, les chefs d'organisations choisissez traditionnellement 1C.
Cela est dû au fait qu'il existe des spécialistes dans l'installation et la maintenance de ce programme dans n'importe quelle grande ou petite ville, mais ceux qui pourraient desservir les développements innovants ne peuvent pas toujours être appelés par téléphone.
Tous les accords et documents soumis doivent être conformes et ne pas contredire la charte de l’organisation. Cela comporte un rôle important, en premier lieu, pour résoudre les désaccords avec la direction ou les employés.
Les documents qui seront contenus dans la gestion des archives de l'entreprise doivent être convenus avec la haute direction.
Il est nécessaire de préciser lesquels d’entre eux seront obligatoires et lesquels pourront être reportés, car ils ne seront utilisés que dans de rares cas. Il est important de savoir lesquels d'entre eux figureront dans l'horaire de travail et lesquels sur les formulaires.
Lisez notre article sur comment bien établir un planning des effectifs.
Si l’entreprise ne les dispose pas, vous devez créer ces documents. Ces documents doivent être entièrement convenus avec le chef de l'organisation et vérifiés par rapport aux cadres réglementaires. Autrement dit, il est nécessaire de savoir si les innovations ne contredisent pas la loi.
Personnel je ne peux pas m'en sortir sans créer les papiers suivants :
- formulaires de commandes;
- accords de responsabilité;
- journal de bord ;
- livres de comptabilité;
- feuille de temps de travail.
- Après les documents, vous devez déterminer qui doit diriger et comment.
La question de leur stockage et de leur remplissage doit être décidée à temps et à l'avance. Sur stade initial quand il y a très peu de personnel au travail, cela le fondateur de l'entreprise peut s'occuper. Un arrêté spécial doit être émis à cet égard. En son absence, l’entreprise s’expose à une lourde amende.
Si à l'avenir apparaît une personne dont les responsabilités incluent le travail avec des documents, alors un nouvel ordre sur la nomination d'une personne responsable.
Pour cette procédure, vous aurez besoin de :
- commandes d'emploi;
- enregistrement des contrats de travail;
- disponibilité des dossiers de travail;
- cartes pour employés;
- un livret pour prendre en compte les dossiers de travail.
Ce n'est pas tout ce qu'un employé parti de zéro doit savoir, mais de telles actions ne sont que les premières bases dans une grande quantité d'informations qui restent à étudier dans le futur.
Vous pouvez trouver des instructions sur la gestion des dossiers du personnel.
Responsabilités d'un spécialiste RH
Un spécialiste de la gestion de bureau exerce un large éventail d’activités, couvrant tous les aspects de l’organisation liés aux salariés et à leur travail. Ainsi, les principales tâches d'un employé de bureau sont :
- Préparation des documents liés aux congés de maladie et autres attestations.
- Constitution d'un dossier personnel pour chaque salarié.
- Préparation et élaboration des feuilles de temps de travail.
- Exécuter et préparer les commandes du personnel.
- Calcul et accumulation ultérieure.
Échantillon Description de l'emploi Commis RH à télécharger gratuitement.
En plus des tâches principales, les salariés de ce domaine d'activité ont également des tâches supplémentaires, tel que:
- suivi du marché des salaires ;
- suivre et inviter les candidats à un emploi ;
- dresser une liste des postes vacants dans l'organisation ;
- élaboration de réglementations sur l'embauche et l'embauche des salariés de l'entreprise.
Parfois, un employé de ce département est chargé d'évaluer le travail des employés et de rédiger un rapport sur ce sujet.
Il est important de savoir que conformément à la législation en vigueur, un responsable du personnel ne peut divulguer les données personnelles d’un salarié à des tiers. Cette responsabilité lui incombe entièrement.
Erreurs commises dans le service RH
Dans tout travail, des erreurs peuvent être commises. La gestion des dossiers du personnel ne fait donc pas exception. Puisqu'il s'agit d'un processus complexe et qu'il est difficile pour de nombreux employés novices de mémoriser une grande quantité d'informations, les principales sont les suivantes :
- Lors de l'inscription et du licenciement d'un salarié.
- Travailler avec des cahiers de travail. Selon les règles, la série et le numéro de ce document doivent être inscrits dans le cahier de travail, ce que tout le monde ne fait pas.
- Lors de la conclusion d'un contrat de travail. Les principales omissions sont l'absence de documents requis pour cette procédure ou l'embauche de citoyens qui ne peuvent pas exercer ce type d'activité pour des raisons de santé.
- Ordres. Un acte réglementaire local dans une entreprise peut être émis, mais il ne contient pas la signature du chef d'entreprise. Ce violation flagrante, et un tel document n’a aucune force.
Tout d’abord, cela concerne le design. L'arrêté ne peut préciser les conditions ni la nature des travaux exécutés. Parfois, des erreurs sont commises dans les initiales ou le nom d'un salarié, ainsi que dans son unité de travail. Il est important de prendre en compte ici qu'un ordre exécuté avec des erreurs ou émis par une personne non autorisée n'est pas valide.
