Richtiges Personalmanagement. Führen von Personalakten im Unternehmen

Livena S.V. / „HR-Paket“ kadrovik-praktik.ru
Sie wurden damit beauftragt, die Personalabteilung von Grund auf neu einzurichten. Und Sie haben wenig Erfahrung auf diesem Gebiet. Vielleicht sind Sie ein unerfahrener HR-Spezialist oder sogar ein Buchhalter oder Büroleiter, dem die Personalabteilung zugewiesen wurde, oder ein aufstrebender Unternehmer. Dann wird Ihnen unser Ratgeber bestimmt weiterhelfen. Es ist einfach und leicht verständlich zusammengestellt, insbesondere für Einsteiger in die Personalbranche.

Ihnen wurde also Personal zugewiesen. Mit was fangen wir an?

1. Besorgen wir uns die nötigen Gesetze, Fachliteratur und Programme. All dies werden Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.
Entscheiden Sie mit dem Management über den Kauf eines Programms zur Führung von Personalakten. Es gibt viele solcher Programme, und viele davon sind spezialisiert und sehr, sehr praktisch. Einige umgehen die Funktionalität von 1C. Aber die meisten Unternehmen führen Personalakten traditionell in 1C. Tatsache ist, dass es in jeder Stadt viele 1C-Supportspezialisten gibt, aber nicht überall Spezialisten für die Unterstützung anderer Programme.

2. Wir nehmen von der Geschäftsführung Kopien der Gründungsdokumente der Organisation entgegen und studieren diese sorgfältig. Sämtliche Unterlagen im Personalbereich müssen mit den Gründungsunterlagen des Unternehmens übereinstimmen und dürfen diesen in keiner Weise widersprechen. Lesen Sie in der Satzung das Verfahren zur Einstellung eines Direktors (Sie werden es formalisieren) und die Festlegung seines Gehalts sowie den Zeitraum, für den ein Arbeitsvertrag mit ihm abgeschlossen werden kann; einige Merkmale können in der Satzung vorgeschrieben sein. Manchmal schreibt die Satzung das Verfahren für die Einstellung wichtiger Führungskräfte und die Festlegung von Vergütungssystemen für sie vor (z. B. mit vorläufiger Zustimmung der Gründerversammlung) und sogar das Verfahren für die Genehmigung der Besetzungstabelle.
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3. Wir legen die Liste der Dokumente fest, die im Personalarbeitsbereich vorhanden sein sollen und die wir erstellen werden. Die Liste solcher Dokumente finden Sie hier - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/ TS1.php
Es ist klar, dass Sie in jedem Fall die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen erstellen werden. Erkundigen Sie sich bei der Geschäftsleitung, welche der optionalen Dokumente Sie für das Unternehmen vorbereiten werden. Sie können auch vorab mit dem Geschäftsführer klären, welche besonderen Bedingungen er in der Betriebsordnung, anderen örtlichen Vorschriften und in Arbeitsvertragsformularen sehen möchte.

Erforderliche Dokumente:

Konstituierende Dokumente
- Arbeitsverträge
- Personalbesetzung (Formular T-3)*
- Stundenzettel (Formular T-13)* oder Stundenzettel und Berechnung Löhne(Formular T-12)*
- Interne Arbeitsvorschriften
- Dokument zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern (Vorschriften)
- Urlaubsplan (Formular T-7)*
- Persönliche Karten (Formular T-2)*
- Aufträge. Zum Beispiel bei der Zulassung eines Arbeitnehmers (Formular T-1)*, bei der Zulassung von Arbeitnehmern (Formular T-1a)*, bei der Gewährung von Urlaub (Formular T-6)*, bei der Gewährung von Urlaub (Formular T-6a), zur Beförderung eines Mitarbeiters (Formular T-11)*, zu Anreizen für Mitarbeiter (Formular T-11a)*, zu Geschäftsreisen von Mitarbeitern (Formular T-9)*, zu Geschäftsreisen von Mitarbeitern ( Formular T-9a)*, bei der Versetzung von Arbeitnehmern (Formular T-5)*, bei der Versetzung von Arbeitnehmern (Formular T-5a)*, bei der Beendigung eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Formular T-8)*, zur Beendigung von Arbeitsverträgen mit Arbeitnehmern (Formular T-8a), zum Antrag Disziplinarmaßnahmen, bei der Aufhebung einer Disziplinarstrafe, bei der Kombination, beim Ersatz, bei der Suspendierung, bei der Beendigung der Suspendierung, bei der Übertragung des Urlaubs, bei der Abberufung aus dem Urlaub, beim Personalabbau usw.
- Anordnungsgründe (Memos, Erklärungen, Handlungen, Arbeitsverträge, Erläuterungen)
- Tagebücher (Bücher) zur Registrierung von Reisebescheinigungen, sehr bevorzugt - Bestellungen, Arbeitsverträge.
- Buch zur Abrechnung der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dafür. Quittungs- und Spesenbuch zur Erfassung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen
- Arbeitsunterlagen
- Alle Abrechnungen, Notizen, Berechnungen und sonstigen Unterlagen im Zusammenhang mit der Berechnung und Auszahlung von Löhnen, Urlaubsgeldern, Entschädigungen für ungenutzter Urlaub, „Abrechnungen“ bei Entlassungen, genehmigte Form der Gehaltsabrechnung.

