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Processus de travail. Organisation des processus métier par les employés sans la moindre récompense monétaire

Bonjour, chers habitants de Khabrovsk !

Assez un grand nombre de les organisations, gouvernementales et commerciales, si elles n’ont pas installé Sharepoint, alors au moins elles ont entendu et imaginé ce que vous pouvez en faire (grâce aux spécialistes du marketing Microsoft).

Dans cet article, je souhaite décrire brièvement les principales façons que je connais de créer des flux de travail dans Sharepoint et, comme sujet supplémentaire, comment cela peut être réalisé dans l'une des solutions d'application - EOS pour Sharepoint. Le thème des processus de travail est le flux de documents.

Imaginons le processus métier d'approbation d'un document, d'une application ou d'une autre entité, qui peut être schématiquement représenté comme dans la figure 1 (approbation séquentielle le long d'un itinéraire linéaire) et considérons les approches tour à tour :

1. Utilisez le processus d'approbation commerciale intégré à Sharepoint (trois étapes)
2. Modélisation de processus dans Sharepoint Designer
3. Créez un flux de travail dans Visual Studio
4. Créez un workflow dans la solution EOS pour Sharepoint

J'omettrai délibérément ici des méthodes telles que l'écriture d'activités personnalisées + Sharepoint Designer, la création d'un concepteur de flux de travail dans Visual Studio et l'utilisation de la logique dans les formulaires Infopath. Le premier n'augmente pas significativement la flexibilité logique par rapport à Sharepoint Designer, le second est difficile à développer, ce qui ne se justifiera que lors du développement de vos propres solutions en boîte. Eh bien, les formulaires InfoPath ne sont disponibles que dans la version Enterprise ; tout le monde n’a pas envie d’acheter Enterprise.

Figure 1 - Circuit d'adaptation linéaire

Évidemment, si le processus métier automatisé ressemble à celui de la figure 1, alors, avec quelques réserves, n'importe quelle méthode fera l'affaire - c'est juste une question d'opportunité. J'utiliserais le flux de travail intégré + la conception conviviale des pages et des vues de liste.

Mais que se passe-t-il si le processus d’approbation ressemble à la figure 2 ? Ici, le processus d’approbation n’est pas linéaire et le parcours dépend de plusieurs conditions.

Figure 2 – Circuit d'adaptation non linéaire

Dans le service d'assistance documentaire (2ème étape), après avoir reçu le projet de document, ils peuvent décider que des approbateurs supplémentaires doivent être ajoutés au processus. De plus, pour approbation par directeur financier le projet ne doit être envoyé que si le montant du contrat pour le projet est supérieur à 900 000 roubles.

Concernant les remèdes possibles, la situation ici semble différente :

1. Utilisez le processus d'approbation commerciale intégré à Sharepoint

Le processus intégré ne prend pas en charge le branchement, ce qui signifie qu'il n'est pas adapté pour résoudre le problème

2. Modélisation de processus dans Sharepoint Designer

Si on me donnait la condition de modéliser un processus dans Sharepoint Designer, j'écrirais, un peu en jurant, quelque chose de similaire à ce qui est montré dans la figure 3.

Figure 3 – Flux de travail dans Sharepoint Designer

Avec une combinaison d'instructions conditionnelles et de formulaires de tâches personnalisables, comme celui illustré dans la figure 4, le processus peut être mis en œuvre.

Figure 4 – Tâche personnalisée dans Sharepoint Designer

Avantages de l'approche :
1. Avec un peu de préparation, de persévérance et de temps libre, un gestionnaire compétent ou un administrateur adéquat peut accomplir cette tâche.
2. Le processus peut être reconfiguré.
3. Possibilité de limiter les droits de l'utilisateur créant le workflow.

Inconvénients de l'approche :
1. semble volumineux et opaque.
2. Avec un plus grand nombre de branches, vous devrez dessiner un diagramme de flux de travail séparément sur une feuille de papier - il est difficile de comprendre quoi que ce soit à quoi il ressemble dans Sharepoint Designer.
3. Dans Sharepoint Designer 2010, les cycles dans les flux de travail n'ont pas encore été inventés, donc redémarrer le processus en cas d'échec ne fonctionnera pas, du moins par des méthodes évidentes.
4. Un grand nombre d'actions supplémentaires qui ne concernent pas la logique du processus.

3. Créez un flux de travail dans Visual Studio

Visual Studio vous permet de créer des processus métier aussi flexibles et complexes que vous le souhaitez. Par exemple, une partie du processus décrit ci-dessus pourrait ressembler à ceci (Figure 5) :

Figure 5 – Fragment de flux de travail Visual Studio

Avantages de l'approche :
1. Grande flexibilité logique
2. Fonctionnalités .NET

Inconvénients de l'approche :
1. complexité de mise en œuvre, apporter des changements.
2. Les droits de programmation et d'administrateur de ferme sont requis.
3. Transparence uniquement pendant le processus de rédaction et documentation sérieuse.

4. EOS pour Sharepoint

Eos pour Sharepoint est un système complet de gestion électronique de documents. Il n'y a pas d'éditeur de processus visuel, mais il existe un concepteur intégré qui, après un examen plus approfondi, s'avère assez puissant et facile à utiliser. Ainsi, le processus décrit ci-dessus consiste en une configuration séquentielle de toutes les étapes (Figures 6,7,8).

Figure 6 – Sélection des participants à l'étape

Figure 7 – Conditions de démarrage d'un workflow

Pour chaque étape, vous pouvez sélectionner les participants, configurer automatiquement les droits, déterminer comment l'historique du flux de travail est conservé (Figure 6), configurer les conditions de lancement et demander des valeurs de champ à l'utilisateur (Figure 7). Pour une étape qui nécessite des approbateurs supplémentaires, vous pouvez exécuter un workflow d'approbation personnalisé distinct.

Après avoir terminé la configuration de chaque étape, vous pouvez configurer les paramètres du workflow dans son ensemble : par exemple, redémarrer le workflow en cas d'échec de l'un des approbateurs (dans ce cas, le workflow démarrera à partir de la première étape, Figure 8).

Figure 8 – Configuration des paramètres de flux de travail

Grâce à la configuration séquentielle de chaque étape dans EOS pour Sharepoint, vous pouvez modéliser un processus métier d'approbation de toute complexité en un temps assez court. Pas d'actions, de contrôles ou de validations supplémentaires - n'importe quel informaticien plus ou moins compétent peut se charger de la création du processus.

Conclusion

Le choix de la manière d'automatiser les processus métier Sharepoint dépend, en grande partie, de leur complexité. Si le processus est très simple, il suffit d’utiliser des outils standards. Si le processus est complexe et ramifié, l'implémentation de sa logique dans SPD ou Visual Studio peut être longue et complexe ; dans ce cas, il sera plus efficace d'utiliser des outils tiers qui permettent de se concentrer sur la logique du processus sans dans les subtilités de la mise en œuvre.

Flux de travail SharePoint : mini-applications prêtes à l'emploi qui accélèrent et automatisent un large éventail de processus métier. Les flux de travail vont de la collecte de signatures, de commentaires et d'approbations pour un document ou un plan à suivre. État actuel procédures quotidiennes. Les flux de travail SharePoint sont conçus pour économiser du temps et des efforts et apporter cohérence et efficacité aux tâches que vous pouvez effectuer régulièrement.

Que sont les flux de travail SharePoint ?

Tout le monde sait probablement ce qu'est un organigramme. Il s'agit d'un diagramme graphique du processus qui montre clairement ce qui se passe à chaque étape.

Le flux de travail SharePoint ressemble à un organigramme automatisé, ce qui réduit le travail et élimine les incertitudes et le caractère aléatoire des flux de travail standard.

Par exemple, considérons le processus d'approbation des documents illustré dans la figure. En faisant manuellement cela nécessite des contrôles constants, un suivi, l'envoi de documents et l'envoi de rappels, et cela devrait être fait personnellement par vous ou vos collègues. Ainsi, vous devrez effectuer beaucoup de travail supplémentaire et, plus important encore, être constamment distrait.

Cependant, lorsque vous utilisez le flux de travail d'approbation de documents SharePoint pour démarrer le processus, tout, la révision, le suivi et l'envoi d'un rappel et du transfert s'exécutent automatiquement dans le flux de travail. Si quelqu'un est en retard dans l'exécution d'une tâche ou si un autre problème survient, la plupart des flux de travail inclus créent une notification pour le signaler. Dans le groupe non autorisé, surveillez le processus à l'avance, puisque le flux de travail SharePoint est toujours surveillé à l'avance.

Démarrer un flux de travail SharePoint est simple. Sélectionnez le type de workflow souhaité, spécifiez les paramètres appropriés et le workflow fait le reste. Dans ce cas, le workflow peut être annulé ou terminé à tout moment.

Quels processus peuvent être automatisés à l’aide des flux de travail SharePoint ?

Chaque type de flux de travail est inclus en tant que modèle. Ajout variantes flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque ou pour une collection de sites entière, spécifiez les paramètres et les modifications requis pour cette version à l'aide de formulaires de lancement. Ces options et paramètres incluent à qui le flux de travail attribue les tâches, les délais pour la tâche, comment le flux de travail peut être exécuté, par qui et quand, les instructions à inclure dans les notifications de tâches, etc.

Important: Par défaut, les workflows Approbation, Collecte des commentaires et Collecte des signatures ne sont pas activés et n'apparaissent pas dans la liste. Sélectionnez un modèle de flux de travail sous forme de communication. Pour les utiliser, l'administrateur de votre site doit les activer au niveau de la collection de sites.

Il existe cinq types de flux de travail prédéfinis.

Approbation (soumission d'un document ou d'un élément pour approbation ou rejet)

Collecte de feedback (envoi d'un document ou d'un élément pour feedback)

Collecte de signatures (envoi d'un document, d'un livre ou d'un formulaire pour obtenir une signature numérique)

Flux de travail en trois étapes (suivi d'un problème, d'un projet ou d'une tâche en trois étapes ou phases)

Le flux de travail en trois étapes est conçu pour suivre l'état d'un élément de liste à l'aide de trois états (phases). Peut être utilisé pour gérer les processus métier dans lesquels une organisation doit suivre un grand nombre de problèmes ou d'éléments (support de problème, pistes et tâches de projet, par exemple).