Rétablir l'ordre dans les dossiers du personnel
Parfois dans petite entreprise Ce qui se passe, c’est que de nombreuses violations s’accumulent et qu’il n’existe aucun spécialiste capable de résoudre ce problème. Si, néanmoins, une telle personne a été trouvée et qu'elle a été chargée de mettre de l'ordre dans la documentation, elle doit alors suivre en suivant les instructions étape par étape:
- Des règlements seront nécessaires dernière édition, ce qui aidera à résoudre de nombreux Probleme juridique, ainsi que de la littérature spéciale sur des sujets et des programmes relatifs au personnel qui facilitent la vie dans la gestion des dossiers du personnel.
- Examen et vérification des documents.
- Étudier les souhaits du dirigeant, ainsi que la façon dont les choses se passent dans l'entreprise et si elles sont conformes aux arrêtés énoncés et aux réglementations locales. Cette étape comprend également une étude minutieuse des documents constitutifs de l’organisation.
- Déterminer le cercle des personnes qui ont participé à l'élaboration des documents manquants et les travailleurs qui seront par la suite responsables du flux des documents et de leur sécurité.
- Analyse du tableau des effectifs, qui doit être réalisée sous une forme unifiée.
- Vérifier l'exécution des contrats du manager, des salariés et de travail dans l'entreprise.
- La partie importante est l'étude des bons de travail antérieurs et des cartes personnelles des employés, elles ne doivent contenir aucune erreur.
- Vérification des dossiers de travail.
- Contrôler les transferts et mouvements de salariés dans l'entreprise, les licenciements passés et en cours.
- La dernière étape consiste à vérifier temps de travail pour chaque employé.
Tous les documents nécessaires liés au travail de bureau doivent être disponibles. Ceux-ci incluent obligatoires, spéciaux et facultatifs.
Il est important que tout soit en bon état et à sa place.
Il vaut également la peine d’en acquérir des en option afin de vous protéger lors des inspections au bureau.
Automatisation du travail de bureau
La gestion des ressources humaines devient de plus en plus complexe au fil du temps et les entreprises grandissent. Par conséquent, la sortie de cette situation est automatisation dans le service RH. Aujourd'hui, presque toutes les organisations résolvent les problèmes de personnel à l'aide de dispositifs automatiques.
La mise en place du processus d'automatisation doit se dérouler en plusieurs étapes :
- La première étape consiste à fixer un objectif d’automatisation. Le plus souvent, il s'agit du bon fonctionnement et de l'efficacité du système installé.
- Après avoir déterminé l'efficacité, vous devez commencer à mettre en œuvre le système, c'est-à-dire créer une base de données automatique.
- Ensuite, il est nécessaire de former les employés à l'utilisation des équipements fournis.
- La saisie des données de tous les documents de l'organisation dans le système est l'étape principale. À ce stade, vous devez créer des modèles de rapport.
Pour une gestion correcte des dossiers du personnel, vous aurez besoin les programmes suivants:
- les pré-systèmes, c'est-à-dire les programmes qui assurent la comptabilité ;
- Systèmes de GRH. C'est le système résolution de problème avec l'automatisation des RH. Il s'agit d'un système qui stocke des informations pour chaque employé ;
- Système WFM. Ces programmes ont plus de fonctionnalités que les logiciels d'automatisation classiques ;
- Les systèmes HCM résolvent les problèmes non seulement en termes d'indicateur quantitatif du personnel, mais également en termes de qualité. De tels programmes améliorent les performances des grandes entreprises d'environ 15 pour cent.
Bien entendu, vous pouvez abandonner les nouvelles technologies et effectuer des travaux selon les anciennes méthodes. Cependant, les progrès ne s'arrêtent pas et, à l'avenir, il se peut qu'en raison d'un équipement automatique incorrect, une violation du flux de documents puisse se produire, ce qui peut entraîner une amende.
Comment organiser les dossiers du personnel dans une entreprise nouvellement créée - regardez le séminaire vidéo :
Pour documenter toutes les transactions du personnel dans une organisation, certaines connaissances et compétences sont requises.
Le travail de bureau dans l'entreprise est réglementé par des instructions élaborées de manière indépendante et approuvées par le directeur. Il s'agit d'un acte réglementaire interne dont le respect est obligatoire par tous les employés de l'entité commerciale. Le service RH élabore et suit sa mise en œuvre.
La loi exige la préparation de nombreux documents qui documentent tous les aspects de la relation de travail de l’employé avec l’employeur.
Les officiers du personnel expérimentés et novices doivent améliorer leurs compétences. Pour les aider, des sites Internet ont été créés sur lesquels sont présentés des cours théoriques en administration du personnel.
Les dossiers du personnel reflètent les activités du personnel et confirment l'ancienneté des salariés, qui joue un rôle primordial dans le calcul des pensions. La direction est responsable du fonds documentaire de l'entreprise.
Les principaux détails du contrôle sur papier
Une organisation compétente des dossiers du personnel nécessite une connaissance du cadre réglementaire, le suivi de ses évolutions et une orientation dans les formes de documents utilisés.
Dans quel but est-il réalisé ?
La procédure de tenue des dossiers du personnel est réglementée par la loi. Dans les grandes entreprises avec personnel nombreux les employés, en règle générale, un service du personnel est constitué. Ses employés établissent les documents pertinents conformément aux exigences du cadre réglementaire de la Fédération de Russie.