Dokumente, die unter bestimmten Umständen zwingend erforderlich sind:
- Gemeinschaftliche Vereinbarung- obligatorisch, wenn mindestens eine der Parteien (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) die Initiative zum Abschluss ergriffen hat.
- Die Vergütungs- und Prämienregelung ist verpflichtend, wenn einige für den Arbeitgeber geltende Vergütungs- und Prämienbedingungen in keinem anderen Dokument, beispielsweise weder im Arbeitsvertrag noch in der Besetzungstabelle, geregelt sind.
- Stellenbeschreibungen sind, wenn überhaupt, Pflicht amtliche Verpflichtungen Arbeitnehmer sind nicht in Arbeitsverträgen geregelt.
- Regelungen zur Zertifizierung und den Zertifizierungsbegleitdokumenten sind verpflichtend, wenn der Arbeitgeber die Zertifizierung von Arbeitnehmern durchführt.
- Bei Schichtarbeit ist ein Schichtplan erforderlich.
- Die Regelung zu Geschäftsgeheimnissen ist verpflichtend, wenn im Arbeitsvertrag festgelegt ist, dass der Arbeitnehmer zur Wahrung eines Geschäftsgeheimnisses verpflichtet ist.
- Listen von minderjährigen Arbeitnehmern, behinderten Arbeitnehmern, schwangeren Arbeitnehmern, Frauen mit Kindern unter drei Jahren und alleinerziehenden Müttern; Personen, die behinderte Kinder und Menschen mit Behinderungen seit ihrer Kindheit betreuen, Arbeitnehmer, die mit gefährlichen und (oder) Arbeiten beschäftigt sind gefährliche Bedingungen Arbeit – wenn es sich um minderjährige Arbeitnehmer, behinderte Arbeitnehmer, schwangere Arbeitnehmer, Frauen mit Kindern unter drei Jahren, alleinerziehende Mütter, Personen, die behinderte Kinder und Menschen mit Behinderungen seit ihrer Kindheit betreuen, Arbeitnehmer handelt, die gefährliche und (oder) gefährliche Arbeiten verrichten Bedingungen
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4. Wir registrieren den Regisseur
Überprüfen Sie, ob der Direktor (CEO) ordnungsgemäß registriert ist. Wenn nicht, registrieren wir zunächst einen Direktor. Er ist der erste Mitarbeiter! Aus den Unterlagen muss hervorgehen, seit wann der Direktor tätig ist. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bewerbung um eine Direktorenstelle finden Sie im Personalpaket; auch die notwendigen Musterdokumente finden Sie dort. Außerdem finden Sie im Paket ein Seminar „Registrierung von Arbeitsbeziehungen mit einem angestellten Direktor“ und zahlreiche Beratungen zum Thema im entsprechenden Beratungsbereich.
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5. Wir erstellen eine Besetzungstabelle, Interne Arbeitsvorschriften, andere lokale Vorschriften(siehe Tabelle ab Punkt 3).
Sicherlich verfügt das Unternehmen noch nicht über eine Besetzungstabelle, interne Arbeitsvorschriften und andere örtliche Vorschriften. Erfinden wir sie. Wir stimmen alle diese Dokumente mit dem Direktor ab. Wir berücksichtigen die Kommentare und Wünsche des Direktors und prüfen, ob diese dem Gesetz widersprechen. Der Direktor genehmigt vorgefertigte Versionen dieser Dokumente.
Bitte beachten Sie, dass die Besetzungstabelle eine einheitliche Form hat und nicht willkürlich ist. Dieses Personalbesetzungsformular können Sie hier herunterladen. Sollten Schwierigkeiten mit der Besetzungstabelle auftreten, finden Sie im „Personalpaket“ Beispiele zum Ausfüllen der Besetzungstabelle, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Genehmigung der Besetzungstabelle, ein thematisches Seminar und den entsprechenden Beratungsteil auf dem Besetzungstisch. Außerdem finden Sie im Paket Muster verschiedener lokaler Vorschriften, Schritt-für-Schritt-Anleitungen deren Annahme, Beratungen, Beratung bei der Ausarbeitung usw.
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6. Wir entwickeln eine Standardform eines Arbeitsvertrags, der mit den Mitarbeitern abgeschlossen wird. Darin berücksichtigen wir alle Konditionen, die für das Unternehmen vorteilhaft und notwendig sind. Das Personalpaket enthält gute Muster für Arbeitsverträge und das Buch „Wir stellen ein: Registrierung von Arbeitsverhältnissen zugunsten des Arbeitgebers“. In den Teilen 2 und 3 dieses Buches erfahren Sie auf nützliche und leicht verständliche Weise, wie Sie einen rechtsgültigen, aber gleichzeitig gewinnbringenden Arbeitsvertrag erstellen.
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7. Wir bereiten weitere Unterlagen vor, die wir für die zukünftige Personalarbeit benötigen: Buchhaltungsbücher, Registrierungsprotokolle, Arbeitszeitnachweise, Bestellformulare, Haftungsvereinbarungen usw. Im „HR-Paket“ im Bereich „Dokumentenmuster“ können Sie die Formulare dieser Dokumente entnehmen, bei Bedarf ausdrucken und sich mit Mustern vertraut machen zum Ausfüllen, Beratungen zu Design und Büchern, Seminare zum Thema. Wenn Sie das Paket nicht haben, können einige Dokumente hier heruntergeladen werden – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Wir entscheiden mit dem Management über die Führung Arbeitsbücher . Da die Mitarbeiter noch nicht eingestellt sind, muss der Direktor zunächst Arbeitsunterlagen führen. Wir erteilen dem Direktor den Auftrag, die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Aufzeichnung und Ausgabe von Arbeitsbüchern zu übernehmen. Das Formular und die Musterbestellung können Sie dem „Personalpaket“ im Bereich „Dokumentenmuster“ entnehmen. Anschließend kann der Direktor diese Befugnisse auch auf Anordnung auf den übernommenen Personalmitarbeiter übertragen.
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9. Wir melden Mitarbeiter zur Arbeit an. In dieser Phase erstellen Sie viele Dokumente: Arbeitsverträge, Arbeitsaufträge, Personalausweise, Arbeitsbücher, ein Buch zur Erfassung der Arbeitsbewegungen usw.
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Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Arbeit und für den Personalmitarbeiter beginnt die Phase des Arbeitsalltags, es gilt, einen Stundenzettel zu führen, einen Urlaubsplan zu erstellen, Urlaub zu organisieren, Anreiz- und Strafmaßnahmen anzuwenden, Dienstreisen, Kombinationen, Entlassungen und vieles mehr...

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• Wie bereitet man sich auf die Ankunft der Arbeitsaufsichtsbehörde vor?

  Überprüfung der Organisation staatliche Inspektion Arbeitskräfte überraschen das Management oft. Insbesondere angesichts der Tatsache, dass ein Arbeitsinspektor gesetzlich das Recht hat, eine Organisation zu jeder Tageszeit und ohne Vorwarnung zu besuchen. Basierend auf den Ergebnissen des Audits kann nicht nur der Leiter der Organisation oder sein Stellvertreter, sondern auch der Manager zur Rechenschaft gezogen werden Personaldienstleistung, sowie der Hauptbuchhalter.

• Benachrichtigung an den Mitarbeiter: wie und in welchen Fällen zu senden

  Bei der Arbeit von Personalverantwortlichen kommt häufig ein Dokument wie eine Bekanntmachung zum Einsatz. Mithilfe dieses Papiers informiert der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer über rechtlich bedeutsame Sachverhalte. Zum Beispiel über den Personalabbau. Es gibt keine einheitliche Form der Benachrichtigung. Für jeden Fall wird eine andere Option entwickelt. Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Mitteilung über die Umstrukturierung eines Unternehmens und die Liquidation einer Zweigniederlassung erstellen. So informieren Sie Mitarbeiter über Änderungen der Bedingungen des Arbeitsvertrags. So benachrichtigen Sie einen Mitarbeiter über die Notwendigkeit, für ein Arbeitsbuch zu erscheinen.

• Besuch der Arbeitsaufsichtsbehörde

  Jeder Arbeitgeber muss darauf vorbereitet sein, dass ihn früher oder später eine Arbeitsinspektion besuchen wird. Leider kann es in der aktuellen Situation, die durch massiven Personalabbau gekennzeichnet ist, jederzeit zu einem unerwarteten Besuch kommen. Lassen Sie uns darüber sprechen, aus welchem ​​Grund ein Inspektor kommen könnte, welche Befugnisse er hat und wie der Arbeitgeber bei der Durchführung von Kontrolltätigkeiten vorgeht.

• Freiberufler: „Gefährliche“ Momente für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

  Zu Sowjetzeiten wurden unter „Freiberuflern“ Bürger verstanden, die für eine Organisation arbeiten und nicht auf der Gehaltsliste stehen. Mit der Entwicklung der russischen Gesetzgebung haben sich das Konzept und der Status eines „Freiberuflers“ geändert. Das Denken einiger Organisationsleiter blieb auf der Ebene gesetzliche Regelung Arbeit der „Freiberufler“ in der UdSSR. Der Arbeitgeber denkt nicht immer über die Folgen solcher Beziehungen nach.

  Ist es möglich, den listigen „Wahlmann“ mit legalen Mitteln loszuwerden? Dürfen. Die Hauptsache ist, es zu erkennen.

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  Antworten von Valentina Ivanovna Andreeva, Professorin der Abteilung für Arbeitsrecht der Russischen Akademie der Justiz, auf Fragen zur Dokumentation der Aktivitäten des Personaldienstes und der Urlaubsplanung in der Organisation.

• Häufige Missverständnisse

  Die häufigsten Missverständnisse in Bezug auf Arbeitsbeziehungen

ist eine Tätigkeit, die darauf abzielt Systematisierung von Personaldokumenten und mit ihnen arbeiten.

Die Personalabteilung ist in allen Organisationen vorhanden und sorgt für eine unterbrechungsfreie Arbeit mit Dokumenten sowie für die zeitnahe Erfassung aller Veränderungen seitens des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

Liebe Leser! In unseren Artikeln geht es um typische Wege zur Lösung rechtlicher Probleme, aber jeder Fall ist einzigartig.

Wenn du wissen willst So lösen Sie genau Ihr Problem – kontaktieren Sie den Online-Berater rechts oder rufen Sie an kostenlose Beratung:

Erforderliche Literatur

Um sich schnell in die Büroarbeit einzuarbeiten und das Wissen in der Praxis anzuwenden, empfehlen Experten die Beachtung folgender gedruckter Publikationen:

Organisation der Personalaktenverwaltung von Grund auf

Die Organisation der Personalaktenverwaltung von Grund auf sollte schrittweise wie folgt aufgebaut werden:

• Installation spezieller Computerprogramme zur Durchführung kompetenter Dokumentation und anderer Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Personalaktenverwaltung.

Heutzutage gibt es viele Programme, die auf diese Bedürfnisse zugeschnitten sind. Allerdings Leiter von Organisationen Wählen Sie traditionell 1C.

Dies liegt daran, dass es in jeder Groß- und Kleinstadt Spezialisten für die Installation und Wartung dieses Programms gibt, diejenigen, die innovative Entwicklungen betreuen könnten, jedoch nicht immer telefonisch erreichbar sind.

• Studieren wichtiger Dokumente der Organisation.

Alle eingereichten Vereinbarungen und Dokumente müssen der Satzung der Organisation entsprechen und dürfen ihr nicht widersprechen. Dies trägt vor allem dazu bei, Meinungsverschiedenheiten mit dem Management oder den Mitarbeitern beizulegen.

• Kaufen oder erstellen Sie Ihr eigenes Logbuch.

