Arbeits prozess. Organisation von Geschäftsprozessen durch Mitarbeiter ohne den Hauch einer monetären Belohnung

Guten Tag, liebe Chabroviter!

Genügend große Menge Organisationen, Regierungen und Unternehmen, wenn sie Sharepoint nicht installiert haben, dann haben sie zumindest gehört und sich vorgestellt, was Sie damit machen können (Dank an Microsoft-Vermarkter).

In diesem Artikel möchte ich kurz die wichtigsten Möglichkeiten beschreiben, die ich kenne, um Workflows in Sharepoint zu erstellen, und als zusätzliches Thema, wie dies in einer der Anwendungslösungen - EOS für Sharepoint - durchgeführt werden kann. Gegenstand von Arbeitsprozessen ist das Dokumentenmanagement.

Stellen Sie sich einen Geschäftsprozess zur Genehmigung eines Dokuments, einer Anwendung oder einer anderen Entität vor, der schematisch wie in Abbildung 1 dargestellt werden kann (sequenzielle Genehmigung entlang einer linearen Route), und betrachten Sie die Vorgehensweisen der Reihe nach:

1. Verwenden Sie den integrierten Genehmigungsgeschäftsprozess von SharePoint (drei Schritte)
2. Prozessmodellierung im Sharepoint Designer
3. Erstellen Sie einen Workflow in Visual Studio
4. Erstellen Sie einen Workflow in EOS für Sharepoint

Ich werde hier absichtlich Methoden wie das Schreiben von benutzerdefinierten Aktivitäten + Sharepoint Designer, das Erstellen eines Workflow-Designers in Visual Studio und das Verwenden von Logik in Infopath-Formularen auslassen. Der erste erhöht leicht die logische Flexibilität im Vergleich zu Sharepoint Designer, der zweite ist schwierig zu entwickeln, was nur bei der Entwicklung eigener Boxed-Lösungen gerechtfertigt ist. Nun, InfoPath-Formulare sind nur in der Enterprise-Version verfügbar, nicht jeder hat den Wunsch, Enterprise zu kaufen.

Abbildung 1 - Schema des linearen Abgleichs

Wenn ein automatisierter Geschäftsprozess wie in Abbildung 1 aussieht, ist natürlich mit einigen Einschränkungen jede Methode geeignet – es ist nur eine Frage der Zweckmäßigkeit. Ich würde den integrierten Workflow + das schöne Seiten- und Listenansichts-Styling verwenden.

Was aber, wenn der Genehmigungsprozess wie in Abbildung 2 aussieht? Hier ist der Aushandlungsprozess nicht linear, und die Route hängt von mehreren Bedingungen ab.


Abbildung 2 - Schema der nichtlinearen Anpassung

In der Abteilung Dokumentationsunterstützung (2. Schritt) kann nach Erhalt des Entwurfsdokuments entschieden werden, dass weitere Genehmiger zum Prozess hinzugefügt werden müssen. Darüber hinaus im Einvernehmen mit Finanzdirektor Das Projekt sollte nur gesendet werden, wenn der Betrag des Projektvertrags mehr als 900.000 Rubel beträgt.

Hinsichtlich möglicher Mittel sieht die Situation hier anders aus:

1. Verwenden des integrierten Genehmigungsgeschäftsprozesses von Sharepoint

Der eingebaute Prozess unterstützt keine Verzweigung, was bedeutet, dass er nicht zur Lösung des Problems geeignet ist

2. Prozessmodellierung im Sharepoint Designer

Wenn ich die Bedingung hätte, den Prozess in Sharepoint Designer zu modellieren, würde ich mit etwas Schimpfen etwas Ähnliches schreiben wie in Abbildung 3 gezeigt.


Abbildung 3 – Arbeitsablauf in SharePoint Designer

Mit einer Kombination aus bedingten Anweisungen und benutzerdefinierten Aufgabenformularen, wie in Abbildung 4 gezeigt, kann der Prozess implementiert werden.


Abbildung 4 – Benutzerdefinierte Aufgabe in SharePoint Designer

Vorteile des Ansatzes:
1. Mit etwas Vorbereitung, Ausdauer und Freizeit wird ein kompetenter Manager oder ein adäquater Administrator diese Aufgabe bewältigen.
2. Der Prozess kann neu konfiguriert werden.
3. Möglichkeit, die Rechte des Benutzers einzuschränken, der den Workflow erstellt.

Nachteile des Ansatzes:
1. sieht sperrig und undurchsichtig aus.
2. Bei mehr Zweigen müssen Sie ein Workflow-Diagramm separat auf ein Blatt Papier zeichnen - so wie es im Sharepoint Designer aussieht, ist es schwierig, etwas zu verstehen.
3. In Sharepoint Designer 2010 wurden Zyklen in Workflows noch nicht erfunden, sodass ein Neustart des Prozesses im Falle eines Fehlers zumindest mit offensichtlichen Methoden nicht funktioniert.
4. Eine große Anzahl zusätzlicher Aktionen, die nicht mit der Logik des Prozesses zusammenhängen.

3. Erstellen Sie einen Workflow in Visual Studio

Mit Visual Studio können Sie beliebig flexible und komplexe Geschäftsprozesse erstellen. Ein Teil des oben beschriebenen Prozesses könnte beispielsweise so aussehen (Abbildung 5):


Abbildung 5 – Fragment des Visual Studio-Workflows

Vorteile des Ansatzes:
1. Hohe logische Flexibilität
2. .NET-Funktionen

Nachteile des Ansatzes:
1. die Komplexität der Umsetzung, Änderungen.
2. Erfordert Programmier- und Farmadministratorrechte.
3. Transparenz nur zum Zeitpunkt des Schreibens des Prozesses und mit seriöser Dokumentation.

4. EOS für SharePoint

Eos für Sharepoint ist ein vollständiges elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Einen visuellen Prozesseditor gibt es hier nicht, dafür aber einen eingebauten Builder, der sich bei näherer Betrachtung als recht mächtig und einfach zu bedienen herausstellt. Der oben beschriebene Prozess besteht also aus einer sequentiellen Einstellung aller Stufen (Abbildungen 6,7,8).


Abbildung 6 – Auswahl der Bühnenteilnehmer

Abbildung 7 – Bedingungen zum Starten des Workflows

Für jede Phase können Sie Teilnehmer auswählen, Berechtigungen automatisch festlegen, bestimmen, wie der Workflow-Verlauf aufbewahrt wird (Abbildung 6), Auslösebedingungen festlegen und den Benutzer zur Eingabe von Feldwerten auffordern (Abbildung 7). Für einen Schritt, der zusätzliche Genehmiger erfordert, können Sie einen separaten benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow ausführen.

Nach Abschluss der Konfiguration jeder Phase können Sie die Parameter des Workflows als Ganzes konfigurieren: zum Beispiel den Workflow neu starten, wenn einer der Koordinatoren ausfällt (in diesem Fall beginnt der Workflow mit der ersten Phase , Abbildung 8).


Abbildung 8 – Einstellen der Workflow-Parameter

Durch den sequenziellen Aufbau jeder Stufe in EOS for Sharepoint können Sie den Genehmigungsgeschäftsprozess beliebiger Komplexität in relativ kurzer Zeit modellieren. Keine zusätzlichen Aktionen, Prüfungen und Validierungen - jeder mehr oder weniger kompetente IT-Spezialist kann die Erstellung des Prozesses übernehmen.

Fazit

Die Wahl, wie Sharepoint-Geschäftsprozesse automatisiert werden, hängt zum größten Teil von ihrer Komplexität ab. Wenn der Prozess sehr einfach ist, reicht es aus, Standardwerkzeuge zu verwenden. Wenn der Prozess komplex und verzweigt ist, kann die Implementierung seiner Logik in SPD oder Visual Studio langwierig und komplex sein. In diesem Fall ist es effizienter, Tools von Drittanbietern zu verwenden, mit denen Sie sich auf die Logik des Prozesses konzentrieren können, ohne darauf eingehen zu müssen die Feinheiten der Umsetzung.

SharePoint-Workflows sind vorgefertigte Workflow-Minianwendungen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen beschleunigen und automatisieren. Workflows reichen von der Sammlung von Unterschriften über Feedback und Genehmigung für ein Dokument bis hin zu einem Plan für die Nachverfolgung Aktuellen Zustand alltägliche Abläufe. SharePoint-Workflows wurden entwickelt, um Zeit und Aufwand zu sparen und Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen können, konsistent und effizient zu gestalten.

Was sind SharePoint-Workflows?

Jeder weiß wahrscheinlich, was ein Blockdiagramm ist. Dies ist ein grafisches Diagramm des Prozesses, aus dem ersichtlich ist, was in jeder Phase passiert.

Der SharePoint-Workflow ähnelt einem automatisierten Flussdiagramm, das den Aufwand reduziert und Rätselraten und Zufälligkeiten in Standard-Workflows eliminiert.

Betrachten Sie beispielsweise den in der Abbildung gezeigten Dokumentgenehmigungsprozess. Währenddessen manuell es erfordert eine ständige Überprüfung, Verfolgung, Weiterleitung von Dokumenten und Mahnungen, und all dies müsste von Ihnen oder Ihren Kollegen persönlich erledigt werden. Somit müssten Sie viel unnötige Arbeit leisten und, was noch wichtiger ist, ständig abgelenkt werden.

Wenn Sie jedoch den SharePoint-Dokumentgenehmigungsworkflow verwenden, um den Prozess zu starten, wird alles automatisch ausgeführt, überprüft und nachverfolgt, eine Erinnerung angezeigt und der Workflow weitergeleitet. Wenn jemand mit der Erledigung einer Aufgabe im Rückstand ist oder ein anderes Missverständnis auftritt, erstellen die meisten der enthaltenen Workflows Benachrichtigungen, um Sie darüber zu informieren. In der Gruppe der unbefugten proaktiven Überwachung des Prozesses überwacht sich der Prozess seit dem SharePoint-Workflow immer selbst proaktiv.

Das Starten eines SharePoint-Workflows ist einfach. Wählen Sie den gewünschten Workflowtyp aus, geben Sie die entsprechenden Optionen an, und der Workflow erledigt den Rest. In diesem Fall kann der Workflow jederzeit abgebrochen oder beendet werden.

Welche Prozesse können mit SharePoint Workflows automatisiert werden?

Jeder Workflow-Typ dient als Vorlage. Nachtrag Versionen Workflow für eine einzelne Liste oder Bibliothek oder für eine ganze Websitesammlung legen Sie die Einstellungen und für diese Version die erforderlichen Änderungen mit fest Formulare starten. Zu diesen Einstellungen und Optionen gehören, wen der Workflow Aufgaben zuweist, Aufgabenfristen, wie der Workflow ausgeführt werden kann, von wem und wann, Anweisungen, die in Aufgabenbenachrichtigungen aufgenommen werden sollen, und so weiter.

Wichtig: Standardmäßig sind die Workflows „Genehmigung“, „Feedback sammeln“ und „Signaturen sammeln“ nicht aktiviert und werden nicht in der Liste angezeigt Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus in Form eines Links. Um sie zu verwenden, muss ein Websiteadministrator sie auf Websitesammlungsebene aktivieren.

Es gibt fünf Arten von sofort einsatzbereiten Workflows.

Genehmigung (Anleitung eines Dokuments oder Elements zur Genehmigung oder Ablehnung)

Sammeln von Feedback (Anleitung eines Dokuments oder Elements für Feedback)

Sammlung von Unterschriften (Versenden eines Dokuments, Buches oder Formulars für eine digitale Unterschrift)

Dreistufiger Workflow (Nachverfolgung eines Problems, Projekts oder einer Aufgabe in drei Schritten oder Phasen)

Der dreiphasige Workflow dient dazu, den Status eines Listenelements mithilfe von drei Status (Phasen) zu verfolgen. Kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen eine Organisation eine große Anzahl von Problemen oder Elementen verfolgen muss – beispielsweise Problemunterstützung, Leads und Projektaufgaben.