Les documents peuvent avoir une forme unifiée ou être élaborés dans l'entreprise et approuvés dans des actes locaux.
La gestion des dossiers du personnel est une activité visant à élaborer et à conserver des documents liés à la comptabilité du personnel, aux horaires de travail et aux calculs de paie.
Les questions de personnel comprennent les postes suivants :
- enregistrement de l'emploi;
- mouvement interne des travailleurs;
- congédiement;
- régulation des relations entre le manager et les salariés ;
- organisation du processus de travail;
- autres.
Une bonne organisation des dossiers du personnel permet de résoudre un certain nombre de problèmes.
Ses principaux objectifs sont présentés dans le tableau :
| Direction du travail du personnel | Tâches effectuées |
| Comptabilité et contrôle | accueil, comptabilité, licenciement du personnel. |
| Planification et réglementation | sélection, relocalisation, adaptation des travailleurs. |
| Reporting et analyse |
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| Coordination et informations |
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| Organisationnel et méthodologique |
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| Documentaire |
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À Moscou et dans d'autres grandes régions de la Fédération de Russie, les organisations dotées de divisions distinctes peuvent conserver les dossiers du personnel en ligne. À cette fin, des programmes appropriés ont été développés pour permettre l'échange de documents sous forme électronique.
Le cadre législatif
La base législative de la gestion des dossiers du personnel est contenue dans le Code du travail de la Fédération de Russie.
Cette activité est réglementée par un certain nombre de réglementations :
- Instructions pour remplir et appliquer les documents primaires de comptabilité et de rémunération (Décret du Comité national des statistiques n°1 du 01/05/04) ;
- documents unifiés et exigences pour leur préparation (décret Gosstandart n° 65-st du 03.03.03) ;
- Instructions standard de gestion de bureau pour organismes fédéraux pouvoir exécutif(Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n° 536 du 08.11.05) ;
- Règles de fonctionnement des archives (décision du Conseil d'Administration de Rosarkhiv du 02/06/02) ;
- Règles de travail de bureau pour les autorités exécutives fédérales (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie n° 477 du 15 juin 2009) ;
- Loi sur l'information, sa protection et informatique n° 149-FZ du 27 juillet 2006 ;
- Loi sur l'examen des recours des citoyens russes n° 59-FZ du 02.05.06 ;
- Loi sur la langue officielle de la Fédération de Russie n° 53-FZ du 01.06.05 ;
- Loi sur les archives n° 125-FZ du 22 octobre 2004 ;
- Loi sur les secrets commerciaux n° 98-FZ du 29 juillet 2004 ;
- Arrêté relatif aux cahiers de travail n° 117n du 22 décembre 2003 ;
- Résolution portant adoption des instructions pour remplir les documents de travail n° 69 du 10.10.03 ;
- Résolution sur les cahiers de travail n° 225 du 16 avril 2003 ;
- instructions de l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie.
Documents obligatoires
Le Code du travail de la Fédération de Russie oblige les organisations à disposer de leur propre cadre législatif, comprenant un certain nombre de réglementations locales obligatoires. documents réglementaires.
Ceux-ci inclus:
| Charte | Basique document fondateur. Il est dit forme juridique entreprises, fondateurs, domaine d'activité, procédure d'embauche et de licenciement d'un dirigeant, ses pouvoirs. De nombreux règlements intérieurs de l'entreprise sont élaborés sur la base des dispositions de la Charte. |
| Règlement de travail (ci-après dénommé le Règlement) |
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| Instructions sur la protection des données personnelles |
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| Règlement sur la protection du travail | Il est situé au sein du service RH. Chaque employé est familiarisé avec le document. Les entreprises de plus de 50 salariés doivent disposer d'un poste de spécialiste de la sécurité au travail. |
| Horaire des quarts de travail | Utilisé dans les entreprises avec un horaire de travail posté. Le document est urgent et est valable pour une certaine durée à la discrétion de l'employeur. |
| Documents sur les normes du travail | Ils reflètent les coûts de temps nécessaires à la fabrication de produits (exécution de travaux) par un employé ou un groupe et à l'établissement de normes de travail sur cette base. |
Actes réglementaires
Après l'embauche d'un gestionnaire, le nombre de postes nécessaires au fonctionnement normal de l'organisation est établi. Compte tenu des chiffres obtenus, cycle de production et d'autres caractéristiques des activités de l'entreprise sont en cours de préparation.
Pour rédiger un document, un formulaire unifié est généralement utilisé. Vous pouvez télécharger l’échantillon gratuitement sur Internet. L'employeur a le droit d'ajuster l'horaire à sa discrétion.
Le document répertorie les postes par ordre hiérarchique, en commençant par le directeur et en terminant par le personnel de soutien. Pour chacun d'eux, le nombre d'unités par État, les salaires et indemnités sont indiqués.
À l'étape suivante, un horaire de travail est établi. Il représente les horaires de travail de tous les employés. S'il y a des équipes, des horaires d'équipe détaillés sont créés. Le document décrit brièvement les exigences pour apparence employés, comportement, routine quotidienne, etc.
Ensuite, la forme du contrat de travail est élaborée. Dans ce cas, les normes fondamentales du Code du travail de la Fédération de Russie et les documents réglementaires internes de l'entreprise doivent être pris en compte. Un contrat de travail est généralement rédigé par l'avocat de l'organisation ou une personne extérieure.