Dokumente, die in der Dokumentenverwaltung des Unternehmens enthalten sein sollen, müssen mit der Geschäftsleitung abgestimmt werden.

Es muss geklärt werden, welche davon obligatorisch sind und welche verschoben werden können, da sie in seltenen Fällen zum Einsatz kommen. Es ist wichtig zu wissen, welche davon im Arbeitsplan und welche auf den Formularen aufgeführt werden.

• Entwurf des Regisseurs. Es ist notwendig, die korrekte Ausfüllung aller Unterlagen zu überprüfen, die das Datum widerspiegeln sollten, an dem der Manager im Unternehmen tätig war.
• Erstellung von Besetzungsplänen und internen Regeln, die ausnahmslos für alle Mitarbeiter gelten.

Lesen Sie unseren Artikel zur richtigen Erstellung eines Personalplans.

Wenn das Unternehmen diese nicht hat, müssen Sie diese Dokumente erstellen. Diese Dokumente müssen vollständig mit dem Leiter der Organisation abgestimmt und anhand der gesetzlichen Rahmenbedingungen überprüft werden. Das heißt, es gilt herauszufinden, ob die Neuerungen nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.

• Erstellung eines Standardarbeitsvertrags, der für die Organisation von Vorteil ist, aber nicht im Widerspruch zu gesetzlichen Normen steht.
• Dann werden die grundlegenden Unterlagen benötigt.

Personal komme nicht durch ohne die folgenden Papiere zu erstellen:

1. Formulare für Bestellungen;
2. Haftungsvereinbarungen;
3. Logbuch;
4. Buchhaltungsbücher;
5. Arbeitszeitblatt.
6. Nach den Unterlagen müssen Sie sich darum kümmern, wer wie führen soll.

Die Frage der Aufbewahrung und des Ausfüllens von Dokumenten sollte rechtzeitig und im Voraus entschieden werden. An Erstphase wenn sehr wenig Personal am Arbeitsplatz ist, dies mit denen der Firmengründer umgehen kann. Hierzu bedarf es einer besonderen Anordnung. Andernfalls wird das Unternehmen mit einer empfindlichen Geldstrafe belegt.

Wenn in Zukunft eine Person auftaucht, zu deren Aufgaben die Arbeit mit Dokumenten gehört, dann a neue Bestellungüber die Bestellung einer verantwortlichen Person.

Der letzte Schritt ist die Rekrutierung von Mitarbeitern für eine Anstellung.

Für dieses Verfahren benötigen Sie:

1. Arbeitsaufträge;
2. Registrierung von Arbeitsverträgen;
3. Verfügbarkeit von Arbeitsunterlagen;
4. Karten für Mitarbeiter;
5. ein Buch zur Berücksichtigung von Arbeitsunterlagen.

Das ist nicht alles, was ein Mitarbeiter wissen muss, der bei Null anfängt, aber solche Aktionen sind es nur die ersten Grundlagen in einer großen Menge an Informationen, die in Zukunft noch untersucht werden müssen.

Hier finden Sie Anleitungen zur Personalaktenverwaltung.

Aufgaben eines HR-Spezialisten

Ein Büromanagement-Spezialist hat ein breites Tätigkeitsspektrum, das alle Aspekte der Organisation rund um Mitarbeiter und deren Arbeit abdeckt. Die Hauptaufgaben eines Büroangestellten sind also:

• Erstellung von Krankenstands- und anderen Bescheinigungen.
• Erstellung einer Personalakte für jeden Mitarbeiter.
• Erstellung und Entwicklung von Arbeitszeitnachweisen.
• Durchführung und Vorbereitung von Personalaufträgen.
• Berechnung und anschließende Abgrenzung.

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Neben den Hauptaufgaben haben Mitarbeiter in diesem Tätigkeitsbereich auch zusätzliche Aufgaben, sowie:

• Lohnmarktverfolgung;
• Verfolgung und Einladung von Kandidaten für eine Anstellung;
• Zusammenstellung einer Liste offener Stellen in der Organisation;
• Entwicklung von Regelungen für und Einstellung von Firmenmitarbeitern.

Manchmal ist ein Mitarbeiter dieser Abteilung damit beschäftigt, die Arbeit der Mitarbeiter zu bewerten und einen Bericht zu diesem Thema zu erstellen.

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Personalreferent gemäß der geltenden Gesetzgebung die personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters nicht an Dritte weitergeben darf. Diese Verantwortung liegt vollständig bei ihm.

Fehler in der Personalabteilung

Bei jeder Arbeit können Fehler gemacht werden. Daher ist die Verwaltung von Personalakten keine Ausnahme. Da es sich um einen komplexen Prozess handelt und es für viele unerfahrene Mitarbeiter schwierig ist, sich eine große Menge an Informationen zu merken, sind die wichtigsten die folgenden:

1. Bei der Anmeldung und Entlassung eines Mitarbeiters.

Dies betrifft zunächst einmal das Design. In der Bestellung dürfen weder die Bedingungen noch die Art der ausgeführten Arbeiten festgelegt werden. Manchmal werden Fehler in den Initialen oder Nachnamen eines Mitarbeiters sowie in seiner Arbeitseinheit gemacht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine fehlerhaft ausgeführte oder von einem Unbefugten erteilte Bestellung ungültig ist.

2. Arbeiten mit Arbeitsbüchern. Gemäß den Regeln müssen Serie und Nummer dieses Dokuments in das Arbeitsbuch eingetragen werden, was nicht jeder tut.
3. Beim Abschluss eines Arbeitsvertrages. Die wesentlichen Versäumnisse sind das Fehlen aller für dieses Verfahren erforderlichen Dokumente oder die Einstellung von Bürgern, die aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage sind, eine solche Tätigkeit auszuüben.
4. Aufträge. In einem Unternehmen kann ein lokales Regulierungsgesetz erlassen werden, das jedoch nicht die Unterschrift des Unternehmensleiters enthält. Das grober Verstoß, und ein solches Dokument hat keine Kraft.

Wiederherstellung der Ordnung in der Personalakte

Manchmal in kleines Unternehmen Was passiert, ist, dass sich viele Verstöße häufen und es keinen Spezialisten gibt, der dieses Problem lösen kann. Wenn dennoch eine solche Person gefunden wurde und ihr die Aufgabe übertragen wurde, die Dokumentation in Ordnung zu bringen, muss sie dieser nachgehen Befolgen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Es werden Vorschriften erforderlich sein neueste Ausgabe, was zur Lösung vieler Probleme beitragen wird Rechtsfragen sowie Fachliteratur zu Personalthemen und Programmen, die Ihnen die Arbeit bei der Personalaktenverwaltung erleichtern.
2. Überprüfung und Verifizierung von Dokumenten.

Alle notwendigen Unterlagen im Zusammenhang mit der Büroarbeit müssen vorliegen. Dazu gehören obligatorische, spezielle und optionale.

Es ist wichtig, dass alles in der richtigen Form und an seinem Platz ist.

Um sich bei Kontrollen im Büro abzusichern, lohnt es sich auch, optionale anzuschaffen.

3. Studieren Sie die Wünsche des Managers sowie den Stand der Dinge im Unternehmen und ob diese den erteilten Anordnungen und örtlichen Vorschriften entsprechen. Zu dieser Phase gehört auch ein sorgfältiges Studium der Gründungsdokumente der Organisation.
4. Bestimmung des Personenkreises, der an der Erstellung der fehlenden Dokumente beteiligt war, und der Mitarbeiter, die anschließend für den Dokumentenfluss und dessen Sicherheit verantwortlich sind.
5. Analyse der Besetzungstabelle, die in einheitlicher Form durchgeführt werden muss.
6. Überprüfung der Ausführung der Manager-, Mitarbeiter- und Arbeitsverträge im Unternehmen.
7. Der wichtige Teil ist das Studium früherer Arbeitsaufträge und Personalausweise der Mitarbeiter; diese dürfen keine Fehler enthalten.
8. Überprüfung der Arbeitsunterlagen.
9. Überprüfung von Versetzungen und Bewegungen von Mitarbeitern im Unternehmen sowie von Entlassungen, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Gegenwart.
10. Der letzte Schritt ist die Überprüfung Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter.

Automatisierung in der Büroarbeit

Die Personalverwaltung wird mit der Zeit immer komplexer und Unternehmen werden größer. Daher ist der Ausweg aus dieser Situation Automatisierung in der Personalabteilung. Heutzutage löst fast jede Organisation Personalprobleme mithilfe automatischer Geräte.