Jedes Mal, wenn der Workflow von Phase zu Phase wechselt, wird dem Benutzer eine Aufgabe zugewiesen und eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Nach Abschluss der Aufgabe aktualisiert der Workflow den Status des Elements und fährt mit dem nächsten Schritt fort. Der dreistufige Arbeitsablauf ist für die Verwendung mit der Listenvorlage „Frageverfolgung“ konzipiert, kann jedoch mit jeder Liste verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten enthält.

Genehmigung von Veröffentlichungen (automatisierte Weiterleitung von Inhalten zur Überprüfung und Genehmigung)

Wer kann SharePoint-Workflows hinzufügen und ausführen?

Um einen Prozess hinzuzufügen oder zu starten, muss ein Benutzer über die richtigen Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder Websitesammlung verfügen, für die der Prozess ausgeführt wird.

Hinzufügen eines Arbeitsablaufs Standardmäßig müssen Sie dazu berechtigt sein, Listen zu verwalten Hinzufügen Arbeitsablauf. (Standardmäßig hat die Gruppe Besitzer die Berechtigung, Listen zu verwalten; Gruppenmitglieder und Besucher werden nicht empfohlen.)

Starten eines Arbeitsablaufs Außerdem benötigen Sie standardmäßig die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen für Start Workflow, der bereits hinzugefügt wurde. (Mitgliedergruppen und Besitzergruppen haben standardmäßig die Berechtigung, Mitglieder zu ändern; Besuchergruppen haben dies nicht.)
Darüber hinaus können Eigentümer bestimmte Workflows einrichten, damit sie ausgeführt werden können nur Mitglieder der Eigentümergemeinschaft.

Wie füge ich einen SharePoint-Workflow hinzu und starte ihn?

Das Diagramm unten zeigt Grund Idee Standardschritte zum Planen, Hinzufügen, Ausführen und Ändern von SharePoint-Workflows. Jede Stufe wird nachstehend ausführlicher besprochen.

Planung Wenn Sie das Initiierungsformular verwenden, um Ihre Version des Workflows hinzuzufügen, müssen Sie wissen, welche Optionen benötigt werden und welche Informationen verfügbar sein sollten.

Nachtrag Um die gewünschte Version des Workflows für eine Liste, Bibliothek oder Websitesammlung hinzuzufügen, geben Sie die Informationen in das Initiierungsformular ein.

Start Führen Sie manuell oder automatisch einen Workflow für ein beliebiges Dokument oder Element in einer Liste oder Bibliothek aus. (Beim manuellen Start ist es möglich, die Parameter des Workflow-Zuordnungsformulars in einer verkürzten Version des Formulars zu ändern Start.) Wenn ein Workflow startet, werden Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen gesendet und die Aktivitäts- und Ereignisüberwachung beginnt.

Verfolgung Wenn ein Prozess ausgeführt wird, können Sie auf der Prozessstatusseite abgeschlossene Aufgaben und abgeschlossene Aktionen anzeigen. Auf dieser Seite können Sie bei Bedarf aktuelle und zukünftige Aufgaben konfigurieren sowie den Vorgang abbrechen oder beenden.

Rezension Wenn ein Prozess endet, können Sie den Verlauf seiner Ausführung auf der Prozessstatusseite anzeigen. Auf derselben Seite können Sie statistische Berichte über die Gesamteffektivität des Workflows erstellen.

Veränderung Wenn der Prozess nicht ganz so funktioniert, wie Sie es sich wünschen, können Sie das Verbindungsformular öffnen, über das dieser Prozess erstellt wurde, und die erforderlichen Änderungen daran vornehmen.

Kann ich SharePoint-Workflows selbst erstellen?

Wenn der vorkonfigurierte Workflow für Ihre Anforderungen nicht flexibel genug ist, können Sie ihn mit einem Tool wie SharePoint Designer 2013 anpassen. Sie können auch Ihre eigenen Workflows von Grund auf neu erstellen.

Mithilfe des Workflow-Designers erstellt der Benutzer Regeln, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken verknüpfen. Änderungen an Elementen in Listen und Bibliotheken lösen Aktionen im Workflow aus.

Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der einen zusätzlichen Genehmigungsprozess auslöst, wenn die Kosten eines Artikels einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.

Sie können auch einen Workflow für eine Reihe zusammengehöriger Dokumente definieren. Wenn Ihr Workflow beispielsweise mit einer Dokumentbibliothek verknüpft oder nach Dokumentinhaltstyp gefiltert ist, wird eine Gruppe kontextbezogener Aktionen für den Dokumentensatz angezeigt. Mit der Dokumentenmappenfunktion können Sie eine Gruppe von Dokumenten als einzelne Einheit behandeln, sodass Workflow-Aktionen für eine Dokumentenmappe für alle ihre Elemente ausgeführt werden.

Die Hauptaufgabe der Führungskraft besteht darin, einen kompetenten Arbeitsablauf im Unternehmen / in der Abteilung zu organisieren. Darüber hinaus muss dies so erfolgen, dass das Unternehmen in den nächsten zwei oder drei Jahren störungsfrei funktioniert und die Hauptverantwortung des Leiters nur die Kontrolle ist. Eine kompetente Organisation des Arbeitsprozesses ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Gewinnerzielung eines Unternehmens, und ein solches Unternehmen kann bei Bedarf leicht verkauft werden. Wenn das Unternehmen nicht gegründet wird, entspricht sein Preis dem Wert des Eigentums des Unternehmens, nicht mehr.

Du wirst es lernen:

• Wie können Sie die Arbeitsabläufe im Unternehmen organisieren.
• Was sind die Grundprinzipien der Organisation von Arbeitsabläufen?
• Was sind die Phasen des Prozesses der Organisation eines Arbeitsplatzes?
• Wie man technologische Prozesse von Arbeitsplätzen organisiert.
• Wie man den Workflow in der Organisation steuert.
• Wie man den Workflow in der Organisation optimiert.

Organisation des Arbeitsablaufs: 3 Hauptwege

Der Workflow kann auf drei Arten organisiert werden. Das ist Coworking, Freelancing und Büroarbeit. Die Klassifizierung ist bedingt, spiegelt aber das allgemeine Wesen wider.

Welche Option ist besser zu wählen? Alles hängt von der Ausrichtung des Unternehmens und den Besonderheiten seiner Arbeit ab. Man kann sich Bankangestellte als Freelancer mit freien Arbeitszeiten kaum vorstellen, oder? Aber Sie werden nicht viel davon profitieren, dass ein Journalist oder Designer nur von 9 bis 6 im Büro sitzt. Vertreter kreativer Berufe brauchen Raum für Kreativität.

Dennoch ist die Arbeit im Büro nach wie vor die häufigste Art, den Arbeitsablauf zu organisieren. Es macht keinen Sinn, es in allen Einzelheiten zu betrachten.

Freelancing bezieht sich auf die Einstellung von Menschen für eine bestimmte Arbeit. Freiberufler werden nicht angestellt, das heißt, solche Mitarbeiter müssen kein monatliches Gehalt zahlen und davon Steuern abziehen. Es ist kostengünstig, und daher bevorzugen viele Firmen diese spezielle Methode zur Organisation des Arbeitsablaufs. Es gibt jedoch Führungskräfte, die die „Verantwortungslosigkeit“ von Freiberuflern fürchten und versuchen, sie nicht in die Arbeit einzubeziehen.

Coworking kann als Zwischenglied zwischen Freiberuflichkeit und Büroarbeit bezeichnet werden. Es eignet sich am besten für Personen, die in kleinen Teams oder remote arbeiten, sich aber dennoch von Zeit zu Zeit mit Kollegen treffen müssen, um Informationen zu einem Fall auszutauschen.

Theoretisch kann jeder Berufsstand als Freelancer oder Coworking tätig sein. Aber in Wirklichkeit werden diese Methoden zur Organisation des Workflows von Unternehmen praktiziert, die die Dienste von Webentwicklern, Künstlern, Werbetreibenden usw. benötigen. Und die Kreativen selbst fühlen sich nicht wohl dabei, sich an einen strengen Zeitplan zu halten und Zeit in einem langweiligen Büro zu verbringen für Sie. Andererseits ist es sehr, sehr schwierig, ein Unternehmen zu finden, dessen Mitarbeiter alle Freiberufler sind – fast jedes Unternehmen hat Vollzeitbeschäftigte.

Wie man einen halben Tag arbeitet und alles macht: der in Gazprom verwendete Algorithmus

Sie verschwenden Zeit, wenn Sie Stunden damit verbringen, unwichtige E-Mails zu beantworten, überfällige Aufgaben chaotisch zu erledigen und infolgedessen keine Zeit haben, irgendetwas zu tun . David Allen, ein Berater bei Gazprom und der Weltbank, teilte einen Algorithmus, wie eine Führungskraft vier Stunden pro Tag frei bekommen kann. Dabei hilft Ihnen ein persönlicher To-do-Planer und eine ausführliche Anleitung, die Sie im Artikel des elektronischen Magazins „Kaufmännischer Leiter“ finden.

Grundsätze der Organisation des Arbeitsablaufs, die beachtet werden müssen

Die Technologie der Arbeitsablauforganisation impliziert die obligatorische Umsetzung mehrerer Grundregeln:

1. Der Inhalt des Arbeitsprozesses sollte optimal sein. Für eine gleichmäßige Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters sind eine rationelle Abfolge und die beste Kombination der bei der Arbeit eingesetzten Techniken notwendig. Das gleiche Ziel wird durch die richtige Organisation der Intensität und des Rhythmus des Arbeitsprozesses sowie die Entwicklung einer optimalen Kombination aus geistiger und körperlicher Aktivität für den Arbeitnehmer verfolgt. All dies kann erreicht werden, indem das Prinzip der Arbeitsteilung in der Produktion angewendet und richtig kalkuliert wird Arbeitsgeschwindigkeit und Ausstattung des Unternehmens mit hochwertigen Geräten, die allen modernen ergonomischen Anforderungen gerecht werden.
2. Mensch und Technik müssen gleichzeitig agieren. Das heißt, während das Gerät eingeschaltet ist, kann der Mitarbeiter mit der Wartung des Arbeitsplatzes, vorbereitenden / abschließenden Arbeiten oder Hilfsarbeiten beschäftigt sein.
3. Bei der Organisation eines Workflows müssen Sie einem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Bewegung zu sparen. Erreicht wird dies durch die Installation einer guten Ausstattung, eine übersichtliche Anordnung der Arbeitsplätze und eine möglichst bequeme Anordnung von Werkzeugen.
4. Die vom Mitarbeiter ausgeführten Bewegungen müssen angepasst und zum Automatismus gebracht werden.. Eine durchdachte Abfolge von Techniken, die mit der Erwartung durchgeführt werden, dass der Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Menge an Energie aufwendet, hilft, Rhythmus zu finden - und so weiter bis zum Ende der Schicht. Dank des Automatismus, dh der ständigen Wiederholung derselben Vorgänge über einen langen Zeitraum, konzentriert sich die Aufmerksamkeit einer Person auf die schnelle und qualitativ hochwertige Ausführung der Arbeit.
5. Auch die Arbeitsintensität muss optimal sein.. Die Organisation des Arbeitsprozesses im Unternehmen impliziert die Bequemlichkeit, bestimmte Operationen auszuführen, Aktivitäten zu ändern, von Muskel- zu Nervenbelastungen und umgekehrt zu wechseln, wobei darauf zu achten ist, dass die Auswirkungen der Produktionsumgebung auf eine Person minimiert werden. Forschungen auf dem Gebiet der Physiologie und Ökonomie haben den Belastungsgrad des Arbeiters und die Intensität seiner Arbeit aufgezeigt, bei der eine optimale Produktivität gewährleistet ist.

Die Bedingungen der Produktionstätigkeit in verschiedenen Unternehmen können sehr unterschiedlich sein, was bedeutet, dass die Organisation von Arbeitsprozessen ihre eigenen Merkmale hat. Um eine Steigerung der Arbeitseffizienz zu erreichen, ist es notwendig, alle oben genannten Anforderungen an einen bestimmten Fall anzupassen.