À chaque étape de transition, le flux de travail attribue une tâche à l'utilisateur et envoie une alerte par e-mail. Une fois la tâche terminée, le workflow met à jour le statut de l'élément et passe à l'étape suivante. Le flux de travail en trois étapes est conçu pour fonctionner avec le modèle de liste de suivi des problèmes, mais peut être utilisé avec n'importe quelle liste contenant une colonne Choix avec trois valeurs ou plus.

Approbation de la publication (automatisation du routage du contenu pour examen et approbation)

Qui aura la possibilité d’ajouter et d’exécuter des flux de travail SharePoint ?

Pour ajouter ou exécuter un processus, l'utilisateur doit disposer des autorisations requises sur la liste, la bibliothèque ou la collection de sites sur laquelle le processus est exécuté.

Ajout d'un flux de travail Par défaut, vous devez disposer de l'autorisation Gérer les listes pour Ajouter flux de travail. (Par défaut, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes ; les membres du groupe et les visiteurs ne sont pas recommandés.)

Démarrage d'un flux de travail De plus, par défaut, vous avez besoin de l'autorisation Modifier les éléments pour lancement workflow qui a déjà été ajouté. (Les groupes Membres et Propriétaires sont autorisés à modifier les éléments par défaut ; les groupes Visiteurs ne le sont pas.)
De plus, les propriétaires peuvent configurer certains flux de travail afin qu'ils puissent exécuter seulement membres du groupe de propriété.

Comment ajouter et démarrer un flux de travail SharePoint ?

Le diagramme ci-dessous montre idée généraleÉtapes courantes pour planifier, ajouter, exécuter et modifier les flux de travail SharePoint. Chaque étape est discutée plus en détail ci-dessous.

Planification Lorsque vous utilisez le formulaire de lancement pour ajouter votre version d'un workflow, vous devez savoir quels paramètres sont nécessaires et quelles informations doivent être disponibles.

Ajout Pour ajouter la version de workflow souhaitée pour une liste, une bibliothèque ou une collection de sites, saisissez les informations dans le formulaire de lancement.

Lancement Démarrez un flux de travail pour n’importe quel document, liste ou élément de bibliothèque, manuellement ou automatiquement. (Si vous l'exécutez manuellement, vous avez la possibilité de modifier les paramètres du formulaire de lien de workflow dans une version raccourcie du formulaire lancement.) Lorsqu'un flux de travail démarre, des tâches sont créées, des notifications sont envoyées et le suivi des activités et des événements commence.

Suivi Lorsqu'un processus est en cours d'exécution, la page d'état du processus vous permet d'afficher les tâches terminées et les actions terminées. Si nécessaire, sur cette page, vous pouvez configurer les tâches actuelles et futures, ainsi qu'annuler le processus ou mettre fin à son exécution.

Revoir Lorsqu'un processus est terminé, vous pouvez afficher son historique d'exécution sur la page d'état du processus. Sur la même page, vous pouvez créer des rapports statistiques sur l'efficacité globale du flux de travail.

Changement Si un processus ne fonctionne pas exactement comme vous le souhaiteriez, vous pouvez ouvrir le formulaire de communication par lequel le processus a été créé et y apporter les modifications nécessaires.

Puis-je créer moi-même des flux de travail SharePoint ?

Si un flux de travail prédéfini n'est pas suffisamment flexible pour répondre à vos besoins, vous pouvez le personnaliser à l'aide d'un outil tel que SharePoint Designer 2013. Vous pouvez également créer vos propres flux de travail à partir de zéro.

À l'aide de Workflow Designer, l'utilisateur crée des règles qui associent des conditions et des actions aux éléments des listes et bibliothèques SharePoint. Les modifications apportées aux éléments des listes et des bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui déclenche un processus d'approbation supplémentaire si le coût d'un article dépasse un certain seuil.

Vous pouvez également définir un workflow pour un ensemble de documents associés. Par exemple, si votre flux de travail est associé à une bibliothèque de documents ou est filtré par type de contenu de document, un groupe d'actions contextuelles pour l'ensemble de documents apparaîtra. La fonctionnalité Ensemble de documents vous permet de travailler avec un groupe de documents en tant qu'objet unique, de sorte que les actions de flux de travail pour un ensemble de documents soient effectuées sur tous ses éléments.

La tâche principale du manager est d'organiser un processus de travail compétent dans l'entreprise/le département. De plus, cela doit être fait de manière à ce qu'au cours des deux à trois prochaines années, l'entreprise fonctionne sans défaillance et que la principale responsabilité du dirigeant soit uniquement le contrôle. Une bonne organisation du processus de travail est une condition indispensable pour qu'une entreprise réalise des bénéfices, et une telle entreprise peut facilement être vendue si nécessaire. Si l’entreprise n’est pas établie, alors son prix est égal à la valeur des biens de l’entreprise, rien de plus.

Tu vas apprendre:

De quelles manières pouvez-vous organiser le processus de travail dans une entreprise ?
Quels sont les principes de base de l'organisation des processus de travail.
Quelles sont les étapes d’organisation d’un lieu de travail ?
Comment organiser les processus technologiques des lieux de travail.
Comment contrôler le processus de travail dans une organisation.
Comment optimiser le processus de travail dans une organisation.

Organisation du processus de travail : 3 manières principales

Le flux de travail peut être organisé de trois manières. Il s’agit du coworking, du travail indépendant et du travail de bureau. La classification est conditionnelle, mais reflète l'essence générale.

Quelle option vaut-il mieux choisir ? Tout dépendra ici de l’orientation des activités de l’entreprise et des spécificités de son travail. Il est difficile d’imaginer les caissiers de banque comme des indépendants avec un horaire libre, n’est-ce pas ? Mais vous ne bénéficierez pas beaucoup du fait qu'un journaliste ou un designer reste assis au bureau strictement de 9h à 18h. Les représentants des professions créatives ont besoin d’espace pour la créativité.

Néanmoins, le travail dans un bureau reste la manière la plus courante d'organiser le processus de travail. Cela ne sert à rien de l’examiner en détail.

Le travail indépendant consiste à embaucher des personnes pour effectuer un travail spécifique. Les pigistes ne sont pas embauchés, c'est-à-dire que ces employés n'ont pas besoin de recevoir un salaire mensuel et il n'est pas nécessaire de déduire d'impôts sur celui-ci. Ceci est économiquement avantageux et c'est pourquoi de nombreuses entreprises préfèrent cette méthode particulière d'organisation du processus de travail. Cependant, il y a des managers qui ont peur de « l'irresponsabilité » des freelances et essaient de ne pas les impliquer dans le travail.

Le coworking peut être considéré comme un lien intermédiaire entre le travail indépendant et le travail de bureau. Il convient mieux aux personnes qui travaillent en petits groupes ou à distance, mais qui ont néanmoins besoin de se réunir de temps en temps avec des collègues pour échanger des informations à ce sujet.

Théoriquement parlant, une personne de n'importe quelle profession peut travailler en tant qu'indépendant ou dans un espace de coworking. Mais en réalité, ces méthodes d'organisation du processus de travail sont pratiquées par des entreprises qui ont besoin des services de développeurs Web, d'artistes, d'annonceurs, etc. Et les créatifs eux-mêmes ne sont pas très à l'aise pour adhérer à un horaire strict et passer du temps dans un bureau ennuyeux. D’un autre côté, il est très, très difficile de trouver une entreprise dont les employés sont tous des indépendants : presque toutes les entreprises ont des employés à temps plein.

Comment travailler une demi-journée et tout faire : l'algorithme utilisé chez Gazprom

Vous perdez du temps lorsque vous passez des heures à répondre à des e-mails sans importance, à terminer de manière chaotique des tâches en retard et, par conséquent, vous ne faites rien. . David Allen, consultant pour Gazprom et la Banque mondiale, a partagé un algorithme permettant à un manager de se libérer de quatre heures de travail par jour. Un planificateur de tâches personnel et des instructions détaillées vous aideront, que vous trouverez dans l'article du magazine électronique « Directeur commercial ».

Principes d'organisation du processus de travail à suivre

La technologie d'organisation du processus de travail implique la mise en œuvre obligatoire de plusieurs règles de base :

Le contenu du processus de travail doit être optimal. Pour garantir une charge de travail uniforme à un employé, une séquence rationnelle et la meilleure combinaison de techniques utilisées dans le travail sont nécessaires. Le même objectif est poursuivi par l'organisation correcte de l'intensité et du rythme du processus de travail, ainsi que par le développement d'une combinaison optimale d'activité mentale et physique pour le salarié. Tout cela peut être réalisé en appliquant le principe de division du travail dans la production, en calculant correctement norme de travail et équiper l'entreprise d'équipements de haute qualité qui répondent à toutes les exigences ergonomiques modernes.
L’homme et la technologie doivent agir simultanément. Autrement dit, pendant que l'équipement est allumé, l'employé peut effectuer l'entretien du lieu de travail, des travaux préparatoires/finaux ou effectuer des opérations de travail auxiliaires.
Lors de l'organisation du processus de travail, vous devez offrir à l'employé la possibilité de sauvegarder ses mouvements. Ceci est réalisé grâce à l'installation d'un bon équipement, à une disposition claire des postes de travail et à la disposition des outils la plus pratique possible.
Les mouvements effectués par le salarié doivent être rationalisés et amenés à l'automaticité. Une séquence de techniques bien pensée, exécutée dans l'attente que l'employé dépense une certaine quantité d'énergie sur une période de temps déterminée - et ainsi de suite jusqu'à la fin du quart de travail, aide à atteindre le rythme. Grâce à l’automatisme, c’est-à-dire à la répétition constante des mêmes opérations sur une longue période, l’attention d’une personne est concentrée sur l’exécution rapide et de haute qualité du travail.
L’intensité du travail doit également être optimale. L'organisation du processus de travail dans une entreprise présuppose la commodité d'effectuer certaines opérations, de changer de type d'activité, de passer des charges musculaires aux charges nerveuses et vice versa, et de veiller à minimiser l'influence de l'environnement de travail sur une personne. Des recherches dans le domaine de la physiologie et de l'économie ont révélé le degré de charge de travail du travailleur et le niveau d'intensité de son travail auquel une productivité optimale sera assurée.