Die Einrichtung des Automatisierungsprozesses sollte in mehreren Schritten erfolgen:

• Der erste Schritt besteht darin, ein Ziel für die Automatisierung festzulegen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um den reibungslosen Betrieb und die Effizienz des installierten Systems.
• Nachdem Sie die Wirksamkeit ermittelt haben, müssen Sie mit der Implementierung des Systems beginnen, dh mit der Erstellung einer automatischen Datenbank.
• Als nächstes ist es notwendig, die Mitarbeiter im Umgang mit den bereitgestellten Geräten zu schulen.
• Der Hauptschritt besteht darin, Daten aus allen Dokumenten der Organisation in das System einzugeben. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie Berichtsvorlagen erstellen.

Für eine korrekte Personalaktenverwaltung benötigen Sie die folgenden Programme:

1. Vorsysteme, also Programme zur Buchhaltung;
2. HRM-Systeme. Das ist das System Probleme lösen mit HR-Automatisierung. Dabei handelt es sich um ein System, das Informationen für jeden Mitarbeiter speichert;
3. WFM-System. Diese Programme verfügen im Vergleich zu herkömmlicher Automatisierungssoftware über mehr Funktionen.
4. HCM-Systeme lösen Probleme nicht nur im Hinblick auf den quantitativen Indikator Personal, sondern auch im Hinblick auf die Qualität. Solche Programme verbessern die Leistung großer Unternehmen um etwa 15 Prozent.

Natürlich können Sie auf neue Technologien verzichten und mit alten Methoden arbeiten. Der Fortschritt steht jedoch nicht still, und in Zukunft kann es vorkommen, dass aufgrund falscher automatischer Geräte eine Störung des Dokumentenflusses auftritt, was möglicherweise der Fall ist ein Bußgeld nach sich ziehen.

So organisieren Sie Personalakten in einem neu gegründeten Unternehmen – sehen Sie sich das Videoseminar an:

Um alle Personaltransaktionen in einer Organisation zu dokumentieren, sind bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich.

Die Büroarbeit im Unternehmen wird durch eigenständig erarbeitete und vom Direktor genehmigte Weisungen geregelt. Es handelt sich um einen internen Regulierungsakt, dessen Einhaltung durch alle Mitarbeiter der Geschäftseinheit verpflichtend ist. Die Personalabteilung entwickelt und überwacht die Umsetzung.

Das Gesetz verlangt die Erstellung zahlreicher Dokumente, die alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers mit dem Arbeitgeber dokumentieren.

Erfahrene und unerfahrene Personalverantwortliche müssen ihre Fähigkeiten verbessern. Um ihnen zu helfen, wurden Internetseiten erstellt, auf denen theoretische Kurse zur Personalverwaltung vorgestellt werden.

Personalakten spiegeln die Tätigkeit des Personals wider und bestätigen die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter, die bei der Rentenberechnung eine wesentliche Rolle spielt. Das Management ist für den Dokumentationsfonds des Unternehmens verantwortlich.

Die wichtigsten Details zur Kontrolle auf Papier

Eine kompetente Organisation der Personalakten erfordert die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Verfolgung ihrer Veränderungen und die Orientierung in den verwendeten Dokumentenformen.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Das Verfahren zur Führung von Personalakten ist gesetzlich geregelt. In großen Unternehmen mit großes Personal Für Mitarbeiter wird in der Regel ein Personaldienst gebildet. Seine Mitarbeiter erstellen die entsprechenden Dokumente gemäß den Anforderungen des Rechtsrahmens der Russischen Föderation.

Papiere können eine einheitliche Form haben oder im Unternehmen entwickelt und in lokalen Gesetzen genehmigt werden.

Bei der Personalaktenverwaltung handelt es sich um eine Tätigkeit, die auf die Erstellung und Pflege von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalbuchhaltung, Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen abzielt.

Zu den Personalthemen zählen folgende Positionen:

• Registrierung der Beschäftigung;
• interne Arbeitnehmerfreizügigkeit;
• Entlassung;
• Regulierung der Beziehungen zwischen Manager und Mitarbeitern;
• Organisation des Arbeitsprozesses;
• Andere.

Die ordnungsgemäße Organisation der Personalakten hilft bei der Lösung einer Reihe von Problemen.

Seine Hauptziele sind in der Tabelle dargestellt:

Leitung der Personalarbeit	Ausgeführte Aufgaben
Buchhaltung und Kontrolle	Empfang, Buchhaltung, Entlassung von Personal.
Planung und Regulierung	Auswahl, Umsiedlung, Anpassung der Arbeitnehmer.
Berichterstattung und Analyse	Mitarbeiter studieren, ihre Arbeit bewerten; analytische Arbeit; Bericht erstellen.
Koordination und Information	Vorbereitung, Schulung, Umschulung des Personals; Empfang von Mitarbeitern in dienstlichen und persönlichen Angelegenheiten; Bearbeitung schriftlicher Anfragen von Arbeitnehmern; Archivierungs- und Nachschlagetätigkeiten.
Organisatorisch und methodisch	Dokumentation der Arbeit der Mitarbeiter; mit Abteilungsmitarbeitern zusammenarbeiten; Personalplanung und -management.
Dokumentarfilm	Pflege persönlicher Dateien und Arbeitsunterlagen; Erstellen von Aufträgen und Unterlagen für die personalisierte Buchhaltung; Registrierung von Krankenständen, Rentenbescheinigungen usw.

In Moskau und anderen großen Regionen der Russischen Föderation können Organisationen mit separaten Abteilungen Personalakten online führen. Zu diesem Zweck wurden entsprechende Programme entwickelt, die den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglichen.

Der gesetzliche Rahmen

Die gesetzliche Grundlage für die Personalaktenverwaltung ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation enthalten.

Diese Tätigkeit wird durch eine Reihe von Vorschriften geregelt:

• Anweisungen zum Ausfüllen und Anwenden von Primärdokumenten für die Buchhaltung und Vergütung (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 01.05.04);
• einheitliche Dokumente und Anforderungen für ihre Erstellung (Gosstandart-Dekret Nr. 65-st vom 03.03.03);
• Standardanweisungen für das Büromanagement für Bundesorgane Exekutivgewalt(Beschluss des Kulturministeriums der Russischen Föderation Nr. 536 vom 08.11.05);
• Regeln für den Betrieb von Archiven (Beschluss des Vorstands von Rosarchiw vom 02.06.02);
• Regeln der Büroarbeit für föderale Exekutivbehörden (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation Nr. 477 vom 15. Juni 2009);
• Gesetz über Informationen, ihren Schutz und Informationstechnologie Nr. 149-FZ vom 27. Juli 2006;
• Gesetz über die Prüfung von Beschwerden russischer Staatsbürger Nr. 59-FZ vom 02.05.06;
• Gesetz über die Staatssprache der Russischen Föderation Nr. 53-FZ vom 01.06.05;
• Gesetz über Archivangelegenheiten Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004;
• Gesetz über Geschäftsgeheimnisse Nr. 98-FZ vom 29. Juli 2004;
• Anordnung zu Arbeitsbüchern Nr. 117n vom 22. Dezember 2003;
• Beschluss über die Verabschiedung von Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsdokumenten Nr. 69 vom 10.10.03;
• Beschluss zu Arbeitsbüchern Nr. 225 vom 16. April 2003;
• Anweisungen des Generalstabs der Streitkräfte der Russischen Föderation.

Obligatorische Dokumente

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verpflichtet Organisationen, über einen eigenen Rechtsrahmen zu verfügen, einschließlich einer Reihe verbindlicher lokaler Vorschriften Regulierungsdokumente.