Praktiker erzählt

Lifestyle Business Center - eine Möglichkeit, den Arbeitsablauf effektiv zu organisieren

Swetlana Grigorjewa,

NEOPOLIS Business District Marketing Director

Der Arbeitsprozess muss so organisiert werden, dass sich die Mitarbeiter bei der Arbeit wohl und frei fühlen. Eine gute Lösung wäre die Nutzung eines Lifestyle Business Centers.

Die Bedeutung der Idee spiegelt sich bereits im Namen wider – „Lebensstil“. Eine Person, die interessiert und gerne im Büro ist, arbeitet viel effizienter. Und wenn die Unternehmensführung das versteht, dann schenkt sie der Organisation der Hauptarbeitsprozesse in der Produktion genügend Aufmerksamkeit.

Der Lifestyle-Stil als Methode der Arbeitsorganisation kommt aus dem Westen und ist mehrere Jahrzehnte alt. Sowohl Investoren als auch Mieter würdigen dieses Format – sei nur an die größten Transaktionen auf dem europäischen Markt für den Verkauf von Chiswick Park in London und The Park in Prag erinnert. Dieser Stil kam vor nicht allzu langer Zeit in unser Land und gilt immer noch als Innovation.

Lifestyle Business Center verdanken ihr Erscheinungsbild der Kombination aus psychologischen Ideen, HR-Technologien und der optimalen Organisation des Arbeitsplatzes. Die Enjoy-Work-Domain der englischen Website Chiswick Park bedeutet übersetzt „Arbeit genießen“ und spiegelt die Essenz des Konzepts vollständig wider.

Der Hauptvorteil solcher Business Center ist die Möglichkeit, eine angenehme Arbeitsumgebung für jeden Mitarbeiter im Besonderen und für das gesamte Unternehmen im Allgemeinen zu schaffen. In diesen Büroräumen lässt es sich nicht nur bequem arbeiten, sondern man kann sich auch als Mensch weiterentwickeln. Und hier hängt eines direkt vom anderen ab: Je wohler sich der Mitarbeiter fühlt, desto besser arbeitet er und desto erfolgreicher entwickelt sich das Geschäft.

Mit der Anmietung eines Lifestyle Business Centers bezahlen Sie auch dafür, dass das für Sie arbeitende Team motivierter und damit effizienter wird. Natürlich müssen Sie für die Miete viel Geld bezahlen, aber das Ergebnis ist es wert. Außerdem können Sie bei gemeinsamen Restaurantbesuchen und Ausflügen in die Natur viel sparen: Warum sollten Sie das tun, wenn das Business Center alles bietet, was Sie für eine enge Kommunikation zwischen den Mitarbeitern benötigen?

Das Interessanteste ist, dass Sie die Anmietung eines Lifestyle-Business-Centers etwa 2-3 mal billiger als ein traditionelles Büro im Stadtzentrum kostet. Lifestyle-Räumlichkeiten befinden sich in der Regel in etwas abgelegeneren Gegenden, sind aber gleichzeitig mit dem Transportmittel nicht schwer zu erreichen. Solche Büros befinden sich entweder in der Nähe stark befahrener Autobahnen oder in der Nähe von U-Bahn-Stationen und manchmal nicht weit vom Flughafen entfernt. Wenn keine großen Verkehrsknotenpunkte in der Nähe sind, fahren Shuttle-Busse diese Geschäftszentren ausnahmslos an.

Die meisten Lifestyle-Geschäftszentren sind niedrige Gebäude, die sich auf einer ziemlich großen Fläche befinden. Das Layout solcher Zentren ist hervorragend durchdacht: Neben Orten für geschäftliche und informelle Kommunikation verfügen sie über Erholungsgebiete, Parks mit Gassen, Cafés und Restaurants, Sportplätze und Clubs.

Die Besonderheit dieses Formats der Arbeitsplatzorganisation besteht darin, dass Mitarbeiter die Arbeit zum Wohle des Unternehmens problemlos mit Freizeit und Sport verbinden können. Ein so eingerichteter Ort treibt eine Person buchstäblich zu Kreativität und persönlicher Entwicklung. Gleichzeitig wird die notwendige Balance zwischen Beruf und Alltag gewahrt.

Lifestyle Business Center werden in der Regel von Unternehmen angemietet, die sich der Zusammenhänge zwischen Mitarbeitermotivation und erfolgreicher Geschäftsentwicklung bewusst sind. Wenn ein Arbeitsplatz langweilig wird, dann kann von effektiver Arbeit in den meisten Fällen keine Rede sein. Und eine wichtige Nuance sollte nicht vergessen werden: Auf ähnliche Weise wird der Arbeitsplatz von Unternehmen organisiert, deren Aktivitäten nicht mit dem täglichen Empfang von Kunden zusammenhängen, oder von Unternehmen, die einen separaten Hauptsitz im Stadtzentrum haben.

Was sind die Phasen des Prozesses der Organisation eines Arbeitsplatzes?

Schritt 1. Definieren Sie ein Ziel.

Um den Workflow zu optimieren, müssen Sie vom Gegenteil ausgehen, dh zuerst das zu erzielende Ergebnis formulieren und dann darüber nachdenken, was getan werden muss, um dieses zu erreichen.

Entscheiden Sie, welche Tagesleistung von den Mitarbeitern verlangt wird. In diesem Fall ist es nicht notwendig, mit den Begriffen „geplant“, „erledigt“ oder „wird durchgeführt“ zu arbeiten – verwenden Sie die Wörter „haben“ oder „erledigt“. Zum Beispiel: "Die Arbeiten zum Streichen des Zauns sind abgeschlossen", "Einkommen ist vorhanden."

Bestimmen Sie danach, was der Mitarbeiter eine Stunde, einen Tag oder eine Woche früher tun soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wählen Sie das Zeitintervall entsprechend den Besonderheiten der Arbeit. Dann spulen Sie die Ereignisse um einen weiteren Zeitraum zurück und finden Sie heraus, welche Aktionen von einer Person verlangt werden, damit sie einen Schritt macht, der zum Abschluss der Aufgabe führt. Dann kehren Sie die Schritte des Arbeiters allmählich zum Anfang zurück, bis zu dem Moment, in dem die Aufgabe für ihn gestellt wird.

Die Beschreibung des Prozesses der Mitarbeitertätigkeit für ein bereits operierendes Unternehmen hat seine Vor- und Nachteile. Das erste ist, dass Sie nichts Neues komponieren müssen - Sie müssen nur die bereits vorhandenen Arbeitsschritte zur Formel hinzufügen. Die Kehrseite ist der implizite Wunsch des Managers, den Arbeitsprozess einschließlich der darin enthaltenen Aktionen und Faktoren zu organisieren. dieser Moment in der Produktion verwendet, auf die man aber problemlos verzichten kann. Beschreibt man die Aktionen des Personals nach obigem Schema, vom Ende bis zum Anfang, dann lässt sich der Arbeitsablauf gut optimieren, indem man einfach alles Unnötige daraus entfernt.

Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen haben und nicht zu viel tun möchten detaillierte Beschreibung Prozess, dann reicht es aus, ihn in 10-20 Schritte aufzuteilen.

Nachdem Sie die Schaltung vollständig gebildet haben, muss sie überprüft werden. Es muss analysiert werden, ob nach Abschluss des vorherigen Schrittes mit dem nächsten Schritt begonnen werden kann und ob die Gesamtheit aller Maßnahmen zu einem Gewinn für das Unternehmen führt. Nur die richtige Organisation des Arbeitsablaufs führt zum gewünschten Ergebnis. Wenn das System irgendwann ausfällt, müssen Sie nach einer Problemumgehung suchen.

Stufe 2. Schreiben Sie die Übergänge zwischen den Ergebnissen.

Wenn das endgültige Ziel entwickelt und die Schritte, die dorthin führen, identifiziert sind, müssen Zwischenergebnisse ermittelt werden.

Wenn Sie das Schema in einfachen Worten erklären, dann klingt es ungefähr so: „Das Teil unter der Nummer so und so ist auf Lager. Zu der und der Zeit sollte sie in dieser und jener Werkstatt sein. Was muss dafür getan werden? Das ist richtig: Finden Sie das Teil und verschieben Sie es an die richtige Stelle.

Ein anderes Beispiel. Zwischen den Begriffen „Dokument ausgestellt“ und „Dokument übergeben“ kann kein Gleichheitszeichen gesetzt werden. Es bedarf eines Übergangs, der detailliert beschrieben werden sollte: „Dokument entgegennehmen, bei der zuständigen Person beglaubigen und dann an den Bestimmungsort weiterleiten.“

Nachdem Sie die Übergänge entwickelt haben, überprüfen Sie das gesamte Diagramm noch einmal sorgfältig. Sicherlich sind Nuancen darin, die Sie nicht genug verstanden haben. Dies muss korrigiert werden, da sich sonst die Organisation des Arbeitsablaufs nicht hundertprozentig bewährt. In den meisten Fällen wird das Problem nicht einzigartig sein, Sie müssen nur nachsehen, wer und wann dieses Verfahren bereits formuliert hat.

Viele Unternehmer haben vielleicht eine Frage: Lässt sich kreative Arbeit für eine solche Beschreibung anbieten? Seltsamerweise, aber bei ihm sind die Probleme am geringsten.

In einem Unternehmen hat sich eine eher schwierige Situation entwickelt. Es wurde von Spezialisten provoziert, die sich mit Webdesign befassen. Nachdem sie den Chefs versichert hatten, dass ihre Arbeit kreativ sei, stellten die Mitarbeiter die pünktliche Ausführung von Aufträgen ein. Ihre Ausreden waren nicht originell: Die Arbeit eines Künstlers kann nicht reguliert werden. Wie sich herausstellte, können Sie. Jeder Geschäftsprozess bietet sich an Schritt für Schritt Beschreibung, einschließlich des Prozesses des Erstellens von Designlayouts, des Schreibens eines Artikels und des Komponierens von Musik. Als die Arbeit von Webdesignern in mehrere aufeinanderfolgende Schritte aufgeteilt wurde, wurde es besser.

Damit das Unternehmen wie am Schnürchen funktioniert, müssen alle Handlungen der Mitarbeiter formalisiert werden - von der Reinigung der Räumlichkeiten bis zum Telefonieren mit Kunden.

Eine Person ging in die USA. Er kannte die Sprache fast nicht, aber in der Firma, in der er eine Stelle bekam, erhielt er Anweisungen in Form eines Heftes mit Farbbildern. Auf solche Broschüren wurde von allen Gastarbeitern zurückgegriffen, damit diejenigen, die kein Englisch lesen können, anhand von Bildern herausfinden konnten, was in welcher Reihenfolge zu tun war. Ausländer erhielten das Recht, eine Arbeit aufzunehmen, erst nachdem sie dieses Memo auswendig gelernt hatten.

Bei der Entlassung musste das „Geschenk“ nicht zurückgegeben werden: In den USA hat jedes seriöse Unternehmen einen großen Vorrat an solchen Anweisungen. Sie an die Angestellten westlicher Arbeitgeber zu verteilen, ist viel einfacher, als die Leute davon zu überzeugen, alle möglichen Eiljobs zu vermeiden und jedem fast an den Fingern zu erklären, was seine Aufgaben sein werden. Andererseits wissen unsere Führungskräfte, wenn sie kompetent genug sind, immer genau, was zu welchem ​​Zeitpunkt von ihnen verlangt wird.

Schritt 3: Anweisungen entwickeln.

Nachdem alle Zwischenschritte und Hauptergebnisse mit den notwendigen Verknüpfungen zwischen ihnen durchdacht sind, erfordert die Organisation des Arbeitsablaufs eine Aufschlüsselung nach Positionen und funktionalen Verantwortlichkeiten.

Legen Sie zunächst fest, welche Arbeitsphasen Mitarbeiter benötigen und welche nicht. Nachdem Sie die Phasen berechnet haben, in denen Sie nicht auf Mitarbeiter verzichten können, beginnen Sie mit der Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Personen.