Le document doit comprendre les éléments suivants :
- informations sur la personne morale : nom, adresse, numéro de téléphone, nom complet et fonction du gérant ;
- les détails du passeport de l'employé ;
- poste du salarié, types de contrat (CDI ou CDD) et lieu de travail (principal ou complémentaire) ;
- une liste des principales responsabilités en référence aux instructions de ce poste ;
- des informations sur les salaires, les paiements supplémentaires, les avantages sociaux, les vacances ;
- horaire de travail, paiement des heures supplémentaires ;
- motifs de résiliation du contrat et autres conditions ;
- signatures et coordonnées des parties, sceau de l'entreprise.
Pour vérifier et optimiser le travail des responsables RH, la direction peut procéder à un audit interne ou indépendant. Cela permet de réduire les risques de sanctions administratives, de litiges et de plaintes du personnel.
Étapes d'organisation des dossiers RH à partir de zéro
Pour créer des dossiers personnels, il est pratique d'utiliser les instructions étape par étape suivantes :
| Préparation du nécessaire | Pour organiser un service du personnel, vous devez d'abord acheter du mobilier, du matériel de bureau, de la papeterie, etc. Vous aurez certainement besoin d'un programme de personnel, par exemple « 1C : ZUP » et d'un système de référence juridique. Grâce à cela, les employés du département suivront les dernières évolutions de la législation et auront accès aux documents nécessaires. Un coffre-fort est nécessaire pour ranger le travail et les papiers importants. |
| Inscription du gestionnaire | Un administrateur est le dirigeant de toute entreprise. Il signe la documentation. Pour lui conférer les pleins pouvoirs, il est embauché dans le cadre d'un contrat de travail. Un arrêté correspondant est émis, par lequel il se désigne lui-même. |
| Nomination d'une personne responsable du travail du personnel | Dans une petite entreprise, ces fonctions peuvent être exercées par un manager. S'il est engagé dans un travail de bureau employé individuel, un contrat de travail est établi avec lui. Sur cette base, une commande est en cours de préparation. Si les tâches sont confiées à l'un des salariés précédemment embauchés, une convention et un arrêté complémentaires sont établis. |
| Rédaction des actes internes | Ils sont signés par le directeur et conservés dans un dossier spécial avec les commandes. Les documents locaux comprennent les documents énumérés ci-dessus (section « Actes réglementaires »). |
| Documentation de l'accueil du personnel | Pour chaque salarié, vous devez créer un dossier pour classer tous les documents liés à ses données et à ses activités professionnelles (contrat de travail, bon de travail, carte personnelle). |
| Remplir des cahiers de travail | Les enregistrements d'admission, de transferts, d'incitations, etc. sont effectués dans ces documents d'employé. L'employeur est tenu d'ouvrir un nouveau livret pour un salarié qui n'a jamais travaillé auparavant. Les registres du travail et leur journal d'enregistrement sont disponibles dans les services fournitures de bureau. Ces papiers doivent être conservés dans un coffre-fort. |
Cette instruction convient également aux théières qui n'ont aucune expérience en la matière.
Comment les registres sont-ils conservés ?
Pour conserver des enregistrements, vous devez organiser correctement le flux de documents.
Pour ce faire, vous devez procéder comme suit :
- développer un cadre réglementaire interne ;
- préparer un tableau des effectifs pour chaque unité de personnel ;
- prendre des dispositions en matière de personnel ;
- préparer accords de travail;
- élaborer des formulaires pour le personnel ;
- émettre des cartes T-2 ;
- approuver les formulaires de candidature des employés ;
- préparer les commandes internes.
Toutes les actions du personnel doivent être confirmées. Leur liste est fixée par règlement.
Points supplémentaires
La comptabilité du personnel à partir de zéro commence par l'embauche du personnel. Il est important d'enregistrer correctement les candidats au travail et de préparer la documentation nécessaire.
Personnel et vacances
L'un des documents standards obligatoires qui doivent exister dans une entreprise est le tableau des effectifs (formulaire T-3).
- liste divisions structurelles et postes ;
- nombre d'unités d'état-major pour chaque poste ;
- salaires, indemnités par poste ;
- fonds salarial de l'organisation.
Les divisions sont indiquées dans le document selon leur degré d'importance pour le fonctionnement de l'organisation. Au sein de ceux-ci, les postes des employés doivent également être classés par ordre d'importance. Les titres de poste dans les contrats de travail et les horaires de dotation doivent correspondre.
La dotation en personnel est une forme d'horaire dans lequel sont inscrits les noms complets des employés en fonction de leurs postes.
Le calendrier des vacances (formulaire T-7) reflète des informations sur le moment où les vacances annuelles sont accordées à tous les employés. Compilé pendant un an. Il est approuvé par le directeur en accord avec l'instance syndicale. Le document doit être complété au moins 2 semaines avant la nouvelle année. Les données qui y sont saisies engagent tant les salariés que les employeurs. L'exception concerne les bénéficiaires.
Le calendrier comprend les détails suivants :
- Nom du département;
- Titre d'emploi;
- Nom complet et numéro personnel du travailleur ;
- nombre de jours de vacances ;
- dates de départ en vacances selon le plan et le réel ;
- raison du report des vacances, date estimée.