Les conditions d'activité de production dans différentes entreprises peuvent varier considérablement, ce qui signifie que l'organisation des processus de travail a ses propres caractéristiques. Pour obtenir une efficacité accrue du travail, vous devez adapter toutes les exigences ci-dessus à un cas spécifique.

Un praticien raconte

Centres d'affaires lifestyle - un moyen d'organiser efficacement le processus de travail

Svetlana Grigorieva,

Directeur Marketing du quartier d'affaires NEOPOLIS

Le processus de travail doit être organisé de manière à ce que les employés se sentent à l'aise et libres de travailler. Une bonne solution serait d'utiliser un centre d'affaires lifestyle.

Le sens de l'idée se reflète dans son nom même - « mode de vie ». Une personne intéressée et agréable à travailler au bureau travaille beaucoup plus efficacement. Et si les dirigeants de l'entreprise comprennent cela, ils accordent alors suffisamment d'attention à l'organisation des processus de travail de base en production.

Le mode de vie en tant que méthode d'organisation du processus de travail vient de l'Occident et remonte à plusieurs décennies. Les investisseurs et les locataires rendent hommage à ce format - rappelons-nous les plus grandes transactions sur le marché européen pour la vente de Chiswick Park à Londres et de The Park à Prague. Ce style est arrivé dans notre pays il n'y a pas si longtemps et est toujours considéré comme une innovation.

Les centres d'affaires Lifestyle doivent leur apparition à la combinaison d'idées issues de la psychologie, des technologies RH et d'une organisation optimale de l'espace de travail. Le domaine Enjoy-Work du site Web anglais de Chiswick Park se traduit par « Enjoy Work » et reflète pleinement l'essence du concept.

Le principal avantage de tels centres d'affaires est la capacité de créer un environnement de travail confortable tant pour chaque employé en particulier que pour l'ensemble de l'entreprise en général. Dans cet espace de bureau, il est non seulement pratique de travailler, mais vous pouvez également vous développer en tant que personne. De plus, l'un dépend ici directement de l'autre : plus un salarié se sent à l'aise, mieux il travaille et plus l'entreprise se développe avec succès.

En louant un centre d'affaires lifestyle, vous payez simultanément pour que l'équipe qui travaille pour vous devienne plus motivée et, par conséquent, plus efficace. Bien sûr, vous devez payer beaucoup d'argent pour le loyer, mais le résultat en vaut la peine. De plus, vous pouvez économiser considérablement sur les sorties communes au restaurant et les sorties dans la nature : pourquoi faire cela si le centre d'affaires dispose de tout le nécessaire pour une communication étroite entre les salariés ?

Le plus intéressant est que la location d'un centre d'affaires lifestyle vous coûtera environ 2 à 3 fois moins cher qu'un bureau traditionnel en centre-ville. Les locaux de style de vie sont généralement situés dans des zones un peu plus reculées, mais il n'est pas difficile d'y accéder en transport. Ces bureaux sont situés soit à proximité d'autoroutes très fréquentées, soit à proximité de stations de métro, et parfois non loin de l'aéroport. S'il n'y a pas de grands centres de transport à proximité, des navettes sont nécessaires pour se rendre à ces centres d'affaires.

La plupart des centres d'affaires de style lifestyle sont des immeubles de faible hauteur situés sur une superficie assez vaste. L'aménagement de ces centres est superbement pensé : outre les lieux d'affaires et de communication informelle, ils disposent d'espaces de loisirs, de parcs avec ruelles, de cafés et de restaurants, de terrains de sport et de clubs.

La particularité de ce format d'organisation d'un espace de travail est que les salariés peuvent facilement combiner le travail au profit de l'entreprise avec les loisirs et le sport. Un lieu ainsi aménagé pousse littéralement une personne vers la créativité et le développement personnel. Dans le même temps, l'équilibre nécessaire entre le travail et la vie quotidienne est maintenu.

En règle générale, les centres d'affaires lifestyle sont loués par des entreprises qui sont bien conscientes du lien entre les incitations pour les employés et le développement réussi des affaires. Si lieu de travail sera ennuyeux, alors dans la plupart des cas, on ne peut pas parler de travail efficace. Et il faut retenir une nuance importante : l'espace de travail est ainsi organisé par des entreprises dont les activités ne sont pas liées à l'accueil quotidien des clients, ou par des entreprises qui ont un siège social séparé en centre-ville.

Quelles sont les étapes d’organisation d’un lieu de travail ?

Étape 1 : Définissez votre objectif.

Pour optimiser le processus de travail, vous devez partir du contraire, c'est-à-dire d'abord formuler le résultat à atteindre, puis réfléchir à ce qui doit être fait pour cela.

Décidez quels résultats quotidiens sont exigés des employés. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'opérer avec les concepts de « prévu », « fait » ou « sera achevé » - utilisez les mots « est » ou « fait ». Par exemple : « Les travaux de peinture de la clôture sont terminés », « Il y a des revenus ».

Déterminez ensuite ce que l'employé doit faire une heure, un jour ou une semaine plus tôt pour obtenir le résultat souhaité. Choisissez la période en fonction des spécificités du travail. Revenez ensuite sur les événements une période de temps supplémentaire et découvrez quelles actions sont requises de la part d'une personne pour qu'elle puisse franchir une étape menant à l'achèvement de la mission. Ensuite, ramenez progressivement les démarches du salarié au tout début, jusqu’au moment où la tâche lui a été confiée.

Décrire le processus d'activité des employés pour une entreprise déjà en activité présente des avantages et des inconvénients. La première est qu'il n'est pas nécessaire de créer quoi que ce soit de nouveau - il vous suffit d'ajouter les étapes de travail existantes à la formule. L’inconvénient est le désir latent du manager d’organiser le processus de travail, y compris les actions et les facteurs qui ce moment utilisé dans la production, mais dont on peut facilement se passer. Si nous décrivons les actions du personnel selon le schéma ci-dessus, de la fin au début, alors le processus de travail peut être bien optimisé en supprimant simplement toutes les choses inutiles.

Si vous avez une petite ou moyenne entreprise et que vous n'avez pas envie de vous engager dans trop de choses Description détaillée processus, il suffit de le décomposer en 10 à 20 étapes.

Après avoir entièrement formé le diagramme, vous devrez le vérifier. Il est nécessaire d'analyser s'il est possible de passer à l'étape suivante après avoir terminé la précédente et si l'ensemble de toutes les actions permettra à l'entreprise de réaliser des bénéfices. Seule une bonne organisation du processus de travail donnera le résultat souhaité. Si le système commence à tomber en panne à un moment donné, vous devrez chercher une solution de contournement.

Étape 2. Écrivez les transitions entre les résultats.

Une fois l’objectif final élaboré et les étapes qui y mènent identifiées, les résultats intermédiaires doivent être déterminés.

Si vous expliquez le schéma avec des mots simples, cela ressemblera à ceci : « La pièce portant le numéro tel ou tel est dans l'entrepôt. À tel ou tel moment, elle devrait être dans tel ou tel atelier. Que faut-il faire pour cela ? C'est vrai : trouvez la pièce et déplacez-la au bon endroit.

Un autre exemple. Il est impossible de mettre un signe égal entre les notions « Document complété » et « Document soumis ». Il nous faut une transition qui soit décrite en détail : « Accepter le document, le faire certifier par la personne responsable, puis le transférer à sa destination. »

Après avoir développé les transitions, relisez attentivement l’ensemble du diagramme. Il y aura sûrement des nuances que vous ne comprenez pas suffisamment. Cela doit être corrigé, sinon l'organisation du processus de travail ne sera pas efficace à cent pour cent. Dans la plupart des cas, le problème ne sera pas unique, il suffit de chercher qui et quand cette procédure a déjà été formulée.

De nombreux entrepreneurs peuvent se poser une question : le travail créatif se prête-t-il à une telle description ? Curieusement, mais c'est celui qui pose le moins de problèmes.

Une situation assez difficile s'est développée dans une entreprise. Cela a été provoqué par des spécialistes impliqués dans la conception de sites Web. Après avoir convaincu leurs supérieurs que leur travail était qualifié de créatif, les employés ont cessé d'exécuter les commandes à temps. Leurs justifications n’étaient pas originales : le travail d’un artiste ne peut être réglementé. Il s’est avéré que c’est possible. Tout processus métier peut être description étape par étape, y compris le processus de création de mises en page, de rédaction d'articles et de composition musicale. Lorsque le travail des web designers a été divisé en plusieurs étapes successives, les choses se sont améliorées.

Pour que l'entreprise fonctionne comme sur des roulettes, il est nécessaire de formaliser toutes les actions des salariés - du nettoyage des locaux aux appels téléphoniques aux clients.

Une personne est partie aux USA. Il connaissait à peine la langue, mais l'entreprise où il a trouvé un emploi lui a donné des instructions sous la forme d'un livret avec des images en couleurs. De telles brochures ont été distribuées à tous les travailleurs migrants, afin que ceux qui ne parlaient pas l'anglais puissent comprendre, à l'aide d'images, ce qui devait être fait et dans quel ordre. Les étrangers n'avaient le droit de commencer à travailler qu'après avoir mémorisé cette instruction par cœur.

En cas de licenciement, il n'était pas nécessaire de rendre le « cadeau » : aux États-Unis, toute entreprise sérieuse dispose d'un stock important de telles instructions. Pour les employeurs occidentaux, les distribuer aux salariés est bien plus facile que de persuader les gens d’éviter toutes sortes de situations d’urgence et d’expliquer à chacun quelles seront ses responsabilités, presque main dans la main. En revanche, nos managers, s'ils sont suffisamment compétents, les salariés savent toujours clairement ce qu'on attend d'eux et à quel moment.