Meistens wird dafür ein vertikales Verteilungsprinzip verwendet, das besagt, dass die Person, die eine bestimmte Arbeit von Anfang bis Ende ausführt, dafür verantwortlich ist. Dieser Mitarbeiter kennt die Anweisungen verschiedene Level, kann er die Aufgaben des obersten Managers des Unternehmens und des Auftragnehmers kombinieren. Diese Lösung kann jedoch nicht als ideal angesehen werden, da nicht allzu angenehme Folgen möglich sind:

• Ein Mitarbeiter mit Zugang zu solchen Anweisungen hat Wettbewerbsvorteil vor Ihren Kollegen. Eines Tages kann er diese Anweisungen jemandem „schenken“.
• Anforderungen an dieser Mitarbeiter deutlich steigen.
• Wenn sich eine Person plötzlich entscheidet, zu kündigen, wirkt sich dies am stärksten auf die Arbeit des gesamten Unternehmens aus, da an diesen bestimmten Mitarbeiter ein erheblicher Teil der Organisation von Arbeitsprozessen gebunden war.

Daher ist es sinnvoller, anstelle des vertikalen Verteilungsprinzips das Tetris-System zu verwenden. Jeder Mitarbeiter soll die Arbeit machen, die er am besten kann. Und das Endergebnis muss von der gemeinsamen Anstrengung aller Mitarbeiter abhängen.

Wenn Sie auf diese Weise Arbeit im Unternehmen aufbauen, können alle möglichen Mängel leicht in Vorteile umgewandelt werden. Eine Person, die in einem Geschäft tätig ist, für das sie zweifellos ein Talent hat, arbeitet ohne unnötigen Stress, ohne Fehler und mit Freude, was sich direkt auf die Effizienz ihrer Arbeit auswirkt und dem Unternehmen Geld spart.

Denken Sie daran: Position und funktionale Verantwortlichkeiten- Verschiedene Dinge. Eine Position kann die Ausführung mehrerer Aufgaben gleichzeitig beinhalten.

Nachdem Sie eine Stellenliste und eine Anforderungsliste für Mitarbeiter mit bestimmten Positionen erstellt haben, müssen Sie Anweisungen erstellen, nach denen die zuständige Abteilung des Unternehmens (oder ein einzelner Personalverantwortlicher) Personal auswählt. Diese Dokumente müssen sowohl mit Stellenbeschreibungen als auch mit dem Arbeitsprozess verknüpft werden.

Fassen wir die Zwischenergebnisse zusammen. Die Gründung oder Umstrukturierung eines Unternehmens umfasst die Organisation des Arbeitsprozesses, die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Bildung von Einstellungsregeln und die Entwicklung von Lohnbedingungen.

Und noch etwas: Vergessen Sie beim Schreiben eines Workflows nicht, anzugeben, in welcher Form die Dokumentation von einem Mitarbeiter zum anderen übertragen werden soll.

Organisation der technologischen Prozesse der Arbeitsplätze

Arbeitsorganisation bedeutet:

• interne, zufällig auftretende Interaktion der Elemente des Arbeitsplatzes;
• die gleiche Interaktion, nur absichtlich ausgeführt;
• externe unregelmäßige, zufällige Einwirkung auf den Arbeitsplatz und seine Elemente;
• Auswirkungen auf den Arbeitsplatz, die zielgerichtet, systematisch und kontinuierlich sind.

Aus dem Vorstehenden folgt, dass die Organisation von Arbeitsplätzen nicht nur aufgrund von Anweisungen von oben und im Voraus vorgeschriebenen Regeln erfolgt, sondern auch als Ergebnis der Bemühungen des Mitarbeiters selbst, des Einflusses der Umgebung und der Auswirkungen der Elemente von Arbeitsplatz aufeinander.

Wenn der Arbeitsplatz richtig organisiert ist, verbringt eine Person viel weniger Zeit mit bestimmten Aktionen, gleichzeitig steigt jedoch die Qualität der geleisteten Arbeit. Man kann auch davon sprechen, die Kosten für Rohstoffe, Material und Energie zu senken, was wiederum zu einer Steigerung des Gewinns und der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beiträgt.

Alle Elemente der Organisation des Arbeitsablaufs sind eng miteinander verbunden, und die Anordnung der Arbeitsplätze in dieser Liste ist bei weitem nicht der letzte Platz. Ihre kompetente Vorbereitung umfasst die Installation und Befestigung aller erforderlichen Werkzeuge und Geräte sowie die Kontrolle über den Durchfluss technologischer Prozess, fehlerfreie Anlagenkontrolle etc.

Auch die Formen der Arbeitsteilung und -zusammenarbeit im Betrieb wirken sich weitgehend auf die Organisation und Erhaltung von Arbeitsplätzen aus.

Je besser die Arbeitsplatzgestaltung durchdacht ist, desto angenehmer werden die Arbeitsbedingungen der Darsteller, desto weniger beeinträchtigen sie die negativen Auswirkungen der Produktionsumgebung. Damit der Mitarbeiter bei seiner Tätigkeit nicht zu viel Stress und damit Überlastung erfährt, muss sein Arbeitsplatz nach allen bestehenden Standards ausgestattet sein.

Durch die richtige Organisation von Arbeitsprozessen und Jobs können Sie die folgenden Aufgaben lösen:

1. Nutzen Sie die verfügbare Produktionsfläche optimal.
2. Rüsten Sie mit aller möglichen Rationalität einen einzelnen Arbeitsplatz aus und ordnen Sie selbst die unbedeutendsten Elemente bequem an.
3. Machen Sie den Arbeitsplatz bequem und komfortabel.
4. Beschäftigte davor schützen nachteilige Wirkungen externe und interne Produktionsumgebung.
5. Stellen Sie den ununterbrochenen und synchronen Betrieb der Arbeitsplätze sowie deren hochwertigen Service sicher.

Ein einheitliches System für die Vermittlung von Arbeitsplätzen existiert nicht, nur weil die Besonderheiten der Aktivitäten jedes Unternehmens unterschiedlich sind. Aber wenn Sie ein paar folgen Allgemeine Regeln Organisation auf eine bestimmte Gruppe von Arbeitsplätzen anwendbar, dann kann am Ausgang eine sehr gute Wirkung erzielt werden. Die Hauptsache ist, Jobs nach bestimmten Kriterien zu klassifizieren und entsprechend zu finden Beste Option Organisationen.

Die Klassifizierungsmerkmale hängen jedoch von der Ausrichtung des Unternehmens und den Besonderheiten der Produktion ab. Abhängig von diesen Details und vielen weiteren Faktoren baut sich die Organisation und Pflege von Arbeitsplätzen auf.

Es gibt jedoch allgemeine Anforderungen für jeden Arbeitsplatz, egal um welches Unternehmen oder Unternehmen es sich handelt. Sie lassen sich in organisatorische, technische und psychophysiologische unterteilen.

Die ersten schlagen die bequemste Anordnung von Werkzeugen und Geräten für den Mitarbeiter vor, die Möglichkeit einer rationellen Wartung des Arbeitsplatzes usw.

Unter technische Voraussetzungen bedeutet, den Arbeitsplatz mit allem auszustatten notwendige Ausrüstung Technik, Kommunikation usw.

Psychophysiologische Anforderungen implizieren die Übereinstimmung des Arbeitsplatzes mit den Besonderheiten der Psychologie und Physiologie der Arbeitnehmer.

Die allgemeinen Regeln für die Organisation von Arbeitsplätzen sind:

• entsprechend der Ausstattung und Spezialisierung von Arbeitsplätzen mit allen erforderlichen Anforderungen;
• bei der kompetenten Stellenvermittlung;
• bei ihrer regelmäßigen Wartung.

• Verbesserung der Unternehmensführung: Bereiche, auf die es sich zu achten gilt

Wie man den Workflow in einer Organisation steuert

Ohne entsprechende Kontrolle bleibt die Erreichung der Unternehmensziele eine große Frage. Aufgabe der Steuerung ist es, die Unternehmensführung so effizient wie möglich zu gestalten.

Die Kontrolle muss bestimmten Standards entsprechen, die im Prozess ihrer Umsetzung festgelegt werden. Es ist auch notwendig, die erzielten Ergebnisse zu analysieren und, wenn sie nicht mit den gesetzten Zielen übereinstimmen, eine Anpassung vorzunehmen.

Die Kontrolle soll mehrere Aufgaben erfüllen: den Stand der Dinge im Unternehmen bewerten, die erforderlichen Daten sammeln, die anschließend verarbeitet werden, und Fehler identifizieren. Weitere Kontrollfunktionen sind die Analyse von Fehlerursachen und der Suche nach Korrekturmöglichkeiten, die Entwicklung von Methoden zur Zielerreichung und die Vorbereitung eines einheitlichen Berichtssystems.

Die interne Ordnung der Organisation enthält eine Liste von Regeln und Vorschriften Arbeitsverhalten, obligatorisch. Es gibt mehrere Möglichkeiten, gegen die Arbeitsdisziplin zu verstoßen: Nichteinhaltung der Unterordnung, Versagen der Koordination bei der Erledigung einer Aufgabe, Abweichung von den Regeln, die das Arbeitszeit- und Ruheregime bestimmen, Missachtung technologischer Standards. Letzteres impliziert zudem nicht nur ein Überschreiten der Regeln zur Nutzung der Produktionsmittel durch den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber, sondern auch Irrtümer hinsichtlich des Zeitpunkts des technischen Vorgangs. Die Regelung der Arbeitszeit und der Ruhezeit des Arbeitnehmers hängt unmittelbar von deren Merkmalen ab. Die Arbeit kann dauerhaft sein, mit bestimmten Pausen zwischen den Tätigkeitsphasen, nachts, in mehrere Teile während einer Schicht unterteilt usw. Während des Arbeitsprozesses in der Organisation müssen die Regeln der Unterordnung eingehalten und der Koordinierung der Arbeitsabläufe besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden Angestellte. Hat eine Person die ihr übertragene Aufgabe nicht oder nicht ordnungsgemäß erfüllt, so gilt dies als Disziplinarvergehen.

Disziplinarvergehen können dreierlei Art sein:

• der Mitarbeiter hat technologische Standards vernachlässigt;
• Der Arbeitnehmer hat sich geweigert, die Unterordnungs- und Koordinierungsnormen im Arbeitsverwaltungsprozess einzuhalten, oder dies nicht ordnungsgemäß getan.
• der Arbeitnehmer hat gegen die Arbeitszeit verstoßen, d.h. von der Einhaltung der Normen der Arbeitsbeziehungen, die die Arbeitszeit und die Ruhezeiten regeln, abgewichen - Art. 100 Arbeitsgesetzbuch Rf.

Das Verfahren zur Feststellung von Umständen, die auf einen Verstoß eines Mitarbeiters gegen die von der Organisation angenommenen Normen hinweisen, hängt weitgehend von der Art des Disziplinarvergehens ab.

Expertenmeinung

Eine entwickelte Arbeitskultur kann Disziplinarverstöße erheblich reduzieren

Michail Plynsky,

Generaldirektor der Faber Electrotechnical Company, Orel

Einige unserer Mitarbeiter verstießen von Zeit zu Zeit gegen die Arbeitsdisziplin: Einige kamen zu spät und ließen die Arbeit ausfallen, der zweite scheute die Arbeit und der dritte wurde beim Stehlen erwischt. Wir haben diese Probleme erfolgreich gemeistert, indem wir persönlich mit den Schuldigen und mit dem Team gesprochen haben - aber nur solange die Belegschaft unserer Organisation 30-40 Personen umfasste. In der Zukunft wuchs das Geschäft, neue Richtungen tauchten auf und wir hatten viel mehr Mitarbeiter.

Danach erreichte das Problem seine volle Höhe, und wir erkannten, dass es mit radikalen Methoden gelöst werden musste. Aber nur ein Unternehmen mit einem gut organisierten Arbeitsprozess und einer hoch entwickelten Arbeitskultur kann die Wahrscheinlichkeit von Verstößen verringern. Dazu haben wir uns am Harzburger Modell der Teamführung orientiert, die wichtigsten Werkzeuge in seinem Rahmen studiert und dann begonnen, sie in unserer Arbeit anzuwenden.