Diese beinhalten:

Charta	Basic Gründungsurkunde. Es sagt aus Rechtsform Unternehmen, Gründer, Tätigkeitsbereich, Verfahren zur Einstellung und Entlassung eines Managers, seine Befugnisse. Viele interne Regelungen des Unternehmens werden auf der Grundlage der Bestimmungen der Satzung erstellt.
Arbeitsordnung (im Folgenden „Ordnung“ genannt)	Das Vorhandensein eines Dokuments ist in Art. vorgesehen. 189, 190 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Es legt das Verfahren für die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, Arbeits- und Ruhezeiten, ein System von Anreizen und Strafen sowie andere Fragen der Arbeitsbeziehungen im Unternehmen fest. Die Regeln werden vom Direktor genehmigt. Wenn es in der Organisation eine Gewerkschaft gibt, werden deren Meinungen zur Annahme des Dokuments berücksichtigt. In Organisationen, in denen das Personal unregelmäßige Arbeitszeiten hat, muss eine Liste der relevanten Positionen und Berufe vorhanden sein. Es ist als Anhang zur Geschäftsordnung abgefasst.
Hinweise zum Schutz personenbezogener Daten	Gemäß Art. 87 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation legt die Anforderungen fest, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern erfüllt werden müssen, um deren Schutz, Verwendung und Speicherung sicherzustellen. Als personenbezogene Daten gelten Informationen über einen einzelnen Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber für Arbeitsbeziehungen benötigt. Die Mitarbeiter müssen mit den Dokumenten vertraut sein, die das Verfahren zur Verarbeitung ihrer Daten festlegen.
Vorschriften zum Arbeitsschutz	Es ist in der Personalabteilung angesiedelt. Jeder Mitarbeiter wird mit dem Dokument vertraut gemacht. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen über eine Stelle als Fachkraft für Arbeitssicherheit verfügen.
Termin verschieben	Wird in Unternehmen mit Schichtarbeitsplan eingesetzt. Das Dokument ist dringend und ist nach Ermessen des Arbeitgebers für einen bestimmten Zeitraum gültig.
Aufsätze zu Arbeitsnormen	Sie spiegeln den notwendigen Zeitaufwand für die Herstellung von Produkten (Arbeitsleistung) durch einen Mitarbeiter oder eine Gruppe und die Festlegung von Arbeitsnormen auf dieser Grundlage wider.

Regulierungsakte

Nach der Einstellung eines Managers wird die Anzahl der für den normalen Betrieb der Organisation erforderlichen Stellen festgelegt. Unter Berücksichtigung der erhaltenen Zahlen, Produktionszyklus und andere Merkmale der Aktivitäten des Unternehmens sind in Vorbereitung.

Um ein Dokument zu erstellen, wird normalerweise ein einheitliches Formular verwendet. Sie können das Beispiel kostenlos im Internet herunterladen. Der Arbeitgeber hat das Recht, den Zeitplan nach eigenem Ermessen anzupassen.

Das Dokument listet Positionen in hierarchischer Reihenfolge auf, beginnend beim Direktor und endend beim Hilfspersonal. Für jeden von ihnen sind die Anzahl der Einheiten pro Staat, das Gehalt und die Zulagen angegeben.

Im nächsten Schritt wird ein Arbeitsplan erstellt. Es stellt Arbeitspläne für alle Mitarbeiter dar. Bei Schichten werden detaillierte Schichtpläne erstellt. Das Dokument beschreibt kurz die Anforderungen für Aussehen Mitarbeiter, Verhalten, Tagesablauf usw.

Als nächstes wird die Form des Arbeitsvertrages entwickelt. In diesem Fall müssen die Grundnormen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und interne Regulierungsdokumente des Unternehmens berücksichtigt werden. Ein Arbeitsvertrag wird in der Regel vom Anwalt der Organisation oder einem Außenstehenden erstellt.

Das Dokument muss folgende Elemente enthalten:

• Angaben zur juristischen Person: Name, Adresse, Telefonnummer, vollständiger Name und Position des Geschäftsführers;
• Passdaten des Mitarbeiters;
• Position des Arbeitnehmers, Vertragsarten (unbefristet oder befristet) und Arbeitsplatz (Haupt- oder Zusatzvertrag);
• eine Auflistung der Hauptaufgaben unter Bezugnahme auf die Weisungen für diese Stelle;
• Informationen zu Löhnen, Zuzahlungen, Sozialleistungen, Urlaub;
• Arbeitsplan, Bezahlung von Überstunden;
• Gründe für die Vertragsbeendigung und sonstige Bedingungen;
• Unterschriften und Angaben der Parteien, Siegel des Unternehmens.

Um die Arbeit der Personalverantwortlichen zu überprüfen und zu optimieren, kann das Management ein internes oder unabhängiges Audit durchführen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Verwaltungsstrafen, Streitigkeiten und Beschwerden des Personals zu verringern.

Phasen der Organisation von Personalakten von Grund auf

Um Personalakten zu erstellen, ist es praktisch, die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu verwenden:

Vorbereitung des Notwendigen	Um eine Personaldienstleistung zu organisieren, müssen Sie zunächst Möbel, Büroausstattung, Schreibwaren etc. anschaffen. Sie benötigen auf jeden Fall ein Personalprogramm, zum Beispiel „1C: ZUP“ und ein juristisches Referenzsystem. Dadurch können die Mitarbeiter der Abteilung die neuesten Gesetzesänderungen verfolgen und haben Zugriff auf die erforderlichen Dokumente. Für die Aufbewahrung von Arbeiten und wichtigen Papieren ist ein Safe erforderlich.
Registrierung des Managers	Ein Direktor ist der leitende Angestellte eines Unternehmens. Er unterschreibt die Dokumentation. Um ihn mit allen Befugnissen auszustatten, wird er im Rahmen eines Arbeitsvertrags eingestellt. Es wird eine entsprechende Anordnung erlassen, mit der er sich selbst ernennt.
Bestellung eines Personalverantwortlichen	In einem kleinen Unternehmen können diese Funktionen von einem Manager wahrgenommen werden. Wenn er mit Büroarbeit beschäftigt ist einzelner Mitarbeiter, wird mit ihm ein Arbeitsvertrag geschlossen. Darauf aufbauend wird eine Bestellung vorbereitet. Werden die Aufgaben einem der zuvor eingestellten Mitarbeiter übertragen, wird eine zusätzliche Vereinbarung und Bestellung erstellt.
Ausarbeitung interner Akte	Sie werden vom Direktor unterzeichnet und zusammen mit den Bestellungen in einem speziellen Ordner aufbewahrt. Zu den lokalen Dokumenten zählen die oben aufgeführten Dokumente (Abschnitt „Regulierungsgesetze“).
Dokumentation des Personalempfangs	Für jeden Mitarbeiter sollten Sie einen Ordner anlegen, in dem alle Dokumente zu seinen Daten und Arbeitsaktivitäten (Arbeitsvertrag, Arbeitsauftrag, Personalausweis) abgelegt werden.
Arbeitsbücher ausfüllen	In diesen Mitarbeiterdokumenten werden Aufzeichnungen über Aufnahmen, Versetzungen, Anreize etc. geführt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für einen Arbeitnehmer, der noch nie zuvor gearbeitet hat, ein neues Arbeitsbuch zu eröffnen. Arbeitsunterlagen und deren Registrierungsjournal sind in den Bürobedarfsabteilungen erhältlich. Diese Papiere müssen in einem Safe aufbewahrt werden.

Diese Anleitung ist auch für Teekannen geeignet, die keine Erfahrung in dieser Angelegenheit haben.

Wie werden Aufzeichnungen geführt?

Um Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie den Dokumentenfluss ordnungsgemäß organisieren.

Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• einen internen Regulierungsrahmen entwickeln;
• Erstellen Sie eine Besetzungstabelle für jede Stabseinheit.
• Personalvereinbarungen treffen;
• vorbereiten Arbeitsverträge;
• Formulare für Personal entwickeln;
• Ausgabe von T-2-Karten;
• Bewerbungsformulare für Mitarbeiter genehmigen;
• bereiten interne Aufträge vor.

Alle Personalmaßnahmen müssen bestätigt werden. Ihre Liste ist in Verordnungen festgelegt.

Zusätzliche Punkte

Die Personalabrechnung von Grund auf beginnt mit der Einstellung von Personal. Es ist wichtig, Arbeitssuchende korrekt zu registrieren und die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten.

Personalbesetzung und Urlaub

Eines der obligatorischen Standarddokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sein müssen, ist die Besetzungstabelle (Formular T-3).

• Liste strukturelle Unterteilungen und Positionen;
• Anzahl der Stabsstellen für jede Position;
• Gehälter, Zulagen nach Position;
• Gehaltsfonds der Organisation.

Die Abteilungen werden im Dokument entsprechend dem Grad ihrer Bedeutung für den Betrieb der Organisation angegeben. Darin sollten auch die Positionen der Mitarbeiter in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgeführt werden. Die Berufsbezeichnungen in Arbeitsverträgen und Besetzungsplänen müssen übereinstimmen.

Bei der Besetzungsvereinbarung handelt es sich um eine Form der Personalplanung, in der die vollständigen Namen der Mitarbeiter entsprechend ihrer Position eingetragen sind.

Der Urlaubsplan (Formular T-7) enthält Informationen über den Zeitpunkt der Gewährung des Jahresurlaubs für alle Mitarbeiter. Ein Jahr lang zusammengestellt. Es wird vom Direktor im Einvernehmen mit dem Gewerkschaftsgremium genehmigt. Das Dokument muss mindestens 2 Wochen vor dem neuen Jahr fertiggestellt sein. Die darin eingegebenen Daten sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber verpflichtend. Die Ausnahme gilt für Begünstigte.