Le salarié en est informé 2 semaines avant les vacances. Un ordre est émis avec lequel l'employé est familiarisé avec sa signature. En novembre, vous pouvez préparer un arrêté pour tous les chefs de service les obligeant à soumettre les plannings de vacances au service comptable avant le 1er décembre. Cela facilitera la préparation du planning global.
Inscription des employés
Le travail à part entière d'une organisation commence par le recrutement des employés. Pourvoir les postes vacants s'accompagne de formalités administratives.
Les responsabilités du responsable RH lors de l'embauche des salariés sont les suivantes :
- enregistrement d'une demande d'un demandeur dans un journal spécial ;
- familiariser le nouvel arrivant avec les instructions en vigueur et les réglementations locales ;
- établir un contrat de travail et contrôler sa signature par les parties ;
- délivrer une copie du contrat à l’employé et en inscrire une note sur le papier à en-tête de l’organisation ;
- exécution et inscription de l'ordre dans le livre comptable ;
- remplir une fiche personnelle, classer des pièces au dossier (demandes, copies de papiers personnels, commandes, contrats) ;
- transfert des documents au comptable pour le calcul du salaire du salarié.
Lors de la création d'un système de gestion des dossiers du personnel, vous devez d'abord décider quels documents doivent être préparés et lesquels sont nécessaires pour un domaine d'activité spécifique.
Les documents requis comprennent :
- commandes de personnel (accueil, transfert, etc.) ;
- commandes de personnel (pour les vacances, les primes, les déplacements professionnels, etc.) ;
- Cartes T-2 ;
- travail;
- les accords;
Les autres documents requis sont les suivants :
- calendrier des effectifs;
- Poste d'ergothérapie ;
- carnet de voyage;
- règles d'ordre intérieur ;
- autres.
Il n'est pas nécessaire de conserver des descriptions de poste et une convention collective, mais presque tous les employeurs disposent de ces documents.
Après avoir établi la liste des documents obligatoires, vous devez étudier les documents statutaires. Sur cette base, d'autres documents doivent être élaborés. Leur liste dépend de la nature des activités de la personne morale et des caractéristiques des conditions de travail. Par exemple, s'il est nécessaire de fournir aux employés des uniformes et des EPI, il est nécessaire de préparer un arrêté sur la procédure et le calendrier de leur délivrance, ainsi que sur les employés qui en ont besoin.
Rémunération et avantages pour le travail dans conditions spéciales: dans les industries dangereuses, les horaires irréguliers, le travail de nuit, etc. Ils élaborent ensuite le Règlement sur la gestion des dossiers du personnel. Il reflète la liste des documents nécessaires au travail de l’organisation, la procédure de leur exécution et de leur stockage.
La législation n'oblige pas l'élaboration d'un tel règlement, mais elle facilitera considérablement le travail des agents du personnel. Un directeur est d'abord embauché pour travailler dans une nouvelle organisation, puis il recrute le reste du personnel.
La composition et le nombre de postes requis sont reflétés dans le tableau des effectifs. Les règles de fonctionnement reflètent tous les horaires de travail, les exigences imposées aux employés, etc. Un accord de travail type est élaboré sur la base des normes du Code du travail de la Fédération de Russie.
Avant d'utiliser les journaux comptables, il faut les préparer : les feuilles doivent être numérotées, cousues et scellées. Un morceau de papier est collé sur la dernière feuille de firmware. Le nombre de pages y est indiqué, l'administrateur ou le dirigeant principal signe et un sceau est apposé. Sur la première page du journal, ils écrivent le nom de l'organisation et la date de début de sa maintenance.
L'un des documents les plus importants des dossiers du personnel est le cahier de travail. Pour les entretenir, l'arrêté désigne une personne responsable qui les remplit et est responsable de leur sécurité.
FAQ
L'organisation des dossiers du personnel présente certaines subtilités et nuances :
| Procédure de récupération | La procédure n'est pas reflétée dans la législation. Il comprend généralement les étapes suivantes :
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| Caractéristiques des entrepreneurs individuels avec des employés embauchés | Un entrepreneur embauche du personnel selon un scénario standard. Le contrat est conclu en plusieurs étapes :
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| Gérer une petite entreprise |
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| Simplification de la comptabilité pour les micro-entreprises | Toutes les conditions de travail sont fixées en accord avec le salarié. En 2019, les dirigeants de ces entreprises et les entrepreneurs individuels ont le droit de refuser d'élaborer des réglementations locales. Dans les 4 mois à compter de la date de perte du statut de micro-entreprise, la direction est tenue de préparer la documentation du personnel « traditionnelle ». |
Ainsi, organiser la gestion des dossiers du personnel dans une entreprise est une procédure complexe. Cela nécessite une étude détaillée du cadre réglementaire et un suivi de tous les changements. Une construction compétente des dossiers du personnel contribue à la construction des relations de travail dans le cadre de la loi. Pour former un responsable du personnel, un employeur peut recourir aux services d'entreprises spécialisées.