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Workflow-Optimierung in der Organisation

Eine effektive Organisation der Arbeitsabläufe ist ohne eine ganze Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern, nicht möglich. Wenn alles nach der Formel „Höher, weiter, besser!“ gemacht wird, dann wird die Rendite des entsprechenden Unternehmensbereichs größer, die Kosten werden deutlich reduziert usw.

Wenn sich die Situation nach all den Bemühungen nur verschlechtert hat, dann sollte erkannt werden, dass die Optimierung nicht sehr erfolgreich war. Es ist notwendig, die Arbeit der Zweige zu verbessern und dabei eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten. Mach Folgendes:

1. Ermitteln Sie den Optimierungsbedarf.

Nach der Analyse der Arbeit einer separaten Einheit können sowohl die Unternehmensleitung als auch der Leiter der zuständigen Abteilung, der feststellt, dass die Arbeit des ihm unterstellten Sektors verbessert werden muss, zu diesem Schluss kommen. Im letzteren Fall ist meistens die allgemeine Verbesserung des Systems gemeint. Wenn die Idee zur Optimierung der Arbeitsabläufe in der Organisation von Behörden kommt, dann handelt es sich in der Regel um eine sehr konkrete Anfrage, die darauf abzielt, bestimmte Aspekte zu reformieren. Beispielsweise war der Firmenchef der Ansicht, dass die Ausgaben einer bestimmten Abteilung zu hoch seien und reduziert werden müssten. Dies gilt in der Regel für diejenigen Dienste, deren Arbeit nur mittelbar den Gewinn des Unternehmens beeinflusst: die Personalabteilung, der Bereich Sicherheitstechnik usw.

Aber der Wunsch, Geld zu sparen, ist nur eines der Motive für die geplanten Reformen in der Organisation. Meistens liegt der Grund woanders: Der Dienst erfüllt seine Funktionen nicht gut genug.

Sobald der Antrag formuliert ist, beginnt der Prozess der Umstrukturierung der Einheit. Und der erste Schritt in diese Richtung wird die Definition der Mission und der wirtschaftlichen Funktion der Abteilung sein.

Was bedeutet das? Anscheinend gibt es einiges zu bedenken: Die Aufgabe der Verkaufsabteilung ist der Verkauf, die Funktion des Kurierdienstes die Zustellung, die Sorge der Werbeabteilung die Verkaufsförderung der Ware. Leider ist alles viel komplizierter.

Modern Russisches Geschäft unterscheidet sich darin amtliche Verpflichtungen einer Person, die eine bestimmte Position in einem Unternehmen innehat, sind nicht immer eindeutig. Oft bedeutet die gleiche Position in verschiedenen Organisationen die Wahrnehmung völlig unterschiedlicher Aufgaben. Nehmen wir zum Beispiel Marketingspezialisten: In einem Unternehmen ist eine Person in diesem Beruf verpflichtet, ein Konzept für die Geschäftsentwicklung zu entwickeln, in einem anderen - um sich im persönlichen Verkauf zu engagieren. Irgendwo schulen Personalmanager Mitarbeiter, vermitteln sie ihnen Unternehmenskultur, und irgendwo rekrutieren sie einfach Leute für die Arbeit. Und eine ähnliche Situation ist jetzt in den meisten heimischen Unternehmen.

Bevor Sie also beginnen, die Leistung einer bestimmten Einheit in einer Organisation zu verbessern, müssen Sie verstehen, welche Rolle diese Abteilung spielt Gesamtstruktur Firmen.

Um diese Frage zu beantworten und den Arbeitsablauf in der Organisation weiter zu optimieren, ist es notwendig:

• die Aufgaben bestimmen, deren Lösung in der Abteilung dieser Einheit liegt;
• den Platz herausfinden, den er im Unternehmen einnimmt;
• Legen Sie die Rolle der Einheit in der wirtschaftlichen Komponente des Unternehmens fest.

Sie können zum zweiten Punkt der Verbesserung des Arbeitsablaufs in der Organisation erst übergehen, wenn Sie den ersten vollständig verstanden haben.

1. Informieren Sie sich über die Leistungskriterien.

Dies ist eine der wichtigsten Phasen der Optimierungsarbeit. Darüber hinaus hängen alle weiteren Schritte davon ab, welche Parameter Sie als Hauptkriterien definieren. Hier werden die Daten, die während der Entwicklung des vorherigen Absatzes gewonnen wurden, nützlich sein.

Die Analyse muss auf den Zielen basieren, die eine bestimmte Einheit erreichen muss. Aufgabe des Sicherheitsdienstes ist es beispielsweise, den Diebstahl von Sachwerten des Unternehmens zu verhindern. Das heißt, das Kriterium für die Wirksamkeit der Abteilung ist die Verringerung / Erhöhung der Anzahl solcher Episoden.

Darauf aufbauend kann anhand zuvor formulierter Aufgabenstellungen die Wirksamkeit des Handelns der Abteilung beurteilt werden.

Wenn eine bestimmte Einschätzung nicht möglich ist, bedeutet dies, dass bei der Formulierung der Aufgaben ein Fehler unterlaufen ist oder sie mit schwammigen Formulierungen formuliert wurden. In diesem Fall müssen Sie zur vorherigen Phase der Optimierung des Arbeitsablaufs in der Organisation zurückkehren.

Aber wenn alles richtig gemacht ist, dann ist der nächste Schritt an der Reihe.

1. Beurteilen Sie, wie zufrieden Sie mit der Arbeit einer bestimmten Abteilung sind.

Auf ausführliche Erläuterungen kann hier verzichtet werden. Die Situation für jede Abteilung sollte anhand der zuvor ausgewählten Leistungskriterien bewertet werden. Die einfachste Bewertung erfolgt im Format „befriedigend / ungenügend“. Wenn ein tieferes Verständnis der Situation erforderlich ist, kann der Bericht auf der Grundlage numerischer Daten erstellt werden. Als Ergebnis werden Sie deutlich sehen, wie diese oder jene Abteilung Ihren Erwartungen entspricht. Wenn alles in Ordnung ist - gut. Wenn ein Eingreifen erforderlich ist, sollte der nächste Schritt zur Verbesserung des Arbeitsablaufs der Organisation unternommen werden.

1. Optimierungsprobleme formulieren.

Auch hier sind keine besonderen Schwierigkeiten zu erwarten. Nach der Analyse aller Punkte sollte denjenigen, die die meisten Fragen aufwerfen, erhöhte Aufmerksamkeit geschenkt werden. Versuchen Sie beim Setzen von Zielen, keine negativen, sondern positive Begriffe zu verwenden. Das heißt, setzen Sie das Ziel für die Mitarbeiter, „die Qualität der Arbeit zu verbessern“ und nicht „den Prozentsatz der Ehe nach Möglichkeit zu minimieren“.

Alles, die Vorbereitungen zur Optimierung des Arbeitsablaufs in der Organisation sind abgeschlossen. Jetzt ist es an der Zeit, Entscheidungen in die Tat umzusetzen.

1. Führen Sie Optimierungsaktivitäten durch.

In jeder Situation müssen Sie vor der Gründung eines Unternehmens eine indikative Analyse durchführen. In diesem Fall zielt es darauf ab, die internen Reserven der Organisation zu ermitteln. Erstellen Sie dazu zunächst eine allgemeine Liste der Funktionen innerhalb des Geräts.

1. Schreiben Sie für jede Abteilung eine Liste ihrer Funktionen auf.

Diese Liste wird daran erinnern Jobbeschreibung, nur nicht für eine bestimmte Position, sondern für die gesamte Abteilung als Ganzes erstellt. Damit sich das Dokument jedoch nicht in besonderer Komplexität unterscheidet, kann es genau in Fachgebiete unterteilt werden. Das Ergebnis ist eine Liste von Aufgaben, die von Mitarbeitern einer bestimmten Abteilung ausgeführt werden müssen.

1. Bewerten Sie, wie gut die Arbeit ausgeführt wird.

In diesem Fall ist es notwendig, nicht den Gesamterfolg der Einheit zu bewerten, sondern jede Funktion einzeln. Dadurch wird deutlich, ob sie richtig auf die Mitarbeiter verteilt sind und was genau „hochgezogen“ werden muss.

Nun, wenn sich herausstellt, dass alle Probleme auf die unbefriedigende Arbeit eines Mitarbeiters zurückzuführen sind. Es lohnt sich, einen anderen an seiner Stelle zu nehmen, und alle Schwierigkeiten werden verschwinden. Leider kommt das äußerst selten vor, denn das „schwache Glied“ im Team fällt auf den ersten Blick auf und wäre schon längst erkannt worden. Der Punkt ist hier höchstwahrscheinlich ein anderer: Der Arbeitsablauf in der Organisation leidet „dank“ der schwachen Arbeit der gesamten Abteilung.

Es kommt aber auch vor, dass es nicht möglich ist, die Leistung von Funktionen zu bewerten. In dieser Situation müssen Sie über die Wirksamkeit der bestehenden Kontrolle nachdenken und ob sie grundsätzlich funktioniert.

1. Erfahren Sie, wie stark subjektive Faktoren den Erfolg der Funktionen beeinflussen.

Bestimmen Sie, wie sich die persönlichen Merkmale der Mitarbeiter auf die Effektivität ihrer Arbeit in der Organisation auswirken. Es gibt viele verschiedene Beispiele. Wenn eine Person im Leben langsam ist, ist es unwahrscheinlich, dass sie mit einer Arbeit fertig wird, die sofortige Entscheidungen erfordert. Das bedeutet, dass es für diesen Mitarbeiter besser ist, eine Position anzubieten, die ein ausgewogenes und überlegtes Handeln beinhaltet.

1. Finden Sie die Abhängigkeit von Faktoren innerhalb der Abteilung.

Der Arbeitsprozess muss entsprechend der Atmosphäre, die sich im Team entwickelt hat, organisiert werden. Bedenken Sie: Abweichungen vom „Goldenen Mittelweg“ in alle Richtungen sind höchst unerwünscht – sowohl bei einem Pluszeichen als auch bei einem Minuszeichen. Wenn Mitarbeiter keine gemeinsame Sprache finden, sich aggressiv zueinander verhalten, dann kann man von ihnen keine effektive Arbeit erwarten. Dies wird durch den Mangel an zwischenmenschlicher Interaktion behindert. Doch ein allzu freundliches Team hat auch seine Schattenseiten – Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit bei einer Tasse Tee und gemütlichen Gesprächen verbringen, sind auch kaum auf fruchtbare Arbeit eingestellt.

Andere Faktoren können festgestellt werden, die selbst die kompetenteste Organisation des Arbeitsablaufs zunichte machen. Probleme treten auf, wenn:

• der Prozess ist nicht genug automatisiert. Beispielsweise ist das manuelle Ausfüllen von Dokumenten zeitaufwändig und unrentabel;
• Funktionen der Mitarbeiter werden dupliziert;
• Arbeitsverantwortlichkeiten werden ohne ein klares System verteilt;
• Mitarbeiter berichten gleichzeitig an mehrere Vorgesetzte.

1. Bestimmen Sie, inwieweit die Erfüllung von Funktionen von Faktoren außerhalb der Zuständigkeit der Abteilung abhängt.

Damit die Organisation des Workflows wirklich hochwertig ist, Besondere Aufmerksamkeit sollten externen Faktoren gegeben werden. Es kommt häufig vor, dass die Arbeit einer bestimmten Einheit aufgrund des negativen Einflusses benachbarter Abteilungen "verlangsamt" wird. Schlechter Einkaufsservice? Überprüfen Sie andere Bereiche: Vielleicht liegt das Problem darin, dass die Buchhaltung bezahlte Rechnungen nur langsam ausstellt. Es ist klar, dass es in dieser Situation notwendig ist, sich mit Buchhaltern zu befassen und nicht mit Personen, die im Beschaffungswesen tätig sind.