Der Zeitplan enthält die folgenden Details:

• Abteilungsname;
• Berufsbezeichnung;
• Vollständiger Name und Personalnummer des Arbeitnehmers;
• Anzahl der Urlaubstage;
• Termine der geplanten und tatsächlichen Urlaubsantritte;
• Grund für die Urlaubsverschiebung, voraussichtliches Datum.

Der Arbeitnehmer wird hierüber 2 Wochen vor dem Urlaub informiert. Es wird ein Auftrag erteilt, mit dem der Mitarbeiter per Unterschrift vertraut gemacht wird. Im November können Sie für alle Abteilungsleiter eine Anordnung vorbereiten, die sie verpflichtet, bis zum 1. Dezember Urlaubspläne an die Buchhaltung einzureichen. Dies erleichtert die Erstellung des Gesamtplans.

Mitarbeiterregistrierung

Die vollwertige Arbeit einer Organisation beginnt mit der Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Besetzung freier Stellen geht mit Papierkram einher.

Die Aufgaben des Personalverantwortlichen bei der Einstellung von Mitarbeitern sind wie folgt:

• Registrierung einer Bewerbung eines Bewerbers in einer Sonderzeitschrift;
• den Neuankömmling mit den aktuellen Anweisungen und örtlichen Vorschriften vertraut machen;
• Erstellung eines Arbeitsvertrags und Überwachung seiner Unterzeichnung durch die Parteien;
• Aushändigung einer Kopie des Vertrags an den Mitarbeiter und Anbringen einer Notiz darüber auf dem Briefkopf der Organisation;
• Ausführung und Eintragung der Bestellung in das Buchhaltungsbuch;
• Ausfüllen einer Personalkarte, Ablegen von Dokumenten in die Akte (Anträge, Kopien von Personalpapieren, Bestellungen, Verträge);
• Übermittlung von Unterlagen an den Buchhalter zur Berechnung des Gehalts des Arbeitnehmers.

Beim Aufbau eines Personalaktenmanagementsystems sollten Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente erstellt werden müssen und welche für einen bestimmten Tätigkeitsbereich benötigt werden.

Zu den erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalaufträge (Empfang, Transfer usw.);
• Personalaufträge (für Urlaub, Prämien, Geschäftsreisen usw.);
• T-2-Karten;
• Arbeit;
• Vereinbarungen;

Zu den weiteren erforderlichen Unterlagen gehören:

• Personalplan;
• OT-Position;
• Reiseprotokoll;
• innere Ordnungsregeln;
• Andere.

Es ist nicht notwendig, Stellenbeschreibungen und einen Tarifvertrag zu führen, aber fast jeder Arbeitgeber verfügt über diese Dokumente.

Nachdem Sie die Liste der obligatorischen Dokumentation erstellt haben, sollten Sie die gesetzlichen Dokumente studieren. Darauf aufbauend müssen weitere Dokumente entwickelt werden. Ihre Liste hängt von der Art der Tätigkeit der juristischen Person und den Merkmalen der Arbeitsbedingungen ab. Wenn es beispielsweise erforderlich ist, den Mitarbeitern Uniformen und PSA zur Verfügung zu stellen, muss eine Anordnung über das Verfahren und den Zeitpunkt ihrer Ausgabe sowie darüber, welche Mitarbeiter diese benötigen, erstellt werden.

Vergütung und Leistungen für die Arbeit in spezielle Bedingungen: in gefährlichen Industrien, unregelmäßigen Arbeitszeiten, Nachtarbeit usw. Anschließend erstellen sie die Vorschriften zur Personalaktenverwaltung. Es spiegelt die Liste der für die Arbeit der Organisation erforderlichen Dokumente sowie das Verfahren zu ihrer Ausführung und Aufbewahrung wider.

Die Gesetzgebung verpflichtet nicht zur Ausarbeitung einer solchen Verordnung, wird aber die Arbeit der Personalverantwortlichen erheblich erleichtern. Ein Direktor wird zunächst für die Arbeit in einer neuen Organisation eingestellt und rekrutiert dann den Rest des Personals.

Die Zusammensetzung und Anzahl der benötigten Stellen ergibt sich aus der Besetzungstabelle. Die Betriebsregeln spiegeln alle Arbeitspläne, Anforderungen an die Mitarbeiter usw. wider. Auf der Grundlage der Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird ein Standardarbeitsvertrag entwickelt.

Vor der Verwendung von Buchhaltungsjournalen sollten diese vorbereitet werden: Die Blätter sollten nummeriert, geheftet und versiegelt werden. Auf das letzte Blatt Firmware wird ein Stück Papier geklebt. Darauf ist die Anzahl der Seiten angegeben, der Direktor oder Geschäftsführer unterschreibt und ein Siegel ist angebracht. Auf der ersten Seite des Journals schreiben sie den Namen der Organisation und das Beginndatum ihrer Wartung.

Eines der wichtigsten Personalaktendokumente ist das Arbeitsbuch. Für deren Aufrechterhaltung wird in der Verordnung eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für deren Sicherheit verantwortlich ist.

FAQ

Die Organisation der Personalakten weist bestimmte Feinheiten und Nuancen auf:

Wiederherstellungsverfahren	Das Verfahren ist in der Gesetzgebung nicht verankert. Es besteht in der Regel aus folgenden Schritten: Studium aktueller Standards. Festlegung der Liste der erforderlichen Dokumente. Planung weitere Arbeit Organisationen. Bestimmung der für Dokumente verantwortlichen Personen. Personalbildung. Überprüfung der Richtigkeit der Einstellung von Mitarbeitern, Umzüge, Personalveränderungen, Entlassungen. Feststellung der Rechtmäßigkeit des Arbeitsregimes im Unternehmen.
Merkmale einzelner Unternehmer mit angestellten Mitarbeitern	Ein Unternehmer stellt Personal nach einem Standardszenario ein. Der Vertragsschluss erfolgt in mehreren Schritten: Beschaffung der notwendigen Papiere. Einen Antrag ausfüllen. Ausarbeitung und Unterzeichnung einer Vereinbarung. Bildung eines Zulassungsbeschlusses. Einrichtung einer T-2-Karte. Eintragung in das Arbeitsbuch vornehmen. Die Beschäftigung von Bürgern, die Englisch sprechen, hat ihre eigenen Besonderheiten.
Führung eines Kleinunternehmens	In diesen Organisationen können Personalangelegenheiten von der Führungskraft selbst oder einer speziellen Abteilung bearbeitet werden. Ein Arbeitgeber kann Personalakten auslagern. Alle Probleme werden von einer spezialisierten Drittorganisation gelöst. Schwierigkeiten beim Dokumentenfluss treten auf, wenn die Organisation groß ist, über Struktureinheiten und ein großes Dokumentationsvolumen verfügt. In diesem Fall kann der Kurier für die Übergabe der Papiere verantwortlich sein. Gleichzeitig besuchen Vertreter der ausführenden Organisation das Büro des Kunden häufig nicht, d. h. die Arbeiten werden vollständig aus der Ferne ausgeführt.
Vereinfachung der Rechnungslegung für Kleinstunternehmen	Alle Arbeitsbedingungen werden in einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer festgelegt. Im Jahr 2019 haben Manager dieser Unternehmen und Einzelunternehmer das Recht, die Ausarbeitung lokaler Vorschriften zu verweigern. Innerhalb von 4 Monaten nach dem Verlust des Kleinstunternehmensstatus ist die Geschäftsführung verpflichtet, eine „traditionelle“ Personaldokumentation zu erstellen.

Daher ist die Organisation der Personalaktenverwaltung in einem Unternehmen ein komplexer Vorgang. Es erfordert eine detaillierte Untersuchung des regulatorischen Rahmens und die Verfolgung aller Änderungen. Die kompetente Erstellung von Personalakten trägt zum Aufbau von Arbeitsbeziehungen im Rahmen des Gesetzes bei. Für die Ausbildung eines Personalreferenten kann ein Arbeitgeber die Dienste spezialisierter Unternehmen in Anspruch nehmen.

Die Organisation und Pflege der Personalakten liegt in der unmittelbaren Verantwortung der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Gründung einer neuen Organisation, der Umwandlung einer alten oder anderer Reorganisationsoptionen müssen das Management und die Personalabteilung die Hauptaspekte der Arbeit kennen: Schulung und Suche nach Mitarbeitern, Einstellung, Versetzung und Entlassung von Personal sowie die Regeln sowohl für die Archivierung als auch für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten.