L'organisation et la tenue des dossiers du personnel relèvent de la responsabilité directe des employés du service du personnel. Dans les situations de création d'une nouvelle organisation, de transformation d'une ancienne ou d'autres options de réorganisation, la direction et le service du personnel doivent connaître les principaux aspects du travail : formation et recherche d'employés, embauche, transfert et licenciement du personnel, ainsi que règles d'archivage et de stockage opérationnel des documents.
Organisation compétente des dossiers du personnel comme base de la stabilité de l'entreprise
Toute organisation, quelle que soit sa forme de propriété, dispose de personnel. Il diffère par sa taille et sa composition, les fonctions exercées et le niveau de qualification. La tâche du service RH est de veiller à ce que tous les problèmes liés aux employés de l'entreprise soient résolus aussi rapidement et avec compétence que possible.
Le fonctionnement stable d'une organisation dépend directement de ses employés. La tâche principale du service du personnel est la sélection compétente et en temps opportun des employés, la tenue des dossiers du personnel conformément à la loi et la soumission en temps opportun des documents aux archives. C’est la base du fonctionnement stable de toute entreprise.
Formation du personnel pour travailler avec les ressources humaines
Les instructions relatives à la gestion des dossiers du personnel indiquent clairement la nécessité d'une formation professionnelle pour les spécialistes du personnel. Cependant, dans la pratique, il est souvent difficile de former des travailleurs correspondant au profil requis.
Spécialisé supérieur et secondaire établissements d'enseignement ils ne produisent pas de spécialistes possédant une qualification aussi étroite que celle de « gestion des dossiers du personnel ». La formation a généralement lieu sur place ou dans le cadre de cours spécialisés. Il est également possible de former un salarié directement sur le terrain grâce au mentorat.
La gestion des dossiers du personnel implique la formation de spécialistes des manières suivantes :
- reconversion basée sur la seconde l'enseignement supérieur;
- obtenir un enseignement supérieur dans un domaine connexe, par exemple « gestion documentaire », « droit », « gestion du personnel », « sécurité de l'information » ;
- formation en cours spécialisés de longue durée (au moins trois mois), suivie de la réussite d'un examen ;
- travaux pratiques suivis d'un perfectionnement professionnel régulier.
Documents réglementaires réglementant le travail des services du personnel
Activités du service du personnel et organisation générale La gestion des dossiers RH est très dépendante de la législation en vigueur et des documents réglementaires internes. Cette fonctionnalité est associée aux nuances du travail avec un grand nombre de documents personnels, souvent confidentiels.
La tenue des dossiers dans le service du personnel est régie par les lois suivantes :
- Constitution, Codes civil et du travail, ainsi que partiellement Codes pénaux et de la famille ;
- actes législatifs sur le profil de l'organisation en matière de travail avec le personnel ;
- réglementations locales;
- divers classificateurs, règles et instructions au niveau fédéral ;
- les documents réglementaires internes, par exemple les instructions sur la gestion des dossiers du personnel ;
- ordres et instructions de la direction.
Les salariés du service du personnel sont tenus de respecter strictement les exigences de la réglementation et, surtout, du Code du travail.
Recherche et documentation des employés
La tenue des dossiers du personnel commence par la recherche et l'enregistrement du personnel. Tout d'abord, vous devez décider des options permettant de trouver de nouveaux employés. Parmi eux, se distinguent les suivants :
- agences et bureaux pour l'emploi;
- emploi;
- salons de l'emploi;
- établissements d'enseignement;
- des sites d'emploi et des CV sur diverses ressources ;
- d'autres organisations;
- connaissances et amis.
Toutes les options de recherche d'employés ont leurs avantages et leurs inconvénients ; un employé des RH doit tirer le meilleur parti de toutes les opportunités pour pourvoir un poste vacant.
Lorsqu'un candidat est trouvé, il est interviewé. Il est conseillé que son déroulement soit documenté : cela permet de prendre plus facilement une décision éclairée d'embauche ou de refus. Dans ce dernier cas, la personne est informée par écrit du motif dans un délai de cinq jours ouvrables. Si le candidat convient au poste vacant, il doit être inscrit. C'est ici que commence l'inscription d'un employé spécifique.
- conclusion d'un contrat de travail;
- délivrance d'un ordre d'admission;
- un nouveau salarié ou son établissement ;
- enregistrement d'une carte personnelle;
- s'il est accepté dans l'organisation - ouverture d'un dossier personnel ;
- prise de connaissance et signature par le salarié du règlement intérieur et des instructions.
Dossiers du personnel (cartes personnelles, tableau des effectifs)
La tenue des dossiers du personnel nécessite la préparation obligatoire de la documentation comptable, notamment les plannings des effectifs et les cartes personnelles. Ces documents sont obligatoires pour les organisations de toutes formes de propriété.
Le personnel et les effectifs doivent être à jour et répondre aux besoins de l'organisation. Il contient les noms de tous les postes, le nombre de taux, indiquant les postes vacants pour une période donnée.
Les cartes personnelles sont des documents unifiés contenant de brèves informations sur activité de travail informations sur les employés et personnelles. Ils sont soumis à une comptabilité stricte et à des conditions particulières de stockage, dans des lieux empêchant leur détérioration et leur vol.
Commandes de personnel, différences et caractéristiques de conception
Travail de bureau général en travail du personnel principalement exprimé dans les ordres et instructions de la direction. Ces documents peuvent concerner aussi bien les salariés individuels que l'ensemble du personnel. Ils diffèrent par leurs caractéristiques de conception et de mise en œuvre.