Oder ein anderes Beispiel: Eine Organisation braucht dringend einen neuen Mitarbeiter, aber er ist noch nicht da. Es besteht die Möglichkeit, dass nicht die Personalabteilung daran schuld ist, sondern der Leiter, der mit der Zustimmung zur vorgeschlagenen Kandidatur zu lange gezögert hat.

1. Planen Sie Zeit für die Beobachtung ein und zeichnen Sie dann die Zeit auf, die für die Implementierung von Funktionen aufgewendet wurde.

Dieses Vorgehen in der Organisation des Arbeitsablaufs ist noch lange nicht der letzte Wert. Wie es geht? Nehmen Sie einen Bleistift, einen Notizblock und eine Stoppuhr mit und "siedeln" Sie sich dann für ein paar Tage in der Abteilung ein. Berechnen Sie, wofür jeder Mitarbeiter in der Abteilung Zeit aufwendet. Die Ergebnisse der Studie können Sie überraschen. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass einer der Mitarbeiter den Großteil seiner Arbeitszeit mit der Suche nach den notwendigen Dokumenten verbringt, die aufgrund eines Missverständnisses in einer anderen Abteilung gelandet sind.

Der Nutzen dieser Informationen ist gar nicht zu überschätzen: Es wird sofort klar, aus welchen Gründen bestimmte Arbeiten nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.

1. Führen Sie eine Umfrage basierend auf den Ergebnissen der Zeitaufwendungskarte durch.

Nachdem Sie Ihre Beobachtungen zum vorherigen Punkt in ein Notizbuch geschrieben haben, fragen Sie die Mitarbeiter: Womit verbringen sie ihrer Meinung nach die meiste Zeit ihrer Arbeitszeit? Notieren Sie alle Antworten. Zur Verdeutlichung können Sie eine spezielle Tabelle erstellen, deren Daten sich leicht mit den Ergebnissen Ihrer Beobachtungen korrelieren lassen.

1. Fragen Sie die Mitarbeiter, wie die Situation verbessert werden kann.

Die Veranstaltung ist nicht nur im demokratischen Stil, sondern auch sehr wichtig für die zukünftige kompetente Gestaltung des Arbeitsprozesses. Lassen Sie jeden Mitarbeiter darüber nachdenken und seine Gedanken äußern, was ihn bei seiner Arbeit am meisten behindert und was verbessert werden könnte. Erwarten Sie nicht viel Tiefe der Analyse - jemand kann sich darüber beschweren, dass er sich über das Fehlen eines Raucherzimmers auf der Etage ärgert. Aber aus allem Gesagten lassen sich sicherlich gewisse Schlüsse ziehen.

1. Nachdem Sie Funktionen des gleichen Typs herausgegriffen haben, finden Sie einen Weg, sie zu kombinieren.

Die Zeit der Analytik ist vorbei, es ist an der Zeit, die Organisation des Workflows gezielt zu verbessern. Wie kombiniere ich ähnliche Funktionen? Darin ist nichts Schwieriges. Sie müssen nur die gleiche Art von Aufgaben einer Person anvertrauen - damit sie nicht die Zeit verschiedener Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Es ist einfach, Beispiele zu geben. Der mit der Eingabe von Primärdokumenten in das System befasste PC-Operator kann qualifiziertere Mitarbeiter von dieser Verantwortung entbinden. Dasselbe gilt für Telefonverkäufer, die in Verkaufsabteilungen telefonieren, und für Forscher in Personalagenturen. Möglichkeiten gibt es eigentlich mehr als genug.

Durch die Kombination von Funktionen können Sie die Zeit hochbezahlter Spezialisten erheblich einsparen und die Effizienz der Einheit steigern.

1. Arbeitsabläufe automatisieren.

Die moderne Geschäftswelt wird immer technologischer, und in jeder Organisation gibt es viele Knotenpunkte, die digitalisiert werden können. Die Hauptsache ist, Arbeitsbereiche zu identifizieren, in denen die Automatisierung zur Steigerung der Arbeitseffizienz beiträgt. In einigen Abteilungen kann die Implementierung solcher Systeme die Produktivität um 100 Prozent steigern, da die Mitarbeiter der Organisation von Routinearbeiten entlastet werden und zusätzliche Zeit für die Kommunikation und die Suche nach der erforderlichen Dokumentation aufwenden.

Natürlich kann die Automatisierung eine wichtige Rolle bei der Organisation des Arbeitsablaufs spielen, aber hier müssen Sie auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens aufbauen. Mit der Einführung eines gemeinsamen CRM dürften die Hauptschwierigkeiten der Fachbereiche behoben sein. Wenn die Anschaffung eines solchen Systems nicht geplant ist, müssen die Probleme des Geräts auf andere Weise gelöst werden. Einzelne Funktionen können Sie aber jederzeit mit Hilfe selbst geschriebener Programme automatisieren, wenn Sie keine 100% digitale Steuerung der Abteilung benötigen.

1. Beteiligen Sie sich an der Mitarbeiterschulung.

Für einzelne Organisationen steht die Mitarbeiterschulung an erster Stelle. Aber hier hängt viel davon ab, was mit diesem Wort gemeint ist. Wenn das Training kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zur Verbesserung ist, müssen Sie auf solche Nuancen achten:

• Mitarbeiterschulungen führen nicht immer zu Arbeitsoptimierungen. Tatsache ist, dass es unmöglich ist, alle verfügbaren Faktoren zu berücksichtigen. Erstens haben nicht alle Mitarbeiter die gleiche Lernfähigkeit. Zweitens haben einige Mitarbeiter möglicherweise nicht genug Motivation. Drittens sind nicht alle Trainer ausreichend qualifiziert. Viertens ist der Schulungskurs möglicherweise nicht vollständig auf die Anforderungen der Organisation zugeschnitten. Und die Liste der Nuancen endet hier nicht.
• Es ist sinnvoll, einen Mitarbeiter nur dann zu schulen, wenn er bereit ist, für einen ausreichend langen Zeitraum im Unternehmen zu arbeiten. Andernfalls wird es Zeit- und Ressourcenverschwendung sein.

Aber wenn Mitarbeiter für die kompetente Organisation des Arbeitsablaufs eine Schulung benötigen, muss diese unbedingt durchgeführt werden. Die Hauptsache ist gleichzeitig, die Ergebnisse zu überwachen und sich darüber im Klaren zu sein, wie diese Praxis die Effizienz der Abteilung erhöht.

1. Optimierungspotenziale einschätzen

Eine rechtzeitige Optimierung kann den Gewinn des Unternehmens deutlich steigern. Aber die Organisation aller oben genannten Aktivitäten muss bestimmte Mittel bereitstellen und dann herausfinden, ob der gewünschte wirtschaftliche Effekt erzielt wurde. Hier drohen Ihnen nämlich finanzielle Kosten, die mit der erhaltenen Gegenleistung nicht zu vergleichen sind. Und hier lohnt es sich, genau zu überlegen, welche Transformationen sich lohnen und welche nicht. Die Regeln der Organisation des Workflows implizieren, dass es sinnvoll ist, Geld nur in die Positionen zu investieren, die sich im Laufe der Zeit auszahlen. Wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, lehnen Sie Innovationen besser ab, da unüberlegtes Handeln nur Enttäuschungen droht.

Informationen über Experten

Swetlana Grigorjewa, Marketingdirektor des Geschäftsviertels NEOPOLIS. Das Geschäftsviertel NEOPOLIS ist das erste Lifestyle Business Center in Russland. Eines der drei größten Büroimmobilienprojekte in Moskau im Jahr 2016. Offizielle Seite - neopolis.msk.ru. Das Quartier umfasst vier 9-stöckige Bürogebäude und zwei Parkhäuser für 1360 Autos.

Michail Plynsky, Generaldirektor des Elektrounternehmens "Faber", Orel. Faber. Tätigkeitsbereich: Herstellung von Elektrogeräten, Metallkonstruktionen, Metallgehäusen für Schaltanlagen und digitale Informations- und Kommunikationstechnik. Organisationsform: LLC. Mitarbeiterzahl: 250. Erfahrung Generaldirektor im Amt: seit 2004. Beteiligung des Generaldirektors am Geschäft: ein angestellter Manager.

Es ist normal, mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen zu wollen. Normal fürs Geschäft, weil. dies erhöht den Gewinn und minimiert Kostensteigerungen. Es ist auch normal, dass ein Mitarbeiter einen Bonus für effizientere Arbeit erwartet. Lassen Sie uns sofort ein kleines Konzept definieren: Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von miteinander verbundenen Aktivitäten oder Aufgaben, die darauf abzielen, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung für Verbraucher zu schaffen. Der Übersichtlichkeit halber werden Geschäftsprozesse anhand eines Geschäftsprozess-Flussdiagramms visualisiert. (Wiki) Im einfachsten Fall ist ein Prozess ein Arbeitsfluss, der von einer Person zur anderen übergeht.

Viele fortschrittliche Organisationen letzten Jahren arbeiten intensiv daran, diese Prozesse zu optimieren, insbesondere versuchen sie, die Anzahl der per E-Mail als Anhang versendeten Dateien zu reduzieren, aber auch das Volumen der gedruckten Dokumente zu reduzieren. Oft werden Informationen mehrfach dupliziert, was sowohl zu Schwierigkeiten bei der Arbeit der Mitarbeiter als auch bei der Wartung und Leistung von IT-Abteilungen führt, die für die Speicherung von Terabytes an Informationen verantwortlich sind.Einige der oben beschriebenen Probleme können von SharePoint Foundation mithilfe der . NET 3.5-Komponente – Windows Workflow Foundation. WF bietet Funktionen, mit denen Sie Unternehmensworkflows erstellen können, nämlich integrierte Unterstützung für Transaktionen, Verfolgung und Benachrichtigungen. WF funktioniert nicht als eigenständige Anwendung, sondern immer mit Programmen der SharePoint-Plattform. Da SharePoint Server auf der Foundation Edition aufbaut, ist die Workflow-Kompatibilität gewährleistet.

Bei der Arbeit mit SharePoint können Sie Geschäftsprozesse durch den Einsatz mehrerer Methoden unterstützen:

1. Abonnement RSS - eine ziemlich einfache und bequeme Möglichkeit, auf der Website veröffentlichte Updates zu lesen. Mit dieser Methode erhält der Client Informationen beim Öffnen von IE oder Microsoft Outlook.

2. Warnungen - eine Methode für regelmäßige Benachrichtigungen über neue, geänderte, hinzugefügte oder gelöschte Dokumente. Wenn ein Ereignis eintritt, erhält der Benutzer einfach eine E-Mail mit Informationen. Benachrichtigungen können sofort oder als täglicher oder wöchentlicher Newsletter versendet werden.

3. Inhaltsgenehmigung - eine Methode, die es Ihnen zusammen mit der Versionierungsfunktion ermöglicht, Inhalte zu verwalten, indem Sie das Recht definieren, Entwurfsversionen nur für einen bestimmten Personenkreis zu sehen. Wenn die Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek oder Liste aktiviert ist, verfügen sie über ein spezielles Genehmigungsstatusfeld und die Möglichkeit, ein bestimmtes Element anzunehmen oder abzulehnen. Solche Elemente können drei Status haben: Genehmigt, Abgelehnt und Ausstehend. Ein Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten der Liste hat die Möglichkeit, den Status eines Elements zu ändern. Gleichzeitig erhalten Mitarbeiter, die Inhalte genehmigen, keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Erscheinen neuer Dateien; um die Liste und den Status der Elemente anzuzeigen, müssen sie auf die Website gehen.

Aber keines der oben genannten Verfahren ermöglicht es Ihnen, Geschäftsprozesse auf der Grundlage eines schrittweisen Prozesses zu automatisieren. Sie können diese Methoden miteinander kombinieren, die Inhaltsgenehmigung zusammen mit Benachrichtigungen verwenden und so einen einfachen Workflow erstellen, der eine E-Mail sendet, wenn ein Mitarbeiter Ihrer Abteilung eine neue Hauptversion eines Dokuments veröffentlicht. Diese Option hilft jedoch nur bei der Lösung einer kleinen Anzahl von Geschäftsprozessen.