Kompetente Organisation der Personalakten als Grundlage für die Stabilität des Unternehmens

Jede Organisation verfügt unabhängig von ihrer Eigentumsform über Personal. Sie unterscheiden sich in Größe und Zusammensetzung, ausgeübten Funktionen und Qualifikationsniveau. Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Fragen und Probleme rund um die Mitarbeiter des Unternehmens so schnell und kompetent wie möglich gelöst werden.

Der stabile Betrieb einer Organisation hängt direkt von ihren Mitarbeitern ab. Die Hauptaufgabe des Personaldienstes besteht in der kompetenten und zeitnahen Auswahl der Mitarbeiter, der gesetzeskonformen Führung der Personalakten und der rechtzeitigen Übermittlung der Unterlagen an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines jeden Unternehmens.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Personalressourcen

Aus den Anweisungen zur Personalaktenverwaltung geht eindeutig hervor, dass eine professionelle Ausbildung von Personalfachkräften erforderlich ist. In der Praxis gibt es jedoch häufig Probleme bei der Ausbildung von Arbeitnehmern mit dem erforderlichen Profil.

Höhere und sekundäre Spezialisierung Bildungseinrichtungen Sie bringen keine Spezialisten mit einer so engen Qualifikation wie „Personalaktenverwaltung“ hervor. Die Ausbildung findet in der Regel vor Ort oder in Fachkursen statt. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter durch Mentoring direkt am Arbeitsplatz weiterzubilden.

Die Personalaktenverwaltung umfasst die Ausbildung von Fachkräften auf folgende Weise:

• Umschulung basierend auf der zweiten höhere Bildung;
• Erwerb einer Hochschulausbildung in einem verwandten Bereich, zum Beispiel „Dokumentenmanagement“, „Recht“, „Personalmanagement“, „Informationssicherheit“;
• Ausbildung in spezialisierten Langzeitlehrgängen (mindestens drei Monate) mit anschließender bestandener Prüfung;
• praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger beruflicher Weiterentwicklung.

Regulierungsdokumente, die die Arbeit von Personaldiensten regeln

Tätigkeiten der Personalabteilung und allgemeine Organisation Die Verwaltung von Personalakten hängt stark von der aktuellen Gesetzgebung und internen Regulierungsdokumenten ab. Diese Funktion ist mit den Nuancen der Arbeit mit einer großen Anzahl persönlicher Dokumente verbunden, die häufig vertraulich sind.

Die Führung von Aufzeichnungen im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

• Verfassungs-, Zivil- und Arbeitsgesetzbuch sowie teilweise Straf- und Familiengesetzbuch;
• Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Fragen der Personalarbeit;
• örtlichen Vorschriften;
• diverse Klassifikatoren, Regeln und Weisungen auf Bundesebene;
• interne Regulierungsdokumente, zum Beispiel Anweisungen zur Personalaktenverwaltung;
• Befehle und Weisungen der Geschäftsleitung.

Personaldienstmitarbeiter sind verpflichtet, die Anforderungen der Vorschriften und vor allem des Arbeitsgesetzbuchs strikt einzuhalten.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Die Durchführung von Personalakten beginnt mit der Suche und Registrierung von Personal. Zunächst müssen Sie sich über Möglichkeiten zur Suche nach neuen Mitarbeitern entscheiden. Unter ihnen stechen hervor:

• Arbeitsagenturen und -büros;
• Anstellung;
• Berufsmesse;
• Bildungseinrichtungen;
• Jobbörsen und Lebensläufe auf verschiedenen Ressourcen;
• andere Organisationen;
• Bekannte und Freunde.

Alle Möglichkeiten der Mitarbeitersuche haben ihre Vor- und Nachteile; ein HR-Mitarbeiter muss alle Chancen nutzen, um eine freie Stelle zu besetzen.

Wenn ein Bewerber gefunden wird, wird er interviewt. Es ist ratsam, den Fortschritt zu dokumentieren: Dies erleichtert eine fundierte Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung. Im letzteren Fall wird der Person der Grund innerhalb von fünf Werktagen schriftlich mitgeteilt. Wenn der Bewerber für die vakante Stelle geeignet ist, sollte er immatrikuliert werden. Hier beginnt die Registrierung für einen bestimmten Mitarbeiter.

• Abschluss eines Arbeitsvertrages;
• Erteilung eines Zulassungsbescheides;
• ein neuer Mitarbeiter oder seine Einrichtung;
• Registrierung einer persönlichen Karte;
• wenn es in der Organisation akzeptiert wird – Eröffnung einer Personalakte;
• Einarbeitung und Unterzeichnung der internen Vorschriften und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Besetzungstabelle)

Die Führung von Personalakten erfordert die obligatorische Erstellung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personalplänen und Personalausweisen. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personal und Anzahl müssen aktuell sein und den Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es enthält die Namen aller Stellen, die Anzahl der Stellenangebote und die Stellenangebote für einen bestimmten Zeitraum.

Persönliche Karten sind einheitliche Dokumente mit kurzen Informationen über Arbeitstätigkeit Mitarbeiter- und persönliche Daten. Sie unterliegen einer strengen Buchhaltung und besonderen Lagerungsbedingungen an Orten, die Beschädigung und Diebstahl verhindern.

Bestellungen für Personal, Unterschiede und Designmerkmale

Allgemeine Büroarbeiten in Personalarbeit drückt sich hauptsächlich in Befehlen und Anweisungen des Managements aus. Diese Dokumente können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch das gesamte Personal betreffen. Sie unterscheiden sich in Design und Implementierungsmerkmalen.

Die meisten Aufträge und Weisungen, die sich auf konkrete Handlungen mit einem Mitarbeiter beziehen, haben eine einheitliche Form. Sie bedürfen der zwingenden Vereinbarung mit allen Interessenten und der Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer gegen Unterschrift. Kopien von Personalaufträgen werden in der Personalakte aufbewahrt, die Originale in separaten Ordnern.

Personalaktentagebücher, Regeln für die Registrierung und Aufbewahrung

Um Bewegungen im Personaldienst zu erfassen, ist die Führung von Fachzeitschriften erforderlich. Hierbei handelt es sich um Tabellenkalkulationsdokumente im mehrseitigen Format, meist einheitlich. Normalerweise werden sie entweder in großen Notizbüchern aufbewahrt oder in Fachgeschäften fertig gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

• Registrierung eingehender und ausgehender Unterlagen, einschließlich Briefe;
• Registrierung von Bestellungen;
• Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern auf Dienstreisen;
• Registrierung von Erklärungen, Eingaben, Mitteilungen, Amts- und Dienstvermerken;
• Registrierung von Arbeitsbuchformularen und deren Beilagen;
• Bücher zur Aufzeichnung von Bewegungen verschiedener Personaldokumente usw.

Alle Zeitschriften müssen gebunden und versiegelt sein und die Blätter müssen nummeriert sein. Sie sollten getrennt von allen Dokumenten aufbewahrt werden. Am besten in einem Tresor oder Spezialschrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Die Führung von Personalakten ist nicht verpflichtend. Allerdings sammeln die meisten Organisationen Mitarbeiterdaten in der einen oder anderen Form. Natürlich ist es bequemer, dies in einem Ordner zu tun.

Eine Personalakte ist eine Reihe dokumentierter persönlicher Informationen über einen Mitarbeiter, die in einer bestimmten Reihenfolge gesammelt und zusammengestellt werden. Es kann verschiedene Dokumente und Kopien enthalten:

• Kopien von Mitarbeiteraufträgen;
• Kopien von Kontoauszügen;
• Kopien von Ausweisdokumenten, die Qualifikationen, Ausbildung, Sozialleistungen und Familienstand bestätigen;
• Fragebogen;
• Eigenschaften und Bewertungen;
• Zertifikate usw.

Persönliche Dateien enthalten persönliche Informationen und sollten von anderen Dokumenten ferngehalten werden. Der Zugang zu ihnen ist nur einem streng begrenzten Kreis von Amtsträgern gestattet. Bei Entlassungen von Mitarbeitern werden Personalakten zur Archivierung übergeben.

Regeln für die Registrierung, Aufbewahrung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher für ihre Mitarbeiter zu führen, mit Ausnahme von Teilzeitbeschäftigten. Beim Ersttermin erwirbt der Arbeitgeber selbstständig Blankoformulare und nimmt darauf den ersten Eintrag vor. Auf der Titelseite werden die relevanten Informationen zum Mitarbeiter eingetragen. Anschließend ist es notwendig, deren Relevanz zu überwachen und rechtzeitig Änderungen vorzunehmen.