Étape 3 : Élaborer des instructions.

Une fois que toutes les étapes intermédiaires et les principaux résultats avec les liens nécessaires entre eux ont été pensés, l'organisation du processus de travail nécessitera une répartition des postes et des responsabilités fonctionnelles.

Tout d’abord, déterminez quelles phases de travail nécessitent des employés et lesquelles n’en nécessitent pas. Après avoir calculé les étapes auxquelles vous ne pouvez pas vous passer des travailleurs, commencez à répartir les responsabilités entre les personnes.

Le plus souvent, le principe de répartition verticale est utilisé à cet effet, ce qui signifie que la personne qui effectue un certain travail du début à la fin en est responsable. Cet employé connaît les instructions différents niveaux, il peut cumuler les responsabilités à la fois de haut dirigeant de l'entreprise et d'interprète. Mais cette solution ne peut pas être considérée comme idéale, car des conséquences peu agréables sont possibles :

Un employé ayant accès à de telles instructions a avantage compétitif devant vos collègues. Un jour, il pourra « donner » ces instructions à quelqu’un.
Exigences pour à cet employé augmenter de manière significative.
Si une personne décide soudainement de démissionner, cela aura l'impact le plus défavorable sur le travail de l'ensemble de l'entreprise, puisque c'est cet employé en particulier qui était responsable d'une partie importante de l'organisation des processus de travail.

Par conséquent, au lieu du principe de distribution vertical, il est plus judicieux d'utiliser le système « Tetris ». Chaque employé doit faire le travail qu'il fait le mieux. Et le résultat final doit dépendre des efforts conjoints de tout le personnel.

Si vous structurez le travail dans une entreprise de cette manière, tous les inconvénients possibles peuvent facilement se transformer en avantages. Une personne engagée dans un travail pour lequel elle possède un talent incontestable travaille sans stress inutile, sans erreurs et avec plaisir, ce qui affecte directement l'efficacité de son travail et permet à l'entreprise d'économiser de l'argent.

N'oubliez pas : la position et responsabilités fonctionnelles- Différentes choses. Un poste peut impliquer d'effectuer plusieurs tâches à la fois.

Après avoir créé une liste de postes et une liste d'exigences pour les employés occupant certains postes, vous devez commencer à rédiger des instructions selon lesquelles la division correspondante de l'entreprise (ou un responsable du personnel individuel) sélectionnera le personnel. Ces documents doivent être liés à la fois aux descriptions de poste et au processus de travail.

Résumons les résultats intermédiaires. La création ou la reconstruction d'une entreprise implique l'organisation du processus de travail, l'élaboration des descriptions de poste, l'élaboration des règles d'embauche et l'évolution des conditions salariales.

Et encore une chose : lors de la prescription d'un workflow, n'oubliez pas d'indiquer sous quelle forme la documentation doit passer d'un employé à l'autre.

Organisation des processus technologiques des lieux de travail

L'organisation du lieu de travail signifie :

interaction interne et aléatoire des éléments du lieu de travail ;
la même interaction, effectuée uniquement à dessein ;
impact externe irrégulier et aléatoire sur le lieu de travail et ses éléments ;
impact sur le lieu de travail qui soit ciblé, systématique et continu.

De ce qui précède, il s'ensuit que l'organisation des lieux de travail se produit non seulement grâce aux instructions d'en haut et aux règles prescrites à l'avance, mais également grâce aux efforts de l'employé lui-même, à l'influence de l'environnement et à l'influence des éléments du lieu de travail. sur l'un et l'autre.

Si le lieu de travail est organisé correctement, une personne consacre beaucoup moins de temps à l'exécution de certaines actions, mais en même temps la qualité du travail effectué augmente. On peut également parler de réduction des coûts des matières premières, des matériaux, de l'énergie, ce qui contribue à augmenter le profit et la compétitivité de l'entreprise.

Tous les éléments de l'organisation du processus de travail sont étroitement liés et l'aménagement des lieux de travail n'est pas la dernière place sur cette liste. Leur préparation compétente comprend l'installation et la sécurisation de tous les outils et dispositifs nécessaires, le suivi du flux processus technologique, contrôle des équipements sans erreur, etc.

Les formes de division et de coopération du travail adoptées dans l’entreprise influencent également largement la manière dont les lieux de travail sont organisés et entretenus.

Plus l'aménagement des lieux de travail est bien pensé, plus les conditions de travail des artistes interprètes deviennent confortables, moins les effets néfastes de l'environnement de production les affectent. Pour éviter qu'un salarié ne subisse trop de stress et, par conséquent, de surmenage au cours de son travail, son lieu de travail doit être aménagé dans le respect de toutes les normes en vigueur.

Une bonne organisation des processus de travail et des lieux de travail vous permet de résoudre les problèmes suivants :

Tirez le meilleur parti de l’espace de production disponible.
Équipez un lieu de travail séparé avec toute la rationalité possible, en disposant de manière pratique même ses éléments les plus insignifiants.
Rendre le lieu de travail pratique et confortable.
Protéger les travailleurs contre effets indésirables environnement de production externe et interne.
Assurer un fonctionnement ininterrompu et synchrone des lieux de travail, ainsi que leur maintenance de haute qualité.

Il n’existe pas de système unifié d’aménagement des lieux de travail simplement parce que chaque entreprise a ses propres activités spécifiques. Mais si vous en suivez quelques-uns règles générales organisation, applicable à un certain groupe d’emplois, le résultat peut alors produire un très bon effet. L'essentiel est de classer les emplois selon certains critères et, conformément à ceux-ci, de trouver Meilleure option organisations.

Mais les critères de classement dépendront de l’orientation des activités de l’entreprise et des spécificités de la production. En fonction de ces détails et de nombreux autres facteurs, l'organisation et l'entretien des lieux de travail se construisent.

Cependant, il existe également des exigences communes à tout lieu de travail, quel que soit le type d'entreprise ou de société dont nous parlons. Ils peuvent être divisés en organisationnels, techniques et psychophysiologiques.

Les premiers supposent la disposition la plus pratique des outils et équipements pour l'employé, la possibilité d'un entretien rationnel du lieu de travail, etc.

Sous les pré-requis techniques signifie équiper le lieu de travail de tout équipement nécessaire, technologie, communications, etc.

Les exigences psychophysiologiques impliquent la conformité du lieu de travail avec les caractéristiques spécifiques de la psychologie et de la physiologie des travailleurs.

Les règles générales d'organisation des lieux de travail sont :

conformément à l'équipement et à la spécialisation des lieux de travail avec toutes les exigences nécessaires ;
dans le placement approprié des lieux de travail ;
dans leur entretien régulier.

Améliorer la gestion d'entreprise : domaines auxquels il convient de prêter attention

Comment contrôler le processus de travail dans une organisation

Sans un contrôle approprié, la réalisation des objectifs de l’entreprise reste une grande question. La tâche du contrôle est de rendre la gestion de l'entreprise aussi efficace que possible.

Le contrôle doit respecter certaines normes établies lors de sa mise en œuvre. Il est également nécessaire d'analyser les résultats obtenus et, s'ils ne coïncident pas avec les objectifs fixés, de procéder à des ajustements.

Le contrôle est conçu pour effectuer plusieurs tâches : évaluer la situation de l'entreprise, collecter les données nécessaires, qui sont ensuite traitées, et identifier les erreurs. D'autres fonctions de contrôle incluent l'analyse des causes des échecs et la recherche de moyens de corriger la situation, le développement de méthodes pour atteindre les objectifs et la préparation d'un système de reporting standard.

Le règlement intérieur de l'organisation contient une liste de normes et de règles comportement au travail, obligatoire. Il existe plusieurs options pour enfreindre la discipline du travail : non-respect de la subordination, défaut de coordination dans le processus d'exécution d'une tâche, écart par rapport aux règles définissant les horaires de travail et de repos, non-respect des normes technologiques. De plus, cette dernière implique non seulement de dépasser les règles régissant l'utilisation des moyens de production par le salarié et l'employeur, mais aussi de commettre des erreurs quant au timing du processus technique. La régulation du temps de travail d’un salarié et de sa période de repos dépend directement des caractéristiques de ce dernier. Le travail peut être permanent, impliquant certaines pauses entre les étapes d'activité, de nuit, divisé en plusieurs parties au cours d'un même quart de travail, etc. Au cours du processus de travail dans l'organisation, il est nécessaire de respecter les normes de subordination et de porter une attention particulière à la coordination des actions. des employés. Si une personne n’accomplit pas ou n’exécute pas correctement la tâche qui lui est assignée, cela est considéré comme une infraction disciplinaire.

Les fautes disciplinaires peuvent être de trois types :

l'employé a négligé les normes technologiques ;
l'employé a refusé de se conformer aux normes de subordination et de coordination dans le processus de gestion du travail ou l'a fait de manière inappropriée ;
l'employé a violé les horaires de travail, c'est-à-dire s'est écarté du respect des normes des relations de travail régissant le temps de travail et de repos - Art. 100 Code du travail RF.

La procédure permettant d'établir les circonstances indiquant une violation par un employé des normes adoptées dans l'organisation dépend en grande partie du type d'infraction disciplinaire.

Opinion d'expert

Une culture de travail développée peut réduire considérablement les violations de la discipline

Mikhaïl Plynski,

Directeur général de l'entreprise d'électrotechnique Faber, Orel

Certains de nos employés ont enfreint la discipline du travail de temps à autre : certains étaient en retard et ont sauté le travail, d'autres ont évité de travailler et d'autres encore ont été surpris en train de voler. Nous avons résolu ces problèmes avec succès en discutant personnellement avec les coupables et avec l'équipe - mais seulement à condition que le personnel de notre organisation soit de 30 à 40 personnes. Par la suite, l’entreprise s’est développée, de nouvelles orientations sont apparues et nous avons eu beaucoup plus d’employés.

Après cela, le problème s’est posé avec force et nous avons réalisé qu’il fallait le résoudre par des méthodes radicales. Mais seule une entreprise dotée d'un processus de travail bien organisé et d'une culture de travail très développée peut réduire le risque de violations. Pour le constituer, nous nous sommes basés sur le modèle de gestion d'équipe de Harzburg, avons étudié les principaux outils utilisés dans son cadre, puis avons commencé à les appliquer dans notre travail.