SharePoint bietet zwei weitere Methoden zur Automatisierung von Prozessen:

· Der Arbeitsprozess(Workflows) Wird verwendet, um den Fortschritt einiger Vorgänge zu automatisieren und zu verfolgen, die das Eingreifen einer anderen Person erfordern. Der Eingriff kann unterschiedlich sein, z. B. die Benachrichtigung eines Mitarbeiters, wenn seine Aktionen erforderlich sind, um den Workflow voranzutreiben. Solche Prozesse können Tage, Wochen oder Monate dauern und müssen möglicherweise auf ein anderes Ereignis warten, bevor der Prozess abgeschlossen wird. Workflows können mit dem Browser, SharePoint Designer und Visual Studio erstellt werden.

· Ereignisempfänger(Event Receivers) – werden verwendet, um Prozesse zu automatisieren, die kein menschliches Eingreifen erfordern. Ereignisempfänger können nur mit Visual Studio erstellt werden.

Planung des Automatisierungsprozesses

Workflows können Aufgaben nicht automatisieren, bis die zu automatisierende Aufgabe selbst in viele atomare Aktionen zerlegt ist. Der Workflow verfolgt nicht den Status von Informationen, die in Papierdokumenten gespeichert sind. Die Automatisierung eines Geschäftsprozesses ist nur möglich, wenn Sie vollständig verstehen, wie der Prozess manuell ausgeführt wird. Auf jeden Fall ist es in der Planungsphase notwendig, die Unterstützung des Geschäftsprozessverantwortlichen in Anspruch zu nehmen, der dies sehr kompetent beschreiben kann. Workflow-Planung ist viel mehr wichtiger Punkt als sie direkt in SharePoint Designer zu erstellen. Suchen Sie bei der Auswahl eines zu automatisierenden Geschäftsprozesses nach Prozessen, die anfangs vorhersehbar sind und bei denen sich die Kosten für die Erstellung eines Workflows mit der maximalen Reduzierung der Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird, amortisieren.

Einführung in die Terminologie

So wie Websites, Sammlungen und Bibliotheken auf Vorlagen basieren, verwenden Workflows ihre eigenen Vorlagen. Diese Vorlagen sind als SharePoint-Features konzipiert, die auf Website- oder Websitesammlungsebene mit dem Browser oder PowerShell aktiviert und deaktiviert werden können. Die Workflow-Vorlage ist nur verfügbar, wenn die Workflow-Funktion aktiviert ist.

SharePoint Foundation wird mit einer einzelnen dreistufigen Workflowvorlage geliefert, während SharePoint Server viele dokumentzentrierte Workflows und einen für eine Website erstellten Webanalyse-Workflow enthält.

Ein Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, deren Ausführung zu einem Ergebnis führt. Der erstellte Workflow muss an eines von drei Objekten gebunden werden: Bibliothek, Liste, Site. Sie können auch eine Workflow-Vorlage mit einem Inhaltstyp verknüpfen und den Inhaltstyp anschließend zu einer Bibliothek oder Liste hinzufügen.

Ein Workflow kann mithilfe einer Vorlage gestartet werden, die die Bedingungen definiert, die überprüft werden müssen, um zu entscheiden, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, um ein Ergebnis zu erzielen.

Auf Websitesammlungsebene können Sie die Seite Workflows verwenden, um zu sehen, welche Workflowvorlagen derzeit verfügbar sind. Die Liste der aktuell laufenden Workprozesse ist ebenfalls verfügbar.

Um auf die Seite zuzugreifen, müssen Sie:

1. Gehen Sie zu „Site-Aktionen“ – „Site-Einstellungen“

2. Klicken Sie im Bereich „Site Administration“ auf „Workflows“.

Wenn die Option „Workflows“ nicht angezeigt wird, befinden Sie sich wahrscheinlich auf der Verwaltungsseite einer Unterwebsite und nicht auf einer Websitesammlung.

Leider enthält die Seite „Workflows“ keine Links, die Ihnen helfen zu verstehen, welche Workflow-Vorlage auf welcher Ebene gebunden ist. (Bibliothek, Liste, Website, Inhaltstyp)

Ein Workflow hat immer einen Anfang und ein Ende. Startet einen Workflow nach einem bestimmten ausgewählten Ereignis für eine Datei oder ein Listenelement. Anschließend durchläuft er die in der Prozessvorlage definierten Schritte bis zum Endpunkt. Danach ist der Status des Workflows „Abgeschlossen“. Der Workflow führt keine anderen Aufgaben aus, bis eine neue Instanz des Workflows gestartet wird.

Es können mehrere unterschiedliche Workprozesse gleichzeitig existieren und darüber hinaus für eine Datei auch gleichzeitig ausgeführt werden.

Je nach Workflow-Muster und dessen Konfiguration kann der Workflow in folgenden Fällen starten:

– Manuell. Hier gibt es eine Nuance, nur Benutzer mit der Berechtigung „Liste verwalten“ können einen solchen Workflow starten. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie einen neuen Arbeitsablauf testen möchten oder wenn Sie einen Arbeitsablauf für Dateien ausführen müssen, die bereits zur Bibliothek hinzugefügt wurden.

–Automatisch beim Erstellen einer Liste oder eines Belegelements.

– Automatisch wenn sich ein Element in einer Liste oder einem Dokument ändert.

Benutzerdefinierte Workflows unterstützen möglicherweise andere Startmethoden, die hier nicht aufgeführt sind. Beispielsweise ist in SharePoint Server 2010 eine vierte Workflow-Startmethode verfügbar, die von der Iinitialisiert wird.

Obwohl nicht unbedingt erforderlich, Die meisten Workflows verwenden die folgenden beiden Listen:

– Aufgabenliste. (Aufgaben) Wird verwendet, um Aufgabenelemente zu erstellen, um Benutzer daran zu erinnern, ihre Arbeit abzuschließen oder Informationen für den nächsten Schritt in einem Workflow zu sammeln. Workflows können auch E-Mail-Nachrichten mit Links zu den ihnen zugewiesenen Aufgaben an Benutzer senden.

– Geschichte der Arbeitsprozesse. (Workflow-Historie) Eine versteckte Liste, die vom Inhalt der Website nicht sichtbar ist. Verfolgt laufende oder abgeschlossene Workflows. Enthält grundlegende Typinformationen: Datum, Status, Mitglieder und Beschreibung. Basierend auf dem Inhalt der Verlaufsliste können Sie Berichte erstellen, die die Dauer des Workflows sowie die Aktivität seiner Verwendung anzeigen. Sie können auch Fehler- und Abbruchberichte generieren, die zeigen, welche Workflow-Prozesse derzeit abgebrochen sind, welche Workflow-Läufe mit Laufzeitfehlern fehlgeschlagen sind. Wie oben erwähnt, ist diese Liste ausgeblendet und erscheint nicht im Inhalt der Website, während sie die Berechtigungen der Website erbt. Daher kann jeder Benutzer mit Berechtigungen " Zusammenarbeit' kann die Elemente in dieser Liste aktualisieren. Sie können diese Liste anzeigen, indem Sie in Ihren Browser Folgendes eingeben: http://Sitename/lists/Workflow History/ . Für die russische Version von SharePoint muss eine Änderung vorgenommen werden, darin heißt diese Liste: "Journal of listens and workflows" und befindet sich unter: http://sitename/Journal%20lists%20and%20workers%20processes/

Die Verwendung von Listen zum Speichern von Aufgaben und des Workflow-Verlaufs kann sich im Laufe der Zeit auf die Leistung und Geschwindigkeit der Website auswirken. Daher hat Microsoft einen täglichen automatischen Bereinigungsauftrag erstellt, der Elemente in der Aufgabenliste 60 Tage nach Ausführung oder Abbruch des Workflows löscht. Der Workflow-Verlauf wird nicht gelöscht. Da diese Listen über Site-Berechtigungen verfügen und eine davon regelmäßig gelöscht wird, sollten Sie sie nicht als Audit-Trail für die Aktivitäten von Workflows verwenden.

Workflows in Bibliotheken und Listen.

Mitarbeiter mit „Liste verwalten“-Rechten können über „Workflow-Optionen“ eine Prozessvorlage mit einer Liste oder Bibliothek verknüpfen. Ein solcher Workflow kann nur für einen bestimmten Inhaltstyp oder für jeden funktionieren. Auf der Seite „Workflow-Optionen“ wählen Sie aus, wo Aufgaben und Storys gespeichert werden, und legen Bedingungen fest, die eine Workflow-Instanz für ein Listen- oder Dateielement auslösen. Auf dieser Seite können Sie auch bestehende Workflows bearbeiten und löschen. Nehmen wir als Beispiel die Verwendung eines dreistufigen Workflows. Der dreistufige Workflow dient dazu, den Status eines Listenelements in drei Schritten (Zuständen) zu verfolgen. Mit diesem Workflow können Sie Geschäftsprozesse verwalten, bei denen eine Organisation eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen muss, z. B. Kundensupportprobleme.

Wenn der Workflow startet, erstellt er eine Aufgabe für die zugewiesene Person. Nach Erhalt der Aufgabe führt das Teammitglied die zur Erledigung der Aufgabe erforderliche Arbeit aus. Die Arbeit muss nicht auf der Liste oder auf der Website stehen, auf der sich die Issue-Tracking-Liste befindet. Wenn beispielsweise ein Teammitglied eine Workflow-Aufgabe zur Entwicklung eines Catering-Plans erhält, kontaktiert es das Catering-Unternehmen und entwickelt mit ihm einen Plan. Nach der Erstellung des Bankett-Serviceplans markiert er den Abschluss der Workflow-Aufgabe. An diesem Punkt ändert sich der Status der Veranstaltungsplanungsaufgabe in der Problemverfolgung von „Aktiv“ zu „Bereit zur Überprüfung“, und eine zweite Aufgabe wird für den Veranstaltungskoordinator erstellt, um den Bankettplan zu überprüfen. Sobald dieser Plan überprüft und genehmigt wurde, markiert der Aktivitätskoordinator seine Workflow-Aufgabe als abgeschlossen und der Status der Aufgabe ändert sich von „Bereit zur Überprüfung“ zu „Abgeschlossen“.

Um eine Workflow-Vorlage zu einer Bibliothek oder Liste hinzuzufügen, müssen Sie den Namen des Prozesses angeben, eine Bedingung für den Start auswählen und Informationen bereitstellen, die der Prozess benötigt, insbesondere wenn er automatisch gestartet wird.

Verwenden Sie die folgenden Schritte So fügen Sie eine Workflow-Vorlage für eine Liste oder Bibliothek hinzu:

1. Erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Liste mit dem Namen "Urlaubsanfrage". Es ist nicht schwer zu erraten, dass es zum Speichern von Urlaubsanträgen verwendet wird. Erstellen Sie in der Liste eine neue Spalte „Urlaubsstatus“ vom Typ „Auswahl“. Geben Sie als Auswahlmöglichkeiten Urlaubsantrag übermittelt, Urlaubsantrag genehmigt und Urlaub genommen ein. Diese Spalte zeigt den aktuellen Status der Anfrage an.

2. Erweitern Sie die Listenoptionen im Menüband. Klicken Sie im Drop-down-Menü des Workflows auf „Workflow hinzufügen“.

3. Legen Sie den Inhaltstyp auf Jeder fest oder wählen Sie direkt eine Workflow-Vorlage aus. Stellen Sie bei der Auswahl eines bestimmten Inhaltstyps sicher, dass dies der Fall ist angegebenen Typ bereits mit der Bibliothek verknüpft. Bei den verbleibenden Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie den Drei-Schritte-Workflow ausgewählt haben.

4. Geben Sie im eindeutigen Namen des Workflows „Urlaubsantragsgenehmigung“ an. Dieser Name wird zum Anlegen der Spalte in der Liste verwendet und muss daher der Bibliothek eindeutig zugeordnet werden. Verwenden Sie keine bereits reservierten Spaltennamen.

5. Wenn Sie neue Listen in der Aufgabenliste und Protokollliste erstellen, werden diese mit dem Namen des Workflows erstellt.