La plupart des ordres et instructions relatifs à des actions spécifiques avec un employé ont une forme unifiée. Ils sont soumis à l'accord obligatoire de toutes les parties intéressées et à la prise de connaissance par le salarié contre signature. Les copies des ordres du personnel sont conservées dans le dossier personnel et les originaux dans des dossiers séparés.
Journaux des dossiers du personnel, règles d'enregistrement et de stockage
Pour enregistrer les mouvements dans le service du personnel, il s'agit de tenir des journaux spécialisés. Il s'agit de documents tableurs au format multipages, le plus souvent unifiés. Ils sont généralement conservés soit dans de grands cahiers, soit achetés prêts à l'emploi dans des magasins spécialisés.
Types de journaux du personnel :
- enregistrement de la documentation entrante et sortante, y compris les lettres ;
- enregistrement des commandes;
- enregistrement des arrivées et des départs des salariés en déplacement professionnel ;
- enregistrement des déclarations, des soumissions, des notifications, des notes officielles et de service ;
- enregistrement des formulaires de cahier de travail et de leurs encarts ;
- livres pour enregistrer les mouvements de divers documents du personnel, etc.
Tous les magazines doivent être reliés et scellés et les feuilles doivent être numérotées. Ils doivent être conservés séparément de tous les documents. De préférence dans un coffre-fort ou une armoire spéciale.
Fonctionnalités de maintenance et de stockage de fichiers personnels
La tenue de dossiers personnels n'est pas obligatoire. Cependant, la plupart des organisations collectent les dossiers des employés sous une forme ou une autre. Bien sûr, il est plus pratique de le faire dans un seul dossier.
Un dossier personnel est un ensemble d'informations personnelles documentées sur un employé, collectées et compilées dans un certain ordre. Il peut comprendre divers documents et copies :
- des copies des ordres des employés ;
- des copies des déclarations;
- des copies des pièces d'identité confirmant les qualifications, l'éducation, les avantages sociaux et l'état civil ;
- questionnaire;
- caractéristiques et avis ;
- certificats, etc
Les fichiers personnels contiennent des informations personnelles et doivent être conservés à l'écart des autres documents. L'accès à ceux-ci n'est autorisé qu'à un cercle strictement limité de fonctionnaires. Lorsque le personnel est licencié, les dossiers personnels sont transmis pour archivage.
Règles d'inscription, de conservation et de délivrance des cahiers de travail, ainsi que des encarts
Toutes les organisations sont tenues de tenir des cahiers de travail pour leur personnel, à l'exception des employés à temps partiel. Lors du premier rendez-vous, l'employeur achète indépendamment des formulaires vierges et y effectue la première saisie. Les informations pertinentes sur l'employé sont inscrites sur la page de titre. Par la suite, il est nécessaire de contrôler leur pertinence et d'apporter des modifications en temps opportun.
Sur la diffusion de la partie principale, des inscriptions sont faites sur le travail et les activités sociales du salarié, son emploi auprès d'employés permanents. Toutes les inscriptions sont numérotées de manière générale et sont effectuées sur la base d'un ordre. L'avis de licenciement est accompagné d'une empreinte du sceau de l'organisme et de la signature du gérant.
Fait à la main, avec un stylo à bille bleu, avec une écriture claire et compréhensible. Surveillez attentivement la pertinence et l’exactitude des données saisies. S'il est nécessaire de corriger des informations, celles-ci doivent être soigneusement barrées d'une ligne et les informations pertinentes doivent être saisies. Cette action doit être confirmée par la signature et le sceau du gestionnaire.
Les dossiers de travail sont conservés séparément des autres documents, dans un coffre-fort. Il est interdit de les remettre à des salariés ou à des tiers sans une résolution spéciale des autorités compétentes.
Caractéristiques du stockage opérationnel et archivistique des documents du personnel
Le stockage des documents du personnel est déterminé par leur importance particulière. Ils contiennent des informations personnelles et sont confidentielles. Ces données ne sont pas sujettes à une divulgation non autorisée. Dans le cas contraire, une amende sera infligée aux employés du service du personnel et au chef de l'organisation.
Pour organiser le bon stockage des documents du personnel au service du personnel, il est conseillé de disposer d'un local séparé. Il doit y avoir une entrée et doit être équipé d'une porte métallique avec alarme.
Les documents eux-mêmes doivent être conservés dans des armoires métalliques ou des coffres-forts. Évitez l'exposition au soleil et à la poussière, ainsi que les changements de température et une humidité excessive. Ces étapes simples vous aideront à sauvegarder vos données personnelles.
Chaque employé attend de son employeur qu'il respecte ses droits, paie son salaire à temps et mérite des vacances bien méritées. Le manager, quant à lui, attend de l'employé qu'il remplisse strictement ses fonctions. De plus, tout propriétaire d’entreprise doit être légalement protégé. Tous ces points sont réglementés par les dossiers du personnel. La tenue de dossiers RH dans une SARL vous aidera à mettre de l'ordre dans toutes vos relations avec vos salariés.