Production efficace et Kaizen : application et résultats

Optimisation du processus de travail dans l'organisation

Une organisation efficace du processus de travail est impossible sans la mise en œuvre de toute une série de mesures visant à augmenter la rentabilité de l'entreprise. Si tout est fait selon la formule « Plus haut, plus loin, mieux ! », alors le rendement de la division correspondante de l'entreprise sera plus important, les coûts seront considérablement réduits, etc.

Si, après tous les efforts déployés, la situation n'a fait qu'empirer, alors il faut admettre que l'optimisation réalisée n'a pas été très réussie. Il est nécessaire d'améliorer le travail des succursales en suivant un certain ordre. Procédez comme suit :

Déterminez le besoin d’optimisation.

Après avoir analysé le travail d'une division distincte, tant la direction de l'entreprise que le chef du département correspondant, qui voit que le travail du secteur sous son contrôle doit être amélioré d'une manière ou d'une autre, peuvent arriver à cette conclusion. Dans ce dernier cas, il s’agit le plus souvent d’une amélioration générale du système. Si l'idée d'optimiser le processus de travail dans une organisation vient de la direction, il s'agit en règle générale d'une demande très spécifique visant à réformer certains aspects. Par exemple, le chef d’une entreprise a décidé que les dépenses d’un certain service étaient trop élevées et devaient être réduites. Cela s’applique généralement aux services dont le travail n’affecte qu’indirectement les bénéfices de l’entreprise : le service des ressources humaines, le secteur de la sécurité, etc.

Mais la volonté d'économiser de l'argent n'est que l'un des motifs des réformes envisagées dans l'organisation. Le plus souvent, la raison est ailleurs : le service ne remplit pas suffisamment bien les fonctions qui lui sont assignées.

Dès que la demande est formulée, le processus de restructuration de l'unité commence. Et le premier pas dans cette direction sera de déterminer la mission et la fonction économique du département.

Qu'est-ce que cela signifie? Il semblerait qu'il n'y ait rien à penser ici : la tâche du service commercial est de vendre, la fonction du service de messagerie est de livrer, la préoccupation du service publicitaire est de promouvoir le produit. Malheureusement, tout est beaucoup plus compliqué.

Moderne affaires russes diffère en ce que responsabilités professionnelles une personne occupant un certain poste dans une entreprise n'est pas toujours claire. Souvent, le même poste dans différentes organisations implique l’exécution de tâches complètement différentes. Prenons, par exemple, les spécialistes du marketing : dans une entreprise, une personne exerçant cette profession doit développer un concept de développement commercial, dans une autre, se lancer dans des ventes personnelles. Quelque part, les responsables RH forment les salariés, leur inculquent culture d'entreprise, et quelque part, ils recrutent simplement des gens pour travailler. Et une situation similaire existe désormais dans la plupart des entreprises nationales.

Par conséquent, avant de commencer à améliorer les performances d'un département particulier d'une organisation, vous devez comprendre quel rôle ce département joue dans structure générale entreprises.

Pour répondre à cette question et optimiser davantage le processus de travail dans l'organisation, vous devez :

déterminer les tâches dont la solution relève du département de cette unité ;
connaître la place qu'il occupe dans l'entreprise ;
établir le rôle de la division dans la composante économique de l'entreprise.

Vous ne pouvez passer au deuxième point de l'amélioration du processus de travail dans une organisation qu'après avoir complètement traité le premier.

Découvrez les critères de performance.

C'est l'une des étapes les plus importantes du travail d'optimisation. De plus, toutes les étapes ultérieures dépendront des paramètres que vous définirez comme critères principaux. C'est là que les données obtenues lors de l'élaboration du paragraphe précédent seront utiles.

L'analyse doit être basée sur les objectifs qu'une unité particulière doit atteindre. Par exemple, la tâche du service de sécurité est d'empêcher le vol des biens matériels appartenant à l'entreprise. Autrement dit, le critère d'efficacité du département sera la réduction/l'augmentation du nombre de ces épisodes.

Sur cette base, l’efficacité des actions du département peut être évaluée à l’aide de tâches préalablement formulées.

S'il n'est pas possible de donner une note précise, cela signifie qu'une erreur a été commise dans la formulation des tâches ou qu'elles ont été rédigées avec des phrases vagues. Dans ce cas, vous devez revenir à l'étape précédente d'optimisation du processus de travail dans l'organisation.

Mais si tout est fait correctement, il est temps de passer à l’étape suivante.

Évaluez dans quelle mesure vous êtes satisfait du travail d'un département particulier.

Ici, vous pouvez vous passer d'explications détaillées. La situation de chaque département doit être appréciée à partir de critères de performance préalablement retenus. L’évaluation la plus simple sera sous le format « satisfaisant/insatisfaisant ». Si une compréhension plus approfondie de la situation est nécessaire, un rapport peut être construit sur la base de données numériques. De ce fait, vous verrez clairement comment telle ou telle division répond à vos attentes. Si tout est en ordre, tant mieux. Si une intervention est nécessaire, alors la prochaine étape d'amélioration du processus de travail dans l'organisation doit commencer.

Formuler des problèmes d'optimisation.

Ici aussi, aucune difficulté particulière n'est à prévoir. Après avoir analysé tous les points, une attention accrue doit être portée à ceux qui soulèvent le plus de questions. Lorsque vous fixez des objectifs, essayez d’utiliser des termes positifs plutôt que négatifs. Autrement dit, fixez pour objectif à vos employés « d'améliorer la qualité du travail » et non « de minimiser autant que possible le pourcentage de défauts ».

Tout, les préparatifs pour l'optimisation du processus de travail dans l'organisation sont terminés. Le moment est venu de mettre les décisions en pratique.

Réaliser des activités d'optimisation.

Dans toutes les situations, avant de démarrer une entreprise, vous devez effectuer une analyse indicative. Dans ce cas, il s'agira de déterminer les réserves internes de l'organisation. Pour ce faire, faites d'abord une liste générale des fonctions au sein du département.

Rédigez une liste de ses fonctions pour chaque département.

Cette liste rappellera Description de l'emploi, compilé uniquement non pas pour un poste spécifique, mais pour l'ensemble du département dans son ensemble. Cependant, pour que le document ne soit pas particulièrement compliqué, il peut être divisé en spécialités. Le résultat sera une liste de responsabilités que les employés d'un département particulier doivent assumer.

Évaluez dans quelle mesure le travail est bien fait.

Dans ce cas, il est nécessaire d'évaluer non pas le succès global de l'unité, mais chaque fonction séparément. Grâce à cela, il deviendra clair s'ils sont correctement répartis entre les employés et ce qui doit exactement être « resserré ».

Ce serait bien s'il s'avérait que tous les problèmes sont dus au travail insatisfaisant d'un employé. Il vous suffit de prendre la place de quelqu’un d’autre et toutes les difficultés disparaîtront. Malheureusement, cela arrive extrêmement rarement, car le « maillon faible » de l’équipe est perceptible au premier coup d’œil et aurait été identifié depuis longtemps. Très probablement, le point ici est différent : le processus de travail dans l'organisation souffre « grâce » au faible travail de l'ensemble du département.

Mais il arrive aussi qu'il ne soit pas possible d'évaluer la performance des fonctions. Dans cette situation, vous devez réfléchir à l’efficacité des contrôles existants et à leur fonctionnement en principe.

Découvrez dans quelle mesure les facteurs subjectifs influencent le succès de l'exercice des fonctions.

Déterminez dans quelle mesure les caractéristiques personnelles des employés affectent l'efficacité de leur travail dans l'organisation. Divers exemples peuvent être donnés. Si une personne est lente dans la vie, il est peu probable qu'elle soit en mesure de faire face à un travail qui nécessite de prendre des décisions instantanées. Cela signifie qu'il vaut mieux offrir à cet employé un poste qui nécessite des actions équilibrées et délibérées.

Trouver la dépendance à l'égard de facteurs au sein du département.

Le processus de travail doit être organisé en fonction de l'atmosphère existante dans l'équipe. Gardez à l'esprit : les écarts dans n'importe quelle direction par rapport au « juste milieu » sont extrêmement indésirables - à la fois avec un signe plus et un signe moins. Si les employés n'ont pas trouvé un langage commun et se comportent de manière agressive les uns envers les autres, vous ne pouvez pas vous attendre à un travail efficace de leur part. Ceci est entravé par le manque d’interaction interpersonnelle. Mais une équipe trop amicale a aussi ses inconvénients : les employés qui passent leurs heures de travail à boire une tasse de thé et à avoir des conversations tranquilles sont également peu susceptibles d'être enclins à un travail fructueux.

Nous pouvons noter d'autres facteurs qui annulent même l'organisation la plus compétente du processus de travail. Des problèmes surviennent si :

le processus n'est pas suffisamment automatisé. Par exemple, remplir des documents manuellement prend du temps et n'est pas rentable ;
les fonctions des employés sont dupliquées ;
les responsabilités professionnelles sont réparties sans système clair ;
les salariés relèvent de plusieurs patrons en même temps.

Déterminer dans quelle mesure l'exercice des fonctions est affecté par des facteurs ne relevant pas de la compétence du ministère.

Pour garantir que l'organisation du processus de travail soit réellement de qualité, Attention particulière Il faut se concentrer sur les facteurs externes. Il arrive souvent que le travail d'un certain département soit « ralenti » en raison de l'influence négative des départements concernés. Votre service d’achat fonctionne mal ? Vérifiez d'autres domaines : le problème peut être que le service comptable tarde à émettre les factures payées. Il est clair que dans cette situation, il est nécessaire de traiter avec des comptables et non avec des personnes travaillant dans le domaine des achats.

Ou un autre exemple : une organisation a un besoin urgent d’un nouvel employé, mais elle n’en a toujours pas. Il est possible que ce ne soit pas le service RH qui en soit responsable, mais le manager qui a trop tardé à approuver la candidature proposée.