6. Wählen Sie im Einstellungsblock „Startoptionen“ die Option zum Starten des Workflows aus. Zu Testzwecken können Sie die Option „Benutzer mit Änderungsberechtigungen können manuell ausführen“ auswählen.

7. Wählen Sie im Dropdown-Menü die in der Liste erstellte Statusspalte aus. Diese Spalte zeigt den aktuellen Status der Anfrage und zusätzlich Zwischen- und Endstatus an.

Ein Workflow-Teilnehmer kann eine Workflow-Aufgabe in einem dreistufigen Workflow auf zwei Arten abschließen. Sie können die Workflow-Aufgabe ändern, indem sie sie als abgeschlossen markieren, oder den Status eines Workflow-Elements in der Liste ändern (wenn sie die Berechtigung zum Bearbeiten der Liste haben). Wenn ein Teammitglied den Status eines Workflow-Elements in der Liste manuell aktualisiert, wurde die Workflow-Aufgabe abgeschlossen. Ändert er die Workflow-Aufgabe, indem er sie als erledigt markiert, ändert sich der Status des Workflow-Items auf Erledigt. Es gibt drei Status im Bild: Urlaubsantrag gestellt, Urlaubsantrag genehmigt und Urlaub genommen.

Alles ist ganz einfach, indem Sie die Parameter der Workflow-Vorlage ausfüllen, geben Sie an, für wen die Aufgabe zur Ausführung der Arbeit in jeder Phase generiert wird, ihre Parameter. Und da der Ausführende von der Aufgabe weiß, wird vorgeschlagen, den Mitarbeiter per E-Mail zu benachrichtigen.

Und so weiter in zwei Stufen (Urlaubsantrag gestellt, Urlaubsantrag genehmigt). Nachdem die Bindung abgeschlossen ist, können Sie mit der Überprüfung der Arbeit beginnen. Beachten Sie, dass, wenn Sie sich für die Benachrichtigung per E-Mail entscheiden, für Ihren SharePoint eine Einrichtung für ausgehende E-Mails konfiguriert sein muss, damit der Workflow funktioniert. Was wird über das Verwaltungszentrum erledigt?

Der Start des Workflows erfolgt in diesem Fall manuell und nach Hinzufügen eines Elements zur Liste „Urlaubsantrag“.

Zusammenfassung des ersten Teils: Die Verwendung von Workflows in SharePoint 2010 ist eine großartige Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren. Aber Anwender ohne eigene Schulung werden damit nicht fertig. Ein IT-Spezialist muss nicht nur die Technologie von SharePoint-Workflows verstehen, sondern auch in der Lage sein, dem Geschäft zuzuhören und zu versuchen, Geschäftsprozesse in Teilschritte zu zerlegen, um die entsprechenden Vorgänge auf die oben angegebene Weise zu automatisieren. Ich hoffe, dass mit diesem Artikel der erste Stein in diesem komplexen Thema gelegt wurde. Der Artikel ist eigentlich eine Zusammenfassung, die aus dem unveröffentlichten Buch „Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out“ und Schnitten von office.microsoft.com zusammengestellt wurde. Daher lässt die Qualität der Sprache zu wünschen übrig.

Die meisten Beschreibungen eines Prozesses verwenden den Workflow als Hauptdarstellungsmethode. Workfloworientierte Prozessbeschreibungen sind einfach zu verstehen, darzustellen, zu planen und umzusetzen. Aus der Sicht eines Individuums sind alle Arten von Arbeit rein sequentiell. Einfache Workflows sind jedoch für Softwareentwicklungsprojekte, die von einem Team durchgeführt werden, völlig unrealistisch. Diese Arbeit kann mehrere Teams umfassen, die viele Arbeitsergebnisse erstellen, die synchronisiert, gegenseitig verifiziert, homogenisiert, verbunden und integriert werden müssen. Die verteilte Natur des Softwareentwicklungsprozesses und die voneinander abhängigen Arbeitsabläufe sind eine Hauptursache für die Komplexität des Managements.

Wichtige Punkte.

Organisatorisch gliedern sich alle Arten von Arbeit in sieben Hauptarbeitsprozesse: Führung, Umfeld, Anforderungen, Gestaltung, Umsetzung, Evaluation und Umsetzung.

A Diese Arbeiten werden parallel durchgeführt, wobei sich die Arbeiten ändern Lebenszyklus Maß an Aufwand und Aufmerksamkeit.

Ein Managementprozess besteht im Wesentlichen aus drei Disziplinen: Planung, Projektsteuerung und Organisation.

Einer der subtilsten Fehler im traditionellen Softwareentwicklungsprozess bestand darin, den Makro-Lebenszyklusprozess als laufende Arbeit darzustellen, von der Anforderungsanalyse über Design, Codierung, Test und Implementierung. Abstrakt folgten erfolgreiche Prozesse dieser Abfolge, aber die Grenzen zwischen den Phasen waren verschwommen und wurden von nicht-antagonistischen Stakeholdern als selbstverständlich angesehen. Erfolglose Projekte hingegen verzetteln sich meist in dem Versuch, die Grenzen zwischen den Phasen strikt zu definieren. Beispielsweise könnte ein typisches Projektteam ein Einfrieren anstreben.

100% der grundlegenden Anforderungen, bevor Sie mit dem Design beginnen oder versuchen könnten, es zu erstellen Projektdokumentation in allen Details, bevor Sie mit dem Codieren fortfahren. In der Folge wurde übermäßiger Aufwand auf Kleinigkeiten gestreut, während der Fortschritt bei wichtigen Arbeitsentscheidungen verlangsamt oder gar gestoppt wurde.

Im modernen Prozess versuchen sie, den Bühnen keine Namen zu geben, die den vorherrschenden Aktivitäten entsprechen. Die Namen der Phasen – Anfangsphase, Verfeinerung, Design, Inbetriebnahme – definieren eher den Status des Projekts als eine Abfolge von Aktionen, die dem Wasserfallmodell ähneln. Dies geschieht mit der Absicht, die Kontinuität der Arbeit in allen Phasen ausdrücklich anzuerkennen und weg von der konsequenten Bewegung der Anforderungen an Design, Codierung, Test und Implementierung.

8.1 ARBEITSPROZESSE.

In den vorangegangenen Kapiteln wurden die Konzepte „Makrolebenszyklusprozess“ und „Grundlegende Arbeitsproduktmengen“ eingeführt. Ein Makroprozess besteht aus diskreten Phasen und Iterationen, aber nicht aus diskreten Arten von Arbeit. Kontinuität verschiedene Sorten Arbeit ist jeder Phase und Iteration inhärent. Prozesse vorbei niedriges Niveau werden als Mikroprozesse oder Arbeitsabläufe bezeichnet, die zu Arbeitsergebnissen führen. Der Begriff „Workflow“ wird verwendet, um sich auf einen Fluss verbundener und meist sequenzieller Aktivitäten zu beziehen. Workflows entsprechen Arbeitsergebnissen (siehe Kapitel 6) und Teams, die an einem Projekt arbeiten (siehe Kapitel 11). Es gibt sieben Workflows der obersten Ebene:.

Projektmanagementprozess: Den Arbeitsfortschritt steuern und die Erfolgsbedingungen für alle Beteiligten sicherstellen.

Der Prozess der Schaffung einer Arbeitsumgebung: Automatisierung des Prozesses und Entwicklung der Umgebung für Wartung und Betrieb.

Anforderungsmanagementprozess: Analyse des Problembereichs und Verbesserung der Arbeitsergebnisse der Anforderungen.

Designprozess: Simulieren Sie die Lösung und verfeinern Sie die Architektur- und Designarbeitsergebnisse.

Implementierungsprozess: Programmierung von Komponenten und Verbesserung von Implementierungs- und Implementierungsarbeitsprodukten.

Bewertungsprozess: Bewertung von Produkttrends und -qualität.

Implementierungsprozess: Übergabe der Endprodukte an den Benutzer.

Auf Abb. Abbildung 8.1 zeigt den relativen Arbeitsaufwand, der voraussichtlich während der verschiedenen Phasen für jeden der Workflows der obersten Ebene erforderlich sein wird. Hier wird eine der Schlüsselideen des modernen Prozessdesigns dargelegt und ein Standpunkt angeboten, zu dem wir einige der in Kapitel 4 eingeführten Grundprinzipien diskutieren werden.

Reis. 8.1. Die Intensität bestimmter Arten von Arbeit in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus.

1 - Proaktiver Architekturansatz. Umfassende Anforderungsanalyse, Design, Implementierung und Bewertung werden vor der Designphase durchgeführt, wenn der Fokus auf der vollständigen Implementierung liegt. Die frühzeitige Aufmerksamkeit im Implementierungslebenszyklus und das Testen der Architektur sollte sowohl dem Beginn der vollständigen Entwicklung und dem Testen aller Komponenten als auch der Berücksichtigung der Vollständigkeit und Qualität der Funktionalität des Produkts vorausgehen.

Iteration des Lebenszyklusprozesses. Auf Abb. 8.1 für jede Phase beschreibt mindestens zwei Iterationen für jeden Workflow. Dieser Wert soll deklarativ und nicht präskriptiv sein. Einige Projekte erfordern möglicherweise nur eine Iteration pro Phase, andere erfordern möglicherweise mehrere Iterationen. Das Fazit ist, dass einzelne Jobs und Arbeitsergebnisse jedes Workflows möglicherweise mehr als einen Durchgang erfordern, um angemessene Ergebnisse zu erzielen.

"Zirkuläre" Entwicklung. Das Erscheinungsbild einer Arbeitsumgebung auf der obersten Ebene des Entstehungsprozesses ist sehr wichtig. Die Umgebung ist eine greifbare Verkörperung des Prozesses, der Methoden und Notationen, die zur Erstellung von Projektarbeitsprodukten verwendet werden.

Demobasierter Ansatz. Implementierungs- und Evaluierungsaktivitäten werden früh im Lebenszyklus initiiert, was den Fokus auf die Erstellung ausführbarer Architekturkomponenten widerspiegelt.

Einige Schlüsselthemen für den traditionellen Prozess wurden nicht in die Liste der Kernworkflows aufgenommen. Auch diese Abwesenheit ist wichtig. Dokumentation weggelassen - weil es ein Nebenprodukt anderer Arten von Arbeit sein sollte. Die Qualitätskontrolle ist ausgeschlossen, da sie in allen Arten von Arbeiten enthalten ist und nicht in einen separaten Arbeitsablauf getrennt ist, der unabhängig von der Entwicklung oder dem Projektmanagement durchgeführt wird.

Tabelle 8.1 zeigt die Verteilung der Arbeitsergebnisse und den Fokus auf jeden Arbeitsprozess in allen Phasen des Lebenszyklus: Anfang, Verfeinerung, Design und Implementierung.

Tabelle 8.1.

Arbeitsergebnisse und was während des gesamten Lebenszyklus für jeden Arbeitsprozess im Mittelpunkt steht

	Arbeitsprodukte	Konzentrieren Sie sich auf Lebenszyklusstadien
Kontrolle. Projekt	Geschäftsplan, Softwareentwicklungsplan, Zustandsbewertungen, Konzept, Arbeitsaufschlüsselung	Erste Phase: Erstellung eines Businessplans und Konzepts. Verfeinerung: Entwicklung des Plans Design: Überwachung und Kontrolle der Entwicklung. Umsetzung: Überwachung und Kontrolle der Umsetzung
Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld	Datenbank mit Änderungswünschen	Anfangsphase: Definieren der Entwicklungsumgebung und der Change-Management-Infrastruktur. Klärung: Installation der Entwicklungsumgebung und Aufbau einer Datenbank für Change Management. Design: Pflege der Entwicklungsumgebung und Change-Management-Datenbank. Going Live: Wartung der Bereitstellungsumgebung und der Change-Management-Datenbank
Kontrolle. Bedarf	Anforderungssatz Release-Spezifikationen Konzept	Inception: Festlegen, wie das System funktionieren wird Refinement: Festlegen der Ziele der Architektur Design: Festlegen der Ziele der Iteration Going Live: Klären der Ziele des Releases