La tenue des dossiers du personnel dans une LLC est un moyen de gérer le personnel et de travailler avec le flux de documents de l'organisation lié au personnel. Cela peut inclure les mouvements de personnel, les règlements avec les employés et les horaires de travail.
Méthodes de tenue des dossiers du personnel
Contrairement aux entrepreneurs individuels, la production de personnel dans une SARL est un élément obligatoire, même si un seul participant est enregistré dans la SARL, exerçant les fonctions de comptable et directeur général. Cela s'explique par le fait que le fondateur et la SARL sont deux entités différentes. Par conséquent, la SARL joue le rôle d'un employeur et le fondateur joue le rôle d'un salarié.
La tenue des dossiers du personnel dans une LLC est un moyen de gérer le personnel et de travailler avec le flux de documents de l'organisation lié au personnel.
Les dossiers du personnel peuvent être conservés de 3 manières principales :
1. Assumez le rôle de responsable RH.
Si vous n'avez pas peur de « démarrer » le processus, ayez le temps et votre organisation n'est pas si grande.
2. Embauchez un responsable du personnel.
Un spécialiste des ressources humaines moderne doit penser de manière créative, être juridiquement avisé et pédant.
3. Faites confiance à une société d'externalisation spécialisée dans la gestion des dossiers du personnel.
Il existe plusieurs programmes conçus pour les dossiers du personnel. Il s'agit d'un système automatisé de gestion du personnel (APS), d'un système ERP (progiciel de gestion intégré) et de dossiers du personnel dans le cloud (SaaS). Si nous parlons de logiciel, alors c'est 1C.
Tenue indépendante des dossiers du personnel
Instructions étape par étape pour maintenir le flux de documents du personnel :
1. Il est nécessaire de déterminer les bases réglementaires et d'informations qui seront nécessaires pour effectuer le travail du personnel.
La plupart des documents requis pour la tenue des dossiers du personnel sont normalisés par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie « Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement » du 5 janvier 2004. La documentation qui n'a pas de canons standardisés est établie conformément à GOST R 6.30-2003.
- Législation du travail de la Fédération de Russie (mise à jour tous les six mois).
- Instructions pour la tenue des dossiers de travail (approuvées par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie n° 69 du 10 octobre 2003).
- Décret du gouvernement de la Fédération de Russie « Sur la tenue des livrets de travail » (du 16 avril 2003).
Documents requis pour inscrire un salarié dans le personnel :
- Passeport (inscription et inscription).
- SNILS (attestation d'assurance pension).
- Carte d'identité militaire.
- NIF (numéro fiscal individuel).
- Politique médicale.
- Diplôme de Spécialiste.
L'importance de la documentation du personnel réside dans le fait qu'elle permet de consolider les faits juridiquement significatifs et réglemente clairement les droits et responsabilités de l'employé et du manager.
En fonction des caractéristiques de l'organisation, l'ensemble des documents nécessaires à la tenue des dossiers du personnel peut être élargi. Le dirigeant, lorsqu'il décide des questions de personnel, peut adopter en toute autonomie des réglementations locales dans les limites de ses pouvoirs, si elles ne contredisent pas la loi.
En fonction des caractéristiques de l'organisation, l'ensemble des documents nécessaires à la tenue des dossiers du personnel peut être élargi.
2. La documentation statutaire de l'organisation doit être établie.
La charte doit préciser clairement les conditions d'embauche d'un administrateur, les modalités de travail du réalisateur, le montant de son salaire, ainsi que la procédure d'approbation de l'horaire de travail.
3. Vous devez enregistrer un gestionnaire.
L'enregistrement du gestionnaire est le premier ordre du personnel créé dans l'organisation. Il indique la date à partir de laquelle le gérant commence à exercer ses fonctions.
4. Il est nécessaire de dresser une liste de la documentation du personnel impliquée dans la production du personnel de l'organisation.
Ceux-ci inclus:
- Règlement intérieur du travail de l'organisation.
- Structure du personnel.
- Calendrier des effectifs.
- Calendrier des vacances des employés.
- Documentation définissant la protection des données personnelles des salariés.
Aussi, la liste des documents obligatoires contient les contrats de travail, les cahiers de travail et un livret d'enregistrement de leurs déplacements, un horaire de travail, des cartes personnelles d'employé, des arrêtés du personnel et les motifs de leur délivrance (demandes, rapports, actes, notes, etc.) , un registre d'accumulation et de paiement des salaires, des fiches de salaire, des descriptions de poste.
5. Embaucher des employés.
Chaque futur salarié doit disposer d'un ensemble de documents. Il ne reste plus qu'à remplir les cahiers de travail, les cartes personnelles et établir les autres documents personnels (sur la paie, la comptabilité des vacances, des arrêts maladie, des déplacements professionnels ; signer un accord de non-divulgation des données personnelles du salarié).
Selon l'art. 419 du Code du travail de la Fédération de Russie, le non-respect de la législation du travail est passible d'une amende de 200 000 roubles.
La tenue des dossiers du personnel dans une SARL est une question très délicate et responsable. De nombreuses caractéristiques juridiques qui affectent le respect de vos droits et de ceux des employés dépendent du flux de documents correct et du programme de dossiers du personnel sélectionné. Tous les documents du personnel ont Force juridique et peut être utilisé devant les tribunaux.