Prenez le temps d'observer, puis déterminez le temps nécessaire à la mise en œuvre des fonctionnalités.

Cette procédure n'est pas la moins importante dans l'organisation du processus de travail. Comment faire? Munissez-vous d'un crayon, d'un bloc-notes et d'un chronomètre, puis « installez-vous » dans le département pour quelques jours. Calculez comment chaque employé du département passe son temps. Les résultats de l’étude pourraient vous surprendre. Par exemple, il se peut qu'un membre du personnel passe la majeure partie de son temps de travail à rechercher les documents nécessaires qui, en raison d'un malentendu, se sont retrouvés dans un autre service.

L'utilité de ces informations ne peut guère être surestimée : il devient immédiatement clair pourquoi certains travaux ne sont pas terminés à temps.

Mener une enquête basée sur les résultats de la carte temporelle.

Après avoir noté dans un cahier vos observations sur le point précédent, interrogez vos collaborateurs : où pensent-ils qu'ils passent la majeure partie de leur temps de travail ? Enregistrez toutes les réponses. Pour plus de clarté, vous pouvez créer un tableau spécial dont les données peuvent être facilement corrélées avec les résultats de vos observations.

Demandez aux employés comment la situation actuelle peut être améliorée.

L'événement est non seulement de style démocratique, mais également très important pour la future organisation compétente du processus de travail. Laissez chaque collaborateur réfléchir et exprimer ses réflexions sur ce qui le gêne le plus dans son travail et sur ce qui pourrait être amélioré. Ne vous attendez pas à une analyse très approfondie : certains pourraient se plaindre d'être agacés par l'absence de fumoir à l'étage. Mais de tout ce qui a été dit, il sera certainement possible de tirer certaines conclusions.

Après avoir isolé des fonctions du même type, trouvez l'opportunité de les combiner.

Le temps de l’analyse est révolu, le moment est venu d’améliorer spécifiquement l’organisation du processus de travail. Comment combiner des fonctions similaires ? Il n’y a rien de compliqué là-dedans. Il vous suffit d'attribuer le même type de tâches à une seule personne - de cette façon, elles ne prendront pas de temps pour différents employés. Il est facile de donner des exemples. Un opérateur de PC qui saisit les documents primaires dans le système peut décharger les employés plus qualifiés de cette tâche. Il en va de même pour les télévendeurs qui appellent dans les services commerciaux et les chercheurs dans les agences de recrutement. Il existe en fait suffisamment d’options.

En combinant des fonctions, vous pouvez économiser considérablement le temps des spécialistes hautement rémunérés et augmenter l'efficacité du département.

Automatisez vos flux de travail.

Les entreprises modernes deviennent de plus en plus technologiques et dans chaque organisation, de nombreux nœuds peuvent être transférés au format numérique. L'essentiel est d'identifier les domaines de travail dans lesquels l'automatisation contribuera à améliorer l'efficacité du travail. Dans certains départements, la mise en œuvre de tels systèmes peut augmenter la productivité de 100 %, puisque les employés de l'organisation seront libérés du travail de routine, consacreront plus de temps aux communications et à la recherche de la documentation nécessaire.

Bien sûr, l'automatisation peut jouer un rôle important dans l'organisation du processus de travail, mais ici, vous devez partir des besoins d'une entreprise spécifique. Avec la mise en place d'un CRM commun, les principales difficultés des départements seront très probablement résolues. Si l'acquisition d'un tel système n'est pas prévue, les problèmes de l'unité devront alors être résolus d'une autre manière. Mais vous pouvez toujours automatiser des fonctions individuelles à l'aide de programmes auto-écrits si vous n'avez pas besoin d'une gestion de service 100 % numérique.

Participer à la formation du personnel.

Pour certaines organisations, la formation du personnel passe avant tout. Mais ici, beaucoup dépend de ce que l'on entend par ce mot. Si l'apprentissage n'est pas une fin en soi, mais un moyen d'amélioration, alors vous devez faire attention aux nuances suivantes :

La formation du personnel ne conduit pas toujours à l'optimisation du travail. Le fait est qu’il est impossible de prendre en compte tous les facteurs disponibles. Premièrement, tous les salariés n’ont pas la même capacité d’apprentissage. Deuxièmement, certains membres du personnel peuvent manquer de motivation. Troisièmement, tous les formateurs ne sont pas suffisamment qualifiés. Quatrièmement, le cours de formation peut ne pas être entièrement adapté aux besoins de l'organisation. Et la liste des nuances ne s'arrête pas là.
Il n'est logique de former un salarié que s'il est prêt à travailler dans l'entreprise pendant une période suffisamment longue. Sinon, ce sera une perte de temps et de ressources.

Mais si, pour organiser avec compétence le processus de travail, les employés ont besoin d'une formation, celle-ci doit être réalisée sans faute. L'essentiel est de suivre les résultats, de se rendre compte à quel point cette pratique augmente l'efficacité du service.

Évaluer les perspectives d’optimisation

Une optimisation opportune peut augmenter considérablement les bénéfices d’une entreprise. Mais vous devrez allouer certains fonds pour organiser toutes les activités ci-dessus, puis découvrir si l'effet économique souhaité a été atteint. Ici, vous pourriez être en danger, à savoir des coûts financiers incomparables avec le retour reçu. Et ici, il convient de réfléchir attentivement aux transformations qui valent la peine d’être réalisées et à celles qui ne le valent pas. Les règles de workflow signifient qu’il est logique d’investir dans des postes qui seront rentabilisés au fil du temps. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, il est préférable d'abandonner les innovations, car des actions inconsidérées ne menacent que de déception.

Informations sur les experts

Svetlana Grigorieva, Directeur Marketing du quartier d'affaires NEOPOLIS. Le quartier d'affaires NEOPOLIS est le premier centre d'affaires lifestyle en Russie. L'un des trois plus grands projets immobiliers de bureaux à Moscou en 2016. Site officiel - neopolis.msk.ru. Le bloc comprend quatre immeubles de bureaux de 9 étages et deux parkings en surface pouvant accueillir 1 360 voitures.

Mikhaïl Plynski, directeur général de la société d'électrotechnique Faber, Orel. "Faber". Domaine d'activité : production d'équipements électriques, de structures métalliques, de boîtiers métalliques pour équipements de tableaux électriques et d'équipements de communication d'informations numériques. Forme d'organisation : SARL. Effectif : 250. Expérience Directeur général en poste : depuis 2004. Participation du Directeur Général à l'entreprise : gérant embauché.

Il est normal de vouloir faire plus de travail en moins de temps. Normal pour les affaires, parce que... cela augmente les profits tout en minimisant les augmentations de coûts. C’est également normal pour un employé qui s’attend à recevoir une prime pour un travail plus efficace. Définissons immédiatement un petit concept : un processus métier est un ensemble d'activités ou de tâches interdépendantes visant à créer un produit ou un service spécifique pour les consommateurs. Pour plus de clarté, les processus métier sont visualisés à l'aide d'un organigramme de processus métier. (wiki) Dans sa forme la plus simple, un processus est un flux de travail passant d'une personne à une autre.

De nombreuses organisations progressistes dernières années Ils s'engagent intensivement dans l'optimisation de ces processus, en essayant notamment de réduire le nombre de fichiers envoyés par courrier électronique en pièce jointe, tout en essayant également de réduire le volume des documents imprimés. Souvent, les informations sont dupliquées plusieurs fois, ce qui entraîne des difficultés de travail pour les employés, ainsi que des difficultés de maintenance et de productivité pour les services informatiques chargés de stocker des téraoctets d'informations. Certains des problèmes décrits ci-dessus peuvent être résolus par SharePoint Foundation, qui utilise le .NET. Composant 3.5 - Windows Workflow Foundation. WF fournit des fonctionnalités qui vous permettent de créer des flux de travail d'entreprise, notamment une prise en charge intégrée des transactions, du suivi et des notifications. WF ne fonctionne pas comme une application autonome, mais fonctionne toujours avec les programmes de la plateforme SharePoint. Étant donné que SharePoint Server est basé sur Foundation, la compatibilité des flux de travail est assurée.

En travaillant avec SharePoint, vous pouvez faciliter les processus métier grâce à l'utilisation de plusieurs méthodes :

1. Abonnement RSS – un moyen assez simple et pratique de lire les mises à jour publiées sur le site. Grâce à cette méthode, le client reçoit des informations lors de l'ouverture d'IE ou de Microsoft Outlook.

2. Alertes – une méthode de notification régulière des documents nouveaux, modifiés, ajoutés ou supprimés. Lorsqu'un événement se produit, l'utilisateur reçoit simplement une lettre contenant des informations. Les alertes peuvent être envoyées immédiatement ou sous forme de newsletter quotidienne ou hebdomadaire.

3. Approbation du contenu – une méthode qui, associée à la fonction de gestion des versions, vous permet de gérer le contenu en déterminant le droit de voir les versions préliminaires uniquement à un certain groupe de personnes. Lorsque l'approbation du contenu est activée pour une bibliothèque ou une liste, celle-ci aura un champ de statut d'approbation spécial et la possibilité d'accepter ou de rejeter un élément spécifique. Ces éléments peuvent avoir trois statuts : Approuvé, Rejeté et En attente. Un utilisateur ayant le droit de gérer la liste a la possibilité de changer le statut d'un élément. Dans le même temps, les employés approuvant le contenu ne reçoivent aucune notification par courrier électronique concernant l'apparition de nouveaux fichiers : pour voir la liste et l'état des éléments, ils doivent se rendre sur le site.

Néanmoins, aucun des éléments ci-dessus ne vous permet d'automatiser les processus métier sur la base d'un processus étape par étape. Vous pouvez combiner ces méthodes, en utilisant l'approbation du contenu ainsi que des alertes, créant ainsi un flux de travail simple qui enverra un e-mail si un membre de votre service publie une nouvelle version majeure d'un document. Cependant, cette option ne permettra de résoudre qu'un petit nombre de processus métier.