Auf der Doppelseite des Hauptteils werden Angaben zu den beruflichen und sozialen Aktivitäten des Arbeitnehmers sowie zu seiner Anstellung bei Festangestellten gemacht. Alle Einträge sind allgemein nummeriert und erfolgen auf der Grundlage einer Bestellung. Dem Kündigungsschreiben sind ein Abdruck des Vereinssiegels und die Unterschrift des Geschäftsführers beizufügen.

Von Hand, mit blauem Kugelschreiber, in klarer und verständlicher Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Richtigkeit der eingegebenen Daten. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, müssen diese sorgfältig mit einer Zeile durchgestrichen und die entsprechenden Informationen eingegeben werden. Diese Aktion muss durch die Unterschrift und das Siegel des Managers bestätigt werden.

Arbeitsunterlagen werden getrennt von anderen Dokumenten in einem Safe aufbewahrt. Eine Weitergabe an Mitarbeiter oder Dritte ist ohne besonderen Beschluss der zuständigen Behörde untersagt.

Merkmale der Betriebs- und Archivspeicherung von Personaldokumenten

Die Aufbewahrung von Personaldokumenten richtet sich nach deren besonderer Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Diese Daten unterliegen keiner unbefugten Offenlegung. Andernfalls wird gegen die Mitarbeiter des Personaldienstes und den Leiter der Organisation ein Bußgeld verhängt.

Um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalunterlagen im Personaldienst zu organisieren, empfiehlt es sich, über einen separaten Raum zu verfügen. Es muss einen Eingang geben und mit einer Metalltür mit Alarm ausgestattet sein.

Die Dokumente selbst müssen in Metallschränken oder Tresoren aufbewahrt werden. Vermeiden Sie Sonneneinstrahlung und Staub sowie Temperaturschwankungen und übermäßige Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Schritte helfen Ihnen, Ihre persönlichen Daten zu speichern.

Jeder Arbeitnehmer erwartet von seinem Arbeitgeber, dass er seine Rechte respektiert, seinen Lohn pünktlich zahlt und einen wohlverdienten Urlaub verdient. Die Führungskraft wiederum erwartet vom Mitarbeiter die strikte Erfüllung seiner Pflichten. Darüber hinaus muss jeder Unternehmer rechtlich geschützt sein. Alle diese Punkte werden durch die Personalakte geregelt. Die Führung von Personalakten in einer LLC wird Ihnen dabei helfen, alle Ihre Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern zu regeln.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine Möglichkeit, Personal zu verwalten und mit dem personalbezogenen Dokumentenfluss der Organisation zu arbeiten. Dazu können Personalbewegungen, Abrechnungen mit Mitarbeitern und Arbeitszeiten gehören.

Methoden zur Führung von Personalakten

Im Gegensatz zu Einzelunternehmern ist die Personalproduktion in einer LLC zwingender Bestandteil, auch wenn in der LLC nur ein Teilnehmer registriert ist, der die Funktionen eines Buchhalters ausübt und Generaldirektor. Dies liegt daran, dass der Gründer und die LLC zwei verschiedene Einheiten sind. Folglich spielt die LLC die Rolle eines Arbeitgebers und der Gründer die Rolle eines Arbeitnehmers.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine Möglichkeit, Personal zu verwalten und mit dem personalbezogenen Dokumentenfluss der Organisation zu arbeiten.

Personalakten können im Wesentlichen auf drei Arten geführt werden:

1. Übernehmen Sie die Rolle des Personalverantwortlichen.

Wenn Sie keine Angst davor haben, den Prozess zu „starten“, nehmen Sie sich Zeit und Ihre Organisation ist nicht so groß.

2. Stellen Sie einen Personalreferenten ein.

Ein moderner HR-Spezialist muss kreativ denken, juristisch versiert und pedantisch sein.

3. Vertrauen Sie einem Outsourcing-Unternehmen, das auf die Verwaltung von Personalakten spezialisiert ist.

Es gibt verschiedene Programme für Personalakten. Dabei handelt es sich um ein automatisiertes Personalmanagementsystem (APS), ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) und Personalakten in der Cloud (SaaS). Wenn wir über Software sprechen, dann ist das 1C.

Selbstständige Führung der Personalakten

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aufrechterhaltung des Personaldokumentenflusses:

1. Es ist notwendig, die Regulierungs- und Informationsgrundlagen zu ermitteln, die für die Durchführung der Personalarbeit erforderlich sind.

Die meisten für die Führung von Personalakten erforderlichen Dokumente sind durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“ vom 5. Januar 2004 standardisiert. Dokumentationen, die keine standardisierten Regeln haben, werden gemäß GOST R 6.30-2003 erstellt.

• Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation (alle sechs Monate aktualisiert).
• Anweisungen zur Führung von Arbeitsunterlagen (genehmigt durch Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation Nr. 69 vom 10. Oktober 2003).
• Dekret der Regierung der Russischen Föderation „Über die Führung von Arbeitsbüchern“ (vom 16. April 2003).

Erforderliche Unterlagen für die Aufnahme eines Mitarbeiters in das Personal:

• Reisepass (Registrierung und Registrierung).
• SNILS (Rentenversicherungsbescheinigung).
• Militärausweis.
• TIN (individuelle Steuernummer).
• Medizinische Politik.
• Fachdiplom.

Die Bedeutung der Personaldokumentation liegt darin, dass sie die Konsolidierung rechtlich bedeutsamer Sachverhalte ermöglicht und die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters und Vorgesetzten klar regelt.

Abhängig von den Besonderheiten der Organisation kann das Dokumentenpaket zur Führung der Personalakten erweitert werden. Der Vorgesetzte kann bei der Entscheidung von Personalfragen im Rahmen seiner Befugnisse selbständig örtliche Regelungen erlassen, sofern diese nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.

Abhängig von den Besonderheiten der Organisation kann das Dokumentenpaket zur Führung der Personalakten erweitert werden.

2. Die gesetzliche Dokumentation der Organisation sollte erstellt werden.

In der Satzung müssen die Bedingungen für die Einstellung eines Direktors, die Arbeitsbedingungen des Direktors, die Höhe seines Gehalts sowie das Verfahren zur Genehmigung des Arbeitsplans klar festgelegt sein.

3. Sie müssen einen Manager registrieren.

Die Registrierung des Managers ist der erste in der Organisation erstellte Personalauftrag. Es gibt das Datum an, ab dem der Manager mit der Wahrnehmung seiner Aufgaben beginnt.

4. Es ist notwendig, eine Liste der Personaldokumente zu erstellen, die an der Personalproduktion der Organisation beteiligt sind.

Diese beinhalten:

• Interne Arbeitsvorschriften der Organisation.
• Personalstruktur.
• Personalplan.
• Zeitplan für den Urlaub der Mitarbeiter.
• Dokumentation, die den Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern definiert.

Die Liste der obligatorischen Dokumente enthält außerdem Arbeitsverträge, Arbeitsbücher und ein Buch zur Aufzeichnung ihrer Bewegungen, einen Arbeitszeitplan, persönliche Mitarbeiterkarten, Personalanweisungen und die Gründe für deren Ausstellung (Anträge, Berichte, Handlungen, Notizen usw.). , ein Rückstellungsregister und Lohnzahlungen, Gehaltsabrechnungen, Stellenbeschreibungen.

5. Einstellung von Mitarbeitern.

Jeder zukünftige Mitarbeiter muss über ein Paket mit Dokumenten verfügen. Es bleibt nur noch das Ausfüllen von Arbeitsbüchern, Personalkarten und die Erstellung anderer Personaldokumente (Gehaltsabrechnung, Abrechnung von Urlaub, Krankheit, Dienstreisen; Unterzeichnung einer Vereinbarung zur Geheimhaltung der persönlichen Daten des Mitarbeiters).

Gemäß Art. 419 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird bei Nichteinhaltung der Arbeitsgesetze mit einer Geldstrafe von 200.000 Rubel geahndet.

Die Führung von Personalakten in einer LLC ist eine sehr heikle und verantwortungsvolle Angelegenheit. Viele rechtliche Besonderheiten, die sich auf die Wahrung Ihrer Rechte und der Rechte der Mitarbeiter auswirken, hängen vom richtigen Dokumentenfluss und dem gewählten Personalaktenprogramm ab. Sämtliche Personalunterlagen liegen vor rechtliche Handhabe und kann vor Gericht verwendet werden.