SharePoint propose deux autres méthodes pour automatiser les processus :

· Le processus de travail(Workflows) Utilisé pour automatiser et suivre l'avancement de certaines opérations qui nécessitent l'intervention d'une autre personne. Les interventions peuvent prendre diverses formes, comme informer un employé lorsque ses actions sont nécessaires pour faire avancer le processus de travail. De tels processus peuvent prendre plusieurs jours, semaines ou mois et il peut être nécessaire d'attendre qu'un autre événement se produise avant d'être terminés. Les flux de travail peuvent être créés à l'aide du navigateur, de SharePoint Designer et de Visual Studio.

· Récepteur d'événements(Récepteurs d'événements) - utilisés pour automatiser les processus qui ne nécessitent pas d'intervention humaine. Les récepteurs d'événements ne peuvent être créés qu'à l'aide de Visual Studio.

Planification du processus d'automatisation

Les workflows ne peuvent pas automatiser les tâches tant que la tâche qui doit être automatisée n'est pas décomposée en plusieurs actions atomiques. Le flux de travail ne suit pas le statut des informations stockées dans les documents papier. L'automatisation d'un processus métier n'est possible que si vous comprenez parfaitement comment exécuter le processus manuellement. Certainement, au stade de la planification, il est nécessaire de s'assurer le soutien du propriétaire du processus métier, qui peut le décrire avec beaucoup de compétence. La planification du flux de travail est bien plus point important plutôt que de les créer directement dans SharePoint Designer. Lorsque vous choisissez un processus métier à automatiser, recherchez les processus initialement prévisibles et pour lesquels les coûts de création d'un flux de travail seront rentabilisés en maximisant le temps nécessaire à son exécution.

Introduction à la terminologie

Tout comme les sites, les collections et les bibliothèques sont basés sur des modèles, les flux de travail sont basés sur des modèles. Ces modèles sont conçus comme des fonctionnalités SharePoint qui peuvent être activées ou désactivées au niveau du site ou de la collection de sites à l'aide d'un navigateur ou de PowerShell. Le modèle de workflow n'est disponible que si la fonctionnalité de workflow est activée.

SharePoint Foundation est livré avec un seul modèle de flux de travail en trois étapes, tandis que SharePoint Server contient de nombreux flux de travail centrés sur les documents et un processus Web Analytics créé pour le site.

Un processus de travail est une série de tâches dont l'exécution produit un résultat. Le workflow créé doit être associé à l'un des trois objets suivants : bibliothèque, liste, site. Vous pouvez également associer un modèle de flux de travail à un type de contenu, puis ajouter le type de contenu à une bibliothèque ou une liste.

Un flux de travail peut être démarré à l'aide d'un modèle qui définit les conditions qui doivent être testées afin de décider quelles tâches doivent être effectuées pour produire un résultat.

Au niveau de la collection de sites, vous pouvez utiliser la page Workflows pour voir quels modèles de workflow sont actuellement disponibles. Une liste des processus de travail en cours d'exécution est également disponible.

Pour accéder à la page vous devez :

1. Allez dans « Actions du site » – « Paramètres du site »

2. Dans le bloc « Administration du site », cliquez sur « Workflows ».

Si vous ne voyez pas l’option Workflows, il est probable que vous vous trouviez sur la page d’administration d’un sous-site plutôt que sur une collection de sites.

Malheureusement, la page Workflows ne fournit aucun lien pour vous aider à comprendre quel modèle de workflow est lié à quel niveau. (bibliothèque, liste, site, type de contenu)

Un processus de travail a toujours un début et une fin. Le flux de travail démarre après un événement spécifique sélectionné pour un fichier ou un élément de liste. Il passe ensuite par les étapes définies dans le modèle de processus jusqu'au point final. Après quoi, le statut du flux de travail s'affiche comme « Terminé ». Le processus de travail n'effectue aucun autre travail jusqu'à ce qu'une nouvelle instance de processus de travail soit démarrée.

Plusieurs processus de travail différents peuvent exister en même temps et, de plus, ils peuvent également être exécutés simultanément pour un même fichier.

Selon le modèle de workflow et sa configuration, le workflow peut démarrer dans les cas suivants :

– Manuellement. Il y a une nuance ici : seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer la liste » pourront lancer un tel workflow. Utilisez cette option si vous souhaitez tester un nouveau flux de travail ou si vous devez exécuter un flux de travail sur des fichiers déjà ajoutés à la bibliothèque.

–Automatiquement lors de la création d’un élément de liste ou d’un document.

– Automatiquement lorsque vous modifiez un élément de liste ou un document.

Des flux de travail supplémentaires peuvent prendre en charge d'autres méthodes de lancement non incluses dans cette liste. Par exemple, dans SharePoint Server 2010, il existe une quatrième méthode pour démarrer un flux de travail, qui est initiée par une stratégie de gestion des informations.

Même si cela n'est pas strictement nécessaire, La plupart des workflows utilisent les deux listes suivantes :

– Liste de tâches. (Tâches) Utilisé pour créer des éléments de tâche qui rappellent aux utilisateurs de terminer leur travail ou de collecter des informations pour l'étape suivante d'un flux de travail. Les workflows peuvent également envoyer des e-mails aux utilisateurs avec des liens vers les tâches qui leur sont assignées.

– Histoire des processus de travail. (Historique du flux de travail) Une liste cachée qui n'est pas visible depuis le contenu du site. Suit les processus de travail en cours ou terminés. Contient des informations de base telles que la date, le statut, les participants et la description. Sur la base du contenu de la liste historique, vous pouvez créer des rapports indiquant la durée du flux de travail, ainsi que l'activité de son utilisation. Vous pouvez également générer des rapports d'erreurs et d'annulation indiquant quels processus de flux de travail sont actuellement annulés et quelles exécutions de flux de travail ont échoué avec des erreurs d'exécution. Comme mentionné ci-dessus, cette liste est masquée et n'apparaît pas dans le contenu du site, mais elle hérite des autorisations du site. Par conséquent, tout utilisateur disposant des autorisations " Collaboration" peut mettre à jour les éléments de cette liste. Vous pouvez voir cette liste en tapant dans votre navigateur : http://sitename/lists/Workflow History/. Pour la version russe de SharePoint, vous devez apporter une modification, cette liste s'appelle : « Journal des listes et des processus de travail » et se trouve à l'adresse : http://sitename/Journal of%20lists%20and%20working%20processes /

L'utilisation de listes pour stocker les tâches et l'historique des flux de travail peut avoir un impact sur les performances et la vitesse du site au fil du temps. Microsoft a donc créé une tâche de nettoyage automatique quotidienne qui supprime les éléments de la liste des tâches 60 jours après la fin ou l'annulation du flux de travail. L'historique du workflow n'est pas supprimé. Étant donné que ces listes disposent d'autorisations de site et que l'une d'entre elles est régulièrement effacée, vous ne devez pas les utiliser pour vérifier ce que font vos flux de travail.

Workflows dans les bibliothèques et les listes.

Les employés disposant des droits Gérer la liste peuvent utiliser les options de flux de travail pour lier un modèle de processus à une liste ou une bibliothèque. Un tel workflow ne peut fonctionner que sur un type de contenu spécifique, ou pour n'importe lequel d'entre eux. À partir de la page Options de workflow, vous choisissez l'emplacement de stockage des tâches et des histoires, et vous définissez également les conditions qui déclenchent une instance de workflow pour un élément de liste ou un fichier. Sur cette page, vous pouvez également modifier et supprimer des flux de travail existants. Prenons l'exemple de l'utilisation d'un workflow en trois étapes. Le flux de travail en trois étapes est conçu pour suivre l'état d'un élément de liste à travers trois étapes (états). Ce flux de travail peut être utilisé pour gérer les processus métier dans lesquels une organisation doit suivre un grand nombre de questions ou d'éléments, tels que les questions de support client.

Une fois démarré, le workflow crée une tâche pour l'employé affecté. Une fois confié une tâche, un membre de l’équipe effectue le travail nécessaire pour terminer la tâche. Il n'est pas nécessaire que le travail figure dans la liste ou le nœud qui héberge la liste de suivi des problèmes. Par exemple, étant donné une tâche de flux de travail visant à élaborer un plan de banquet, un membre de l'équipe contacte une entreprise de banquet et travaille avec elle pour développer le plan. Après avoir élaboré une ébauche du plan de service du banquet, il vérifie l'achèvement de la tâche de flux de travail. À ce stade, la liste de suivi des problèmes modifie le statut de la tâche de planification d'événement de Actif à Prêt pour révision et crée une deuxième tâche permettant au coordinateur d'événement de réviser le plan de banquet. Une fois ce plan examiné et approuvé, le coordinateur d'événements marque sa tâche de flux de travail comme terminée et le statut de la tâche passe de Prêt pour révision à Terminé.

Pour ajouter un modèle de workflow à une bibliothèque ou une liste, vous devez spécifier le nom du processus, sélectionner la condition de son lancement et fournir les informations nécessaires au processus, surtout s'il s'exécute automatiquement.

Utilisez les étapes suivantes pour ajouter un modèle de workflow pour une liste ou une bibliothèque :

1. Créez une nouvelle liste personnalisée nommée « Demande de vacances ». Il n’est pas difficile d’imaginer qu’il sera utilisé pour stocker les demandes de congés. Créez une nouvelle colonne "Statut vacances" de type "Sélectionner" dans la liste. Pour les options de sélection, saisissez : Demande de congés soumise, Demande de congés approuvée et Congés pris. Cette colonne affichera l'état actuel de la demande.

2. Développez les options de la liste dans le ruban. Dans le menu déroulant du workflow, cliquez sur « Ajouter un workflow »

3. Définissez le type de contenu sur « Tous » ou sélectionnez directement le modèle de workflow. Lorsque vous choisissez un type de contenu spécifique, assurez-vous que ce type déjà lié à la bibliothèque. Les étapes restantes supposent que vous avez sélectionné le flux de travail en trois étapes.

4. Dans le nom unique du flux de travail, spécifiez « Approbation de la demande de congés ». Ce nom sera utilisé pour créer la colonne dans la liste, et doit donc être attribué de manière unique à la bibliothèque. Vous ne devez pas utiliser des noms de colonnes déjà réservés.

5. Si vous choisissez de créer de nouvelles listes dans la « Liste des tâches » et la « Liste des journaux », elles seront créées avec le nom du flux de travail.

6. Dans le bloc de paramètres « Options de démarrage », sélectionnez l'option permettant de démarrer le flux de travail. À des fins de test, vous pouvez sélectionner l'option « Un utilisateur disposant des autorisations de modification peut exécuter manuellement »

7. Dans le menu déroulant, sélectionnez la colonne d'état créée dans la liste. Cette colonne affiche l'état actuel de la demande et indique en plus les états intermédiaire et final.

Un participant au flux de travail peut effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail en trois étapes de deux manières. Il peut modifier une tâche de workflow en la marquant comme terminée, ou modifier le statut d'un élément de workflow dans une liste (s'il est autorisé à modifier la liste). Si un membre de l'équipe met manuellement à jour le statut d'un élément de flux de travail dans la liste, la tâche de flux de travail est terminée. S'il modifie une tâche de workflow pour la marquer comme terminée, le statut de l'élément de workflow passe à Terminé. L'image montre trois statuts : demande de congés soumise, demande de congés approuvée et congés pris.

Tout est assez simple : en remplissant les paramètres du modèle de workflow, vous indiquez à qui est générée la tâche d'exécution du travail à chaque étape, ainsi que ses paramètres. Et puisque l'interprète prend connaissance de la tâche, il est proposé d'informer l'employé par e-mail comme méthode.

Et ainsi de suite en deux étapes (Demande de congés soumise, Demande de congés approuvée). Une fois la reliure terminée, vous pouvez commencer à vérifier le travail. Notez que si vous choisissez la notification par e-mail, votre SharePoint doit disposer d'une configuration de messagerie sortante configurée pour que le flux de travail s'exécute. Ce qui se fait via le centre d'administration.

Dans ce cas, le démarrage du workflow se fait manuellement et après ajout d'un élément à la liste « Demande de vacances ».

Résumé de la première partie : L'utilisation de flux de travail dans SharePoint 2010 constitue un excellent moyen d'automatiser des processus métier complexes. Mais les utilisateurs non formés ne seront pas en mesure de les gérer seuls. Un informaticien, en plus de comprendre la technologie de workflow SharePoint, doit être capable d'écouter l'entreprise et d'essayer de décomposer les processus métier en étapes composantes afin d'automatiser par la suite les opérations appropriées de la manière indiquée ci-dessus. J'espère que cet article a posé la première brique de ce sujet complexe. L'article est en fait un résumé du livre non encore publié « Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out » et des extraits du site office.microsoft.com. La qualité de la langue laisse donc beaucoup à désirer.

La plupart des descriptions de processus utilisent la séquence de travail comme principal moyen de la représenter. Les descriptions de processus axées sur la séquence de travail effectué sont faciles à comprendre, à visualiser, à planifier et à mettre en œuvre. Du point de vue de l’individu, tous les types de travail sont purement séquentiels. Cependant, des séquences de travail simples sont totalement irréalistes pour les projets logiciels menés en équipe. Ce travail peut impliquer plusieurs équipes créant plusieurs produits de travail qui doivent être synchronisés, recoupés, homogénéisés, connectés et intégrés. La nature distribuée du processus de développement logiciel et les flux de travail interdépendants constituent une source majeure de complexité de gestion.

Points clés.

Et sur le plan organisationnel, tous les types de travail sont divisés en sept processus de travail principaux : gestion, environnement, exigences, conception, mise en œuvre, évaluation et mise en œuvre.

A Ces travaux sont réalisés en parallèle, avec des évolutions au fur et à mesure cycle de vie niveaux d’effort et d’attention accordés.

A Le processus de gestion comprend principalement trois disciplines : la planification, le contrôle de projet et l'organisation.

L’un des défauts les plus subtils du processus de développement logiciel traditionnel est de considérer le processus du cycle de vie des macros comme des activités séquentielles, depuis l’analyse des exigences jusqu’à la conception, le codage, les tests et la mise en œuvre. Dans l’abstrait, les processus réussis suivaient cette séquence, mais les frontières entre les étapes étaient floues et cela était tenu pour acquis par les parties prenantes non antagonistes. En revanche, les projets qui échouent ont tendance à s’enliser dans les tentatives de définir strictement les limites entre les étapes. Par exemple, une équipe de projet typique pourrait demander un gel.

100 % des exigences de base avant de passer à la conception ou pourrait essayer de créer documentation du projet dans les moindres détails avant de passer au codage. En conséquence, des efforts excessifs ont été dispersés sur de petits détails, tandis que la progression sur des décisions de travail importantes a été ralentie, voire arrêtée.

Dans le processus moderne, on essaie de ne pas nommer les étapes en fonction des activités dominantes. Les noms des étapes - étape initiale, raffinement, conception, mise en service - définissent l'état du projet plutôt qu'une séquence d'actions similaire au modèle en cascade. Ceci est fait dans le but de reconnaître explicitement la continuité du travail à toutes les étapes et de s'éloigner du mouvement séquentiel des exigences vers la conception, le codage, les tests et la mise en œuvre.

8.1 PROCESSUS DE TRAVAIL.

Les chapitres précédents ont introduit les concepts de « processus de cycle de vie macro » et d’« ensembles de produits de travail fondamentaux ». Un macro-processus se compose d'étapes et d'itérations discrètes, mais pas d'activités discrètes. Continuité divers types le travail est inhérent à chaque étape et itération. Processus plus niveau faible sont décrits comme des microprocessus, ou flux de travail, à la suite desquels des produits de travail apparaissent. Le terme « flux de travail » est utilisé pour décrire un flux d'activités cohérentes et largement séquentielles. Les processus de travail correspondent aux produits du travail (voir chapitre 6) et aux équipes travaillant sur un projet (voir chapitre 11). Il existe sept flux de travail de niveau supérieur :

Processus de gestion de projet : suivre l’avancement des travaux et assurer les conditions de réussite pour toutes les parties prenantes.

Le processus de création d'un environnement de travail : automatisation du processus et développement de l'environnement de maintenance et d'exploitation.

Processus de gestion des exigences : analyser la zone problématique et améliorer les produits de travail liés aux exigences.

Processus de conception : modéliser la solution et affiner l'architecture et les produits de travail de conception.

Processus de mise en œuvre : composants de programmation et amélioration de la mise en œuvre et des produits de travail de mise en œuvre.

Processus d'évaluation : évaluer les tendances et la qualité des produits.

Processus de mise en œuvre : transfert des produits finaux à l'utilisateur.

En figue. La figure 8.1 montre les niveaux relatifs d'effort qui devraient être requis au cours des différentes étapes pour chacun des processus de travail de niveau supérieur. Ici, l'un des points de vue clés de la conception de processus modernes est présenté et un point de vue est présenté par rapport auquel nous discuterons de certains des principes de base introduits dans le chapitre 4.

Riz. 8.1. L'intensité de certains types de travail à différentes étapes du cycle de vie.

1 - Approche proactive de développement d’architecture. Une analyse complète des exigences, une conception, une mise en œuvre et une évaluation sont effectuées avant le début de la phase de conception, lorsque l'accent est mis sur la mise en œuvre à grande échelle. L'attention portée au test de l'architecture dès le début du cycle de vie de la mise en œuvre doit précéder à la fois le début du développement et des tests à grande échelle de tous les composants et la prise en compte de l'exhaustivité et de la qualité des fonctionnalités du produit.

Nature itérative du processus du cycle de vie. En figue. 8.1 pour chaque étape, au moins deux itérations sont décrites pour chaque flux de travail. Cette valeur se veut déclarative et non prescriptive. Certains projets peuvent nécessiter une seule itération par étape, tandis que d'autres peuvent nécessiter plusieurs itérations. En fin de compte, les tâches individuelles et les produits de travail de tout flux de travail peuvent nécessiter plusieurs passes pour obtenir des résultats adéquats.

Développement « circulaire ». Avoir un environnement de travail au plus haut niveau du processus de création est très important. L'environnement est l'incarnation tangible du processus, des méthodes et des notations utilisées pour créer les produits du projet.

Approche basée sur la démonstration. Les activités de mise en œuvre et d'évaluation sont lancées tôt dans le cycle de vie, reflétant l'accent mis sur la création de composants exécutables de l'architecture.

Certains sujets clés du processus traditionnel n'étaient pas inclus dans la liste des flux de travail de base. Cette absence est également importante. La documentation est omise car elle devrait être un sous-produit d'autres types de travail. Le contrôle qualité est exclu car il est inclus dans tous les types de travail et n'est pas affecté à un flux de travail distinct effectué indépendamment du développement ou de la gestion de projet.

Le tableau 8.1 montre la répartition des produits de travail et l'attention accordée à chaque processus de travail à toutes les étapes du cycle de vie : création, perfectionnement, conception et mise en service.

Tableau 8.1.

Produits de travail et sur quoi l'accent est mis tout au long du cycle de vie pour chaque processus de travail

	Produits de travail	Focus sur les étapes du cycle de vie
Contrôle. projet	Plan d'affaires Plan de développement logiciel Évaluations de l'état Concept Répartition du travail	Étape initiale : préparation d'un business plan et d'un concept. Clarification : élaboration du plan Construction : suivi et contrôle de l'aménagement. Mise en service : suivi et contrôle de mise en œuvre
Créer un environnement de travail	Base de données des demandes de modification	Étape initiale : définition de l'environnement de développement et de l'infrastructure de gestion du changement. Clarification : installation de l'environnement de développement et création d'une base de données pour la gestion du changement. Construction : maintenance de l'environnement de développement et base de données de gestion du changement. Mise en ligne : maintenir l'environnement de mise en œuvre et la base de données de gestion des changements
Contrôle. exigences	Ensemble d'exigences Spécifications de la version Concept	Étape initiale : définir les aspects du fonctionnement du système Affiner : définir les objectifs de l'architecture Design : définir les objectifs de l'itération Commissioning : clarifier les objectifs de la version